5 ขั้นตอนของการจัดการงาน

คุณเผชิญกับความท้าทายและอุปสรรคอะไรบ้างในฐานะหัวหน้างาน สำหรับจำนวนมาก การคืบคลานของขอบเขต การโต้ตอบที่อ่อนแอ และความพยายามล่าช้าดีที่สุดในการบันทึก

การจัดการโครงการอาจเป็นเรื่องยาก หากไม่มีการจัดตารางเวลาและวางกลยุทธ์อย่างรอบคอบ คุณจะรู้สึกราวกับว่าคุณกำลังทำงานอย่างมืดบอด

ดังนั้น หากคุณอยู่ในตำแหน่งการบริหารความเสี่ยง การเริ่มต้นกับปัจจัยพื้นฐานเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ ในที่นี้ เราจะแบ่งโครงการออกเป็น 5 ระยะ เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าสิ่งใดต้องทำให้เสร็จและเมื่อใด

วงจรการจัดการความท้าทาย

5 ขั้นตอนของการบริหารกิจการ

ขั้นตอนที่ 1: ท้าทายแนวคิดและการเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 2: การจัดเรียงงาน

ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบและจัดการการลงทุน

ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการปิด

อนาคตของการบริหารงานดูสดใสกว่าที่เคย

วงจรการบริหารงานงาน

โดยไม่คำนึงถึงขนาดหรือขอบเขต โครงการทั้งหมดปฏิบัติตามกระบวนการเปรียบเทียบ ในการจัดการกิจการ แนวทางปฏิบัตินี้เรียกว่าวงจรชีวิตของงาน

วงจรชีวิตของงานมักจะประกอบด้วยสี่ขั้นตอน: การเริ่มต้น การเตรียมการ การดำเนินการ และการปิด อย่างไรก็ตามผู้จัดการความท้าทายบางคนได้รวมขั้นตอนที่ห้าที่เรียกว่าการตรวจสอบและการควบคุม

การย้ายที่เพิ่มเข้ามาสามารถช่วยให้มืออาชีพดูแลโครงการตามการสังเกต และรับประกันว่าปัญหาต่างๆ จะได้รับการพิจารณาและแก้ไขอย่างทันท่วงที

ผลลัพธ์สุดท้าย ผลิตภัณฑ์แบบ 5 งวดจึงถูกมองว่ามีความคล่องตัวเป็นพิเศษและมีประโยชน์ในการช่วยให้การมอบหมายงานประสบผลสำเร็จ ความจริงแล้ว Job Management Institute (PMI) ยังส่งเสริมวงจรชีวิต 5 ช่วงอีกด้วย

ในพื้นที่ต่อไปนี้ เราจะได้รับข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นในแต่ละขั้นตอนในวงจรการจัดการงาน

การบริหารงาน 5 ระดับ

ทุกงานที่มีประสิทธิภาพต้องผ่าน 5 ขั้นตอนเดียวกัน: การเริ่มต้น การจัดการ การดำเนินการ การตรวจสอบ และการควบคุม

ขั้นตอนที่ 1: ท้าทายแนวคิดและการเริ่มต้น

ทุกโครงการเริ่มต้นด้วยความคิดและการเริ่มต้น ในช่วงระยะเวลาของขั้นตอนนี้ กลยุทธ์จะได้รับระบบธุรกิจขนาดเล็ก จบด้วยแผน กฎบัตรร่วมทุน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

นี่คือเมื่อกลุ่มโครงการปรากฏขึ้นพร้อมกับผู้จัดการโครงการเพื่อสร้างแผนการทำงานแบบกว้างสำหรับงาน

กลุ่มจำเป็นต้องตอบคำถามหลายข้อในขั้นตอนนี้ ร่วมกับ:

• เหตุผลของการดำเนินการนี้คืออะไร?

• อุปสรรคทางโอกาสคืออะไร?

• ใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ?

• มีจำนวนเงินขั้นต่ำหรืองบประมาณที่เหมาะสมหรือไม่?

• โครงการนี้จะใช้เวลานานแค่ไหน?

ในส่วนของขั้นตอนนี้ ผู้สนับสนุนโครงการ (บุคคลที่ขอให้การดำเนินการเสร็จสิ้น) จะอนุมัติช่วงราคาและระยะเวลา

ขั้นตอนที่ 2: การวางแผนโครงการ

เมื่อคุณได้อธิบายถึงความท้าทายในระดับที่กว้างขึ้นแล้ว ก็ถึงเวลาที่ต้องเจาะจงลงไป

ในระหว่างขั้นตอนนี้ ผู้จัดการฝ่ายดำเนินการพัฒนาการเตรียมการที่ครอบคลุมสำหรับการดำเนินการ ตรวจสอบ และควบคุมกิจการ สิ่งนี้มักเริ่มต้นด้วยความทะเยอทะยานด้านสถานที่

เมื่อกำหนดเป้าหมายของความท้าทาย วิธีการแบบ SMART และ Crystal clear เป็นวิธีที่ใช้กันมากที่สุด

SMART ย่อมาจากคำเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผล มองเห็นจริง และทันเวลา การใช้เฟรมเวิร์กนี้ทำให้แผนของคุณมีโครงร่างชัดเจน ใช้งานได้จริง และบรรลุผลสำเร็จ

ลองค้นหาที่ภาพประกอบ เป้าหมายที่ไม่ชัดเจนอาจเป็น "พัฒนาแอปที่เพิ่มความคล่องตัวในการซื้อให้ประสบความสำเร็จ" เมื่อใช้กระบวนการ SMART เป้าหมายนี้จะมีลักษณะอย่างหนึ่งคือ “พัฒนาซอฟต์แวร์ที่ลดเวลาความสำเร็จของการสั่งซื้อลง 20%”

CLEAR ย่อมาจาก Collaborative, Restricted, Psychological, Appropriate และ Refined

ในวิธีการนี้ กลุ่มโครงการมีผลตามความตั้งใจที่ชัดเจนและบรรลุผลได้ภายในกำหนดเวลาและการเงิน ทุกคนต้องกระตือรือร้นที่จะทำมันให้สำเร็จ และต้องเกี่ยวข้องกับจุดมุ่งหมายของงานโดยรวม

แผนจำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์สำคัญและสิ่งที่ส่งมอบด้วย เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าต้องบรรลุข้อกำหนดใด ใครจัดการอะไร และเมื่อใดต้องทำเหตุการณ์สำคัญให้สำเร็จ นอกจากนี้ยังประกอบด้วยรายละเอียดของงาน เส้นเวลา แผนปฏิสัมพันธ์ แนวทางการลดภัยคุกคาม และระบบที่จะเสนอให้กับเหตุการณ์ที่เลวร้ายที่สุด

มีอุดมการณ์หลายอย่างที่คุณสามารถนำไปใช้ในการเขียนโปรแกรมสำหรับขั้นตอนนี้ ด้วยการใช้การบริหารงานที่คล่องตัว แหล่งที่มาของความก้าวหน้าจะถูกนำมาใช้อย่างประสบความสำเร็จ และบรรลุความต้องการของลูกค้า

สมบูรณ์แบบพอๆ กับการรักษาทุกคนให้ทันสมัยอยู่เสมอในการพัฒนา ทำให้สามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงที่สั้นและง่ายดายได้ การบริหารโครงการแบบ Agile จะทำให้สามารถดูแลการมอบหมายความคืบหน้าของโปรแกรมได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชี่ยวชาญมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการท้าทาย

ทันทีที่ส่วนการจัดกำหนดการรวมทั้งหมด ก็ถึงเวลาเริ่มต้นใช้กลยุทธ์อย่างแท้จริง มีการระบุไว้ที่นี่ว่าการแสดงที่แท้จริงนั้นสำเร็จ

ในระหว่างขั้นตอนนี้ ผู้จัดการร่วมสร้างเวิร์กโฟลว์ มอบหมายความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมงาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในการควบคุมดูแล พวกเขายังให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมอยู่ในวงขณะที่กิจการดำเนินไป

ด้วยรายละเอียดหลายอย่างที่ต้องจัดการ ผู้จัดการโครงการจำนวนมากจึงใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์การทำงานร่วมกัน เช่น Asana, Trello และซอฟต์แวร์การจัดการงานของ HubSpot เพื่อติดตามหน้าที่ ลำดับเวลา และงบประมาณในตำแหน่งศูนย์กลางแห่งเดียว

เครื่องมือการจัดการความท้าทายที่ได้รับการพัฒนาอย่างเหมาะสมจะช่วยให้คุณติดตามและสนับสนุนให้คุณบรรลุเป้าหมาย สำหรับรายชื่อโปรแกรมซอฟต์แวร์การจัดการความท้าทายที่ดีที่สุด โปรดดูคำแนะนำที่เป็นประโยชน์นี้

ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบและควบคุมการลงทุน

โดยปกติแล้ว Stage 4 จะทำงานพร้อมกันกับ Phase 3 ท้ายที่สุดแล้วในการตรวจสอบงานจะต้องทำงานในจุดเริ่มต้นด้วยจุด

ในช่วงระยะเวลานี้ หัวหน้างานที่ท้าทายจะทำงานร่วมกับพนักงานเพื่อแก้ไขข้อกังวลใดๆ สิ่งนี้จะเกี่ยวข้องกับการวิจารณ์เป็นระยะและการอัปเดตกลยุทธ์เพื่อทำซ้ำการปรับปรุงในขอบเขตของงานหรือในความพร้อมของสินทรัพย์

การจับตาดูการพัฒนาเทียบกับระบบก็มีความสำคัญเช่นกัน และพิจารณาการเคลื่อนไหวแก้ไขเมื่อมีความสำคัญ ตัวอย่างเช่น อาจจำเป็นต้องแก้ไขไทม์ไลน์เพื่อรองรับความล่าช้าหรือการปรับเปลี่ยนที่ไม่คาดคิด

เหนือสิ่งอื่นใด ผู้จัดการฝ่ายกิจการสามารถติดตามการพัฒนาได้จากตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สำคัญ (KPI) หรือองค์ประกอบผลลัพธ์ที่ดีที่จำเป็น (CSF) ตัวอย่างเช่น คุณสามารถวัดได้ว่างานของคุณเป็นงานประจำและใช้จ่ายงบประมาณไป หรืองานที่ต้องทำสำเร็จลุล่วงหรือไม่

ขั้นตอนที่ 5: ปิดกิจการ

นี่คือช่วงก่อนหน้าของวงจรการจัดการโครงการ นี่คือเมื่อคุณมอบสิ่งที่ส่งมอบเกินให้กับผู้สนับสนุนที่ดำเนินการเพื่อการยอมรับ ตลอดขั้นตอนนี้ การยุบทีมและการจ้างตามสัญญาใดๆ สำหรับงานนั้นจะถูกยกเลิก

หลังจากปิดรับสมัครได้ไม่นาน หัวหน้างานจะดำเนินการตรวจสอบขั้นสุดท้ายเพื่อจัดทำเอกสารเกี่ยวกับบทเรียนที่ได้รับจากความท้าทาย เช่นเดียวกับข้อมูลที่จำเป็นใดๆ ที่สามารถใช้ประโยชน์ได้ในระยะยาว

ลูกค้ากลุ่มและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังให้ความสำคัญกับความล้มเหลวและความสำเร็จในช่วงระยะเวลาของการนำเสนอรายงาน ซึ่งสามารถช่วยเสริมสร้างการทำงานและประสิทธิภาพทั่วทั้งบริษัท

อนาคตที่มองเห็นได้ของการจัดการงานกำลังค้นหาอย่างสดใสกว่าครั้งไหนๆ

ตามเนื้อผ้า การบริหารกิจการจะเสร็จสิ้นด้วยปากกาและกระดาษ หรือตามอุดมคติคือสเปรดชีต เนื่องจากความซับซ้อนของการมอบหมายงานและการกระจายตัวของแรงงาน กระบวนการเหล่านี้จึงพัฒนาไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ

การติดตามความคืบหน้าและกำหนดเส้นตายของการประชุมจำเป็นต้องใช้โซลูชันดิจิทัลเป็นอันดับแรก แพ็คเกจซอฟต์แวร์การจัดการความท้าทายของ HubSpot เป็นทรัพยากรหนึ่งที่สามารถช่วยในการจัดการงานได้อย่างไม่ต้องสงสัย

ด้วยโปรแกรมนี้ กลุ่มต่างๆ จะสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ติดตามความคืบหน้า แชร์ไฟล์ และควบคุมงานได้

เหนือสิ่งอื่นใด แพลตฟอร์ม HubSpot CRM ช่วยให้คุณสามารถรวมเข้ากับการขายและการส่งเสริมการขายอื่น ๆ ของคุณได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้มีแนวโน้มที่จะทำให้ง่ายต่อการติดตามการพัฒนาและทำให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าที่คล้ายกัน

ยิ่งไปกว่านั้น ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ยังให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์แก่ลูกค้าเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ ทำให้สามารถระบุปัญหาคอขวดและควบคุมได้อย่างเหมาะสม

ดังนั้น หากคุณมองหาหนทางที่จะยกระดับการบริหารกิจการของคุณ นี่คือโอกาสของคุณ ยึดเทมเพลตการจัดการงานของคุณไว้ข้างใต้เพื่อสังเกตความคืบหน้าของทีมของคุณ และปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ