วิธีใช้ SumIf ใน Google ชีต

เมื่อคุณจัดการสเปรดชีต แม้แต่ข้อมูลจำนวนเล็กน้อยก็สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็ว แต่เครื่องมือเช่น Google ชีตมีฟังก์ชันมากมายที่ช่วยให้คุณทำงานกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความท้าทายทั่วไปคือการหาจำนวนอินสแตนซ์ที่คุณมีค่าเฉพาะภายในสเปรดชีตขนาดใหญ่ นั่นคือที่มาของฟังก์ชัน SumIf ใน Google ชีต เมื่อใช้ฟังก์ชันนี้ คุณสามารถบวกตัวเลขในสเปรดชีตได้ตามเงื่อนไขบางประการ

การใช้ฟังก์ชัน SumIf ใน Google ชีตอย่างมีประสิทธิภาพอาจต้องฝึกฝนบ้าง โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนและตัวอย่างการใช้ SumIf ใน Google ชีตเพื่อช่วยคุณในการดำเนินการ

สารบัญ:

SumIf ทำอะไรใน Google ชีต

ใน Google ชีต ฟังก์ชัน SumIf จะรวมค่าในช่วงของเซลล์ที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด ช่วยให้คุณเพิ่มตัวเลขในช่วงที่กำหนดตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น ค่าที่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุ อยู่ในช่วงที่กำหนด หรือตรงกับสตริงข้อความเฉพาะ

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน SumIf ใน Google ชีตมีดังนี้:

=SUMIF(ช่วง, เกณฑ์, [sum_range])

• ช่วง: ช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการประเมิน
• เกณฑ์ : เกณฑ์ที่คุณต้องการใช้เพื่อกำหนดว่าจะสรุปเซลล์ใด
• Sum_range: ช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการสรุปผล หากไม่มีอาร์กิวเมนต์นี้ เซลล์ในอาร์กิวเมนต์ช่วงจะถูกใช้

สมมติว่าคุณมีคอลัมน์ของข้อมูลการขาย และคุณต้องการสรุปยอดขายของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน SumIf

คุณต้องระบุช่วงของเซลล์ที่มีข้อมูลการขาย เกณฑ์ที่ระบุยอดขายของพนักงานขายที่คุณต้องการสรุป และช่วงผลรวม (ซึ่งในกรณีนี้จะเหมือนกับอาร์กิวเมนต์ช่วง)

จากนั้นฟังก์ชันจะคำนวณผลรวมของยอดขายทั้งหมดที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณระบุ

ประโยชน์ของการใช้ SumIf ใน Google ชีต

บางครั้ง คุณอาจต้องรวมค่าในช่วงตามเกณฑ์หรือเงื่อนไขเฉพาะ หากไม่มีฟังก์ชัน SumIf คุณจะต้องเรียงลำดับ กรอง และเพิ่มค่าที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณด้วยตนเอง ซึ่งอาจใช้เวลานานและส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดมากมาย

นอกจากนี้ คุณยังอาจต้องทำการคำนวณแบบไดนามิกซึ่งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลของคุณเปลี่ยนแปลง เมื่อใช้ฟังก์ชัน SumIf คุณสามารถสร้างสูตรที่เชื่อมโยงกับข้อมูลของคุณและอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่ข้อมูลใหม่ถูกเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่มีอยู่

ฟังก์ชัน SumIf ยังมีความยืดหยุ่นสูงและปรับแต่งได้ง่าย อาจตรงไปตรงมาหรือซับซ้อนเท่าที่คุณต้องการ Google ชีตให้คุณเลือกเกณฑ์และเงื่อนไขที่หลากหลายสำหรับการสรุปค่าผ่านฟังก์ชัน SumIf

นอกจากนี้ยังเข้ากันได้กับฟังก์ชันอื่นๆ มากมายภายใน Google ชีต หากคุณต้องการขยายสูตรหรือสร้างการคำนวณที่ซับซ้อน ซึ่งรวมถึง AverageIf, CountIf, MaxIf และอื่นๆ

วิธีใช้ SumIf ใน Google ชีต

1. เปิดเอกสาร Google ชีตใหม่หรือที่มีอยู่
2. ป้อนข้อมูลของคุณลงในแผ่นงาน ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีรายการธุรกรรมการขายที่มีคอลัมน์สำหรับวันที่ สินค้า ปริมาณ และราคา
3. ตัดสินใจว่าคุณต้องการใช้เกณฑ์ใดในการสรุปข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการสรุปยอดขายสำหรับผลิตภัณฑ์ใดผลิตภัณฑ์หนึ่งหรือช่วงวันที่ใดช่วงหนึ่ง
4. คลิกที่เซลล์ที่คุณต้องการแสดงผลรวมของข้อมูลของคุณ
5. พิมพ์ “=SUMIF(” ในเซลล์. เพื่อเริ่มสูตร SUMIF
6. เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการค้นหาเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการสรุปยอดขายสำหรับผลิตภัณฑ์ใดผลิตภัณฑ์หนึ่ง คุณต้องเลือกคอลัมน์ที่มีชื่อผลิตภัณฑ์
7. พิมพ์เครื่องหมายจุลภาค “,” หลังช่วงของเซลล์
8. ป้อนเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้สำหรับการสรุปข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการสรุปยอดขายสำหรับสินค้าที่ชื่อว่า "Boots" คุณจะต้องป้อน "Boots" ในเครื่องหมายคำพูด
9. พิมพ์เครื่องหมายจุลภาค “,” หลังเกณฑ์
10. เลือกช่วงของเซลล์ที่มีค่าที่คุณต้องการสรุป ตัวอย่างเช่น หากต้องการสรุปยอดขายสำหรับผลิตภัณฑ์ "Boots" คุณต้องเลือกคอลัมน์ที่มีค่าการขาย

1. ปิดสูตรโดยพิมพ์ “)” แล้วกด Enter ผลรวมของค่าที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณจะแสดงในเซลล์ ในตัวอย่างนี้ ฟังก์ชัน SumIf แสดงให้เราเห็นว่ามีการขายรองเท้าบู๊ตไปแล้วทั้งหมด 16 คู่

คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชัน SumIf เพื่อรวมค่าตามเกณฑ์หลายเกณฑ์ได้โดยใช้ตัวดำเนินการ "&" เพื่อรวมเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น หากต้องการสรุปยอดขายผลิตภัณฑ์ "Boots" ในปี 2023 จนถึงตอนนี้ คุณจะใช้สูตร:

“=SUMIF(B2:B11,”บูท”,C2:C11&A2:A11,”>=1/1/23″)”

ในตัวอย่างนี้ B2:B11 ประกอบด้วยชื่อผลิตภัณฑ์ C2:C11 ประกอบด้วยมูลค่าการขาย และ A2:A11 ประกอบด้วยวันที่

SumIf ในตัวอย่าง Google ชีต

เพื่อให้เข้าใจถึงประโยชน์ของ SumIf กับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ลองมาดูตัวอย่างเชิงลึกเพิ่มเติมกัน ในกรณีนี้ คุณต้องใช้คำสั่ง SumIf เพื่อใช้ข้อมูลจากหลายชีต

สมมติว่าคุณมีรายชื่อพนักงานและเงินเดือนที่สอดคล้องกันในหนึ่งแผ่นงานและอีกแผ่นหนึ่งที่มีตำแหน่งงานของพนักงานแต่ละคน

ในกรณีนี้ เราจะใช้ฟังก์ชัน SumIf เพื่อสรุปเงินเดือนโดยรวมที่ใช้กับพนักงานในตำแหน่งงานเฉพาะ

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ค่าสุดท้ายปรากฏขึ้นและเริ่มสูตร SumIf ของคุณ ขั้นแรก เลือกข้อมูลในคอลัมน์ C (“ตำแหน่งงาน”) เนื่องจากเป็นช่วงที่คุณต้องการประเมิน
2. ในกรณีนี้ เรากำลังพยายามหาจำนวนนักกิจกรรมบำบัดที่อยู่ในบัญชีเงินเดือน จึงได้มีการบรรจุ “นักกิจกรรมบำบัด” เข้าเป็นเกณฑ์
3. ต่อไป เราต้องบอกฟังก์ชันถึงช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการสรุปตามเกณฑ์ เราต้องการทราบเกี่ยวกับเงินเดือนของนักกิจกรรมบำบัด ซึ่งหมายถึงการเลือกข้อมูลภายใต้คอลัมน์ B (“เงินเดือนประจำปี”)
4. เมื่อกดแป้น Enter หลังจากปิดสูตรด้วย ")" เราจะเห็นว่าบริษัทใช้จ่ายเงินเดือน 622,435 ดอลลาร์ต่อปีสำหรับนักกิจกรรมบำบัด

หากคุณต้องการทราบข้อมูลนี้เกี่ยวกับตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่งในบริษัท คุณเพียงแค่สร้างตารางอีกตารางหนึ่งแยกจากกันโดยมีหนึ่งอินสแตนซ์ของตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่ง และคัดลอกสูตรลงไป โดยแทนที่เกณฑ์สำหรับแต่ละแถวเพื่อให้ตรงกับตำแหน่งงานของคุณ ต้องการอ้างอิง

ดังนั้น ในไม่กี่ขั้นตอน คุณจะเหลือตารางที่สรุปข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว แทนที่จะนับและเพิ่มจำนวนเซลล์หลายร้อยเซลล์ด้วยตนเอง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้ SumIf

ฟังก์ชัน SumIf ค่อนข้างเรียบง่ายและใช้งานง่าย แต่เช่นเดียวกับฟังก์ชันสเปรดชีตทั้งหมด เป็นเรื่องง่ายที่จะได้รับผลลัพธ์ ERROR หากสูตรของคุณไม่ได้จัดรูปแบบอย่างถูกต้องหรือหากคุณไม่ยึดติดกับหลักปฏิบัติที่ดีที่สุด

ใช้เกณฑ์เชิงพรรณนา

การใช้เกณฑ์เชิงพรรณนาสามารถช่วยให้สูตรของคุณอ่านและเข้าใจได้มากขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสรุปข้อมูลการขายสำหรับภูมิภาคใดภูมิภาคหนึ่ง ให้ใช้ชื่อภูมิภาคเป็นเกณฑ์ของคุณ แทนที่จะใช้คำทั่วไปเช่น "ภูมิภาค A"

ใช้การอ้างอิงเซลล์

การใช้การอ้างอิงเซลล์แทนการพิมพ์เกณฑ์ลงในสูตรโดยตรงจะทำให้การอัปเดตเกณฑ์ของคุณง่ายขึ้นหากจำเป็น

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเปลี่ยนชื่อของขอบเขตที่คุณกำลังสรุป คุณสามารถอัปเดตการอ้างอิงเซลล์แทนการแก้ไขสูตรได้

ตรวจสอบช่วงของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่วงที่คุณกำลังสรุปและช่วงที่คุณกำลังใช้เป็นเกณฑ์มีขนาดเดียวกันและมีเค้าโครงเดียวกัน หากช่วงต่างกัน คุณอาจได้รับผลลัพธ์หรือข้อผิดพลาดที่ไม่คาดคิด

ใช้ไวยากรณ์ที่ถูกต้อง

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน SUMIF คือ SUMIF(ช่วง, เกณฑ์, sum_range) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ลำดับอาร์กิวเมนต์ที่ถูกต้อง และแต่ละอาร์กิวเมนต์คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

ทดสอบสูตรของคุณ

การทดสอบสูตรของคุณด้วยชุดข้อมูลย่อยเล็กๆ น้อยๆ สามารถช่วยให้คุณตรวจจับข้อผิดพลาดหรือผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดได้ก่อนที่จะนำไปใช้กับชุดข้อมูลที่ใหญ่ขึ้น นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณกำลังใช้เกณฑ์หรือสูตรที่ซับซ้อนมากขึ้น

ใช้ฟังก์ชันอื่นสำหรับเกณฑ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น

หากคุณต้องการรวมข้อมูลตามเกณฑ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น ให้พิจารณาใช้ฟังก์ชันอื่นๆ เช่น SUMIFS ซึ่งช่วยให้คุณระบุเกณฑ์ได้หลายเกณฑ์

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ SUMIFS เพื่อรวมข้อมูลการขายสำหรับภูมิภาคและช่วงเวลาหนึ่งๆ

เก็บข้อมูลของคุณให้เป็นระเบียบ

การจัดระเบียบและจัดรูปแบบข้อมูลให้ดีจะทำให้ใช้ SUMIF และฟังก์ชันอื่นๆ ใน Google ชีตได้ง่ายขึ้น

พิจารณาใช้ตารางหรือจัดรูปแบบข้อมูลของคุณเป็นช่วงที่มีชื่อเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิงในสูตรของคุณ คุณยังสามารถใช้ตัวกรองหรือการเรียงลำดับเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

เริ่มต้นใช้งาน

ฟังก์ชัน SumIf เป็นวิธีง่ายๆ ในการสรุปข้อมูลตามเกณฑ์เฉพาะ ด้วยการใช้การอ้างอิงเซลล์ เกณฑ์ที่เป็นคำอธิบาย และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอื่นๆ คุณสามารถทำให้สูตรของคุณอ่านง่ายขึ้น แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะสรุปข้อมูลการขาย ติดตามค่าใช้จ่าย หรือวิเคราะห์ผลการสำรวจ ฟังก์ชัน SumIf สามารถช่วยคุณคำนวณผลรวมตามเงื่อนไขเฉพาะได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ด้วยการฝึกฝนเพียงเล็กน้อย คุณจะใช้ฟังก์ชันนี้ได้อย่างง่ายดายในไม่ช้า