5 ประโยชน์ของการใช้ฐานความรู้ภายใน

มีองค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่นำฐานความรู้ภายในไปใช้ด้วยเหตุผลหลายประการ เมื่อคุณขยายธุรกิจ คุณยังต้องการสถานที่ที่พนักงานสามารถเชื่อมต่อและดึงข้อมูลอันมีค่าที่สามารถช่วยให้พวกเขาตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล

ด้วยการใช้ฐานความรู้ภายใน คุณสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์มากมายที่มาพร้อมกับการรวบรวมข้อมูลและความรู้ที่เป็นระเบียบจากภายในองค์กรของคุณ แล้วจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณให้ข้อมูลนี้พร้อมสำหรับทุกคนที่ต้องการ

มาดูกันดีกว่าว่าเหตุใดองค์กรของคุณจึงต้องการฐานความรู้ภายใน พูดง่ายๆ ก็คือ มันจะทำให้การดำเนินงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และพนักงานของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น

การปรับปรุงประสิทธิภาพในทุกแผนก

ไม่จำเป็นต้องอธิบายความสำคัญของประสิทธิภาพการทำงานเลย แต่เป็นเรื่องที่น่ากังวลมากที่จะเห็นว่าผลิตภาพลดลงเท่าใดในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา พนักงานโดยเฉลี่ยมีประสิทธิผลเพียง 2 ชั่วโมง 53 นาทีต่อวันเท่านั้นเนื่องจากปัจจัยต่างๆ และจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง

สาเหตุหนึ่งที่ประสิทธิภาพการทำงานต่ำมากก็เพราะพนักงานใช้เวลามากในการค้นหาข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก และไม่มีระบบที่เหมาะสมสำหรับการจัดเก็บและค้นหาข้อมูล

หากคุณเคยต้องค้นหาในกล่องที่รก เลื่อนดูข้อความ Slack เก่า หรือหาเพื่อนร่วมงานที่อาจมีข้อมูลที่คุณกำลังมองหา คุณจะรู้ว่าการเสียเวลามากเพียงใด อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้ฐานความรู้ภายในที่คุณจัดเก็บข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด นั่นจะเป็นเรื่องของอดีต

เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน

ความแตกต่างระหว่างพนักงานที่มีส่วนร่วมกับพนักงานที่ไม่มีส่วนร่วมนั้นน่าประหลาดใจ การมีส่วนร่วมของพนักงานช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจ เพิ่มผลกำไร และนำไปสู่การขาดงานลดลง 41% วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งที่จะรับประกันการมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้นคือการให้พนักงานทุกคนเข้าถึงฐานความรู้ของคุณ

หากคุณทำให้ความรู้และข้อมูลทั้งหมดจากองค์กรพร้อมใช้งานผ่านเครื่องมือฐานความรู้ คุณจะแสดงให้เห็นว่าธุรกิจของคุณให้ความสำคัญกับความโปร่งใสเหนือสิ่งอื่นใด สิ่งนี้จะส่งเสริมความไว้วางใจเพราะพนักงานของคุณทุกคนจะรู้สึกว่าพวกเขากำลังถูกกักขังอยู่ในวง

พนักงานที่มีศรัทธาในบริษัทที่พวกเขาทำงานด้วยเต็มใจที่จะแบ่งปันความรู้มากขึ้น ซึ่งพวกเขาสามารถทำได้โดยสะดวกผ่านฐานความรู้ของคุณ และเนื่องจากฐานการผลิตสมัยใหม่มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่น่าทึ่ง พนักงานของคุณจะสามารถโต้ตอบได้มากกว่าที่เคย

ด้วยฟีเจอร์ที่ช่วยให้พวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นในโพสต์หรือเอกสาร เช่น พวกเขา แท็กเพื่อนร่วมงานคนอื่น ถามคำถาม ติดตามหัวข้อ และอื่นๆ อีกมากมาย การทำงานร่วมกันและการมีส่วนร่วมจะเพิ่มขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย ไม่ว่าพนักงานของคุณจะนั่งเคียงข้างกันหรือทำงานจากมุมต่างๆ ของโลก พวกเขาก็จะเชื่อมต่อกันและรู้สึกว่าเสียงของพวกเขามีค่าในบริษัท

รักษาความรู้ของอดีตพนักงาน

ไม่มีใครทำงานในองค์กรเดียวตลอดไป และมีหลายเหตุผลที่พนักงานลาออกจากบริษัท บางอย่างเป็นการชั่วคราวและเหตุผลอื่นๆ อย่างถาวร ไม่ว่าใครจะเปลี่ยนงาน เกษียณอายุ หรือไปเที่ยวพักผ่อน พวกเขาก็นำความรู้และข้อมูลที่มีค่ามากมายติดตัวไปด้วย

พนักงานทุกคนเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจของคุณ และหากคุณสูญเสียความเชี่ยวชาญของใครบางคนเพียงเพราะพวกเขาไม่ได้อยู่กับบริษัทของคุณอีกต่อไป สิ่งนี้อาจนำไปสู่หายนะและสร้างปัญหาได้ โชคดีที่สิ่งเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้หากคุณรู้วิธีจัดการกับการถ่ายทอดความรู้ได้อย่างง่ายดาย

ส่งเสริมให้ทุกคนที่ทำงานในบริษัทของคุณจัดทำเอกสารทุกโครงการที่พวกเขาทำ คำถามที่พวกเขาถาม เนื้อหาที่พวกเขาเขียน โปรโตคอลที่พวกเขาพัฒนา และอื่นๆ ด้วยวิธีนี้ จะง่ายกว่ามากในการถ่ายโอนงานและข้อมูลจากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง

นอกจากนี้ หากคุณจ้างผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน คุณต้องใช้แพลตฟอร์มที่อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์เนื้อหาในรูปแบบต่างๆ หากคุณอนุญาตให้โพสต์รูปภาพ เสียง วิดีโอ และข้อความในฐานความรู้ของคุณ แสดงว่าคุณอนุญาตให้ผู้เชี่ยวชาญแบ่งปันข้อมูลในลักษณะที่สะดวกที่สุดสำหรับพวกเขา

เสริมพลังคนทำงานระยะไกล

วันที่ 9 ถึง 5 ชั่วโมงในสำนักงานค่อยๆ ถูกแทนที่ด้วยรูปแบบการทำงานที่ต่างออกไป นั่นคือการทำงานทางไกล คุณไม่จำเป็นต้องแชร์สำนักงานกับใครเพื่อทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้คนจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่เปลี่ยนไปทำงานจากที่บ้าน

จำนวนผู้ปฏิบัติงานระยะไกลเพิ่มขึ้นทุกปี และจำนวนนั้นก็เพิ่มมากขึ้นตั้งแต่เริ่มมีการระบาดของ COVID-19 มีความเป็นไปได้สูงที่คุณจะมีพนักงานทางไกลจำนวนมากในบริษัทของคุณด้วย แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าการทำงานร่วมกันจะต้องประสบ

ตราบใดที่คุณมีฐานความรู้ภายในที่ทำงานบนคลาวด์และเป็นมิตรกับอุปกรณ์พกพา พนักงานทุกคนจะสามารถเข้าถึงได้ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดในโลก

และหากคุณนำรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นมาใช้และอนุญาตให้พนักงานของคุณทำงานได้เมื่อพวกเขาต้องการ พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ดังนั้น แม้ว่าจะมีบางคนไม่ว่างในช่วงเวลาหนึ่ง ความเชี่ยวชาญของพวกเขาก็จะยังคงอยู่

หากคนในบริษัทของคุณต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนด้านเวลา และฐานความรู้ที่เข้าถึงได้ง่ายคืออาวุธที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณ ตัวอย่างเช่น หากตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่ทำงานจากระยะไกลจำเป็นต้องตอบคำถามของลูกค้าทันที พวกเขาสามารถทำได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ

โปรดจำไว้ว่าชื่อเสียงของบริษัทขึ้นอยู่กับความเร็วที่สามารถให้บริการแก่ลูกค้าหรือลูกค้าได้ หากสายงานของคุณต้องการให้พนักงานของคุณช่วยเหลืออย่างทันท่วงที ฐานความรู้ที่พวกเขาสามารถหาคำตอบและข้อมูลได้ทันทีก็เป็นสิ่งจำเป็น

ลดความต้องการอีเมล

เป็นเวลานานที่พนักงานในองค์กรอาศัยอีเมลและแพลตฟอร์มการส่งข้อความต่างๆ เพื่อแบ่งปันความรู้ซึ่งกันและกัน และแนวทางปฏิบัตินี้ยังคงมีอยู่ในธุรกิจจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม การแชร์เนื้อหาในลักษณะนี้มีปัญหาที่ชัดเจนอย่างหนึ่ง นั่นคือการควบคุมเวอร์ชัน

เมื่อคุณแชร์เอกสารกับผู้อื่นผ่านอีเมลและบุคคลที่ได้รับเอกสารนั้นจำเป็นต้องแก้ไขเอกสารนั้น พวกเขาจะต้องส่งเวอร์ชันใหม่ที่เป็นปัจจุบันอีกครั้ง ในบางครั้ง หลายคนต้องทำงานในเอกสารฉบับเดียวพร้อมกัน และนั่นส่งผลให้เอกสารนั้นมีหลายเวอร์ชันที่แตกต่างกัน

นอกจากนี้ ปัญหาอาจเกิดขึ้นหากมีการสนทนาแบบตัวต่อตัวหลายครั้งเกี่ยวกับเอกสารนี้ทางอีเมล และนั่นมักจะทำให้ข้อมูลนั้นสกปรก

หากคุณเรียนรู้ที่จะสนับสนุนให้พนักงานของคุณใช้ฐานความรู้และโพสต์ทุกครั้งที่พวกเขาทำงานในโครงการที่มีคนหลายคน คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเนื้อหาทั้งหมดเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ และคุณยังดูได้ว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไรเมื่อเวลาผ่านไป ซึ่งจะช่วยเพิ่มความรับผิดชอบ

ความคิดสุดท้าย

ประโยชน์ทั้งหมดที่เราพูดถึงในที่นี้ไม่ใช่การคาดเดา แต่เป็นข้อเท็จจริงง่ายๆ ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วครั้งแล้วครั้งเล่า แต่ละบริษัทที่นำฐานความรู้ของตนเองไปใช้นั้น พบว่ามีประสิทธิผลในการทำงาน การมีส่วนร่วม และอื่นๆ ของพนักงานเพิ่มขึ้น

ขนาดและช่องเฉพาะของธุรกิจของคุณไม่เกี่ยวข้องเนื่องจากการรักษาและแบ่งปันความรู้ประเภทนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับองค์กรใดๆ ตราบใดที่คุณแน่ใจว่าพนักงานของคุณทุกคนเข้าใจว่ามีฐานความรู้เพื่อช่วยให้งานของพวกเขาง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะไม่มีปัญหาในการใช้งาน