วิธีเขียนเอกสารกระบวนการ

ไม่ว่าคุณจะทำงานประจำหรือสร้างโปรแกรมใหม่ เอกสารประกอบกระบวนการสามารถช่วยคุณทำให้ธุรกิจของคุณเป็นทางการได้ การสร้างเอกสารจะช่วยปรับปรุงการประสานงาน โครงสร้าง และความสอดคล้องกันในองค์กรของคุณ

โพสต์นี้รวบรวมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการ ที่นี่คุณจะได้เรียนรู้:

เอกสารประกอบกระบวนการอาจเป็นบทช่วยสอนทีละขั้นตอนเกี่ยวกับเครื่องมือซอฟต์แวร์ใหม่หรือเอกสารแนะนำตัวสำหรับพนักงานใหม่ แนวทางปฏิบัตินี้ช่วยให้คุณมีความกระตือรือร้นในการออกแบบระบบและกระบวนการภายในที่ช่วยประหยัดเวลา เงินทุน และพลังงานอันมีค่า

เหตุใดกระบวนการจัดทำเอกสารจึงมีความสำคัญ

หากคุณขาดโครงสร้างและรายละเอียดสำหรับกระบวนการหลักขององค์กร ธุรกิจของคุณจะมีความเสี่ยงมากขึ้นสำหรับความไร้ประสิทธิภาพ เอกสารประกอบกระบวนการให้การป้องกันเพิ่มเติมอีกชั้นสำหรับองค์กรของคุณ

การขาดเอกสารสามารถนำไปสู่ความท้าทายขององค์กรดังต่อไปนี้

ขาดการเก็บรักษาข้อมูล

หากมีคนเพียงคนเดียวที่มีความรู้กว้างขวางเกี่ยวกับกระบวนการหนึ่งๆ องค์กรก็มีความเสี่ยงที่จะสูญเสียความรู้นั้นไปหากพวกเขาจากไป เอกสารประกอบกระบวนการช่วยร่างข้อมูลที่บุคคลนี้เก็บไว้ และช่วยให้คุณจัดเก็บในลักษณะที่ผู้อื่นสามารถเข้าถึงได้

ความซ้ำซ้อน

หากไม่มีแผนงาน มีโอกาสสูงที่จะเสียเวลาไปกับงานที่ไม่จำเป็นหรือซ้ำซาก เอกสารประกอบกระบวนการสามารถช่วยคุณร่างโครงร่างและแสดงภาพความซ้ำซ้อนเหล่านี้ เพื่อให้คุณสามารถสร้างโซลูชันที่ดีกว่าได้

คอขวด

คอขวดสามารถเกิดขึ้นได้ในทุกขั้นตอนของกระบวนการ สิ่งสำคัญคือต้องหาว่าปัญหาคอขวดมาจากไหนและทำไม การระบุความล่าช้าและอุปสรรคเหล่านี้จะเป็นประโยชน์เมื่อสร้างประสิทธิภาพมากขึ้น

การสูญเสียรายได้

ผลผลิตที่น้อยลงหมายถึงเวลาและพลังงานที่มากขึ้นในการดำเนินการตามกระบวนการในองค์กรของคุณ สมาชิกในทีมมีความพร้อมน้อยลงในการทำโครงการใหม่ ความระส่ำระสายนี้อาจทำให้ธุรกิจของคุณสูญเสียรายได้หรือแม้แต่ผลประกอบการ

ประโยชน์ของการจัดทำเอกสารกระบวนการ

เอกสารกระบวนการมีความสำคัญต่อการทำงานโดยรวมและโฟลว์ของระบบภายในองค์กรของคุณ ประโยชน์ทั่วไปอื่นๆ ของการจัดทำเอกสารตามขั้นตอนมีดังนี้

มันสร้างความยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลง

เอกสารประกอบกระบวนการช่วยให้องค์กรของคุณสามารถ รักษาจังหวะและโมเมนตัมที่มั่นคงได้ แม้จะมีการเคลื่อนไหวก็ตาม โดยการแยกย่อยทุกอย่าง (ให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้) ส่วนประกอบแต่ละส่วนของกระบวนการอาจถูกเลื่อนหรือแทนที่ได้อย่างง่ายดาย

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีการปรับโครงสร้างหรือการเปลี่ยนแปลงพนักงานในองค์กรของคุณ เมื่อคนใดคนหนึ่งออกจากทีมของคุณ ความรู้ของพวกเขาจะคงอยู่ต่อไปได้ หากมีเพื่อนร่วมทีมใหม่เข้าร่วม เอกสารจะช่วยให้พวกเขาพัฒนาได้อย่างรวดเร็ว

คุณจะระบุกระบวนการและขั้นตอนที่แจกจ่ายได้

เมื่อดำดิ่งสู่กระบวนการขององค์กร คุณจะต้องพิจารณาว่ากระบวนการนั้นนำคุณค่าที่สมเหตุสมผลมาสู่องค์กรของคุณหรือไม่ คุณจะสามารถระบุได้ว่าขั้นตอนใดในกระบวนการของคุณที่จำเป็นและมีประสิทธิภาพ

มีขั้นตอนใดที่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือกำจัดโดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพหรือไม่? วิธีปฏิบัตินี้จะสร้างความชัดเจนให้กับทีมของคุณ

เป็นการรวบรวมและจัดระเบียบความรู้

เอกสารกระบวนการประกอบด้วยความรู้โดยรวมเกี่ยวกับแนวทางที่กำหนดในหัวข้อ การทำให้สมาชิกในทีมเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ได้ง่าย จะช่วยให้การเติบโตและการไหลเวียนของข้อมูลทั่วทั้งองค์กร

ช่วยให้สามารถประเมินตนเองและพิจารณาตัวแปรต่างๆ ได้

เอกสารประกอบกระบวนการช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสะท้อนถึงการมีส่วนร่วมของแต่ละคนได้ พวกเขาสามารถเห็นผลกระทบต่อผลลัพธ์ของกระบวนการที่กำหนดได้อย่างแม่นยำ

การสร้างเอกสารยังมีประโยชน์ในการระบุจุดที่ควรปรับเปลี่ยนเพื่อปรับแต่งกระบวนการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตาม

ทีมของคุณควรรวมเอกสารกระบวนการที่เกี่ยวข้องไว้ในขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรม จากนั้นคุณสามารถมั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมทั้งเก่าและใหม่มีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้สำเร็จ

เมื่อระบุพารามิเตอร์ คุณจะมั่นใจได้ว่าความปลอดภัย กฎหมาย หรือการปฏิบัติตามกฎอื่นๆ เป็นไปตามที่กำหนด

มันลดข้อผิดพลาด

ความผิดพลาดเป็นธรรมชาติส่วนหนึ่งของชีวิต อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องหลีกเลี่ยงการก้าวพลาดในธุรกิจของคุณทุกครั้งที่ทำได้ คำแนะนำทีละขั้นตอนในการทำงานให้เสร็จสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้

การสร้างเอกสารกระบวนการ

ตอนนี้คุณคงเห็นแล้วว่าเอกสารกระบวนการมีความสำคัญต่อองค์กรของคุณอย่างไร เรามาสำรวจว่าคุณจะนำไปใช้ในธุรกิจของคุณเองได้อย่างไร

1. ระบุวัตถุประสงค์ของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน ให้จัดเซสชั่นการระดมความคิด ในช่วงเวลานี้ คุณควรพิจารณาว่าเอกสารปลายทางของคุณควรทำอะไรให้สำเร็จ คุณกำลังสร้างคู่มือการฝึกอบรมหรือไม่? คุณกำลังวางกระบวนการสำหรับผู้นำระดับสูงหรือไม่?

คุณจะต้องตั้งชื่อที่ชัดเจนสำหรับกระบวนการที่คุณกำลังจัดทำเอกสารและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่คุณพยายามทำให้สำเร็จ

2. กำหนดผู้ชมของคุณ

จากนั้น ระบุผู้ชมของคุณและเหตุผลที่คุณต้องอธิบายขั้นตอนนี้ให้พวกเขาฟัง ตัวอย่างเช่น นี่สำหรับทีมขายหรือพนักงานใหม่ ผู้ชมจะกำหนดข้อมูลที่คุณรวมไว้

3. ระบุรูปแบบ

คุณจะต้องตัดสินใจว่าสิ่งที่จำเป็นสำหรับคุณในการรวมไว้ในเอกสารประกอบของคุณ และนั่นนอกเหนือไปจากข้อความ คุณต้องการภาพหรือไม่? บางทีเอกสารของคุณอาจได้รับประโยชน์จากกราฟ ตาราง หรือแผนภูมิลำดับงาน PDF หรือหน้าเว็บอาจไม่ใช่รูปแบบที่ดีที่สุด กระบวนการบางอย่างอธิบายได้ดีที่สุดผ่านวิดีโอ

ที่นี่ คุณจะต้องพิจารณาว่ารูปแบบหรือภาพใดสื่อสารข้อมูลที่จำเป็นได้ดีที่สุด

4. กำหนดขอบเขต

ขอบเขตของคุณจะกำหนดสิ่งที่รวมอยู่ในเอกสารประกอบของคุณ สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณจดจ่อกับงานเฉพาะเจาะจงที่กำลังจัดทำเอกสารได้ การทำงานภายในขอบเขตที่กำหนดจะช่วยให้ทีมของคุณหลีกเลี่ยงข้อมูลที่มากเกินไป

5. ระบุเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็น

ขั้นต่อไป ให้พิจารณาว่าคุณต้องการอะไรเพื่อทำงานให้เสร็จ ซึ่งรวมถึงซอฟต์แวร์ เครื่องมือ และเงินทุนที่เกี่ยวข้องซึ่งจำเป็นสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ แหล่งข้อมูลเหล่านี้บางครั้งเรียกว่าอินพุต

6. กำหนดลำดับ

เมื่อเป็นไปได้ ให้ร่างขั้นตอนตามลำดับที่จำเป็นในการดำเนินการซ้ำ สิ่งนี้มีบทบาทอย่างมากในการเพิ่มประสิทธิภาพและกำหนดความสำเร็จโดยรวมของงานใดๆ

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกงานจะมีลำดับที่ชัดเจน บางครั้ง คุณจะต้องประเมินสถานการณ์ต่างๆ และผลลัพธ์ที่เป็นไปได้เพื่อกำหนดลำดับการดำเนินการสำหรับกระบวนการของคุณ ในกรณีนี้ ให้สร้างลำดับที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละสถานการณ์

7. กำหนดผู้รับผิดชอบ

ขั้นตอนต่อไปคือการคิดถึงบทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย ส่วนนี้ของเอกสารของคุณควรมีรายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ รวมความคาดหวังของลำดับเวลาสำหรับแต่ละคนและดูว่ากำหนดเวลาเหล่านี้สนับสนุนเป้าหมายลำดับเวลาโดยรวมของคุณอย่างไร

8. ระบุขอบเขต

เอกสารของคุณควรกำหนดขอบเขตที่กำหนดกระบวนการของคุณ ซึ่งรวมถึงลำดับเวลาของกระบวนการ วันครบกำหนด ข้อจำกัดด้านงบประมาณ เครื่องหมายประสิทธิภาพหลัก ฯลฯ

หากคุณกำลังพิจารณาที่จะเปลี่ยนแปลงกระบวนการของคุณ การกำหนดขอบเขตที่แน่นอนจะช่วยให้คุณเข้าใจข้อจำกัดใดๆ คุณจะสามารถระบุได้ว่าสิ่งใดสามารถเปลี่ยนแปลงได้และสิ่งใดต้องคงที่

ในเอกสารกระบวนการจ้างพนักงานด้านล่าง มีการกำหนดขอบเขตที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลไว้อย่างชัดเจน เอกสารยังระบุว่าการมีส่วนร่วมของ HR หยุดลงที่ใด

ที่มาของภาพ

9. อธิบายข้อยกเว้นและภาระผูกพัน

คำนึงถึงข้อยกเว้นที่อาจเกิดขึ้นและอธิบายไว้ในเอกสารประกอบกระบวนการของคุณ เช่นเดียวกับกรณีฉุกเฉิน คุณควรร่างเวลาที่สมาชิกในทีมจะต้องเบี่ยงเบนไปจากลำดับขั้นตอนที่กำหนดไว้

10. ทบทวนและทดสอบ

เมื่อคุณได้พิจารณาปัจจัยเหล่านี้ทั้งหมดและบันทึกกระบวนการของคุณแล้ว คุณจะต้องตรวจสอบงานของคุณ แก้ไขเอกสารของคุณ จากนั้น ทดสอบคำแนะนำของคุณโดยทำงานให้เสร็จตามที่ระบุไว้ หากทุกอย่างเป็นไปด้วยดี คุณควรบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการจากงานของคุณ

ข้อควร จำ: หากกระบวนการของคุณเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายคน นี่อาจกลายเป็นโครงการที่เกี่ยวข้องกับข้อเสนอแนะหลายชั้น แต่ละมุมมองมอบโอกาสที่ดีกว่าให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการปรับปรุงในกระบวนการของคุณ

เคล็ดลับสำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการ

ก่อนที่ทีมของคุณจะเริ่มเขียน ต่อไปนี้เป็นตัวชี้ที่สามารถช่วยให้คุณใช้ความพยายามให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. พูดสั้นๆ

คุณมีทางเลือกว่าจะใช้คำพูดหรือใช้คำสั้น ๆ ตามที่คุณต้องการ เราขอแนะนำให้กระชับที่สุด พูดให้พอเข้าใจโดยไม่พูดซ้ำหรือใช้คำเติม

2. รวมภาพ (ถ้ามี)

ภาพสามารถทำให้เอกสารของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น รูปภาพหรืออินโฟกราฟิกสามารถแบ่งข้อความจำนวนมากได้ ที่สามารถทำให้เอกสารของคุณอ่านง่ายขึ้น

ในกรณีอื่นๆ กราฟหรือตารางอาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์มากที่สุดในการแสดงข้อมูล สำหรับหัวข้อที่ซับซ้อนหรือกระบวนการทางภาพ วิดีโออาจทำงานได้ดีที่สุด

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: หากคุณกำลังแสดงให้เห็นว่าขั้นตอนหนึ่งนำไปสู่ขั้นตอนถัดไปได้อย่างไร ให้พิจารณาแผนภูมิลำดับงาน

ที่มาของภาพ

3. ให้พลังในการแก้ไขทีมของคุณ

ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณสามารถแก้ไขเอกสารกระบวนการได้ การปรับแต่งง่ายๆ ในการตั้งค่าสิทธิ์ของเอกสารสามารถช่วยประหยัดเวลาและกลับไปกลับมาระหว่างทีมของคุณได้มาก เมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป คุณจะมีสมาชิกหลายคนในองค์กรของคุณที่สามารถอัปเดตเนื้อหาของคุณให้เป็นปัจจุบันได้

4. มีความยืดหยุ่นอยู่เสมอ

ข้อควรจำ: ไม่มี วิธี ที่ถูกต้องในการดำเนินการด้านเอกสาร วิธีเดียวที่จะทำให้กระบวนการจัดทำเอกสารไม่ถูกต้องคือการข้ามขั้นตอนทั้งหมด

วิธีที่คุณสร้างเอกสารประกอบอาจเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป อันที่จริง เอกสารของคุณน่าจะผ่านการทำซ้ำหลายครั้ง รักษาความคิดที่ยืดหยุ่นเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

เริ่มต้นใช้งานเอกสาร

ตอนนี้ คุณได้สำรวจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารประกอบกระบวนการแล้ว คุณสามารถเริ่มเขียนได้

ข้อควร จำ: การจัดทำเอกสารขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการที่คุณติดตามบ่อยที่สุดจะช่วยให้ทีมของคุณไม่ต้องคิดค้นสิ่งใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา ทีมของคุณจะมีพื้นฐานที่มั่นคงแทน แต่พวกเขาสามารถ คิดค้น ล้อได้หากจำเป็น