คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับพื้นฐานการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการไม่ใช่แค่การสร้างซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์เท่านั้น ผู้จัดการโครงการแจกจ่ายทรัพยากรอย่างเหมาะสม จัดการไทม์ไลน์ และดูแลผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดกระบวนการ

อย่างไรก็ตาม มักจะพูดง่ายกว่าทำ ท้ายที่สุดแล้ว มีเหตุผลที่ผู้จัดการโครงการต้องปรับเปลี่ยนวิธีการและทบทวนกระบวนการของตนใหม่อยู่เสมอ

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้พื้นฐานการจัดการโครงการและวิธีนำไปใช้ในธุรกิจของคุณ มาเริ่มกันเลย.

สารบัญ

กระบวนการนี้รวมถึงการพัฒนาแผนเพื่อให้บรรลุตามกำหนดเวลาในขณะที่ยังคงรักษาวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพภายในเวลาและงบประมาณที่จำกัด วินัยนี้สามารถเป็นของผู้จัดการเฉพาะหรือผู้นำในโครงการ

เหตุใดการจัดการโครงการจึงมีความสำคัญ

กระบวนการจัดการโครงการมีความสำคัญต่อโครงการที่ประสบความสำเร็จ การวิจัยจาก Project Management Institute พบว่าองค์กรที่ไม่รวมการจัดการโครงการจะเห็นอัตราความล้มเหลวของโครงการทั้งหมด เพิ่มขึ้น 2/3 เท่า

นั่นเป็นสถิติที่น่าตกใจ ดังนั้น เรามาเจาะลึกถึงประโยชน์หลักบางประการที่เป็นผลมาจากกระบวนการจัดการโครงการที่สมบูรณ์

คุณจะพบกับกำหนดเวลาที่สำคัญ

การจัดการโครงการช่วยให้คุณสามารถแบ่งงานขนาดใหญ่ออกเป็นกำหนดเวลาที่มีขนาดเล็กลงได้ การปฏิบัติตามเหตุการณ์สำคัญเหล่านี้จะทำให้โครงการสามารถดำเนินตามกำหนดการตั้งแต่ต้นจนจบได้อย่างง่ายดาย

ในความเป็นจริง บริษัทที่มีกระบวนการส่งมอบคุณค่าเต็มที่จะส่งมอบโครงการตรงเวลาบ่อยกว่าบริษัทที่ไม่มีการจัดการโครงการ (63% เทียบกับ 39%)

คุณจะเพิ่มการซื้อใน

การจัดการโครงการช่วยให้ทีมสามารถสร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือในหมู่เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ท้ายที่สุดแล้ว หากคุณส่งผลงานที่มีคุณภาพสูงอย่างสม่ำเสมอตรงเวลา คุณก็จะต้องชนะใจผู้คนอย่างแน่นอน

คุณสามารถติดตามการใช้จ่ายได้อย่างง่ายดาย

คุณจะสามารถอยู่ในงบประมาณของคุณ หรือแม้กระทั่งต่ำกว่างบประมาณ PMI พบว่า 11.4% ของทรัพยากรทั้งหมดสูญเปล่าเนื่องจากกระบวนการจัดการโครงการที่ด้อยประสิทธิภาพ

การประหยัดเงินเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในภูมิประเทศที่มีเพียง 43% ของบริษัทที่รายงานว่าพวกเขาทำโครงการให้เสร็จตามงบประมาณ "เกือบตลอดเวลา" หรือ "ตลอดเวลา"

คุณจะปรับปรุงวัฒนธรรมของคุณ

คุณสามารถพัฒนาวัฒนธรรมของการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องผ่านการจัดการความรู้ หากคุณส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่ให้ความสำคัญกับการเพิ่มประสิทธิภาพและการเรียนรู้ คุณมีแนวโน้มที่จะสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อื่นและดึงดูดพนักงานที่มีแนวคิดแบบเดียวกัน

ความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการ

ผู้จัดการโครงการวางแผน จัดระเบียบ และนำไปสู่การดำเนินโครงการ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าจะบรรลุเป้าหมายที่คาดหวังในขณะที่นำเสนอคุณสมบัติที่จำเป็นภายในเวลาและงบประมาณที่จำกัด

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการให้ความเป็นผู้นำผ่านการสแกนสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิภาพ การสังเคราะห์ข้อมูลให้เป็นข้อมูลที่มีความหมาย และการวิเคราะห์วัตถุประสงค์ นั่นเป็นชุดของความรับผิดชอบที่ต้องใช้การฝึกอบรมและประสบการณ์

ที่มาของภาพ

เราจะหารือเกี่ยวกับทักษะที่คุณจำเป็นต้องมีทั้งที่ได้รับการฝึกฝนและพัฒนาผ่านประสบการณ์

ชุดทักษะผู้จัดการโครงการ

เพื่อให้แน่ใจว่าทีมยังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและโครงการเป็นไปตามแผน ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องมีชุดทักษะที่หลากหลาย ต่อไปนี้เป็นทักษะที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องมีเพื่อให้เป็นเลิศในบทบาทนี้

ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

ผู้จัดการโครงการ (PM) ต้องมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนจำนวนมาก รวมถึงสมาชิกในทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้จัดการโครงการคนอื่นๆ นายกรัฐมนตรีที่ดีสามารถทำงานร่วมกับกลุ่มคนที่หลากหลายเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักมีวัตถุประสงค์ที่แข่งขันกัน เพื่อสร้างความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน นายกรัฐมนตรีจะต้องเป็นนักการทูต เนื่องจากพวกเขาจัดการความสัมพันธ์ทางวิชาชีพกับบุคคลที่อาจมีมุมมอง ระดับทักษะ และการเมืองส่วนบุคคลที่แตกต่างกัน

ความสัมพันธ์ที่ดี ทำให้สมาชิกในทีมมีแรงจูงใจและทำให้การแก้ไขข้อพิพาทในทีมง่ายขึ้น

ความสามารถในการสื่อสาร

ผู้จัดการโครงการต้องกำหนดการประชุมบ่อยครั้งระหว่างผู้ทำงานร่วมกันและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประสิทธิภาพ คุณไม่เพียงต้องรู้ว่าจะพบปะกับใครและเมื่อใด คุณยังต้องสร้างสมดุลให้กับรูปแบบการสื่อสารที่หลากหลายด้วย

ตัวอย่างเช่น ฝ่ายกฎหมายต้องการให้คุณอัปเดตในแง่ของสัญญาและความเสี่ยง ในขณะเดียวกัน การเงินจะกระตือรือร้นที่จะได้ยินเกี่ยวกับงบประมาณและการใช้จ่ายของคุณ วิศวกรและทีมการตลาดจะมีความสนใจที่แตกต่างกันซึ่งต้องการการสื่อสารประเภทต่างๆ

ทักษะการตัดสินใจ

ผู้จัดการโครงการต้องตัดสินใจและรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ การชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และการตั้งความคาดหวังสูงจะช่วยรักษาขวัญและกำลังใจ

ทักษะในการตัดสินใจรวมถึงการจัดลำดับความสำคัญของทรัพยากร การพัฒนาประมาณการทางเลือก การประเมินความเสี่ยง และการจัดการงบประมาณที่เหมาะสม

ทักษะการจัดการ

ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการนำทีมและรายงานความคืบหน้าต่อการเล่นระดับสูง

คุณจะต้องมีประสบการณ์ในการเป็นผู้นำทีม จัดการตัวต่อตัว และรับมือกับความท้าทายที่เกิดขึ้น นายกรัฐมนตรีควรสามารถสื่อสารกับผู้นำในนามของทีมได้

ในบางกรณี ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องสร้างทีมสำหรับความคิดริเริ่มของพวกเขา ซึ่งอาจรวมถึงการหาผู้เข้าร่วมภายในที่เหมาะสมหรือมองหาภายนอกองค์กร เป็นการดีที่ PM มีประสบการณ์ในการสรรหาสมาชิกทีมใหม่

วงจรชีวิตการบริหารโครงการ

เป็นการดีที่สุดที่จะพิจารณากระบวนการ PM ทั้งหมดเป็นชุดของขั้นตอน แต่ละขั้นตอนมีวัตถุประสงค์ โดยรวมแล้ว มีห้าขั้นตอนที่สำคัญในวงจรชีวิตการจัดการโครงการ เราจะนำเสนอภาพรวมโดยย่อของแต่ละขั้นตอน

• การเริ่มต้น ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการโครงการจะดูโครงการตามความเป็นจริง พวกเขาประเมินว่าโครงการควรใช้เวลานานเท่าใด ซึ่งจะกำหนดงบประมาณพื้นฐานและลำดับเวลาสำหรับโครงการในที่สุด
• การวางแผน. ขั้นตอนการวางแผนเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์รายละเอียดทางเทคนิค การมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสม และการระบุความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับส่วนต่างๆ ของโครงการ
• การดำเนินการ ที่นี่คุณเริ่มดำเนินการตามแผนที่คุณสร้างในสถานะก่อนหน้า
• การตรวจสอบและการควบคุม ขั้นตอนนี้ช่วยให้คุณทำตามกำหนดเวลาได้ ไม่เพียงแต่คุณทำงานตามแผนของคุณเท่านั้น คุณยังติดตามความคืบหน้าของคุณด้วย ที่นี่ คุณกำหนดว่าคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลและมาตรฐานอุตสาหกรรมทั้งหมดหรือไม่ คุณยังติดตามค่าใช้จ่ายและความคืบหน้าของโครงการทั้งหมด
• กำลังปิด การปิดโครงการเป็นขั้นตอนสุดท้าย ที่นี่ คุณจะพิจารณาว่าโครงการส่งผลลัพธ์ตามที่ตั้งใจไว้หรือไม่ และจะยกเลิกหรือดำเนินโครงการต่อ

แนวทางยอดนิยมในการบริหารโครงการ

ในขณะที่องค์กรส่วนใหญ่ยอมรับว่าการจัดการโครงการมีความสำคัญ แต่ก็มีรูปแบบต่างๆ มากมายที่ PM ใช้ ในส่วนนี้ คุณจะสำรวจแนวทางยอดนิยมสี่วิธีในการจัดการโครงการ

การวางแผนตามผลิตภัณฑ์

การวางแผนตามผลิตภัณฑ์มุ่งแนวทางไปที่ผลลัพธ์และการส่งมอบโครงการ แนวทางนี้เน้นที่การเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการตั้งแต่เริ่มคิดจนเสร็จสมบูรณ์ โดยผลลัพธ์สุดท้ายคือการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการ

การวางแผนตามกระบวนการ

การวางแผนตามกระบวนการช่วยให้มั่นใจว่ากิจกรรมโครงการทั้งหมดนำไปสู่ การบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ด้วยแนวทางนี้ ผู้จัดการโครงการจะสร้าง จัดการ และปรับปรุงโครงการที่สอดคล้องกับค่านิยมหลักของธุรกิจ

แนวทางแบบค่อยเป็นค่อยไปในการจัดการผลิตภัณฑ์

แนวทางนี้เกี่ยวข้องกับการวางแผนและดำเนินโครงการเป็นระยะเนื่องจากข้อจำกัดภายนอก แต่ละขั้นตอนจะผ่านห้าขั้นตอนในวงจรชีวิตการจัดการผลิตภัณฑ์ ด้วยเหตุนี้ แนวทางนี้จึงเหมาะสำหรับโครงการขนาดเล็กและมีการกำหนดชัดเจน

การจัดการการผลิตโครงการ

วิธีการนี้ใช้ทฤษฎีและหลักการด้านวิทยาการปฏิบัติการเพื่อทำความเข้าใจและเพิ่มประสิทธิภาพการส่งมอบโครงการ การจัดการการผลิตโครงการใช้ข้อมูลกิจกรรมเพื่อคาดการณ์ขีดจำกัดและกำหนดระดับความสำเร็จ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการ

ไม่ว่าคุณจะเลือกแนวทางใด ก็มีเคล็ดลับสากลที่ช่วยทุกคนได้ ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่ใช้กับโครงการใดๆ ในอุตสาหกรรมหรือโดเมนใดๆ

1. ลงทุนในโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ปัจจุบัน 1 ใน 4 ขององค์กรใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการประเภทใดก็ได้ แต่ทีมจะใช้การปะติดปะต่อกันของสเปรดชีต กระดาษโน้ต และอีเมล วิธีการนี้ส่งผลให้เกิดความระส่ำระสาย ไม่มีทางที่จะดูว่าโครงการอยู่ที่ใดแบบเรียลไทม์

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยให้คุณติดตามโครงการและวาระการประชุม จัดระเบียบงานและกิจกรรม สื่อสารกับทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ และจัดการความเสี่ยงและปัญหาต่างๆ

คุณยังสามารถปรับแต่งแดชบอร์ดเพื่อติดตาม KPI และสร้างรายงานเพื่อช่วยคาดการณ์ตามข้อมูลในอดีตและแนวโน้มปัจจุบันสำหรับการวางแผนในอนาคต

2. คาดการณ์การเปลี่ยนแปลงโดยการรักษาตารางเวลาที่ยืดหยุ่น

โครงการส่วนใหญ่ประสบกับความล่าช้า ขออภัย ความล่าช้าเล็กน้อยอาจกลายเป็นปัญหาใหญ่เมื่อคุณทำตามกำหนดเวลาที่แน่นอน ในทางกลับกัน ตารางเวลาที่ยืดหยุ่นสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่ในการก้าวเดิน

ในขณะที่กำหนดเวลาบางอย่างมีความยืดหยุ่น แต่บางรายการอาจเข้มงวด เก็บรายการวันที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ สิ่งนี้ช่วยให้คุณบรรลุกำหนดเวลาภายนอกด้วยกรอบเวลาที่กำหนดในขณะที่อนุญาตให้กำหนดเวลาที่ยืดหยุ่นในพื้นที่อื่น ๆ

3. ติดตามรูปแบบการสื่อสาร

เมื่อเริ่มต้นโครงการ ให้นั่งลงกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ ถามว่าพวกเขาต้องการได้ยินจากคุณบ่อยแค่ไหนและต้องการสื่อสารอย่างไร

ตัวอย่างเช่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางรายต้องการประชุม Zoom ทุกสัปดาห์กับทีมของคุณ คนอื่นอาจต้องการการอัปเดต Slack รายวันหรืออีเมลรายเดือนพร้อมความคืบหน้า

คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลนี้ลงในสเปรดชีตหรือส่วนของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณเพื่อจัดระเบียบ

4. รู้จักเมตริกของคุณ

หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับทุกโครงการคือการวัดความสำเร็จ ด้วยเหตุนี้ คุณจะต้องกำหนดจุดที่วัดได้ก่อนและระหว่างการดำเนินโครงการของคุณ รู้ว่าเมตริกใดมีความสำคัญต่อโครงการของคุณและเมื่อใด

เมตริกที่จำเป็นของ Rember จะเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป หากโปรเจกต์ของคุณเพิ่งเริ่มต้น คุณอาจแค่ฉลองการบรรลุเป้าหมายสำคัญอย่างรวดเร็ว

เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะต้องพิสูจน์ผลกระทบของโครงการ ซึ่งรวมถึงเมตริกต่างๆ เช่น จำนวนลูกค้าเป้าหมายหรือการมีส่วนร่วมกับ ROI

ยกระดับการจัดการโครงการของคุณ

เมื่อมองลึกลงไปที่พื้นฐาน คุณจะพบว่าการจัดการโครงการเป็นสาขากว้างๆ ที่ต้องใช้ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับการสื่อสารและความแตกต่างเฉพาะของอุตสาหกรรม

ด้วยการรวมเครื่องมือและเทคนิคที่กล่าวถึงข้างต้นเข้ากับประสบการณ์การทำงานประจำวันของคุณ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในฐานะผู้จัดการโครงการได้

เพื่อช่วยให้คุณเริ่มดำเนินการ ลองดูเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีของเราตอนนี้ ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและทรัพยากรอันมีค่าได้มากมาย