วิธีเขียนบันทึกช่วยจำ [เทมเพลตและตัวอย่าง]

บันทึกช่วยจำ (หรือที่เรียกว่าบันทึก หรือ “เตือนความจำ”) ใช้สำหรับการสื่อสารภายในเกี่ยวกับขั้นตอนหรือธุรกิจที่เป็นทางการภายในองค์กร

บันทึกเป็นข้อความที่คุณส่งถึงพนักงานกลุ่มใหญ่ เช่น ทั้งแผนกหรือทุกคนในบริษัท ซึ่งแตกต่างจากอีเมล คุณอาจต้องเขียนบันทึกเพื่อแจ้งพนักงานเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นหรือเผยแพร่การเปลี่ยนแปลงภายใน

หากคุณต้องการแจ้งพนักงานของคุณเกี่ยวกับธุรกิจภายในอย่างเป็นทางการ เราจะแสดงวิธีเขียนบันทึกเพื่อสื่อสารข้อความของคุณได้ดียิ่งขึ้น แต่ก่อนที่เราจะแยกย่อย เรามาพูดถึงจุดประสงค์หลายประการของบันทึกช่วยจำกันก่อน

มีการแบ่งปันบันทึกเพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบเกี่ยวกับข้อมูลใหม่ ๆ และมีแอปพลิเคชันสำหรับชุมชนและธุรกิจต่าง ๆ

ชุมชน สามารถใช้บันทึกช่วยจำเพื่อบอกผู้คนในนั้นเกี่ยวกับแนวทางความปลอดภัยสาธารณะ ประชาสัมพันธ์กิจกรรมต่างๆ สร้างความตระหนักในเรื่องที่ส่งผลกระทบต่อชีวิตของพวกเขา

ธุรกิจ สามารถใช้บันทึกช่วยจำเพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับนโยบายที่ปรับปรุงใหม่ การเปลี่ยนแปลงขั้นตอน หรือโน้มน้าวใจให้พนักงานดำเนินการ เช่น เข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น การสัมมนา หรือการเฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญขององค์กร

ต่อไป เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับการเขียนบันทึกของคุณเอง

คุณสามารถรวบรวมบันทึกได้ในไม่กี่ขั้นตอนสั้นๆ บันทึกช่วยจำทั้งหมดควรมีดังต่อไปนี้:

1. เขียนหัวเรื่อง

ไม่ว่าคุณจะเขียนบันทึกประเภทใด คุณจะต้องใส่หัวข้อ ส่วนนี้ควรระบุว่าใครเป็นบันทึกช่วยจำ (ไม่ว่าจะเป็นบุคคลหรือแผนก) วันที่ บันทึกมาจากใคร และหัวเรื่อง

หัวข้อของคุณควรสั้น ดึงดูดความสนใจ และให้ผู้อ่านเข้าใจภาพรวมว่าบันทึกนั้นเกี่ยวกับอะไร

2. เขียนบทนำ

การแนะนำของคุณควรสรุปจุดประสงค์ของบันทึกของคุณในสองถึงสามประโยค ควรเน้นปัญหาหรือปัญหาและแนวทางแก้ไขที่คุณตัดสินใจดำเนินการต่อไป

3. ให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับปัญหา

ในส่วนนี้ อธิบายเหตุผลเบื้องหลังบันทึก ตัวอย่างเช่น อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงงบประมาณ การปรับโครงสร้างบริษัท หรือการเปิดตัวขั้นตอนใหม่ คำอธิบายนี้ควรให้เหตุผลสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่กำลังดำเนินการอยู่

4. โครงร่างรายการการกระทำและไทม์ไลน์ (ไม่บังคับ)

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของบันทึกของคุณ คุณอาจมีรายการดำเนินการเพื่อให้พนักงานดำเนินการให้เสร็จสิ้นหรือระบุลำดับเวลาที่การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจต้องทำงานให้เสร็จหรือให้ข้อมูลภายในกำหนดเวลาที่กำหนด ส่วนนี้ควรรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• เมื่อพนักงานสามารถคาดหวังให้การเปลี่ยนแปลงมีผล
• มีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างและสิ่งที่คาดหวังในอนาคต
• กำหนดเวลาที่พวกเขาต้องปฏิบัติตาม

หากไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ ในนามของพนักงาน คุณสามารถละเว้นส่วนนี้ได้

5. รวมคำแถลงปิดท้าย

ข้อความปิดของคุณจะมีข้อมูลที่คุณต้องการเสริม มีผู้ติดต่อเฉพาะเจาะจงใดบ้างที่ผู้อ่านควรติดต่อเพื่อสอบถาม ถ้าเป็นเช่นนั้น รวมไว้ที่นี่

6. ตรวจสอบและพิสูจน์อักษรก่อนส่ง

ขั้นตอนนี้อาจดูเหมือนไม่มีเกมง่ายๆ แต่สิ่งสำคัญคือต้องตรวจทานเอกสารของคุณก่อนที่จะส่งออกไป บันทึกช่วยจำมีไว้เพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นและถ่ายทอดข้อมูลสำคัญ คุณคงไม่อยากเสี่ยงทำให้เกิดความสับสนกับการพิมพ์ผิดหรือการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริง

ในการเริ่มต้นสร้างบันทึกช่วยจำทางธุรกิจของคุณเอง ต่อไปนี้เป็นเทมเพลตบันทึกช่วยจำทางธุรกิจที่ทำตามได้ง่าย พร้อมตัวอย่างวิธีใช้บันทึกช่วยจำเพื่อตอบสนองความต้องการต่างๆ เพื่อเป็นแนวทาง

เทมเพลตบันทึกทางธุรกิจ

บันทึกข้อตกลง

ถึง:

จาก:

วันที่:

เรื่อง:

ฉันเขียนเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่า [เหตุผลในการเขียนบันทึก]

ในขณะที่บริษัทของเราเติบโตอย่างต่อเนื่อง … [หลักฐานหรือเหตุผลสนับสนุนย่อหน้าเปิดของคุณ]

โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใดๆ ในระหว่างนี้ เราขอขอบคุณสำหรับความร่วมมือของคุณเมื่อมี [ข้อมูลทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ] เกิดขึ้น

รูปแบบเทมเพลตบันทึกช่วยจำทางธุรกิจ

รูปแบบเทมเพลตบันทึกช่วยจำทางธุรกิจได้รับการออกแบบมาเพื่อสื่อสารข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ บันทึกช่วยจำควรเผยแพร่ข้อมูลที่จำเป็นในลักษณะที่ง่ายสำหรับพนักงานจำนวนมากในการแยกแยะ

หัวเรื่องที่ถูกต้องจะแจ้งเตือนพวกเขาว่าบันทึกนี้เกี่ยวข้องกับพวกเขาโดยเฉพาะ และการเริ่มต้นด้วยบทสรุปสำหรับผู้บริหารช่วยให้ผู้รับเข้าใจข้อความทั่วไปก่อนที่จะลงลึกในรายละเอียด ข้อมูลพื้นหลังนำเสนอบริบทของข้อความ และภาพรวมและลำดับเวลาควรตอบคำถามที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้น

หัวข้อ:

ในส่วนหัวของคุณ คุณจะต้องติดป้ายกำกับเนื้อหาของคุณอย่างชัดเจนว่า “Memorandum” เพื่อให้ผู้อ่านทราบอย่างชัดเจนว่าพวกเขาได้รับอะไร ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คุณจะต้องใส่ “ถึง” “จาก” “วันที่” และ “เรื่อง” ข้อมูลนี้เกี่ยวข้องกับการให้เนื้อหา เช่น คุณกำลังพูดถึงใครและทำไม

วรรคหนึ่ง:

ในย่อหน้าแรก คุณจะต้องระบุวัตถุประสงค์ของบันทึกอย่างรวดเร็วและชัดเจน คุณอาจเริ่มประโยคด้วยวลี “ฉันเขียนเพื่อแจ้งให้คุณทราบ … ” หรือ “ฉันเขียนถึงคำขอ … “ บันทึกควรสั้น ชัดเจน และตรงประเด็น คุณจะต้องให้ข้อมูลที่สำคัญที่สุดของคุณล่วงหน้า จากนั้นใช้ย่อหน้าถัดไปเป็นโอกาสในการลงลึกในรายละเอียดเพิ่มเติม

วรรคสอง:

ในย่อหน้าที่สอง คุณจะต้องให้บริบทหรือหลักฐานสนับสนุน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบันทึกของคุณกำลังแจ้งให้บริษัททราบเกี่ยวกับการปรับองค์กรภายใน หากเป็นกรณีนี้ ย่อหน้าที่สองควรพูดว่า “ในขณะที่บริษัทของเราเติบโตอย่างต่อเนื่อง เราได้ตัดสินใจว่าเหมาะสมกว่าที่จะแยกทีมผลิตวิดีโอออกจากทีมเนื้อหาของเรา ด้วยวิธีนี้ ทีมเหล่านั้นสามารถโฟกัสไปที่เป้าหมายของแต่ละคนได้มากขึ้น”

วรรคสาม:

ในย่อหน้าที่สาม คุณจะต้องระบุคำขอเฉพาะเจาะจงของพนักงานแต่ละคน — หากคุณกำลังวางแผนพาทีมออกนอกบ้าน นี่คือช่องว่างที่คุณจะรวม "โปรดตอบกลับด้วยข้อจำกัดด้านอาหาร" หรือ "โปรดส่งอีเมลถึงฉันด้วย คำถาม."

ในทางตรงกันข้าม หากคุณแจ้งเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับการก่อสร้างอาคารที่กำลังจะเกิดขึ้น คุณอาจพูดว่า “ฉันขอขอบคุณสำหรับความร่วมมือของคุณในช่วงเวลานี้” แม้ว่าจะไม่มีการกระทำใด ๆ ที่คุณคาดหวังจากพนักงาน การระบุวิธีที่คุณหวังว่าพวกเขาจะจัดการกับข่าว และคุณคาดหวังให้พวกเขาทำบางสิ่งเพื่อตอบสนองต่อบันทึกช่วยจำนั้นมีประโยชน์หรือไม่

เทมเพลตบันทึกช่วยจำที่ดาวน์โหลดได้

ต้องการดูรูปแบบบันทึกด้านบนในรูปแบบสุดท้ายหรือไม่ ดาวน์โหลดเทมเพลตบันทึกช่วยจำทางธุรกิจฟรีของ HubSpot ดังที่แสดงด้านล่าง เอกสารนี้ให้กรอบการทำงานที่จัดเรียงบันทึกของคุณเป็นหัวข้อย่อย เพื่อช่วยให้พนักงานแยกแยะข้อมูลได้ดีขึ้นและเข้าใจสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาหลังจากอ่าน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ตัวอย่างบันทึกช่วยจำ

อุตสาหกรรมหรือสถานการณ์ที่แตกต่างกันจะต้องการบันทึกช่วยจำที่แตกต่างกันเล็กน้อย บางรายการจะต้องยาวหรือสั้นกว่านั้น บางรายการอาจไม่มีไทม์ไลน์ และบางรายการจะมีข้อมูลพื้นฐานมากมาย รูปแบบของบันทึกควรเปลี่ยนเพื่อให้พอดีกับข้อความที่คุณต้องการให้พนักงานได้รับ

เรียกใช้ Delay Memo

วัตถุประสงค์ของบันทึกนี้คือการประกาศว่าการเปิดตัวผลิตภัณฑ์จะล่าช้าออกไป บทนำประกอบด้วยวันที่ใหม่ ดังนั้นไทม์ไลน์หรือภาพรวมแบบยาวจึงไม่จำเป็น รูปแบบของบันทึกนี้สามารถนำไปใช้กับสถานการณ์อื่น ๆ ที่เกิดการเปลี่ยนแปลงที่เรียบง่าย แต่สำคัญ

สิ่งที่เราชอบ : บันทึกการเปิดตัวให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้อ่านเกี่ยวกับความล่าช้าในการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ซึ่งสามารถบรรเทาความหงุดหงิดที่ลูกค้าหรือพนักงานอาจรู้สึกได้หากไม่ได้รับแจ้ง

การเปลี่ยนแปลงวันที่ โปรโมชัน เหตุการณ์สำคัญ หรือการประกาศเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ก็สามารถใช้รูปแบบนี้ได้เช่นกัน

บันทึกการปรับปรุงอาคาร

มีแง่มุมด้านลอจิสติกส์ของธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับพนักงานของคุณ แต่ไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา บันทึกนี้แสดงตัวอย่างการปรับปรุงห้องครัวในสำนักงาน มันเป็นความไม่สะดวกเล็กน้อย แต่ไม่ใช่หนึ่งในขนาดที่ใหญ่

สิ่งที่เราชอบ : บันทึกนี้แสดงให้เห็นถึงความเข้าใจของธุรกิจเกี่ยวกับผลกระทบที่การปรับปรุงอาจมีต่อพนักงาน และแสดงความเคารพและคำนึงถึงความต้องการของพวกเขา

รูปแบบบันทึกนี้สามารถนำไปใช้กับการปรับปรุงอาคารอื่นๆ วันทำงานจากที่บ้าน หรือประกาศอื่นๆ ที่แพร่หลายแต่เล็กน้อย

บันทึกชุมชน

คุณยังสามารถสื่อสารการเฉลิมฉลอง งานกิจกรรม วันสำคัญ หรือเรื่องสนุกสนานอื่นๆ สำหรับพนักงานของคุณผ่านบันทึกช่วยจำได้อีกด้วย บันทึกช่วยจำของชุมชนเช่นตัวอย่างนี้โดยทั่วไปจะสั้นกว่า เนื่องจากไม่ต้องการข้อมูลพื้นฐานหรือรายละเอียดมากนัก

สิ่งที่เราชอบ : บันทึกนี้มีคำแนะนำชัดเจนว่าจะจัดอีเวนต์ที่ใด ซึ่งจะได้ผลน้อยกว่าหากระบุเพียงหมายเลขชั้น

บันทึกช่วยจำในลักษณะนี้ควรมีบทสรุป วันที่ และสถานที่เป็นอย่างน้อย

บันทึกการโน้มน้าวใจ

บันทึกโน้มน้าวใจใช้เพื่อกระตุ้นให้ผู้อ่านดำเนินการเกี่ยวกับเหตุการณ์หรือข้อเสนอ เช่น การลงคะแนนหรือการยื่นคำร้อง

สิ่งที่เราชอบ : บันทึกการโน้มน้าวใจนี้จัดลำดับความสำคัญของการให้ข้อมูลแก่ผู้อ่านเพื่อเรียนรู้ด้วยตนเองและตัดสินใจตามสิ่งที่ค้นพบ

องค์ประกอบหลักของบันทึกโน้มน้าวใจควรรวมถึงภาพรวมของงานในมือ บริบทเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ และคำกระตุ้นการตัดสินใจที่เน้นผลกระทบที่ผู้อ่านสามารถสร้างได้

เขียนบันทึกช่วยจำของคุณให้ตรงประเด็น

ข้อแตกต่างหลักระหว่างบันทึกช่วยจำกับอีเมลไม่ใช่ระดับความซับซ้อน แต่เป็นขนาดของผู้ชม บันทึกช่วยจำอาจเรียบง่ายหรือซับซ้อน ตราบใดที่ข้อความนั้นสื่อสารข้อความของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกี่ยวข้องกับกลุ่มพนักงานที่รับ และข้อความควรชัดเจนและกระชับไม่ว่าคุณจะใช้บันทึกช่วยจำรูปแบบใด

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนตุลาคม 2018 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม