วิธีจัดการประชุม Kickoff ที่สมบูรณ์แบบ

การเริ่มโครงการโดยไม่มีการประชุมเริ่มต้นก็เหมือนกับการเดินป่าโดยไม่มีแผนที่ แน่นอนว่าคุณอาจจะชอบเส้นทางเจ๋งๆ แต่คุณอาจจะหลงทางได้หากไม่มีแผนที่และแผนการที่ชัดเจน

สิ่งเดียวกันนี้จะเกิดขึ้นเมื่อเปิดตัวโครงการโดยไม่มีการประชุมเริ่มต้น มีเพียงการสื่อสารที่มั่นคงและการวางแผนเท่านั้นที่จะช่วยให้คุณดำเนินโครงการให้เป็นไปตามแผนได้ มันเหมือนกับ GPS ที่ช่วยให้คุณไปถึงจุดหมาย

มาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้

สารบัญ

การประชุมคิกออฟคืออะไร?

การประชุมเริ่มต้นจะเป็นการวางรากฐานสู่ความสำเร็จโดยการชี้แจงเป้าหมายของโครงการ การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ และสรุปกรอบเวลาของโครงการ

ส่งผลให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น คิดว่านี่เป็นการเริ่มต้นโครงการของคุณอย่างเป็นทางการ เช่น พิธีเปิดการแข่งขันกีฬาโอลิมปิก

การคิกออฟมีสองประเภท — ภายใน และ ภายนอก การแจ้งเริ่มงานภายในมุ่งเน้นไปที่การปรับทีมภายในให้สอดคล้องกัน ในขณะที่การแจ้งเริ่มงานภายนอกจะรวบรวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกหรือพันธมิตรที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

ประโยชน์ของการประชุม Kickoff

1. ปรับปรุงการจัดตำแหน่งและการสื่อสาร

ความงดงามของการประชุมแจ้งกำหนดการ? ช่วยให้ทุกคนสามารถแบ่งปันลำดับความสำคัญ ข้อมูลเชิงลึก และแผนงานของตนได้ ซึ่งหมายความว่าทีมของคุณสามารถจัดแนวและตกลงเกี่ยวกับองค์ประกอบที่สำคัญได้ตั้งแต่เริ่มต้น

Sage Journals ดำเนิน การศึกษาตามชุมชนโดยเน้นถึงความสำคัญของกิจกรรมเริ่มต้นสำหรับโครงการวิจัย

กิจกรรมเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันในแต่ละขั้นตอนการประชุม การสร้างความสัมพันธ์ด้วยการท้าทายมุมมองของกันและกัน และแบ่งปันความเชี่ยวชาญ

การประชุมแจ้งกำหนดการได้รับการเสนอแนะเพื่ออำนวยความสะดวกในการเจรจาระหว่างสมาชิกในทีมและส่งเสริมความร่วมมือที่เท่าเทียมกัน

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: เปิดบทสนทนาเพื่อใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญร่วมกันของทีม สร้างข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า และส่งเสริมความรู้สึกเป็นเจ้าของร่วมกัน

2. การวางแผนและการดำเนินโครงการมีความคล่องตัว

การคิกออฟเป็นเหมือนเสียงนกหวีดเริ่มเกม คุณกำหนดบทบาทและรับรู้ถึงความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น

สิ่งนี้ช่วยให้ทีมประหยัดพลังงานและเวลาได้มหาศาล ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการได้สำเร็จด้วยแผนการจัดการโครงการที่แข็งแกร่ง

Heather Negley เสริมสร้างประเด็นนี้ในหนังสือของเธอชื่อ The Salesforce Consultant's Guide: Tools to Implement or Improvement Your Client's Salesforce Solution:

“การประชุมแจ้งกำหนดการถือเป็นหนึ่งในการประชุมที่สำคัญที่สุดของโครงการ

ถึงเวลาที่ทีมสร้างความประทับใจแรกที่สำคัญและพูดคุยกับลูกค้าเกี่ยวกับเป้าหมายสำหรับโครงการ นอกจากนี้ยังมีการสอนระเบียบวิธีของโครงการให้กับลูกค้าด้วย

“ในระหว่างการค้นพบ ทีมงานโครงการจะทำการวิเคราะห์ธุรกิจโดยใช้เทคนิคที่หลากหลายเพื่อทำความเข้าใจกระบวนการในปัจจุบันและอนาคต สมาชิกโครงการเขียนเรื่องราวของผู้ใช้เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับขั้นตอนการสร้าง”

3. เคลียร์เหตุการณ์สำคัญและกำหนดเวลา

ลองนึกภาพกลุ่มบุคคลที่มีแรงบันดาลใจสูงมารวมตัวกันเพื่อเปลี่ยนแผนให้กลายเป็นความจริง

พวกเขาดำเนินการแต่ละเหตุการณ์สำคัญอย่างพิถีพิถันตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนไปจนถึงการทดสอบขั้นสุดท้าย คอยจับตาดูนาฬิกาและสื่อสารอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับความก้าวหน้าของพวกเขา

การทำงานร่วมกันในระดับนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงกระบวนการที่ราบรื่นและการส่งมอบผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปได้ทันเวลา Jean Kang ผู้จัดการโครงการเชิงกลยุทธ์ของ Figma กล่าวว่า:

“เปิดตัวโปรแกรมของคุณอย่างยิ่งใหญ่โดยจัดการประชุมเริ่มต้นความยาว 30 นาที

• กำหนดเป้าหมาย แนะนำสมาชิกในทีม และจัดทำแผนปฏิบัติการ
• กำหนดแหล่งที่มาของความจริงสำหรับแหล่งข้อมูล ใครจะไปทำอะไร และช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม (Slack, Intake form, Microsite)
• แบ่งปันกรอบการตัดสินใจเช่น DACI, RACI หรือ RAPID”

4. ข้อเสนอแนะตั้งแต่เนิ่นๆ

เครื่องมือและเทคนิคการจัดการโครงการห้าอันดับแรกที่ใช้กันมากที่สุดคือ “การประชุมเริ่มต้น” “การประชุมความคืบหน้า” “รายงานความคืบหน้า” “การวิเคราะห์ข้อกำหนด” และ “รายการกิจกรรม” ตามข้อมูลของ Joao Varajao, Gabriela Fernandes และ Helio Silva .

วิธีการเหล่านี้มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ เนื่องจากช่วยให้ทีมได้รับผลตอบรับตั้งแต่เนิ่นๆ และ ทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นแบบเรียลไทม์ ส่งผลให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ได้แม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้อีโมจิคลาวด์ของ Slido เพื่อถามคำถามง่ายๆ และรับคำติชมโดยใช้อิโมจิ ด้วยการเล่นเกมนี้ คุณสามารถรวบรวมคำติชมเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ และบรรเทาความรู้สึกตึงเครียดและไม่สบายใจได้

แหล่งที่มาของภาพ

การประชุมแจ้งกำหนดการ 4 ประเภท

การประชุม Kickoff ภายใน

เหมาะสำหรับ: ทีมงานโครงการ

การเริ่มต้นภายในคือการประชุมสำคัญที่รวบรวมทีมงานโครงการและกำหนดแนวทางสำหรับโครงการขนาดใหญ่หรือที่กำลังจะเกิดขึ้น โดยทั่วไปเรียกว่าการเริ่มต้นโครงการ และช่วยให้สมาชิกในทีมได้รู้จักกัน

เป้าหมายของการประชุมเริ่มต้นภายใน:

• สร้างช่องทางการสื่อสาร ความถี่ในการประชุม และขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน
• ระบุปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นและพัฒนาลำดับเวลาเพื่อบรรเทาปัญหาดังกล่าว
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนมีความเข้าใจข้อมูลโครงการเหมือนกัน
• จัดลำดับความสำคัญและความคาดหวังสำหรับโครงการ

ตามหลักการแล้ว การเริ่มต้นภายในควรครอบคลุมบทบาทของสมาชิกในทีม พื้นหลังของโครงการ กรอบงานของโครงการ และวัตถุประสงค์

การประชุมแจ้งกำหนดการตามฤดูกาล

ดีที่สุดสำหรับ: ฤดูกาลข้างหน้า

การเปิดตัวตามฤดูกาลช่วยเติมพลังให้กับบริษัทสำหรับฤดูกาลหรือปีที่จะมาถึง และยังเป็นการฉลองความสำเร็จของปีที่แล้ว/ฤดูกาลด้วย

บริษัทขนาดใหญ่มักจะจัดการประชุมเริ่มต้นตามฤดูกาลในช่วงต้นปีการเงิน ฤดูกาลใหม่ หรือปีใหม่

กิจกรรมภายในนี้สามารถเป็นกิจกรรมเฉพาะแผนกหรือสำหรับทั้งบริษัทก็ได้ โดยทั่วไปจะใช้เวลาหนึ่งวัน แม้ว่าจะเสร็จสิ้นภายในไม่กี่ชั่วโมงก็ตาม

เป้าหมายของการประชุมแจ้งกำหนดการตามฤดูกาล:

• เสริมสร้างวัฒนธรรมของบริษัทและความมั่นใจในทีม
• กำหนดลำดับความสำคัญและเป้าหมายสำหรับฤดูกาลใหม่
• แก้ไขปัญหาที่ผ่านมาบางส่วน
• กระตุ้นให้ทุกคนทำงานข้างหน้า

ประชุมเปิดตัวทีมใหม่

ดีที่สุดสำหรับ: การสร้างความไว้วางใจในสมาชิกในทีมใหม่

การเริ่มต้นทีมใหม่หรือที่เรียกว่าการประชุม "ทำความรู้จักกับคุณ" ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการแนะนำและการจัดตำแหน่งที่เหมาะสมระหว่างสมาชิกในทีมใหม่และปัจจุบัน

โดยทั่วไปจะจัดขึ้นนอกสถานที่ การประชุมนี้เปิดโอกาสให้สร้างเครือข่าย การกล่าวสุนทรพจน์ที่สร้างแรงบันดาลใจ การระดมความคิดร่วมกัน และการประชุมกลุ่มย่อยที่มีประสิทธิผล

ในตอนท้ายของวัน สมาชิกในทีมจากไปด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมาย

เป้าหมายของการประชุมเริ่มทีมใหม่:

• ใส่ทัศนคติเชิงบวก
• แสดงบทบาทของทุกคน
• ตัดสินใจเกี่ยวกับความถี่ในการประชุม ช่องทางการสื่อสาร และอื่นๆ
• สร้างความไว้วางใจและทำความรู้จักกับทุกคน

การประชุม Kickoff ภายนอก

เหมาะสำหรับ: รวมตัวกับลูกค้า

ลองนึกภาพการพบปะลูกค้าใหม่เป็นครั้งแรก คุณไม่รู้สไตล์การทำงาน ความชอบ หรือความคาดหวังของพวกเขา นั่นคือสิ่งที่ การแจ้งข่าวจากภายนอกเข้ามา

การประชุมครั้งนี้เป็นการนำบริษัทและลูกค้ามารวมกันเพื่อกำหนดเป้าหมาย กำหนดขอบเขตของโครงการ และสร้างแนวทางการสื่อสารที่ชัดเจน

ในระหว่างการเริ่มต้นภายนอก ให้กำหนดความคาดหวังสำหรับการทบทวนงานและกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการทำงานร่วมกัน สำรับที่เป็นทางการก็เป็นส่วนเสริมที่ดีเช่นกัน สำรวจเทมเพลตสำรับการประชุมเริ่มต้น

เป้าหมายของการประชุมแจ้งกำหนดการภายนอก:

• กำหนดขอบเขตของโครงการ
• สร้างแผนงานโครงการ
• ระบุและมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ
• จัดทำระเบียบปฏิบัติสำหรับรายงานสถานะปกติ

แหล่งที่มาของภาพ

วิธีจัดการประชุม Kickoff ให้ประสบความสำเร็จ

หากคุณไม่เคยวางแผนการเริ่มต้นเลย คำแนะนำทีละขั้นตอนต่อไปนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าต้องทำอย่างไร

1. การเตรียมตัว

ตัดสินใจเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมประชุมและระยะเวลาในการเริ่มงาน รายละเอียดที่สำคัญขึ้นอยู่กับพิธีการและ วัตถุประสงค์ของการประชุมเริ่มต้น ต่อไปนี้เป็นปัจจัยพื้นฐานที่ควรพิจารณาระหว่างการเตรียมการ:

• จบรายการคำเชิญ
• กำหนดเวลาและเวลา และเผื่อเวลาไว้ซักถาม
• จัดทำวาระการประชุม

คุณสามารถใช้รายการตรวจสอบการเริ่มโครงการก่อนเริ่มโครงการนี้ได้

แหล่งที่มาของภาพ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: มอบหมายให้ผู้จดบันทึกเพื่อให้ผู้เข้าร่วมที่ขาดงานสามารถรับข้อมูลสรุปได้ นอกจากนี้ หากการคิกออฟจัดขึ้นแบบเสมือนจริง ให้บันทึกไว้ด้วย

2. บทนำ

การแนะนำสมาชิกในทีมใหม่หรือการพบปะกับลูกค้าเป็นครั้งแรก? อย่าดูถูกคุณค่าของการแนะนำอันอบอุ่น การเริ่มต้นด้วยข้อความเชิงบวกสามารถกำหนดแนวทางสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผลและประสบความสำเร็จได้

ตัวอย่าง:

“HubSpoters ยินดีต้อนรับสมาชิกทีมใหม่ล่าสุดของเรา Sarah! ซาราห์เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดที่แทบรอไม่ไหวที่จะแบ่งปันภูมิปัญญาของเธอกับเรา เราดีใจที่มีคุณอยู่ที่นี่!

“ซาราห์ คุณอยากจะเล่าให้เราฟังเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณอีกสักหน่อยไหม”

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ลองถามคำถามตลกๆ เพื่อทำให้อารมณ์ดีขึ้น เช่น “เล่าให้เราฟังเกี่ยวกับวันที่ผมแย่ที่สุดของคุณหน่อย” แต่ให้แน่ใจว่าผู้ตอบพอใจกับคำถามดังกล่าว

3. วัตถุประสงค์ของโครงการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมเข้าใจตรงกัน พวกเขาทั้งหมดต้องรู้ว่าเหตุใดโครงการจึงมีความสำคัญและคาดหวังผลลัพธ์อะไรได้บ้าง

น่าเสียดายที่พนักงานจำนวน 74% รู้สึกว่าถูกตัดขาดจากวัตถุประสงค์ของบริษัท จริงๆ แล้ว พวกเขาไม่เข้าใจด้วยซ้ำว่างานของพวกเขาเข้ากับภาพรวมได้อย่างไร ซึ่งค่อนข้างน่าเศร้า อย่าปล่อยให้ทีมของคุณตกอยู่ในสถิตินั้น

แต่ให้ใช้เวลาอธิบายเป้าหมายของคุณให้สมาชิกในทีมแต่ละคนฟังแทน และที่สำคัญที่สุด แสดงให้พวกเขาเห็นว่าเหตุใดบทบาทของพวกเขาจึงมีความสำคัญในการบรรลุความสำเร็จ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: อย่าลืมพูดคุยกับทุกคนแบบ 1:1 (ถ้าเป็นไปได้)

4. แผนโครงการ

รวมองค์ประกอบที่สำคัญยิ่งนี้ไว้ในวาระการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เจาะลึกรายละเอียดก่อนเริ่มกิจกรรม

ในระหว่างการเริ่มต้น ให้มุ่งเน้นไปที่ข้อมูลหลักที่สำคัญจริงๆ เช่น การส่งมอบหลัก เหตุการณ์สำคัญ และลำดับเวลาของโครงการ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: กระตุ้นให้เกิดคำถามในช่วงนี้

แหล่งที่มาของภาพ

5. ขอบเขตโครงการ

เมื่อคุณได้ร่างแผนโครงการหลักแล้ว ให้ชี้แจงว่าอะไรอยู่ในขอบเขตและอะไรที่ไม่อยู่ในขอบเขต

ซึ่งจะทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และป้องกันความสับสนเกี่ยวกับการส่งมอบและความประหลาดใจที่ไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้นได้ จากนั้นกำหนดขอบเขตของโครงการให้ชัดเจน

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: รวมแลนดิ้งเพจ ทรัพยากร วัตถุประสงค์ และความต้องการเชิงสร้างสรรค์ไว้ในขอบเขตโครงการของคุณ

6. บทบาทของโครงการ

ตัดสินใจเกี่ยวกับบทบาทโครงการของคุณ ใครจะเป็นผู้สนับสนุนผู้บริหารและผู้ติดต่อหลัก จะมีการอนุมัติโครงการหรือไม่?

ซึ่งจะทำให้เกิดความชัดเจนและแนวทางให้กับทีม โปรดจำไว้ว่าการวางแผนล่วงหน้าเพียงเล็กน้อยสามารถช่วยลดอาการปวดหัวได้มากในภายหลัง

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: แชร์แผนภูมิ RACI เป็นรายการดำเนินการ เป็นกรอบการทำงานการจัดการโครงการที่มีประโยชน์สำหรับการชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับงานเฉพาะและสิ่งที่ส่งมอบ

แหล่งที่มาของภาพ

7. การอัปเดตและข้อมูลโครงการ

เราทุกคนมีแนวโน้มที่จะเสียเวลาไปมากในการค้นหาเอกสารและรวบรวมข้อมูล ผลลัพธ์? มีเวลามุ่งเน้นไปที่งานที่มีผลกระทบสูงน้อยลง

ดังนั้นควรสร้างแหล่งข้อมูลกลางสำหรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เมื่อสมาชิกในทีมรู้ว่าจะหาข้อมูลที่ต้องการได้จากที่ไหน คุณสามารถคาดหวังประสิทธิภาพการทำงานได้มากขึ้น

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอัปเดตแบบเรียลไทม์ การส่งมอบ เหตุการณ์สำคัญ และเอกสารสามารถเข้าถึงได้จากตำแหน่งที่ง่ายต่อการค้นหา ใช้ Notion เป็นตัวอย่าง เป็นศูนย์กลางความรู้ของคุณ

8. คำถาม

หลังจากการประชุมเสร็จสิ้น อย่าปล่อยให้ทีมของคุณอยู่ในความมืด ให้พวกเขาถามคำถามเกี่ยวกับโครงการ ขั้นตอนพิเศษนี้สามารถนำไปสู่การจัดตำแหน่งและข้อมูลเชิงลึกที่มากขึ้น

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ส่งเสริมการมีส่วนร่วมด้วยการอุทิศเวลาให้เพียงพอเพื่อถามคำถาม

9. วาระการประชุมแจ้งกำหนดการ

เพื่อให้คุณเข้าใจได้ง่ายขึ้น เราได้จัดทำตัวอย่าง วาระการประชุมเริ่มต้น

การแนะนำ

ให้ผู้เข้าร่วมประชุมแนะนำตัวเอง ทำให้สิ่งต่างๆ สว่างขึ้นด้วยการถามคำถามที่สนุกสนานและสร้างสรรค์ซึ่งจะทำให้คุณยิ้มได้

ข้อมูลพื้นฐาน

• อธิบายว่าเหตุใดโครงการนี้จึงมีความสำคัญต่อเป้าหมายของทีมและความสำเร็จของบริษัท
• แบ่งปันข้อมูลที่เหมาะสมเกี่ยวกับโครงการก่อนหน้านี้และลูกค้าเพื่อช่วยให้ทีมเข้าใจขอบเขตของโครงการและสิ่งที่อาจเป็นไปได้

วัตถุประสงค์ของโครงการ

• หารือเกี่ยวกับขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการโดยละเอียด
• กำหนดตัวชี้วัดเพื่อวัดความสำเร็จของโครงการ

งานที่โดดเด่นและไทม์ไลน์

• รักษาโครงการของคุณให้เป็นไปตามแผนโดยสรุปไทม์ไลน์ที่ชัดเจนพร้อมเหตุการณ์สำคัญ
• กำหนดบทบาทของสมาชิกในทีมแต่ละคนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าตนคาดหวังอะไร
• พูดคุยเรื่องไทม์ไลน์และเหตุการณ์สำคัญโดยละเอียด และชี้แจงความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคน

แหล่งที่มาของภาพ

โลจิสติกส์

• สร้างช่องทางและระเบียบปฏิบัติในการสื่อสารที่ชัดเจนเพื่อให้เกิดความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพ
• แบ่งปันข้อมูลการติดต่อสำหรับสมาชิกในทีมทั้งหมดเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน
• เห็นด้วยกับกลยุทธ์และความถี่ในการรายงานเพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลและติดตาม

ทรัพย์สินและความท้าทายที่เป็นไปได้

• หารือเกี่ยวกับโอกาสที่อาจเกิดขึ้นระหว่างโครงการและระดมความคิดเพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสเหล่านั้น
• ประเมินทรัพยากรที่มีอยู่และพิจารณาว่าจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติมหรือไม่

คุณยังสามารถใช้เทมเพลต Smartsheet เพื่อบันทึกการเข้าร่วมและรายงานการประชุมเริ่มโครงการของคุณได้

โดยครอบคลุมวาระการประชุม รายการดำเนินการ แผนติดตามผล กฎการประชุม วัตถุประสงค์ของโครงการ บทบาทและความรับผิดชอบ และประเด็นที่อาจเกิดขึ้น

แหล่งที่มาของภาพ

6 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการประชุมแจ้งกำหนดการ

การเรียนรู้การประชุมต้องใช้เวลาหลายปีในการฝึกฝน โชคดีที่ส่วนสุดท้ายของคำแนะนำของเราจะแบ่งปันเกร็ดความรู้เพื่อเสริมทักษะการเริ่มต้นของคุณให้ดียิ่งขึ้น

1. ปลดปล่อยพลังงานด้านบวก

ทิ้งเครื่องแต่งกายที่เป็นทางการและทิ้งรูปลักษณ์ภายนอกที่เย็นชาไว้ที่ประตู ให้นำนิสัยร่าเริงและความอบอุ่นของคุณมาไว้บนโต๊ะแทน

Adrian Neumeyer ผู้สร้างที่ Tactical Project Manager แบ่งปันเคล็ดลับส่วนตัว 5 อันดับแรกของเขาในการบรรลุเป้าหมายอันน่าอัศจรรย์:

ตามความเห็นของ Neumeyer กุญแจสำคัญในการเริ่มเกมที่ยอดเยี่ยมคือพลังงานเชิงบวก ด้วยการเปิดรับความท้าทายและความพ่ายแพ้ด้วยทัศนคติ "ทำได้" คุณสามารถจูงใจทีมของคุณและวางรากฐานสำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จได้

2. กำหนดเป้าหมาย.

ความสำเร็จหมายถึงสิ่งที่แตกต่างกันสำหรับทุกบริษัทและทีม ดังนั้นถามตัวเองว่าคำจำกัดความของความสำเร็จคืออะไรและแบ่งปันกับทุกคน ตั้งเป้าหมายที่วัดผลได้เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถดำเนินการและพยายามบรรลุเป้าหมายได้โดยอัตโนมัติ

ถามสมาชิกในทีมว่าโครงการจะประสบความสำเร็จได้อย่างไร หารือเกี่ยวกับเป้าหมายของแต่ละตัวชี้วัด และกำหนดวิธีวัดผลทุกอย่าง

“ส่วนสำคัญของการประชุมเริ่มต้นที่ประสบความสำเร็จคือการกำหนดเป้าหมายสำหรับโครงการทั้งหมด คุณควรใช้เวลานี้เพื่ออธิบายว่าเหตุใดโครงการนี้จึงมีความสำคัญ และโครงการนี้เหมาะสมกับเป้าหมายหรือภารกิจโดยรวมของบริษัทของคุณอย่างไร

ด้วยการทำเช่นนั้น ทุกคนในทีมจะเข้าใจว่าเหตุใดงานของพวกเขาจึงมีความสำคัญ — และมีแรงจูงใจมากขึ้นในการทำงานให้สำเร็จตามนั้น” Thad Heiges ผู้จัดการโครงการสัญญาของรัฐบาลสหรัฐฯ ที่ ANDECO Institute และโค้ชของ PM กล่าว

3. ติดตามดูว่าทุกคนรู้สึกอย่างไร

บางครั้งสมาชิกบางคนอาจรู้สึกว่าโครงการกำลังเบี่ยงเบนไปหรืออาจผิดหวังจากการขาดความร่วมมือ แน่นอนว่าไม่มีผู้จัดการโครงการคนใดต้องการให้สมาชิกในทีมเลิกสนใจหรือไม่แยแส

เคล็ดลับมือโปร: เราขอแนะนำให้แชร์ความคิดและความรู้สึกหลังการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะสอดคล้องกัน หากคุณสังเกตเห็นสมาชิกในทีมมีพฤติกรรมไม่ปกติ ให้พาพวกเขาไปแบบ 1:1 โดยเร็วที่สุดเพื่อรับฟังและแก้ไขสาเหตุ

นอกจากนี้ ให้พิจารณาวิธีที่สร้างสรรค์ของ Stephanie Middaugh ในการรับคำติชมจากทีมหลังกิจกรรมหรือการฝึกอบรม

Stephanie ซีอีโอของ Phoenix GTM Consulting เปลี่ยน Kahoot! แบบทดสอบในแบบสำรวจและพบว่าทีมขายส่วนใหญ่ต้องการข้อมูลที่ตรงไปตรงมา

Middaugh กล่าวว่าการปรับตัวให้เข้ากับช่วงเวลาที่ยากลำบากในปัจจุบันและใช้วิธีการต่างๆ เพื่อรวบรวมความคิดเห็นเป็นสิ่งสำคัญ

4. แบ่งปันงานที่ได้รับมอบหมายล่วงหน้า

แบ่งปันเอกสารสำคัญทั้งหมดกับทีมของคุณก่อนเริ่มการแข่งขัน

แทนที่จะส่งอีเมลน่าเบื่อพร้อมไฟล์แนบกองโต ให้จัดระเบียบสื่อการสอนไว้ในศูนย์ความรู้แห่งเดียว กระตุ้นให้สมาชิกในทีมสำรวจข้อมูลล่วงหน้า ถามคำถาม และแบ่งปันความคิดของพวกเขา

5. สนับสนุนการมีส่วนร่วม

ใช่ คุณอาจเป็นผู้จัดการโครงการ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่ามีเพียงคุณเท่านั้นที่ควรพูดคุยระหว่างการประชุม

สนับสนุนให้ทีมและผู้มีส่วนได้เสียของคุณแบ่งปันความคิดและแนวคิดของพวกเขา พวกเขาอาจทำให้คุณประหลาดใจกับผลงานอันยอดเยี่ยมของพวกเขา

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ลองให้โอกาสสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันในการลงเล่นในส่วนต่างๆ ของการเริ่มต้น สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยลดความกดดัน แต่ยังทำให้การประชุมมีการโต้ตอบและสนุกสนานมากขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

6. ส่งอีเมลติดตามผล

ตีเหล็กในขณะที่เตารีดยังร้อนและส่งอีเมลติดตามผลภายใน 24 ชั่วโมงหลังการประชุม อย่ารอจนกว่าคู่สนทนาจะลืมปฏิสัมพันธ์ของคุณไปหมด

ใช้เทมเพลตการติดตามผล:

สวัสดีทุกคน,

เรามีการประชุมเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมมาก! ฉันโชคดีที่ได้เป็นผู้นำทีมที่ยอดเยี่ยมและมีแรงบันดาลใจเช่นนี้ มาพูดคุยกันต่อไปโดยสรุปการสนทนาของเราและเน้นขั้นตอนต่อไปของเรา

• สรุป. ในระหว่างการประชุม เราได้กล่าวถึง [ไทม์ไลน์ของโครงการ บทบาทและความรับผิดชอบของทีม และอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น] นอกจากนี้เรายังระดมความคิดที่สร้างสรรค์สำหรับโครงการของเราและหารือเกี่ยวกับวิธีที่จะติดตามและสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เหล่านี้คือ: …
• ขั้นตอนถัดไป. ในอีกไม่กี่วันข้างหน้า ฉันจะส่งรายการดำเนินการและการมอบหมายโดยละเอียดตามการสนทนาของเรา เราจะกำหนดการประชุมทีมครั้งถัดไปเพื่อทบทวนความคืบหน้าและติดตามข่าวสารในวันที่ 2023-09-19T11:00:00Z.

ขอขอบคุณทุกคนมากที่มีส่วนร่วมในการประชุมเริ่มต้นที่ประสบความสำเร็จ ความสำเร็จของเราคือความพยายามของทีม

ดีที่สุด,

ชื่อของคุณ

จบการแจ้งกำหนดการของคุณเหมือนเจ้านาย

บูม! ตอนนี้คุณมีเครื่องมือ เทมเพลต และเฟรมเวิร์กที่พร้อมจะดูแลการเริ่มต้นของคุณเหมือนเจ้านาย ปลดปล่อยพลังและความกระตือรือร้นของคุณออกมาและทำให้ทุกคนรู้สึกมีคุณค่าและเป็นแรงบันดาลใจ