วิธีเขียนอีเมลที่ยอดเยี่ยมใน 16 ขั้นตอนง่ายๆ

คุณต้องการที่จะเป็นผู้ประกอบการที่มั่นใจในตนเองและประสบความสำเร็จมากขึ้นหรือไม่? หยุดส่งอีเมลธรรมดา

วลีที่ว่า “ความประทับใจแรกพบมีความสำคัญ” เป็นความจริงมากกว่าที่เคยในโลกของอีเมล

หากคุณเห็นกรอบข้อความที่ไม่ชัดเจนหรือคำที่สะกดผิด คุณมีแนวโน้มที่จะตีกลับหรือเสียสมาธิ โดยไม่คำนึงว่าอีเมลนั้นถูกส่งโดยผู้บริหารระดับสูง สมาชิกในครอบครัว หรือนักการตลาดที่ขายเรื่องราว

มารยาทในการใช้อีเมลที่ไม่เหมาะสมอาจทำลายความสัมพันธ์กับลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และคู่ค้า

หลังจากล้มเหลวในการสื่อสารเนื่องจากอีเมลที่มีข้อบกพร่องของฉันเอง จากนั้นจึงแนะนำผู้เขียนและลูกค้ารายอื่นผ่านปัญหาที่พบบ่อยนี้ ฉันได้อนุญาตให้ใช้หลักการต่อไปนี้ในการขับเคลื่อนอีเมลที่ชัดเจนและรอบคอบ

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำ 16 ข้อเกี่ยวกับวิธีหยุดส่งอีเมลที่น่าเบื่อ เป็นเอกลักษณ์

1. ก่อนอื่น อย่าใช้ที่อยู่อีเมลที่แปลกประหลาด

ใช้ชื่อจริงแทนชื่องี่เง่าซึ่งดูเป็นมืออาชีพ

สำหรับอีเมลส่วนตัว สูตรต่อไปนี้ใช้ได้เสมอ: ชื่อและชื่อย่อของนามสกุลหรือชื่อเต็ม เช่น [ป้องกันอีเมล] หรือ [ป้องกันอีเมล]

ใช้ชื่อทั่วไปมากขึ้นสำหรับอีเมลอื่นๆ ที่ทีมใช้ เช่น การเข้าถึงเว็บไซต์ของลูกค้าหรือข้อมูลประสิทธิภาพ เช่น [email protected] [email protected] เป็นต้น

2. เส้นหัวข้อที่เป็นประโยชน์

อย่าหลีกหนี ประเด็นหลักสองประการของหัวเรื่องคือสิ่งที่อีเมลเกี่ยวกับและการดำเนินการที่จำเป็น สิ่งนี้ทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นและขจัดความเข้าใจผิดใด ๆ

สูตรนี้ยังช่วยในการค้นพบอีเมลเมื่อค้นหา

คุณอาจส่งผลกระทบต่อการเปิดหัวเรื่องโดยใช้วงเล็บและวงเล็บที่จุดเริ่มต้นของบรรทัดเรื่อง ใช้เพื่อกำหนดโทนเสียงและตัวพิมพ์ใหญ่ในส่วนนั้นของอีเมล โดยปล่อยให้ส่วนที่เหลือของประโยคเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เท่านั้น เป็นตัวอย่างของสมาชิกในทีม ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

[ต้องแก้ไข] จำเป็นต้องมีการแก้ไขขั้นสุดท้ายสำหรับบทความการเขียนผีของ XXX

นี่คือตัวอย่างสำหรับลูกค้า:

[ต้องดำเนินการ] การอนุมัติเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเขียนบทความเกี่ยวกับมารยาททางอีเมล

3. เวลาตอบ ให้เปลี่ยนหัวเรื่อง

เมื่อตอบกลับอีเมล โปรดแก้ไขหัวเรื่องเพื่อความชัดเจน

นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการทำให้สำเร็จ:

[James's Reaction] Re: คุณได้รับรายงาน SEO ฉบับปรับปรุงแล้วหรือยัง?

4. หนึ่งหัวข้อต่อเธรด

นี่คือกฎแห่งความกระจ่างชัดที่ไม่แตกแยก เมื่อตอบกลับอีเมล ให้อภิปรายหัวข้อหลักของการสนทนาเท่านั้น

สิ่งนี้ทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อนน้อยลงและทำให้ระบุคำตอบได้ง่ายขึ้นเมื่อสแกนชุดข้อความอีเมล (ซึ่งเป็นสาเหตุที่ต้องมีหัวเรื่องที่ชัดเจนซึ่งระบุหัวเรื่องที่เกี่ยวข้องและการดำเนินการเสมอ)

5. สวัสดี… ทักทาย: พูดกับผู้รับ

ก่อนอื่น ให้เอ่ยชื่อบุคคลนั้นเสมอ อย่าเพิ่งเริ่มพูด นั่นแสดงให้เห็นว่าคุณไม่มีเวลาสำหรับพวกเขาและไม่สนใจ (แม้ว่าอีเมลควรสั้นและตรงประเด็น)

ห้ามใช้คำสแลงหรือคำตามท้องถนน เช่น "เฮ้"

พิจารณาว่าคุณจะพูดถึงทหารผ่านศึกที่เคารพนับถือหรือหญิงวัย 100 ปีอย่างไร จริงใจแต่ตรงไปตรงมา

สามอันดับแรกมีดังนี้:

1. สวัสดี (ชื่อ)
2. อรุณสวัสดิ์ (ชื่อ)
3. สวัสดีตอนเย็น (ชื่อ)

เมื่อกล่าวคำอำลาให้ใช้ขั้นตอนเดียวกัน

ตัวเลือกสามอันดับแรกคือ:

1. ดีที่สุด
2. ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ
3. เป็นต้นไป

6. ปรับแต่งลายเซ็นของคุณเพื่อช่วยให้คุณและบริษัทของคุณโดดเด่น

มีลายเซ็นส่วนตัวเสมอ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ชื่อเต็ม
• ชื่อ
• หมายเลขโทรศัพท์
• โลโก้ของบริษัทเชื่อมต่อกับเว็บไซต์
• ลิงก์ไปยังโซเชียลมีเดีย

นอกจากนี้ หากคุณเขียนสิ่งพิมพ์ของบุคคลที่สาม จัดพิมพ์หนังสือ หรือนำเสนอในช่องสื่อที่โดดเด่นเป็นประจำ ให้ระบุข้อมูลต่อไปนี้ในลายเซ็นของคุณ: อ่าน "ชื่อหนังสือ" หนังสือเล่มล่าสุดของฉัน อ่านบทความผู้ประกอบการล่าสุดของฉัน; และอื่นๆ

7. จัดรูปแบบด้วยย่อหน้าสั้น ๆ และดูวิดีโอที่น่าขบขัน

คุณเคยได้รับอีเมลที่มีความยาวเพียงย่อหน้าเดียวหรือไม่? ข้อความท่อนนี้ดูยากและคุณจะเสียสมาธิ

ทำให้ย่อหน้าของคุณสั้นลง เพียงหนึ่งหรือสองวลี

นอกจากนี้ ให้วลีของคุณสั้นและตรงประเด็น นี้อนุญาตให้ข้อความของคุณที่จะถ่ายทอดไปยังผู้อ่านอย่างรวดเร็วและชัดเจน

หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์หรืออีโมติคอน

8. ห้ามแต่งกลอนเกี่ยวกับอารมณ์

อย่าเขียนอีเมลเมื่ออารมณ์ของคุณพุ่งสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าอารมณ์ไม่ดีหรือตึงเครียด สละเวลาสักครู่หากมีเรื่องสำคัญ เช่น อีเมลด่วนจากลูกค้าเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่ขาดหายไป เดินเล่นอย่างรวดเร็ว หยิบหนังสือออกมา ทำอะไรก็ได้แต่กังวลว่าจะตอบไปซักพัก

จากนั้น เมื่อคุณรู้สึกสดชื่น โต้ตอบ หรือหากคุณกำลังติดต่อกับใครบางคนที่ต้องการคำตอบที่เร่งด่วนมาก ให้พูดว่าคุณจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด แล้วให้ตัวเองได้พักสมอง

นี่ก็เป็นความเฉลียวฉลาดของช่างเขียนแบบ กำหนดให้เป็นอีเมลที่สำคัญที่สุด แล้วนอนกับอีเมลเหล่านั้น ในวันถัดไป คุณมักจะเปลี่ยนความคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจะพูด และข้อความของคุณจะดีขึ้นและมีส่วนร่วมมากขึ้น

9. ตอบกลับโดยเร็วที่สุด

เวลาตอบสนองแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับระดับของความเร่งด่วน

หากคุณรู้ว่าคุณต้องการเวลาเพิ่มเติมในการตอบกลับ ให้เขียนคำตอบอย่างรวดเร็วภายในกรอบเวลา 24 ชั่วโมงนั้นโดยอธิบายว่าเหตุใดพร้อมกับวันที่ที่แน่นอนที่พวกเขาควรคาดหวังการตอบกลับการส่งคืน:

แพม' นี่.
ฉันหวังว่าทุกอย่างเป็นอย่างดี ให้ฉันตรวจสอบเพิ่มเติมและติดต่อกลับภายในวันศุกร์

10. อย่าส่งหรือตอบกลับอีเมลในช่วงสุดสัปดาห์หรือนอกเวลาทำการ

เว้นแต่เป็นข้อกำหนดในการจ้างงานของคุณ นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

สิ่งนี้แสดงให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเห็นว่าคุณหมดหวัง

สิ่งนี้แสดงให้ลูกค้าหรือทีมของคุณเห็นว่าคุณวิตกกังวล ซึ่งแสดงให้เห็นถึงการจัดการเวลาที่ไม่ดี

สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความคลั่งไคล้การทำงานซึ่งเข้ากันได้ดีกับการขาดความสนใจ

คุณยังให้ความรู้แก่ผู้คนให้เชื่อว่าคุณ "พร้อม" อยู่เสมอ และพวกเขาจะเริ่มคาดหวังคำตอบจากคุณแม้ว่าคุณจะไม่อยู่ก็ตาม และหากเป็นเหตุฉุกเฉินจริงๆ เช่น เว็บไซต์ของลูกค้าล่ม หรือเหตุการณ์เลวร้ายที่เกิดขึ้นกับลูกค้า/สมาชิกในทีม SMS หรือโทรศัพท์

11. ทำความเข้าใจเขตเวลาของคุณ

ทำความเข้าใจเขตเวลาของคนที่คุณกำลังส่งอีเมลถึง อีกครั้ง นี่แสดงให้เห็นว่าคุณใช้เวลาเพิ่มเติมในการเรียนรู้บางสิ่ง ซึ่งแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจ

ลองรับอีเมลจากลูกค้าในอิสราเอลเมื่อพวกเขาเริ่มต้นวันใหม่ และคุณกำลังจะเข้านอนพร้อมข้อความว่า "อรุณสวัสดิ์" นี่เป็นอีกครั้งที่แสดงให้เห็นถึงการขาดสมาธิ

12. ระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับ

กี่ครั้งแล้วที่คุณบังเอิญกดปุ่มส่ง? บางระบบ เช่น Google Gmail มีบัฟเฟอร์โซนสำหรับส่งสัญญาณ แต่ไม่ใช่ทั้งหมด เมื่อถอนอีเมลที่ยังไม่เสร็จหรือยังไม่ได้แก้ไข การดำเนินการนี้อาจหยุดคุณไม่ให้ดูเก๊ก

13. คอยดูคำตอบของคุณ

อีเมลสามารถใช้ได้อย่างกว้างขวาง ตรวจสอบข้อมูลผู้รับของคุณทุกครั้งก่อนที่จะคลิกปุ่มส่ง คุณอาจพูดกับบุคคลหนึ่งแตกต่างไปจากอีกคนหนึ่ง และข้อความอาจสับสน (หรือคุณมีปัญหาหากมีการปฏิเสธ)

นอกจากนี้ พึงระลึกไว้เสมอว่าคนอื่นๆ อาจโต้ตอบทั้งหมดด้วยคำตอบสำหรับคุณเพียงคนเดียว จำสิ่งนี้ไว้ก่อนที่จะส่งอีเมลเดียวกันถึงหลาย ๆ คน

14. อย่าใช้คำว่า "ขอโทษ"

“ขอโทษสำหรับความล่าช้า” เป็นสิ่งที่แย่ที่สุด สิ่งนี้ส่งข้อความว่าคุณไม่เป็นระเบียบ ให้พูดว่า "โปรดอภัยที่ล่าช้า" แทน ไม่จำเป็นต้องเจาะจง

แนวทางที่สมเหตุสมผลอีกวิธีหนึ่งคือการหลีกเลี่ยงการใช้คำว่า "ขอโทษ" คำที่แสดงถึงความอ่อนแอ คุณไม่ต้องการที่จะออกมาเป็นคนอ่อนแอ เคย.

15. โต้ตอบกับผู้อ่าน

ลดการใช้ “I” ของคุณและพูดกับผู้รับโดยตรง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับลูกค้า

พูดกับผู้รับโดยตรงเสมอและละ "ฉัน" ออกให้มากที่สุด

16. ค่าลบควรเปลี่ยนเป็นค่าบวก

คำพูดมีความหมายทั้งในระดับจิตสำนึกและจิตใต้สำนึก หลีกเลี่ยงวลีเช่น “ฉันทำไม่ได้” “ฉันอยากให้มันเป็นไปได้” และ “ถ้าฉันทำได้”

ความคิดเห็นเชิงลบเหล่านี้มีหลายระดับที่อาจเบี่ยงเบนไปจากข้อความเชิงบวกโดยรวมของคุณ ปฏิสัมพันธ์ประเภทนี้ โดยไม่ต้องเจาะลึกถึงชีววิทยาทางประสาท สร้างโปรแกรมที่ไม่ดีสำหรับทั้งคุณและลูกค้าของคุณ และยิ่งการกระทำเหล่านี้ซ้ำๆ ก็ยิ่งกลายเป็นนิสัย

ใช้ประโยชน์จากแง่บวก แทนที่กระป๋องสำหรับ can't เพื่อสร้างบทสนทนาเชิงบวกมากขึ้น แทนที่จะพูดว่า "บริษัทของฉันหวังว่าจะสร้างผลลัพธ์ได้ทันท่วงที" ให้พูดว่า "บริษัทของฉันต้องการให้ผลิตผลได้ทันท่วงที" “ในขณะที่เราให้ความสำคัญกับความต้องการของคุณ บริษัทของฉันก็ส่งมอบงานได้ทันท่วงที…”

อีเมลคือช่องทางการติดต่อโดยเฉพาะอย่างยิ่งในเวลานี้การทำงานระยะไกลได้เปลี่ยนรูปแบบการสื่อสารสำหรับธุรกิจจำนวนมาก

แนวคิดสั้นๆ เหล่านี้สามารถช่วยคุณให้โดดเด่นจากคนอื่นๆ โดยทำให้ข้อความของคุณเข้าใจง่ายและชัดเจน พวกเขาจะทำให้คุณเป็นนักเขียนอีเมลที่ดีขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณเป็นผู้ประกอบการที่ดีขึ้น