วิธีเขียนบันทึก [เทมเพลตและตัวอย่าง]

บันทึกช่วยจำ (หรือที่เรียกว่าบันทึกช่วยจำหรือ "การแจ้งเตือน") ใช้สำหรับการสื่อสารภายในเกี่ยวกับขั้นตอนหรือธุรกิจอย่างเป็นทางการภายในองค์กร

บันทึกช่วยจำแตกต่างจากอีเมลตรงที่เป็นข้อความที่คุณส่งถึงพนักงานกลุ่มใหญ่ เช่น ทั้งแผนกของคุณหรือทุกคนในบริษัท คุณอาจต้องเขียนบันทึกเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบถึงกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้นหรือเผยแพร่การเปลี่ยนแปลงภายใน

หากคุณต้องการแจ้งพนักงานของคุณเกี่ยวกับธุรกิจภายในอย่างเป็นทางการ เราจะแสดงวิธีเขียนบันทึกเพื่อสื่อสารข้อความของคุณได้ดียิ่งขึ้น แต่ก่อนที่เราจะแยกย่อย เรามาพูดถึงวัตถุประสงค์หลายประการของบันทึกช่วยจำกันก่อน

มีการแบ่งปันบันทึกช่วยจำเพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบเกี่ยวกับข้อมูลใหม่และมีการใช้งานสำหรับชุมชนและธุรกิจต่างๆ

ชุมชน สามารถใช้บันทึกช่วยจำเพื่อบอกผู้คนภายในชุมชนเกี่ยวกับแนวปฏิบัติด้านความปลอดภัยสาธารณะ ส่งเสริมกิจกรรมต่างๆ สร้างความตระหนักรู้ในเรื่องที่ส่งผลกระทบต่อชีวิตของพวกเขา

ธุรกิจ สามารถใช้บันทึกช่วยจำเพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับนโยบายที่อัปเดตใหม่ การเปลี่ยนแปลงขั้นตอน หรือชักชวนพนักงานให้ดำเนินการ เช่น เข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะจัดขึ้น การประชุมใหญ่ หรือการเฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญขององค์กร

ต่อไป เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับการเขียนบันทึกของคุณเอง

คุณสามารถรวบรวมบันทึกช่วยจำได้ในไม่กี่ขั้นตอน บันทึกช่วยจำทั้งหมดควรมีสิ่งต่อไปนี้:

1. เขียนหัวเรื่อง

ไม่ว่าคุณจะเขียนบันทึกประเภทไหน คุณจะต้องใส่หัวเรื่องด้วย ส่วนนี้ควรประกอบด้วยใครในบันทึกช่วยจำ (ไม่ว่าจะเป็นบุคคลหรือแผนก) วันที่ ที่มาของบันทึก และหัวเรื่อง

หัวเรื่องของคุณควรสั้น ดึงดูดความสนใจ และทำให้ผู้อ่านเข้าใจคร่าวๆ ว่าบันทึกช่วยจำเกี่ยวกับอะไร

2. เขียนคำนำ.

การแนะนำตัวของคุณควรสรุปจุดประสงค์ของบันทึกช่วยจำเป็น 2-3 ประโยค ควรเน้นถึงปัญหาหรือปัญหาและวิธีการแก้ไขที่คุณตัดสินใจดำเนินการต่อไป

3. ให้ข้อมูลความเป็นมาเกี่ยวกับประเด็นนี้

ในส่วนนี้ ให้อธิบายเหตุผลเบื้องหลังบันทึกช่วยจำ ตัวอย่างเช่น อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงงบประมาณ การปรับโครงสร้างบริษัท หรือการเปิดตัวขั้นตอนใหม่ คำอธิบายนี้ควรให้เหตุผลสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่กำลังดำเนินการ

4. สรุปรายการดำเนินการและไทม์ไลน์ (ไม่บังคับ)

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของบันทึกของคุณ คุณอาจมีรายการดำเนินการให้พนักงานดำเนินการให้เสร็จสิ้นหรือระบุลำดับเวลาว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจต้องทำงานให้เสร็จหรือให้ข้อมูลภายในกำหนดเวลาที่กำหนด ส่วนนี้ควรรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• เมื่อพนักงานสามารถคาดหวังว่าการเปลี่ยนแปลงจะมีผลใช้บังคับ
• มีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างและสิ่งที่คาดหวังในอนาคต
• กำหนดเวลาที่พวกเขาต้องปฏิบัติตาม

หากไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ ในนามของพนักงาน คุณสามารถละเว้นส่วนนี้ได้

5. รวมข้อความปิดท้าย

คำแถลงการปิดท้ายของคุณจะรวมข้อมูลใดๆ ที่คุณต้องการเสริม มีผู้ติดต่อเฉพาะใดๆ ที่ผู้อ่านควรติดต่อเพื่อสอบถามหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ให้รวมไว้ที่นี่

6. ตรวจสอบและตรวจทานก่อนส่ง

ขั้นตอนนี้อาจดูเหมือนเป็นเรื่องง่าย แต่สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบเอกสารของคุณก่อนส่งออก บันทึกช่วยจำมีไว้เพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้นและถ่ายทอดข้อมูลสำคัญ คุณคงไม่อยากเสี่ยงที่จะทำให้เกิดความสับสนกับการพิมพ์ผิดหรือการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริง

หากต้องการเริ่มสร้างบันทึกช่วยจำทางธุรกิจของคุณเอง ต่อไปนี้คือเทมเพลตบันทึกช่วยจำทางธุรกิจที่ปฏิบัติตามได้ง่าย พร้อมตัวอย่างวิธีใช้เพื่อตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันเป็นแนวทาง

เทมเพลตบันทึกทางธุรกิจ

บันทึกข้อตกลง

ถึง:

จาก:

วันที่:

เรื่อง:

ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่า [เหตุผลในการเขียนบันทึก]

ในขณะที่บริษัทของเราเติบโตอย่างต่อเนื่อง … [หลักฐานหรือเหตุผลเพื่อสนับสนุนย่อหน้าเริ่มต้นของคุณ]

โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใดๆ ในระหว่างนี้ เราขอขอบคุณที่ให้ความร่วมมือเนื่องจากมี [ข้อมูลธุรกิจอย่างเป็นทางการ] เกิดขึ้น

รูปแบบเทมเพลตบันทึกทางธุรกิจ

รูปแบบเทมเพลตบันทึกทางธุรกิจได้รับการออกแบบมาเพื่อสื่อสารข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ บันทึกช่วยจำควรเผยแพร่ข้อมูลที่จำเป็นในลักษณะที่พนักงานจำนวนมากสามารถแยกแยะได้ง่าย

หัวเรื่องที่ถูกต้องจะแจ้งเตือนพวกเขาว่าบันทึกนี้เกี่ยวข้องกับพวกเขาโดยเฉพาะ และการเริ่มต้นด้วยบทสรุปผู้บริหารช่วยให้ผู้รับเข้าใจข้อความทั่วไปก่อนที่จะเจาะลึกรายละเอียด ข้อมูลความเป็นมานำเสนอบริบทของข้อความ และภาพรวมและไทม์ไลน์ควรตอบคำถามที่มีแนวโน้มว่าจะเกิดขึ้น

หัวข้อ:

ในส่วนหัวของคุณ คุณจะต้องติดป้ายกำกับเนื้อหาของคุณว่า "บันทึกช่วยจำ" อย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้อ่านทราบอย่างชัดเจนว่าพวกเขาได้รับอะไร ดังที่กล่าวไปแล้ว คุณจะต้องใส่ "TO", "FROM", "DATE" และ "SUBJECT" ข้อมูลนี้เกี่ยวข้องกับการให้เนื้อหา เช่น คุณกำลังพูดถึงใคร และเพราะเหตุใด

วรรคหนึ่ง:

ในย่อหน้าแรก คุณจะต้องระบุวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำของคุณอย่างรวดเร็วและชัดเจน คุณอาจขึ้นต้นประโยคด้วยวลี “ฉันเขียนเพื่อแจ้งให้คุณทราบ … ” หรือ “ฉันเขียนเพื่อขอ … “ บันทึกช่วยจำควรสั้น ชัดเจน และตรงประเด็น คุณจะต้องส่งข้อมูลที่สำคัญที่สุดของคุณล่วงหน้า จากนั้นใช้ย่อหน้าถัดไปเป็นโอกาสในการเจาะลึกรายละเอียดเพิ่มเติม

วรรคสอง:

ในย่อหน้าที่สอง คุณจะต้องให้บริบทหรือหลักฐานสนับสนุน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบันทึกช่วยจำของคุณแจ้งให้บริษัททราบถึงการปรับโครงสร้างองค์กรภายใน หากเป็นกรณีนี้ ย่อหน้าที่สองควรพูดประมาณว่า “ในขณะที่บริษัทของเราเติบโตอย่างต่อเนื่อง เราได้ตัดสินใจว่าการแยกทีมผลิตวิดีโอออกจากทีมเนื้อหาของเรานั้นสมเหตุสมผลกว่า ด้วยวิธีนี้ทีมเหล่านั้นจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของตนเองได้มากขึ้น”

วรรคสาม:

ในย่อหน้าที่สาม คุณจะต้องรวมคำขอเฉพาะของพนักงานแต่ละคน — หากคุณกำลังวางแผนการออกไปเที่ยวเป็นทีม นี่คือพื้นที่ที่คุณจะรวมไว้ “โปรดตอบรับคำเชิญพร้อมข้อจำกัดด้านอาหาร” หรือ “โปรดส่งอีเมลถึงฉันด้วย คำถาม."

ในทางตรงกันข้าม หากคุณแจ้งเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับการก่อสร้างอาคารที่กำลังจะมาถึง คุณอาจพูดว่า “ฉันขอขอบคุณที่ให้ความร่วมมือในช่วงเวลานี้” แม้ว่าจะไม่มีการดำเนินการใดๆ ที่คุณคาดหวังจากพนักงาน แต่ก็มีประโยชน์ที่จะระบุวิธีที่คุณหวังว่าพวกเขาจะจัดการกับข่าว และคุณคาดหวังให้พวกเขาทำอะไรบางอย่างเพื่อตอบสนองต่อบันทึกช่วยจำหรือไม่

เทมเพลตบันทึกช่วยจำที่ดาวน์โหลดได้

ต้องการดูรูปแบบบันทึกช่วยจำข้างต้นในรูปแบบสุดท้ายหรือไม่ ดาวน์โหลดเทมเพลตบันทึกทางธุรกิจฟรีของ HubSpot ดังที่แสดงด้านล่าง เอกสารนี้ให้กรอบการทำงานที่จัดเรียงบันทึกข้อตกลงของคุณเป็นหัวข้อย่อยเพื่อช่วยให้พนักงานแยกแยะข้อมูลได้ดีขึ้น และเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาหลังจากอ่านมัน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ตัวอย่างบันทึก

อุตสาหกรรมหรือสถานการณ์ที่แตกต่างกันจะต้องมีบันทึกช่วยจำที่แตกต่างกันเล็กน้อย บางอย่างอาจต้องยาวขึ้นหรือสั้นลง บางอย่างอาจไม่มีลำดับเวลา และบางส่วนก็จะมีข้อมูลความเป็นมาที่กว้างขวาง รูปแบบของบันทึกช่วยจำของคุณควรเปลี่ยนให้พอดีกับข้อความที่คุณต้องการให้พนักงานได้รับ

เปิดตัวบันทึกล่าช้า

วัตถุประสงค์ของบันทึกนี้คือเพื่อประกาศว่าการเปิดตัวผลิตภัณฑ์จะเกิดความล่าช้า บทนำประกอบด้วยวันที่ใหม่ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีไทม์ไลน์หรือภาพรวมที่ยาว บันทึกช่วยจำรูปแบบนี้สามารถนำไปใช้กับสถานการณ์อื่นๆ ที่มีการเปลี่ยนแปลงที่เรียบง่ายแต่สำคัญเกิดขึ้น

สิ่งที่เราชอบ : บันทึกการเปิดตัวให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้อ่านเกี่ยวกับความล่าช้าในการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ซึ่งสามารถบรรเทาความคับข้องใจที่ลูกค้าหรือพนักงานอาจรู้สึกเป็นอย่างอื่นหากไม่ได้รับแจ้ง

การเปลี่ยนแปลงวันที่ โปรโมชั่น เหตุการณ์สำคัญ หรือประกาศผลิตภัณฑ์อื่นๆ อาจใช้รูปแบบนี้ได้เช่นกัน

บันทึกการปรับปรุงอาคาร

ธุรกิจมีหลายแง่มุมที่เกี่ยวข้องกับพนักงานของคุณ แต่ไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับงานของพวกเขาเสมอไป บันทึกนี้แสดงตัวอย่างการปรับปรุงห้องครัวในสำนักงาน มันเป็นเรื่องลำบากนิดหน่อย แต่ก็ไม่ใช่เรื่องใหญ่อะไร

สิ่งที่เราชอบ : บันทึกนี้แสดงให้เห็นถึงความเข้าใจของธุรกิจเกี่ยวกับผลกระทบที่การปรับปรุงอาจมีต่อพนักงาน และแสดงถึงความเคารพและการคำนึงถึงความต้องการของพวกเขา

รูปแบบบันทึกนี้สามารถนำไปใช้กับการอัปเดตอาคารอื่นๆ วันทำงานจากที่บ้าน หรือประกาศอื่นๆ ที่แพร่หลายแต่เล็กน้อย

บันทึกชุมชน

การเฉลิมฉลอง กิจกรรม วันสำคัญ หรือกิจกรรมสนุกๆ อื่นๆ สำหรับพนักงานของคุณสามารถสื่อสารผ่านบันทึกช่วยจำได้ บันทึกของชุมชนเช่นตัวอย่างนี้โดยทั่วไปจะสั้นกว่าเนื่องจากไม่ต้องการข้อมูลความเป็นมาหรือรายละเอียดมากนัก

สิ่งที่เราชอบ : บันทึกนี้มีคำแนะนำที่ชัดเจนว่าจะจัดกิจกรรมที่ไหน ซึ่งบางอย่างจะมีประสิทธิภาพน้อยลงหากใส่เพียงหมายเลขชั้นเท่านั้น

บันทึกในลักษณะนี้ควรมีบทสรุป วันที่ และสถานที่เป็นอย่างน้อย

บันทึกการโน้มน้าวใจ

บันทึกโน้มน้าวใจใช้เพื่อกระตุ้นให้ผู้อ่านดำเนินการเกี่ยวกับเหตุการณ์หรือข้อเสนอ เช่น การลงคะแนนเสียงหรือการยื่นคำร้อง

สิ่งที่เราชอบ : บันทึกโน้มน้าวใจนี้จัดลำดับความสำคัญของการให้ข้อมูลผู้อ่านเพื่อเรียนรู้ด้วยตนเองและตัดสินใจตามการค้นพบของพวกเขา

องค์ประกอบหลักของบันทึกโน้มน้าวใจควรรวมถึงภาพรวมของงานที่มีอยู่ บริบทในการเรียนรู้เพิ่มเติม และคำกระตุ้นการตัดสินใจที่เน้นผลกระทบที่ผู้อ่านอาจสร้างได้

เขียนบันทึกช่วยจำของคุณตรงประเด็น

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างบันทึกช่วยจำและอีเมลไม่ใช่ระดับของความซับซ้อน แต่เป็นขนาดของผู้ฟัง บันทึกอาจเรียบง่ายหรือซับซ้อน ตราบใดที่บันทึกสื่อสารข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและเกี่ยวข้องกับกลุ่มพนักงานที่รับข้อมูล และตัวข้อความเองก็ควรจะชัดเจนและกระชับ ไม่ว่าคุณจะใช้รูปแบบบันทึกช่วยจำใดก็ตาม

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนตุลาคม 2018 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม