วิธีเขียนแผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ [+ เทมเพลต]

จำ “Tide Pod Challenge ได้ไหม” ช่วงเวลาอันน่าสยดสยองในช่วงต้นปี 2018 เมื่อวัยรุ่นถ่ายภาพตัวเองกินน้ำยาซักผ้า?

แม้ว่าการเริ่มต้นปีใหม่จะเป็นเรื่องตลก (แม้ว่าจะอันตราย) แต่เรื่องน่าอับอายเล็กๆ น้อยๆ นี้ก็สร้างความยุ่งเหยิงให้กับแบรนด์ผงซักฟอกอย่าง Tide ซึ่งทีมสื่อสารในภาวะวิกฤตต้องหาวิธีตอบสนองต่อวัยรุ่นในอเมริกาที่กลืนสารพิษเข้าไป ผลิตภัณฑ์. บริษัทแม่ของ Tide คือ Procter & Gamble ตอบกลับอย่างรวดเร็ว ต้องขอบคุณแผนการสื่อสารของพวกเขาเป็นส่วนใหญ่

ในโพสต์นี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างแผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อเตรียมคุณและบริษัทของคุณให้พร้อมสำหรับทุกสถานการณ์

แผนการสื่อสารสามารถช่วยคุณชี้แจงวัตถุประสงค์ของการเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือความคิดริเริ่มใหม่ และกำหนดข้อความที่คุณต้องการส่งไปยังกลุ่มเป้าหมายของคุณอย่างเป็นทางการ

นอกจากนี้ แผนการสื่อสารสามารถช่วยธุรกิจของคุณในช่วงเวลาวิกฤตได้ หากข้อความทางการตลาดหรือการตัดสินใจทางธุรกิจก่อนหน้านี้ทำลายชื่อเสียงของคุณต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในหรือลูกค้า

หากบริษัทต่างๆ ไม่มีแผนการสื่อสาร พวกเขาจะไม่เตรียมพร้อมเมื่อเกิดภัยพิบัติ อาจไม่น่าเป็นไปได้ที่บริษัทของคุณจะพบวัยรุ่นกินผลิตภัณฑ์ของคุณเพื่อชื่อเสียงทางอินเทอร์เน็ต แต่ก็ไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะไม่เคยพบว่าตัวเองต้องการขั้นตอนเพื่อจัดการกับสถานการณ์ที่ยากลำบากอย่างมีประสิทธิภาพ

ต้องการเทมเพลตแผนการสื่อสารฟรีและใช้งานง่ายหรือไม่? HubSpot มี 12 รายการ ลองดูชุดเครื่องมือนี้เพื่อดูทุกสิ่งที่คุณต้องการในการสร้างด้วยตัวคุณเอง

นี่เป็นส่วนหนึ่งของเทมเพลตที่มีให้ในชุดเครื่องมือ สำหรับเทมเพลตเฉพาะนี้ องค์กรจะถูกแยกออกเป็นเฟส คำอธิบายของเฟสนั้น และผู้ที่ต้องทำการดำเนินการนั้นให้เสร็จสมบูรณ์

ดาวน์โหลดเทมเพลตเหล่านี้ได้ฟรี

ตอนนี้เราได้อธิบายถึงวิธีที่แผนการสื่อสารมีประโยชน์แล้ว เรามาเรียนรู้วิธีเขียนแผนที่มีประสิทธิภาพกัน

1. ดำเนินการตรวจสอบสื่อการสื่อสารปัจจุบันของคุณ

ก่อนที่จะนั่งลงเพื่อวางแผน คุณต้องตัดสินใจก่อนว่าจุดใดที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือคุณต้องกรอก "สถานะของสหภาพแรงงาน" หรือการตรวจสอบบรรยากาศการสื่อสารภายในบริษัทของคุณในปัจจุบัน สิ่งนี้สามารถช่วยคุณระบุส่วนที่เป็นปัญหาได้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องสร้างแผนการสื่อสารสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ในการสร้างแผน ก่อนอื่นคุณจะต้องทำการตรวจสอบเพื่อระบุช่องว่างในแนวทางการตลาดปัจจุบันของคุณ

หลังจากดำเนินการตรวจสอบแล้ว คุณอาจพบว่ามีช่องว่างสำคัญในเอกสารทางการตลาดของคุณซึ่งคุณไม่ค่อยพูดถึงหัวข้อที่สอดคล้องกับผลิตภัณฑ์ใหม่ของคุณ คุณจะต้องแน่ใจว่าหัวข้อนี้รวมอยู่ในแผนการสื่อสารของคุณ

ในการดำเนินการตรวจสอบ คุณจะต้องรวบรวมและตีความข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพแผนการตลาดปัจจุบันของคุณอย่างระมัดระวัง และสร้างเส้นทางไปข้างหน้าตามผลลัพธ์เหล่านั้น นอกจากนี้ คุณอาจพิจารณาจัดการสนทนากลุ่มหรือส่งแบบสำรวจไปยังผู้ชมของคุณเพื่อหาช่องว่างในเอกสารการสื่อสารปัจจุบันของคุณ

แน่นอน คุณจะต้องมีเป้าหมายของแผนการสื่อสารของคุณอยู่ในใจเมื่อทำการตรวจสอบ ในตัวอย่างข้างต้น การสังเกตว่าคุณขาดเนื้อหาในเรื่องใดเรื่องหนึ่งจะสำคัญก็ต่อเมื่อเป้าหมายของคุณคือการเพิ่มโอกาสในการขายและการแปลงไปยังผลิตภัณฑ์ที่สอดคล้องกับเรื่องนั้น

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเปิดตัวเครื่องมือการตลาดผ่านอีเมลใหม่ และสังเกตเห็นว่าคุณขาดเนื้อหาใน Google Ads ข้อมูลนี้อาจไม่ใช่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับแผนการสื่อสารของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณขาดเนื้อหาเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการตลาดผ่านอีเมล นั่นคือข้อมูลสำคัญที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับแต่งแผนการสื่อสารของคุณได้อย่างเหมาะสม

2. กำหนดเป้าหมาย SMART สำหรับแผนการสื่อสารของคุณตามผลการตรวจสอบของคุณ

หลังจากตรวจสอบแล้ว คุณจะต้องกำหนดเป้าหมายสองสามข้อตามข้อมูลจากผลลัพธ์ คุณต้องการบรรลุอะไรด้วยแผนนี้

เมื่อมีข้อสงสัย โปรดจำไว้ว่าเป้าหมายของคุณควรเป็นแบบ SMART: เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ เกี่ยวข้อง และอิงตามเวลา

ตัวอย่างเช่น หากหน่วยงานขนาดเล็กกำลังเขียนแผนการสื่อสารสำหรับลูกค้าของตน พวกเขาอาจเขียนเป้าหมายตามบรรทัดเหล่านี้: "เราวางแผนที่จะเพิ่มการสมัครงานให้กับลูกค้าของเรา 25% ในช่วงหนึ่งไตรมาส"

หรืออีกทางหนึ่ง ทีมทรัพยากรบุคคลของคุณจำเป็นต้องเขียนแผนการสื่อสารเพื่อนำเสนอการออกแบบเมทริกซ์การเติบโตใหม่สำหรับผู้ร่วมให้ข้อมูลแต่ละรายที่ไม่ต้องการเป็นผู้จัดการ

หากเป็นกรณีนี้ ทีม HR ของคุณจะต้องระบุเป้าหมายเฉพาะเจาะจงที่พวกเขาหวังว่าจะบรรลุผลจากแผนของพวกเขา แม้ว่าผลลัพธ์จะเป็นเชิงปริมาณน้อยกว่าก็ตาม ตัวอย่างเช่น เป้าหมายของพวกเขาอาจเป็น “เพิ่มอัตราการรักษาพนักงาน 10% มากกว่า ในปีหน้า” หรือแม้แต่ “เพิ่มความพึงพอใจของพนักงานตามที่ระบุโดยคะแนน NPS ครั้งต่อไป” พวกเขาจะต้องนำเสนอเป้าหมายเหล่านี้ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรับความเป็นผู้นำ

ดาวน์โหลดเทมเพลตเป้าหมาย SMART ของคุณฟรี

3. ระบุผู้ชมที่คุณวางแผนจะส่งแผนการสื่อสารของคุณ

การสื่อสารที่ดีเริ่มต้นจากการรู้จักและเข้าใจผู้ฟังของคุณ ในกรณีนี้ หากแผนการสื่อสารในภาวะวิกฤตมีไว้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณจะเขียนถึงแผนใด ตัวอย่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้แก่ พนักงาน นักลงทุน ลูกค้า เจ้าหน้าที่ของรัฐในท้องถิ่น หรือสื่อต่างๆ

หากคุณกำลังเขียนถึงสื่อ ข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณเป็นความคิดที่ดีสำหรับผู้ชมกลุ่มนั้น ควรมีกระบวนการว่าใครจะพูดกับสื่อ เค้าโครงของสิ่งที่พวกเขาจะพูด และแผนปฏิบัติการที่วางไว้ในอนาคต

อีกทางหนึ่ง หากผู้ชมของคุณเป็นพนักงานของคุณ คุณอาจต้องการสร้างเอกสารภายในที่เป็นปัจจุบันเพื่อให้พนักงานใช้อ้างอิง รวมถึงข้อมูลติดต่อสำหรับ DRI ภายในหากมีคำถามติดตามผล

4. ร่างและเขียนแผนของคุณโดยคำนึงถึงผู้ชมของคุณ

เมื่อคุณพร้อมที่จะร่างโครงร่างและเขียนแผนของคุณ เป็นไปได้ว่าจะง่ายที่สุดหากคุณเริ่มต้นด้วยตารางหรือแผนภูมิเพื่อระบุข้อความที่คุณต้องการโปรโมต คนที่คุณกำหนดเป้าหมายข้อความเหล่านั้น และช่องทางใด

เมื่อคุณสร้างโครงร่างทั่วไปแล้ว ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณต้องการจัดโครงสร้างแผนการสื่อสารของคุณ (อย่าลังเลที่จะคัดลอกส่วนเหล่านี้ลงในสารบัญสำหรับแผนของคุณเอง):

• วัตถุประสงค์ (แผนการสื่อสารนี้มีไว้เพื่ออะไร)
• กรอบการยกระดับ (รวมถึง 'แนวป้องกันด่านแรก' และ 'ทีมรับมือที่ดีกว่า')
• บทบาทและความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคน
• สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ
• วิธีรักษาแผนรับมือที่มีประสิทธิภาพ

(หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการเขียนแผนการสื่อสาร ให้ดาวน์โหลดเทมเพลตแผนการสื่อสารที่พร้อมใช้งานฟรีของเรา)

เมื่อเขียนแผนการสื่อสาร ให้ทำงานร่วมกับกลุ่มหรือตัวแทนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่อปรับปรุงความถูกต้อง กลยุทธ์ควรแก้ปัญหาสำหรับเป้าหมายหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานให้กับเอเจนซีที่มีเป้าหมายในการโปรโมตผลิตภัณฑ์ของลูกค้า ความเสี่ยงอาจเกิดจากการใช้จ่ายเงินไปกับโฆษณาที่เสียค่าใช้จ่ายโดยไม่มี ROI ที่รับประกัน เพื่อแก้ปัญหาความเสี่ยงนั้น เอเจนซี่ควรให้รายละเอียดขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าโฆษณามีประสิทธิภาพก่อนที่จะเผยแพร่สู่สาธารณะ

5. กำหนดช่องทางที่คุณต้องการส่งข้อความของคุณ

ช่องทางที่คุณเลือกสื่อสารกับผู้ชมขึ้นอยู่กับข้อความของคุณ และผู้ที่คุณต้องการส่งข้อความนั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างแผนการสื่อสารสำหรับพนักงานภายใน คุณอาจส่งแผนการสื่อสารของคุณทางอีเมลทั่วทั้งบริษัท หรือใช้การประชุมทีมแบบตัวต่อตัวเพื่อส่งข้อความของคุณ

อีกทางหนึ่ง หากคุณกำลังสื่อสารกับลูกค้า คุณอาจตัดสินใจว่าควรสื่อสารผ่านจดหมายข่าวทางอีเมลหรือผ่านข่าวประชาสัมพันธ์

แน่นอน ช่องทางที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ แต่สิ่งสำคัญคือเมื่อคุณเขียนแผนการสื่อสาร คุณต้องคำนึงถึงวิธีการเผยแพร่ของคุณด้วย

6. ตัดสินใจว่าสมาชิกในทีมคนใดมีหน้าที่รับผิดชอบในการส่งข้อความ

เมื่อคุณกำหนดผู้ชมและช่องที่คุณจะนำเสนอแผนการสื่อสารของคุณแล้ว ให้หา DRI สำหรับการส่งข้อความ

ตัวอย่างเช่น หากทีม HR ของคุณกำลังนำเสนอเมทริกซ์การเติบโตใหม่เพื่อความเป็นผู้นำ คุณอาจขอให้ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลเสนอการเสนอขายครั้งแรกในการประชุมครั้งแรก เมื่อมีความเป็นผู้นำ คุณอาจขอให้ตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลแต่ละคนจัดการฝึกอบรมหนึ่งเซสชันสำหรับแต่ละทีมภายในเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนเข้าใจว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงภายในและทำไม

7. ประเมินไทม์ไลน์ว่าแต่ละขั้นตอนควรใช้เวลานานเท่าใด

คุณควรมี ballpark ประมาณว่าแต่ละขั้นตอนในการดำเนินการตามกลยุทธ์ของคุณจะใช้เวลาเท่าไร ตัวอย่างเช่น หากแผนของคุณต้องเปลี่ยนจากระดับบนลงไปสู่ระดับพนักงาน คุณควรพิจารณาว่าจะต้องใช้เวลานานเท่าใดในการผ่านสายการบังคับบัญชา นอกจากนี้ยังเป็นการดีที่จะอนุมานว่าวงจรของสื่อจะอยู่ได้นานแค่ไหน

ตัวอย่างเช่น สำหรับข้อผิดพลาดเล็กน้อยในแคมเปญโฆษณา เอเจนซี่โฆษณาอาจประเมินรอบการควบคุมปัญหาว่าจะใช้เวลาหนึ่งเดือน — รวมถึงการประชุมกับลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และพนักงานเพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป

8. วัดผลลัพธ์ของแผนของคุณหลังจากนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และกำหนดความสำเร็จและพื้นที่สำหรับการปรับปรุง

มีที่ว่างสำหรับการปรับปรุงอยู่เสมอ วัดผลลัพธ์ของแผนหลังจากนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และกำหนดแง่มุมที่เป็นไปด้วยดี และพื้นที่สำหรับการปรับปรุงในครั้งต่อไป

ตัวอย่างเช่น เอเจนซี่โฆษณาอาจไม่บรรลุเป้าหมายในการเพิ่มแอปพลิเคชันที่คาดหวัง 25% ภายในหนึ่งไตรมาส พวกเขาอาจปรับเป้าหมายใหม่เพื่อให้มีเวลามากขึ้นหรือเปลี่ยนโฟกัสรายไตรมาสให้เหมาะกับเป้าหมายเหล่านั้น

อีกทางหนึ่ง หากคุณสังเกตว่าภาษาบางภาษาในแผนการสื่อสารของคุณทำให้เกิดความเครียดหรือความกลัวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน ให้พิจารณาว่าคุณจะปรับเปลี่ยนคำพูดอย่างไรในครั้งต่อไปเพื่อให้แน่ใจว่าแผนการสื่อสารของคุณให้ความรู้สึกที่เป็นประโยชน์ มีประโยชน์ และเป็นบวก

บางแง่มุมของการสร้างแผนการสื่อสารอาจเป็นการเดินทางแบบ “เลือกการผจญภัยของคุณเอง” กุญแจสำคัญคือการเลือกแง่มุมที่สะท้อนถึงสิ่งที่ธุรกิจของคุณต้องการได้ดีที่สุดในช่วงเวลาที่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจำเป็นต้องรู้อะไรบ้าง และคุณจะสื่อสารเรื่องนั้นอย่างไรให้ดีที่สุด

แผนการสื่อสารอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่การเขียนแผนที่มีประสิทธิภาพจะพิสูจน์ตัวเองได้ในระยะยาว แผนการสื่อสารต่อไปนี้รวมถึงการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คุณต้องการตอบกลับและขั้นตอนสำหรับสิ่งที่จะรวมไว้ในการสื่อสารเหล่านั้น

1. แผนยุทธศาสตร์การสื่อสาร

แผนการสื่อสารของ Bright Hub Project Management อธิบายว่าการสื่อสารเกิดขึ้นได้อย่างไร เมื่อไร และทำไมภายในองค์กร

ตัวอย่างนี้ดีมากเพราะให้รายละเอียดว่าผู้จัดการการสื่อสารเขียนแผนวิกฤตอย่างไร และรับทราบว่าบางครั้งนักการตลาดหรือผู้จัดการโครงการที่มีงานยุ่งจะรับผิดชอบนี้

ที่มาของภาพ

2. แผนการสื่อสารโครงการ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างโครงการอัปเกรดการเรียกเก็บเงินจาก Simplicable แผนการสื่อสารนี้จัดทำแผนการประชุมและเอกสารสำคัญทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับโครงการ อย่างที่คุณเห็น มันยังประกอบด้วยส่วนต่างๆ ที่จำเป็น เช่น ผู้ชม เป้าหมาย รูปแบบ และ DRI

ที่มาของภาพ

3. แผนการสื่อสารการตลาด

แผนการสื่อสารการตลาดเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสื่อสารกับตลาดเป้าหมายของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือความคิดริเริ่มใหม่ๆ ตัวอย่างจาก Smartsheet นี้ช่วยให้คุณวางแผนกลยุทธ์การสื่อสารทางการตลาดสำหรับลูกค้า ผู้มีแนวโน้มในการขาย พันธมิตรด้านสื่อ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน และกิจกรรมต่างๆ

ที่มาของภาพ

4. แผนสื่อสารองค์กร

แผนการสื่อสารองค์กรกำหนดวิธีการสื่อสารขององค์กรทั้งภายในและภายนอก ตัวอย่างจาก Smartsheet นี้เป็นแผนงานเก้าขั้นตอนที่มีพื้นที่สำหรับคำแถลงพันธกิจ บทสรุปสำหรับผู้บริหาร การวิเคราะห์สถานการณ์ ข้อความสำคัญ และอื่นๆ

ที่มาของภาพ

5. แผนการสื่อสารในภาวะวิกฤติ

รายการตรวจสอบการสื่อสารด้านล่างโดย Prezly ให้ภาพรวมที่ดีของรายละเอียดของแผนวิกฤตตั้งแต่ต้นจนจบ สามารถใช้เป็นแนวทางที่มีประสิทธิภาพในการร่างกลยุทธ์การจัดการวิกฤต

ที่มาของภาพ

เคล็ดลับการวางแผนการสื่อสาร

การวางแผนการสื่อสารอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพิ่มเติมบางประการที่ควรคำนึงถึงเพื่อช่วยให้แผนของคุณโดดเด่น: เมื่ออธิบายขั้นตอนในการจัดการกับวิกฤตการณ์ ให้ระบุด้วยว่าสถานการณ์เกี่ยวข้องกับใครบ้าง สิ่งนี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมองเห็นกระบวนการตัดสินใจ

นอกจากนี้ หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของบริษัทขนาดใหญ่ที่มีรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในวงกว้าง ก็ไม่เป็นไรที่จะแบ่งผู้ชมเป้าหมายสำหรับแผนของคุณ

ตัวอย่างเช่น กลุ่มเป้าหมายของคุณอาจไม่ใช่แค่ "ผู้บริโภค" แบ่งกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นและแก้ปัญหาได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

ท้ายที่สุดแล้ว แผนการสื่อสารของคุณต้องให้ข้อมูลที่จำเป็นอย่างชัดเจนและรัดกุมแก่ทุกคนที่เกี่ยวข้องในการตัดสินใจทางธุรกิจ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ หรือวิกฤตการณ์ประชาสัมพันธ์ ใช้กลยุทธ์ที่กล่าวถึงข้างต้น รวมถึงเทมเพลตแผนการสื่อสารของเรา เพื่อให้แน่ใจว่ากลยุทธ์ของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนกันยายน 2019 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม