คำตอบในการมองหาแนวทางแก้ไข
เผยแพร่แล้ว: 2021-12-21เนื่องจากการจัดการการทำงานจากครัวเรือนและตารางการทำงานแบบผสมยังคงมีอยู่ พนักงานใหม่จำนวนมากไม่เคยทำให้เพื่อนร่วมงานพอใจ หรือแม้แต่เจ้านายของพวกเขาด้วยตนเอง และอาจไม่มีทางเลือกมากมายสำหรับการโต้ตอบที่สำคัญระหว่างบุคคลเหล่านี้เมื่อใดก็ตาม อย่างรวดเร็ว. น้อยกว่าสถานการณ์เหล่านี้ เพียงแค่ทำความคุ้นเคยกับค่านิยมของบริษัท มรดก และความสำเร็จก่อนหน้านี้อาจเป็นสิ่งที่ท้าทาย อนุญาตให้คุณพยายามพิจารณาว่าจะเริ่มต้นการบริจาคผลประโยชน์อย่างไร สิ่งนี้ถูกต้องตามกฎหมายโดยเฉพาะสำหรับพนักงานที่นั่งอยู่ในที่พัก จ้องมองคอมพิวเตอร์หรือเว็บแคม ใคร่ครวญว่าใครควรคิดหรือส่งอีเมลถึงใคร เพื่อให้สามารถส่งต่อได้
การระบาดใหญ่ได้เร่งการถ่ายโอนไปยังที่ทำงานที่อยู่ห่างไกล แต่การเปลี่ยนแปลงได้เกิดขึ้นมาระยะหนึ่งแล้ว และในขณะที่ระบบที่เป็นนวัตกรรมใหม่ทำให้งานที่อยู่ห่างไกลสามารถทำได้ แต่ก็ไม่ได้ทำให้เสร็จเร็วหรือประสบความสำเร็จเสมอไป อันที่จริง องค์กรปกติมีแอพที่หลากหลายประมาณ 300 แอพ ซึ่งแทบทุกแอพใช้เพื่อเก็บข้อมูล นี่เป็นการเลือกแอปพลิเคชัน หลักสูตรการสมัคร และอินเทอร์เฟซที่เหลือเชื่อ และพนักงานต้องใช้ทั้งหมดเหล่านี้เพื่อค้นหาข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับรางวัล ยอดขายรวม การส่งเสริมการขาย วิศวกรรม หรือปัญหาความช่วยเหลือ การรู้ว่าจะรับข้อมูลและข้อเท็จจริงจากที่ใดกลายเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากมากขึ้นสำหรับพนักงานที่ตอนนี้มีจำนวนมากในจาน
“การปฏิวัติ SaaS” ได้กำหนดวิธีการใหม่ในการเรียกใช้ฟังก์ชัน แต่ก็ยังสร้างวิธีการค้นหาและค้นพบได้ยากขึ้นมาก คุณไม่สามารถเพียงแค่มองหาผู้บริโภคอีเมลของคุณหรือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในพื้นที่สำหรับองค์ประกอบอ้างอิง ความตระหนักรู้และประสบการณ์การทำงานส่วนใหญ่ของบริษัทของคุณถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์ กระจัดกระจายไปทั่วแอปพลิเคชันหลายสิบรายการหรือในอีกด้านหนึ่งของลิงก์ VPN แต่ปัญหานี้ยังเป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อโอกาสในการใช้ SaaS API เพื่อเชื่อมโยงแอพที่หลากหลายเหล่านี้ และให้พนักงานตรวจสอบข้อเท็จจริงในเวลาที่เหมาะสมและติดตามบริบทของบันทึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน
เราสังเกตเห็นการปรับปรุงมากมายในการค้นหาข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะข้างต้นมาเป็นเวลานาน แต่มีการดำเนินการเพียงเล็กน้อยที่สมเหตุสมผลเพื่อความก้าวหน้าในการวิจัยข้อมูลภายในในสถานที่ทำงาน Microsoft, Google และสตาร์ทอัพจำนวนมากได้ดำเนินการเรื่องนี้อย่างกล้าหาญ แต่ปริมาณข้อมูลและจำนวนรูปแบบที่แตกต่างกัน โปรโตคอลความปลอดภัย และโปรโตคอลการกำกับดูแล ได้สร้างความยากลำบากมากเกินไปในครั้งก่อน องค์ประกอบของความท้าทายคือกลยุทธ์ก่อนหน้านี้ไม่สามารถช่วยเหลือหน่วยสืบราชการลับที่ต้องการรู้ว่าชายหรือหญิงคนหนึ่งกำลังค้นหา "เป้าหมายรายไตรมาส" และอีกคนหนึ่งค้นหา "สถานที่โฟกัสในไตรมาสที่ 1" มีแนวโน้มที่จะมองหาสิ่งเดียวกัน การนำเสนอ.
ธุรกิจหลายแห่งไม่เห็นด้วยกับแผนการที่ว่าระบบดิจิทัลทำหน้าที่ผู้ช่วยงานสามารถช่วยให้พนักงานค้นหาและค้นพบสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องมี แต่ด้วยการเร่งความเร็วแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ช่วยงานกำลังมุ่งสู่การพัฒนาเป็นเครื่องมือสำคัญในระยะยาว ที่ทำงานสมัยใหม่ ความสามารถของบุคคลในการเชื่อมต่อข้อมูลที่หลากหลายและสร้างความสัมพันธ์ใหม่มีความจำเป็นในอนาคต แต่วิธีนี้ใช้ไม่ได้ผลหากคนในปัจจุบันไม่สามารถค้นพบข้อมูลที่ต้องการได้
เสียเวลาและความเครียดเพิ่มเติม
ธุรกิจและผู้เชี่ยวชาญมักไม่สบายใจเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานที่ทำงานจากที่บ้าน—โดยไม่ได้สังเกตว่าพนักงานสำนักงานที่อยู่ห่างไกลและในธุรกิจสองคนถูกลากลงมาด้วยความวุ่นวายของข้อมูลองค์กรในปัจจุบัน McKinsey เปิดเผยผลการวิจัยที่เปิดเผยว่าพนักงานที่ตระหนักรู้ใช้เวลามากกว่า 20 ชิ้นในการค้นหาข้อมูลเพื่อรวมหน้าที่ประจำวันของพวกเขา การย้อนเวลานั้นไปได้ไกลมากในการทำให้สัปดาห์ทำงาน 4 วันเป็นจริง
หากนั่นยังไม่เพียงพอที่จะทำให้หัวหน้างานประจบประแจง ดูที่ Asana ยังเปิดเผยการวิเคราะห์ที่เน้นว่าหกชั่วโมงต่อสัปดาห์ถูกใช้อย่างสิ้นเปลืองกับพนักงานที่ทำซ้ำงานที่ทำสำเร็จโดยบุคคลอื่น โดยรวมแล้ว เกือบทุกวันใน 7 วันของแต่ละคนถูกใช้ไปอย่างสิ้นเปลืองในการค้นหาข้อมูลหรือทำงานฟังก์ชันที่ซ้ำซ้อนให้เสร็จสิ้น ดังนั้นจึงเสียเวลาอย่างมากในการเรียกดู เนื่องจากคุณลักษณะการวิจัยของชนพื้นเมืองในทุกแอปพลิเคชันมักจะมีความโดดเด่นอย่างมากจากคุณลักษณะเดียวที่แตกต่างกันและโดยปกติไม่ได้ผล ผลลัพธ์สุดท้าย พนักงานต้องการวิธีที่ดีกว่ามากในการค้นหาและสำรวจข้อมูลในแอปต่างๆ พวกเราหลายคนได้รับมือกับความท้าทายเหล่านี้ แต่โดยปกติเรามองว่าเป็นการแลกเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อความพึงพอใจในรางวัลอื่นๆ ที่เกิดขึ้นจากการแผ่ขยายของทรัพยากร SaaS ที่เราใช้อยู่ในขณะนี้
ต้องมีสำหรับผู้ช่วยดำเนินการที่ใช้งานง่ายซึ่งสามารถรองรับการค้นหาและค้นพบนอกเหนือจากประสิทธิภาพการทำงานที่แท้จริง ทุกวันนี้ การพยายามดำเนินการอย่างทันท่วงทีอาจเป็นการออกกำลังกายที่น่ารำคาญ การแจ้งเตือนจะกะพริบเมื่อคุณกำลังรับประทานอาหารกลางวันอยู่... แต่อยู่ในซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์แชทของคุณหรือไม่? หัวหน้างานของคุณ? CRM ของคุณ? อีเมล์? การวิจัยของ Asana พบว่าพนักงานสลับไปมาระหว่างแอพหลายสิบตัวเกือบ 30 ครั้งต่อวันทำงาน ซึ่งมักจะหมายความว่าพวกเขากำลังเผชิญกับการหยุดชะงักและเปลี่ยนบริบททุก 3 ถึง 11 นาที
การหยุดชะงักอย่างต่อเนื่องเหล่านี้ทำให้ขาดความเข้มแข็งและมักจะนำไปสู่งานในมือที่ไม่ช้าก็เร็วจะจบลงด้วยความเครียดที่มากเกินไปและความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน ตัวอย่างเช่น บางคนอาจใช้เวลา 10 นาทีในการพยายามรับรายงานก่อนที่พวกเขาจะรู้สึกหงุดหงิดในที่สุด และส่งแนวคิดไปให้เพื่อนร่วมงาน ซึ่งจะต้องหยุดและค้นหาเอกสารที่หายไปล่วงหน้าก่อนจึงจะสามารถดำเนินการตามหน้าที่ของตนเองได้ . ในสถานการณ์เช่นนี้ การหยุดชะงักส่งผลกระทบต่อทั้งสมาธิ ประสิทธิผล และสภาพทางความคิดของผู้ปฏิบัติงานอย่างเท่าเทียมกัน ไม่ใช่แค่ 1 คนที่กำลังไร้ประสิทธิภาพ แต่เป็น 2 คนที่กำลังมองหาทางเลือกในความยากลำบากแบบเดียวกัน
เพิ่มเมตริกสองเมตริกด้วยรูปลักษณ์ที่เป็นธรรมชาติ: ประสิทธิผลและขวัญกำลังใจ
บริษัทต่างๆ จะต้องตรวจสอบและปรับใช้เทคโนโลยีการค้นหาและค้นพบที่สามารถป้องกันการโต้ตอบที่ดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมดา แต่ส่งผลกระทบมาก ซึ่งทำให้ทุกคนเฉื่อยชา การค้นหาที่ง่ายกว่านั้นมีความสำคัญมากกว่าเมื่อใดก็ตาม โดยมีสิ่งรบกวนมากมายนับไม่ถ้วนในแต่ละวันและแนวข้อมูลขนาดใหญ่ที่พนักงานจะต้องลุยเพื่อทำหน้าที่ให้ครอบคลุม ในช่วงเวลาของ “การลาออกที่ดี” แรงงานถือเป็นสินค้าที่คุ้มค่าอย่างมาก และผลกระทบทางจิตวิทยาและความล่าช้าที่เกิดขึ้นกับแรงงานต้องได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง
เพื่อช่วยเหลือพนักงาน องค์กรควรมองหาผู้ช่วยทำงานที่ใช้งานง่าย ซึ่งสามารถช่วยให้บุคลากรของตนค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องมีและค้นหารายการที่พวกเขาควรรู้ได้ ซึ่งสามารถลดความเครียดของผู้ปฏิบัติงานได้อย่างมาก และตอบแทน 20 เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่เสียไป ขณะเดียวกันก็เพิ่มปริมาณงานที่มีความหมายและมีมูลค่าสูงกว่าที่ชายหรือหญิงสามารถทำงานให้เสร็จได้ในตำแหน่งนั้น
หากคุณเป็นผู้บังคับบัญชาที่สำรวจกลุ่มของคุณ และคุณสังเกตเห็นทุกคนมีปัญหากับความล่าช้าในการผลิตและขวัญกำลังใจของลูกเรือที่ต่ำมาก คุณจะต้องสอบถามพวกเขาว่าพวกเขามีรายละเอียดที่พวกเขาต้องการจะทำตำแหน่งหรือไม่ ถ้าพวกเขารู้ว่าใครเป็นหัวข้อ สร้างความแตกต่าง มืออาชีพคือผู้ที่สามารถช่วยให้พวกเขาบรรลุวัตถุประสงค์ของตนได้ และหากพวกเขากำลังทุ่มเทเวลาเพื่อแสวงหาแทนที่จะทำงาน
จากนั้นตรวจสอบด้วยตัวคุณเอง: คุณจะใช้จ่ายในด้านวิศวกรรมที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในปัจจุบันและให้พนักงานของคุณกลับมาทำงานได้ทั้งวันในสัปดาห์หรือไม่?
ใช่คุณอาจจะ
Arvind Jain ซีอีโอของ Glean