คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

โครงการที่ประสบความสำเร็จจะได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั่วทั้งองค์กร นั่นเป็นเหตุผลที่การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความคิดริเริ่มใดๆ

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยให้คุณระบุและตอบสนองความต้องการของผู้นำในขณะที่เปิดการสื่อสาร

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ และวิธีสร้างแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สารบัญ

เหตุใดการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงมีความสำคัญ

โครงการล้มเหลวเมื่อไม่สนใจความสนใจและความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งนี้นำไปสู่การขาดการยอมรับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ซึ่งอาจเป็นอันตรายต่อความสำเร็จของโครงการ

เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้สึกว่าได้รับการตอบสนองความต้องการ พวกเขามีแนวโน้มที่จะสนับสนุนโครงการมากขึ้น ในทางกลับกัน หากพวกเขาไม่ได้รับการตอบสนองความต้องการ พวกเขาอาจพยายามขัดขวางความคิดริเริ่มของคุณ การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกที่ทำให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

กลยุทธ์การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยคุณ:

• หลีกเลี่ยงหรือแก้ไขข้อขัดแย้งระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• รับประกันการซื้อและการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก
• สื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิภาพ
• จัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ตรวจสอบการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดทั้งโครงการ

ประโยชน์ของการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

กลยุทธ์การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีประสิทธิภาพมีประโยชน์มากมาย ได้แก่ :

• ปรับปรุงการสื่อสาร ด้วยการระบุความสนใจและความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณสามารถ ปรับแต่งการสื่อสารของคุณให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของพวกเขาได้ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อความของคุณได้รับและเข้าใจ
• ซื้อในเพิ่มขึ้น จากข้อมูลของเคพีเอ็มจี 61% ของโครงการมีผู้สนับสนุนที่เกี่ยวข้องสูง เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้สึกว่าความสนใจและความต้องการของพวกเขาได้รับการพิจารณา พวกเขามีแนวโน้มที่จะสนับสนุนโครงการ
• ลดความเสี่ยง การมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำให้คุณสามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยงหรือบรรเทาความเสี่ยงเหล่านั้น ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงโดยรวมของโครงการได้
• ปรับปรุงประสิทธิภาพ กลยุทธ์การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรและจัดกิจกรรมโครงการให้สอดคล้องกับความสนใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการ

ภายในกระบวนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แม้ว่าการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจดูเหมือนง่ายสำหรับบางคน แต่คุณสามารถเริ่มสร้างความไว้วางใจอย่างเป็นระบบด้วยแผนงานที่เป็นทางการมากขึ้น

หกขั้นตอนต่อไปนี้สามารถช่วยให้คุณเข้าใจลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและวิธีจัดการกับความต้องการเหล่านี้

1. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

จับตาดูโดยระบุ บุคคลและกลุ่มทั้งหมดที่สามารถส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ ทั้งในเชิงบวกและเชิงลบ ซึ่งรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน (เช่น สมาชิกในทีม) และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก (เช่น ลูกค้าหรือซัพพลายเออร์)

ในการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้

• ใครจะได้รับผลกระทบจากโครงการของคุณ?
• ใครบ้างที่มีความสนใจในโครงการของคุณ?
• ใครมีอำนาจที่จะมีอิทธิพลต่อโครงการของคุณ?
• ใครต้องการให้โครงการของคุณล้มเหลว?
• ใครต้องการให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ?

2. จัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หลังจากที่คุณระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจัดลำดับความสำคัญ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมุ่งความสนใจไปที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญที่สุดต่อความสำเร็จของโครงการ

คุณควรระบุว่าความคาดหวังของพวกเขาอยู่ที่ใด ระดับอิทธิพลของพวกเขา ข้อมูลใดที่พวกเขาต้องการจากคุณ และพวกเขาต้องการรายงานจากทีมของคุณบ่อยเพียงใด คุณสามารถใช้การทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของผู้นำหลัก

เรียกใช้แบบฝึกหัดการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ที่มาของภาพ

แบบฝึกหัดการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้างต้นขอให้คุณวางแผนผู้นำในตารางแบบสองต่อสอง แกนหนึ่งมีป้ายกำกับว่าพลังงานและอีกแกนหนึ่งที่น่าสนใจ

ในแกนพลังงาน คุณจะให้คะแนนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายเกี่ยวกับความสามารถในการมีอิทธิพลต่อโครงการ ในแกนความสนใจ คุณจะให้คะแนนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายตามระดับความสนใจในโครงการ สิ่งนี้จะทำให้คุณเห็นภาพที่ชัดเจนว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายใดมีความสำคัญที่สุดในการมีส่วนร่วมและวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการดังกล่าว

มีหลายวิธีในการแมปผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้แก่:

• เมทริกซ์ RACI นี่เป็นวิธีการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เป็นที่นิยมซึ่งใช้ตัวอักษร R (รับผิดชอบ), A (รับผิดชอบ), C (ปรึกษา) และ I (แจ้ง) เพื่อประเมินผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตามระดับการมีส่วนร่วมในโครงการ
• ตารางพลังงาน / ดอกเบี้ย นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการแมปผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สามารถใช้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของการมีส่วนร่วม เรียกอีกอย่างว่าโมเดลความเด่น
• เมทริกซ์อิทธิพล / ผลกระทบ นี่เป็นวิธีการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีรายละเอียดมากขึ้นซึ่งสามารถใช้เพื่อประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายในโครงการ

3. ประเมินความต้องการและความสนใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

กุญแจสู่แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ประสบความสำเร็จคือการทำความเข้าใจผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณประเมินสิ่งที่พวกเขาต้องการจากโครงการและวิธีที่ดีที่สุดที่จะมีส่วนร่วมกับพวกเขา

ในขั้นตอนนี้ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้

• คุณเข้าใจความต้องการ ลำดับความสำคัญ และปัญหาของพวกเขาหรือไม่?
• พวกเขามีอำนาจที่จะมีอิทธิพลต่อโครงการหรือไม่?
• พวกเขามีความสนใจทางการเงินหรืออารมณ์อะไรจากผลของโครงการ?
• อะไรเป็นแรงจูงใจให้พวกเขา?

เมื่อเข้าใจคำตอบของคำถามเหล่านี้ คุณจะสามารถพัฒนาแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะกับผู้นำแต่ละคนได้ดียิ่งขึ้น

4. กำหนดแรงจูงใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณระบุและประเมินผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มกำหนดแรงจูงใจของพวกเขาได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าพวกเขาต้องการอะไรจากโครงการและวิธีที่ดีที่สุดที่จะมีส่วนร่วมกับพวกเขา

มีหลายวิธีที่คุณสามารถกำหนดแรงจูงใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้แก่:

• สัมภาษณ์. คุณสามารถสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรับมุมมองเกี่ยวกับโครงการ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยตนเอง ทางโทรศัพท์ หรือทางอีเมล
• แบบสำรวจ คุณสามารถส่งแบบสำรวจไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโครงการ นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการรวบรวมข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก
• กลุ่มเป้าหมาย. คุณสามารถจัดการสนทนากลุ่มกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรับข้อมูลในโครงการ สิ่งนี้สามารถใช้เพื่อสร้างแนวคิดและระบุปัญหา

ด้วยการทำความเข้าใจแรงจูงใจของผู้มีส่วนได้เสีย คุณสามารถพัฒนาแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีประสิทธิภาพซึ่งตรงกับความต้องการและความสนใจของพวกเขา

5. พัฒนาแผนสำหรับการมีส่วนร่วม

เป้าหมายของการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือการจัดการความคาดหวังและสร้างความสัมพันธ์ ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี ได้แก่:

• การสื่อสารบ่อยครั้ง นี่คือสิ่งสำคัญที่สุดของการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณต้องสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นประจำเพื่ออัปเดตโครงการและรับคำติชม ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการประชุมแบบเห็นหน้า โทรศัพท์ อีเมล หรือเครื่องมือออนไลน์ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายอาจต้องการกลยุทธ์การสื่อสารของตนเอง
• การปรึกษาหารือ. สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการปรึกษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการตัดสินใจ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการประชุม การสำรวจ หรือการสนทนากลุ่ม
• การทำงานร่วมกัน. สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการทำงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้งานสำเร็จหรือบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการสร้างสรรค์ร่วมกัน การวางแผนร่วมกัน หรือการตัดสินใจร่วมกัน

วิธีที่ดีที่สุดในการมีส่วนร่วมกับผู้นำต่างๆ จะขึ้นอยู่กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและโครงการ คุณควรปรับแต่งแผนการมีส่วนร่วมของคุณให้เหมาะกับแต่ละบุคคล

เทมเพลตแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หลังจากที่คุณระบุผู้มีส่วนได้เสียแล้ว ก็ถึงเวลาพัฒนาแผนการจัดการสำหรับแต่ละกลุ่ม

เทมเพลตด้านล่างสามารถช่วยคุณสร้างแผนการมีส่วนร่วมและจัดระเบียบการสื่อสารของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

อาสนะ

หากคุณยังใหม่กับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เทมเพลตนี้จาก Asana นำเสนอวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบ ในแผนนี้ คุณจะจดบันทึกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย ระดับความสนใจในโครงการของคุณ และอิทธิพลที่พวกเขามีอิทธิพลต่องานของคุณ

จากนั้น คุณสามารถทำเครื่องหมายในช่องเพื่อระบุการตั้งค่าการสื่อสารของพวกเขา ซึ่งรวมถึงความถี่ที่พวกเขาต้องการได้ยินจากทีมของคุณ และวิธีที่พวกเขาต้องการให้คุณติดต่อ

สิ่งที่เราชอบ: ด้วยเทมเพลตนี้ คุณจะรู้ว่าผู้นำคนไหนชอบ Slack สั้นๆ มากกว่าการดูอีเมลที่เป็นทางการ

เอกสารการจัดการโครงการ

หากคุณกำลังมองหาแผนการมีส่วนร่วมที่มีรายละเอียดมากขึ้น ให้พิจารณาตัวเลือกนี้จาก Project Management Docs ด้วยเอกสารนี้ คุณจะสามารถกำหนดวิสัยทัศน์ของโครงการได้อย่างเต็มที่และแผนกใดที่ความคิดริเริ่มของคุณจะส่งผลต่อ

สิ่งที่เราชอบ: เทมเพลตนี้มีแผนภูมิและตารางที่คุณสามารถใช้เพื่อกำหนดระดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายต่อโครงการของคุณ คุณสามารถใช้เอกสารนี้เพื่อระดมความคิดและร่างร่างขั้นสุดท้ายของคุณ

คลังความรู้

หากคุณกำลังมองหาคำแนะนำฉบับสมบูรณ์ในการเขียนแผนการมีส่วนร่วม KnowledgeHut พร้อมให้ความช่วยเหลือ เทมเพลตนี้ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ที่ช่วยให้คุณระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสร้างลำดับเวลาสำหรับการมีส่วนร่วมของแต่ละคน คุณยังสามารถติดตามค่าใช้จ่ายและการมีส่วนร่วมของทรัพยากรบุคคล

สิ่งที่เราชอบ: เทมเพลตนี้มีแผนภูมิที่คุณสามารถกรอกข้อมูลผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ หากคุณติดขัด แต่ละส่วนจะมีคำถามที่เป็นประโยชน์สำหรับการทบทวนตัวเองเพื่อแนะนำคุณตลอดทาง

PM-การฝึกอบรม

หากคุณกำลังค้นหาสเปรดชีตง่ายๆ เพื่อจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ไม่ต้องมองหาที่ไหนอีกแล้ว เทมเพลตนี้จาก PMTraining นำเสนอวิธีการที่ตรงไปตรงมาในการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สิ่งที่เราชอบ: เทมเพลตนี้ระบุว่าใครบ้างที่เกี่ยวข้อง สิ่งที่พวกเขาต้องทำสำหรับโครงการของคุณ และวิธีที่คุณวางแผนที่จะทำให้พวกเขามีส่วนร่วม หากคุณกำลังมองหาวิธีที่รวดเร็วในการพัฒนาคู่มือการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในหน้าเดียว นี่แหละใช่เลย นอกจากนี้ ทุกอย่างสามารถแก้ไขได้ใน Google เอกสาร

เคล็ดลับสำหรับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างเป็นทางการอาจรู้สึกเหมือนเป็นกระบวนการที่ล้นหลาม ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นหรือมีประสบการณ์มาหลายปี เคล็ดลับต่อไปนี้สามารถช่วยให้คุณจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้สำเร็จ

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ

จากข้อมูลของ PMI พบว่า 44% ของโครงการล้มเหลวเนื่องจากขาดความสอดคล้องกันระหว่างธุรกิจและวัตถุประสงค์ของโครงการ

ก่อนที่คุณจะเริ่มมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณระบุได้ว่าคุณต้องการมีส่วนร่วมกับใครและวัตถุประสงค์ของพวกเขา

2. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ

เมื่อเริ่มโครงการ ให้กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายอย่างชัดเจน สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมในโครงการ

3. สื่อสารอย่างสม่ำเสมอ

การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ประสบความสำเร็จ คุณควรอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการอย่างสม่ำเสมอและขอความคิดเห็นจากพวกเขา

วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของคุณควรชัดเจนเสมอในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งนี้ทำให้ทีมของคุณสามารถจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสร้างความสัมพันธ์ที่ดี

4. มีความโปร่งใส

สิ่งสำคัญคือต้องโปร่งใสกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับโครงการ วิธีนี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจและทำให้ทุกคนมีความเห็นตรงกัน

5. ขอความคิดเห็น

คำติชมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ประสบความสำเร็จ คุณควรขอความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในทุกขั้นตอนของโครงการ

ติดตามคำแนะนำและนำข้อมูลเชิงลึกไปใช้ จากนั้น คุณสามารถรายงานกลับเกี่ยวกับวิธีที่คุณใช้โซลูชันของพวกเขาเพื่อรับการสนับสนุนเพิ่มเติม

6. เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

ทุกวันนี้ มีเพียงหนึ่งในสี่ทีมเท่านั้นที่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ การใช้เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้

ซึ่งมีตั้งแต่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น Basecamp หรือ Asana ไปจนถึงซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน เช่น Google Drive หรือ Trello เลือกกองเทคโนโลยีที่เหมาะกับความต้องการของโครงการของคุณมากที่สุด

7. มีความยืดหยุ่น

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ใช่กระบวนการเดียวที่เหมาะกับทุกคน คุณควรมีความยืดหยุ่นและปรับแนวทางให้เข้ากับแต่ละคนที่คุณทำงานด้วย

สร้างแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีประสิทธิภาพ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีอำนาจในการโน้มน้าวโครงการของคุณ ดังนั้นการมีส่วนร่วมของผู้นำในขณะที่ยังคงรักษาความต้องการของพวกเขาไว้ในระดับแนวหน้าจะช่วยให้สิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น

คำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้เมื่อคุณพัฒนากลยุทธ์การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้เป็นไปตามแผน