คู่มือขั้นสูงสำหรับ RFP

คุณเคยได้รับมอบหมายให้สร้างคำขอสำหรับข้อเสนอหรือ RFP หรือไม่?

ไม่ว่าคุณจะไม่รู้ว่ามันคืออะไรหรือไม่ได้เขียนมานานแล้ว คำแนะนำในวันนี้สามารถช่วยได้

เรากำลังเจาะลึกลงไปในข้อมูลเฉพาะเจาะจงว่าแท้จริงแล้ว RFP คืออะไร ทำไมคุณอาจต้องใช้ และวิธีสร้าง RFP แรกของคุณในวันนี้

ในการเริ่มต้นคุณควรเข้าใจว่าตัวอักษรเหล่านี้หมายถึงอะไร

เมื่อบริษัทของคุณมีโครงการใหม่ (มักจะใหญ่) หรือโครงการที่ซับซ้อนกว่าและต้องการการว่าจ้างจากภายนอกเล็กน้อย RFP สามารถช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จลุล่วงได้ตั้งแต่ครั้งแรก

เอกสาร RFP จะกลายเป็นหนทางให้คุณเปิดเผยจุดแข็งและจุดอ่อนของผู้มีโอกาสเป็นผู้ขายที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาด้วยตนเอง

นอกจากนี้ RFP ยังสามารถให้คุณเห็นภาพรวมของกลยุทธ์ต่างๆ ที่คุณอาจไม่เคยพิจารณา เนื่องจากผู้ให้บริการแต่ละรายจะรวมแผนปฏิบัติการเฉพาะของตนเองไว้พร้อมกับการเสนอราคา

และคุณจะมีข้อมูลนี้ก่อนที่คุณจะต้องผูกมัดกับผู้ขาย

โปรดทราบว่าไม่ควรสับสนกับ RFQ

RFP กับ RFQ

RFQ หรือคำขอใบเสนอราคาแตกต่างจาก RFP เล็กน้อยเนื่องจากเป็นเพียงใบเสนอราคาเท่านั้น ที่นี่ บริษัทต่างๆ ขอใบเสนอราคาหลายรายการจากผู้ขายหลายรายเพื่อเปรียบเทียบบริการตามราคาเพียงอย่างเดียว แม้ว่า RFP จะมีใบเสนอราคา (พร้อมกับข้อมูลเฉพาะอื่นๆ อีกหลายอย่าง) แต่ RFQ จะไม่ให้รายละเอียดอื่นใดนอกจากราคา

ตรงกันข้ามกับ RFP RFQ คือคำขอใบเสนอราคาหรือใบเสนอราคา

วิธีทำความเข้าใจความแตกต่างมีดังนี้

ในขณะที่คุณได้รับการเสนอราคาทางเทคนิคใน RFP คุณยังได้รับข้อมูลลำดับเวลาของการทำให้เสร็จ กำหนดการที่สามารถส่งมอบได้ และรายการบริการที่มีให้อีกด้วย

แต่ด้วย RFQ คุณจะได้รับใบเสนอราคาสำหรับบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณสนใจซื้อเท่านั้น

ในกรณีส่วนใหญ่ การเปรียบเทียบราคาเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอเพื่อดูว่าผู้ขายที่มีศักยภาพเหมาะสมกับบริษัทของคุณหรือไม่ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไม RFP จึงเหมาะสมกว่าในสถานการณ์เหล่านี้

RFP ในด้านการตลาดคืออะไร?

ในด้านการตลาด RFP มักถูกใช้เพื่อจ้างกิจกรรมทางการตลาดใดๆ ที่สามารถช่วยให้แบรนด์ของคุณเข้าถึงได้มากขึ้น กิจกรรมเหล่านี้รวมถึงสิ่งใดก็ตามที่เกี่ยวข้องกับการตลาดที่คุณไม่สามารถทำได้เป็นการภายใน

ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานในบริษัทสตาร์ทอัพเล็กๆ คุณอาจสร้าง RFP เพื่อค้นหาบริษัทด้านการสื่อสารและการตลาดที่ให้บริการเต็มรูปแบบเพื่อสร้างแผนการตลาดแบบบูรณาการสำหรับธุรกิจของคุณ หากเป็นกรณีนี้ คุณควรระบุใน RFP ของคุณว่าคุณกำลังมองหาบริษัทที่จะช่วยคุณ "เพิ่มการแสดง SEO" หรือ "ดึงดูดผู้ติดตามบนโซเชียลมีเดีย" เป็นต้น

ในทางกลับกัน หากคุณทำงานให้กับหน่วยงานด้านการตลาด คุณจะต้องจับตาดู RFP ในพื้นที่ของคุณที่เกี่ยวข้องกับบริการที่คุณนำเสนอ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานให้กับบริษัทออกแบบเว็บไซต์ คุณจะต้องมองหาธุรกิจที่สร้าง RFP สำหรับบริการออกแบบเว็บไซต์

RFP ในการขายคืออะไร?

ในการขาย RFP มักจะถูกสร้างขึ้นเมื่อธุรกิจต้องการซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ตรงกับความต้องการ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทระดับองค์กรกำลังมองหาซอฟต์แวร์ CRM ใหม่ ธุรกิจอาจออก RFP ที่สรุปสิ่งที่กำลังมองหา และหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จด้วยซอฟต์แวร์ CRM ใหม่

ด้วยเหตุนี้ RFP จึงมีบทบาทสำคัญในวงจรการขายขององค์กร บริษัทองค์กรที่ออก RFP มักจะมองหาธุรกิจที่สามารถให้การสนับสนุนด้านไอที การรักษาความปลอดภัย การเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรม และบริการเพิ่มเติมอื่นๆ ในการปิดบัญชีขนาดใหญ่เหล่านี้ ทีมขายของคุณต้องเตรียมพร้อมด้วยกระบวนการตอบกลับ RFP และสามารถตอบสนองต่อบริษัทขนาดใหญ่เหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพภายในเวลาที่กำหนด

อธิบายกระบวนการ RFP

ก่อนที่ผู้เสนอราคาจะสามารถยื่นข้อเสนอได้ บริษัทที่ของานจะต้องร่าง RFP ก่อน (ปล. เราจะแสดงวิธีทำในภายหลังในคู่มือนี้)

สิ่งนี้ทำให้ผู้รับเหมาที่มีศักยภาพมีความคิดที่ดีขึ้นว่าบริษัทของคุณกำลังมองหาอะไร

เมื่อ RFP ของคุณถูกส่งออกไปแล้ว ผู้รับเหมาหรือผู้ขายสามารถตรวจสอบและส่งการเสนอราคาที่ดีที่สุดเพื่อชิงตำแหน่งงานได้

ในข้อเสนอเหล่านี้ ผู้ขายมักรวมรายการต่อไปนี้:

• แผนปฏิบัติการว่าพวกเขาจะแก้ปัญหาอย่างไร
• เส้นเวลาของสิ่งที่คุณคาดหวังได้
• ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็น
• พวกเขาคาดว่าโครงการทั้งหมดจะมีราคาเท่าไหร่

ในบางกรณี ผู้ประมูลอาจกลับมาและแจ้งว่าองค์ประกอบเฉพาะของ RFP จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนตามประสบการณ์ในอุตสาหกรรม

ณ จุดนี้ คุณสามารถตรวจทานคำติชมและสร้าง RFP ใหม่เพื่อปรับตามการเปลี่ยนแปลง หรือคุณสามารถปล่อยต้นฉบับไว้ตามที่เป็นอยู่และจดจำไว้ในขณะที่พิจารณาการเสนอราคาอื่นๆ ที่ส่งมา เราจะมาแจกแจงกระบวนการสร้าง RFP ที่สมบูรณ์แบบกันต่อไป

5 ขั้นตอน RFP เพื่อรับการเสนอราคาที่ดีที่สุด

1. ประเมินสิ่งที่คุณต้องการ

ก่อนที่คุณจะร่าง RFP คุณจะต้องเตรียมการเล็กน้อยเพื่อพิจารณาว่าคุณต้องการอะไรและต้องการทำอะไรให้สำเร็จ กระบวนการนี้จะช่วยคุณกำหนดเป้าหมาย ขอบเขตโครงการ และค้นหาอุปสรรค

ใช้เวลานี้เพื่อดำเนินการวิจัยคู่แข่งและอุตสาหกรรมเพื่อประเมินจุดที่คุณยืนอยู่ คุณปฏิบัติตามมาตรฐานและหลักเกณฑ์ของอุตสาหกรรมในปัจจุบันหรือไม่? ผลิตภัณฑ์ของคุณเทียบเท่ากับที่คู่แข่งเสนอหรือไม่ หรือมีคุณสมบัติใดที่คุณขาดซึ่งจะเพิ่มมูลค่า

2. ทำรายการข้อกำหนดทางเทคนิคใดๆ

การรวมข้อมูลจำเพาะทางเทคนิคไว้ล่วงหน้าใน RFP ของคุณจะช่วยให้ผู้ขายสามารถระบุได้ว่าสามารถจัดหาสิ่งที่คุณต้องการได้หรือไม่ นอกจากนี้ยังช่วยปกป้องธุรกิจของคุณด้วย เนื่องจากในกรณีที่ผู้ขายตกลงว่าสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณในขั้นต้น แต่ล้มเหลวในการส่งมอบเมื่อดำเนินการในโครงการแล้ว คุณสามารถกำหนดให้พวกเขารับผิดชอบต่อข้อกำหนดที่ระบุไว้ใน RFP

3. แจกจ่าย RFP

เมื่อเขียน RFP แล้ว ก็ถึงเวลาส่งออก คุณสามารถเผยแพร่บนเว็บไซต์ของคุณ หรือแม้แต่สร้างหน้า Landing Page เฉพาะสำหรับเว็บไซต์นั้น ใช้ประโยชน์จากกลุ่มวิชาชีพที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมที่คุณเป็นสมาชิกและโฆษณาที่นั่น การใช้หอการค้าในพื้นที่ของคุณยังเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมในการโฆษณา RFP ของคุณ หากคุณต้องการทำงานร่วมกับผู้ขายในพื้นที่

4. ประเมินข้อเสนอของคุณ

เมื่อคุณได้รับข้อเสนอทั้งหมดแล้ว แทบจะเป็นเรื่องง่ายที่จะเปรียบเทียบแต่ละข้อเสนอและพิจารณาว่าผู้ขายรายใดเหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทของคุณ

จากกลุ่มผู้เสนอราคา คุณจะต้องจำกัดให้แคบลงเหลือสาม ห้า หรือ 10 รายการโปรดสูงสุดของคุณเพื่อพิจารณา ขึ้นอยู่กับจำนวนที่คุณได้รับหรือสนใจ จากที่นี่ คุณจะต้อง ใช้เวลาในการตรวจสอบผู้ขายที่มีศักยภาพเพิ่มเติมเพื่อพิจารณาว่าใครเหมาะสมที่สุดสำหรับงาน

5. เลือกผู้ขายที่ดีที่สุดสำหรับงาน

บางบริษัทอาจขอข้อเสนอที่ดีที่สุดและสุดท้ายจากผู้ขายชั้นนำหลังจากเริ่มกระบวนการเจรจานี้แล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าไม่เพียงแต่ได้บุคคลหรือบริษัทที่เหมาะสมสำหรับงานเท่านั้น แต่ยังได้ราคาที่เหมาะสมอีกด้วย

แม้ว่าขั้นตอนนี้อาจฟังดูเป็นขั้นตอนเพิ่มเติม แต่ขั้นตอนนี้อาจช่วยให้คุณประหยัดเงิน เวลา และเรื่องปวดหัวได้

แต่สิ่งนี้ยังนำเราไปสู่คำถามใหญ่: ทั้งหมดนี้จำเป็นจริงหรือ?

คุณใช้เวลาทบทวนผู้ขายสองหรือสามรายด้วยตัวคุณเองไม่ได้หรือ

ดังที่คุณจะเห็นต่อไป เส้นทางนั้นไม่ได้อยู่ในความสนใจของคุณอย่างแน่นอน

ทำไมต้องออกคำขอข้อเสนอ?

ลองเปรียบเทียบทั้งสองสถานการณ์โดยสังเขป:

• ตัวเลือก #1: ใช้เวลาในการค้นหาผู้ขายที่สมบูรณ์แบบด้วยตัวคุณเอง
• ตัวเลือก #2: ใช้ RFP เพื่อให้ผู้มีโอกาสเป็นผู้ขายมาหาคุณ

เลือกเส้นทางแรก และคุณอาจใช้เพื่อนร่วมงาน เพื่อน และกลุ่มเครือข่ายของคุณเพื่อช่วยในการร้องขอการอ้างอิงที่เป็นไปได้สำหรับงาน

หรือคุณอาจทำการค้นหาโดย Google เพื่อตรวจสอบผู้ขายชั้นนำในพื้นที่ของคุณ

หลังจากที่คุณตรวจสอบเว็บไซต์ของผู้สมัครที่เป็นไปได้สำหรับงานนี้แล้ว คุณจะสร้างข้อความที่สมบูรณ์แบบเพื่อติดต่อและเรียนรู้ว่าพวกเขาสามารถช่วยได้หรือไม่

จากนั้น คุณจะต้องอธิบายรายละเอียดเฉพาะของโครงการของคุณ และคุณอาจขอให้พวกเขาส่งข้อเสนอก่อนที่จะตัดสินใจเลือกโครงการของคุณหรือไม่ก็ได้

ไม่ใช่กระบวนการที่ซับซ้อน แต่เราพูดถึงว่าคุณต้องทำซ้ำสำหรับผู้อ้างอิงหรือผู้ขายทุกรายที่คุณเจอหรือไม่?

ลองคิดดูว่าจะใช้เวลานานแค่ไหน!

จะเป็นอย่างไรหากผู้รับเหมาที่มีศักยภาพเหล่านี้ทราบรายละเอียดโครงการของคุณแล้ว และพวกเขากลับมาพร้อมกับแผนการดำเนินการที่ดีที่สุดและการเสนอราคาอย่างเป็นทางการเพื่อให้คุณตรวจสอบ

ดังนั้น แทนที่จะต้องอธิบายความต้องการของคุณในแต่ละครั้ง คุณเพียงแค่ร่างมันเพียงครั้งเดียว แล้วส่งมันออกไปให้คนทั่วไปฟัง

และเพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลามากขึ้น ผู้รับจ้างที่มีศักยภาพจะติดต่อมา ซึ่งไม่ใช่คุณ

ประโยชน์ของ RFP

แม้ว่าการสร้าง RFP จะต้องใช้เวลาล่วงหน้า แต่ก็คุ้มค่ากับการทำงานที่ถูกต้อง ประโยชน์ของการสร้าง RFP รวมถึง:

• ประหยัดเวลา: ตามที่อธิบายไว้ในสถานการณ์ข้างต้น RFP ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากในการติดต่อผู้ขาย แต่คุณสามารถสร้างเอกสาร RFP หนึ่งฉบับ เผยแพร่และให้ผู้ขายมาหาคุณ
• ไม่ถูกจำกัดโดยเครือข่ายของคุณ: เมื่อทำการเผยแพร่ด้วยตัวคุณเอง คุณมักจะอยู่ภายในเครือข่ายของคุณเองโดยอาศัยการอ้างอิง แม้ว่าการอ้างอิงจะดีเยี่ยม แต่การเผยแพร่ RFP ทางออนไลน์จะช่วยให้คุณเข้าถึงผู้ขายจำนวนมากขึ้น
• โซลูชันที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว: เส้นทาง RFP ยังช่วยให้คุณเห็นแผนปฏิบัติการที่แท้จริงของผู้ขายแต่ละราย ไม่ใช่แผนที่พวกเขาพูดคุยกับคุณทางโทรศัพท์หรือต่อหน้า เนื่องจากผู้มีโอกาสเป็นผู้สมัครจะต้องส่งการเสนอราคาอย่างเป็นทางการ พวกเขาจึงต้องใช้เวลาในการร่างแนวทางแก้ไขและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจริง

ด้วย RFP คุณจะมีวิธีง่ายๆ ในการกำจัดผู้ขายและตัดผ่านตัวเลือกต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

แต่เพื่อมาถึงจุดนี้ คุณไม่สามารถทำผิดพลาดครั้งต่อไป

สิ่งที่ ไม่ ควรทำกับ RFP

หากคุณต้องการค้นหาผู้ขายที่เหมาะสม คุณต้องระบุ RFP ของคุณ

การถามคำถามว่า "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" เท่านั้นจะไม่ทำให้คุณไปไหนได้

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องสร้างคำถามเฉพาะที่ต้องการคำตอบอย่างรอบคอบ ถามคำถามปลายเปิดที่ต้องการให้พวกเขาอธิบายกระบวนการคิดเมื่อแก้ปัญหา

ลองใช้ประโยคที่คล้ายกับเหล่านี้:

• คุณช่วยแชร์ตัวอย่างวิธีแก้ปัญหานี้หรือวิธีที่คล้ายกันกับบริษัทอื่นได้ไหม คุณพบสิ่งกีดขวางบนถนนที่คาดไม่ถึงหรือไม่? ครั้งนี้คุณจะทำอะไรเหมือนเดิมหรือแตกต่างออกไป?

• ด้วยการออกแบบใหม่ที่คุณเสนอ ผู้ที่ไม่มีความรู้ด้านเทคโนโลยีจะใช้เวลานานแค่ไหนในการกรอกแบบฟอร์มลงทะเบียนใหม่ คุณคาดว่าจะประหยัดเวลาได้เท่าไร

เมื่อคำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้ คุณก็พร้อมที่จะร่าง RFP แรกของคุณ

วิธีเขียน RFP

นี่คือโครงสร้างพื้นฐานของ RFP และสิ่งที่จะรวมไว้ในของคุณ:

1. ภาพรวมโครงการ

ก่อนที่คุณจะลงรายละเอียดเฉพาะของบริษัทของคุณ คุณควรแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับตัวโครงการ เพื่อให้ผู้ขายทราบทันทีว่าเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การเสนอราคาหรือไม่

2. ประวัติบริษัทของคุณ

นี่ไม่ควรเป็นประวัติอันยาวนานของบริษัทของคุณ แต่ควรให้ผู้รับเหมาเข้าใจได้ดีขึ้นว่าบริษัทของคุณทำอะไรและใครที่คุณให้บริการเป็นตลาดเป้าหมาย

3. เป้าหมายของโครงการของคุณ

ระบุสิ่งที่คุณหวังว่าจะทำให้สำเร็จในโครงการนี้ให้ชัดเจน และสิ่งที่คุณมองว่าเป็น "ชัยชนะ" เพื่อให้ทุกคนมีความเห็นตรงกัน

4. ขอบเขตโครงการ

รายละเอียดของโครงการมีความสำคัญใน RFP เช่นเดียวกับที่คุณไม่ต้องการใช้คำถามที่คลุมเครือ ขอบเขตโครงการที่คลุมเครือจะไม่ช่วยให้คุณค้นหาผู้จำหน่ายที่เหมาะสมได้เช่นกัน

ใช้เวลาให้รายละเอียดขอบเขตโครงการของคุณจริงๆ เพื่อไม่ให้มีเซอร์ไพรส์ในภายหลัง

5. กำหนดการส่งมอบเป้าหมาย

แม้ว่ากำหนดส่งของคุณจะไม่รัดกุมนัก แต่คุณก็ควรมีกำหนดการส่งมอบตามเป้าหมายอยู่ในใจ สิ่งนี้จำเป็นต้องรวมอยู่ใน RFP ของคุณ เพื่อให้ผู้ขายที่มีศักยภาพสามารถวัดได้อย่างถูกต้องว่าพวกเขามีทรัพยากรและแบนด์วิธเพียงพอที่จะทำงานให้เสร็จทันเวลาหรือไม่

6. สิ่งกีดขวางบนถนนที่เป็นไปได้

อย่าซ่อนปัญหาที่มีอยู่หรือที่อาจเกิดขึ้นไว้ใต้พรมสุภาษิตหากคุณต้องการให้ปัญหาเหล่านั้นหายไป RFP ที่ประสบความสำเร็จนั้นมีความชัดเจนอย่างชัดเจนเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคหรืออุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น เช่น คุณกำลังเผชิญกับการเข้ารหัสแบบกำหนดเองหรือแพลตฟอร์มที่ล้าสมัยหรือไม่ ทีมของคุณมีทรัพยากรจำกัดหรือไม่?

เมื่ออธิบายล่วงหน้านี้ ผู้ขายที่มีศักยภาพจะรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่

นอกจากนี้คุณยังสามารถกำจัดผู้รับเหมาที่ไม่สามารถจัดการงานได้เนื่องจากข้อจำกัดเหล่านั้น

แต่คุณยังจะได้ติดต่อกับบริษัทต่างๆ ที่รู้วิธีแก้ไขปัญหาทั่วไปเหล่านี้ด้วยทักษะและกลเม็ดเด็ดพราย

โปรดจำไว้ว่า การค้นหาข้อมูลนี้ในตอนนี้จะดีกว่าหลังจากที่คุณยอมรับการเสนอราคาและเริ่มทำงานแล้ว

7. ข้อจำกัดด้านงบประมาณ

สิ่งสำคัญคือต้องมีงบประมาณล่วงหน้าด้วย ยิ่งสามารถขจัดความประหลาดใจได้มากเท่าไรก็ยิ่งดีสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

8. สิ่งที่คุณกำลังมองหาในผู้ที่อาจเป็นผู้ขาย

อีกวิธีหนึ่งในการลดหรือขจัดความประหลาดใจคือการอธิบายอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณกำลังมองหาในตัวผู้รับเหมาที่มีศักยภาพ

สิ่งที่คุณต้องทำคือร่างโครงร่างสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับโครงการของคุณ (เช่น เวลา วิธีแก้ปัญหา งบประมาณ ฯลฯ) และแสดงให้เห็นว่าคุณจะประเมินข้อเสนอของพวกเขาตามนั้นอย่างไร

เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการดำเนินการในเร็วๆ นี้ แต่ก่อนที่เราจะทำ มีอีกอย่างที่ต้องเพิ่มที่นี่: จดหมายปะหน้า RFP

เช่นเดียวกับจดหมายปะหน้าสำหรับเรซูเม่ จดหมายปะหน้า RFP จะสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพสำหรับแบรนด์ของคุณและกำหนดแนวทางสำหรับผู้ขายที่คาดหวัง เป็นสัญญาณว่าพวกเขาควรพิจารณาข้อเสนอและโครงการอย่างจริงจัง

ข่าวดีก็คือมีเครื่องมือมากมายที่จะทำให้การสร้าง RFP ง่ายขึ้นและเครียดน้อยลงกว่าที่คุณคิด

ตัวอย่างการตอบกลับไปยัง RFP

หากคุณได้ออก RFP และกำลังรวบรวมคำตอบ คุณอาจสงสัยว่าคุณควรมองหาอะไรในการตอบกลับ RFP ที่มีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้มาดูตัวอย่างการตอบกลับตัวอย่าง RFP ที่น่าประทับใจ

ตัวอย่างที่หนึ่ง: การตอบกลับ RFP ทั่วไปสำหรับบริการออกแบบเว็บไซต์

เรียน [ผู้เขียน RFP]:

เกี่ยวกับคำขอข้อเสนอ (RFP) ของคุณ [บริษัทของเรา] รู้สึกตื่นเต้นกับโอกาสในการให้บริการออกแบบเว็บไซต์แก่คุณ จากการทำงานร่วมกับ [รายชื่อลูกค้าในอดีตโดยย่อ] เราเชื่อว่าการเป็นหุ้นส่วนกับ [บริษัทที่คุณกำลังเขียนถึง] จะมีผลกระทบอย่างมากต่อความพึงพอใจของลูกค้าและผลกำไรของคุณ

ในฐานะหนึ่งในผู้ให้บริการชั้นนำของ [อุตสาหกรรมของลูกค้า] ของ [บริการหลักของลูกค้า] คุณทราบดีว่าช่วงเวลานี้ของปีมีความสำคัญเพียงใดสำหรับลูกค้าของคุณ โดยเฉลี่ยแล้ว ค่าใช้จ่ายในการจัดส่งคือ $[xxxx.xx] และ [ชื่อลูกค้า] มุ่งมั่นที่จะ "[พันธกิจของลูกค้า]"

เมื่อความท้าทายเหล่านี้กลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น การให้บริการเว็บไซต์ที่มีประสิทธิภาพและปรับแต่ง SEO แก่ลูกค้าเพื่อดึงดูดลูกค้าเป้าหมายใหม่ๆ จึงมีความสำคัญมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ [บริษัทของเรา] จึงตั้งใจที่จะช่วยเหลือ [ชื่อลูกค้า]:

• สร้างเว็บไซต์ที่ทันสมัย ​​น่าประทับใจ สะอาดตา เป็นมิตรกับผู้ใช้ และตอบสนองอุปกรณ์พกพาเพื่อให้ทำงานได้บนทุกอุปกรณ์ เพื่อให้ผู้ดูเว็บมีความประทับใจแรกที่แข็งแกร่งต่อแบรนด์ของคุณ ไม่ว่าพวกเขาจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตามเพื่อค้นหาคุณ

• ช่วยให้คุณเสริมสร้างเอกลักษณ์ของแบรนด์ผ่านโลโก้ใหม่และจานสีใหม่ที่เหนียวแน่น

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าเว็บแต่ละหน้าของคุณได้รับการปรับแต่ง SEO เพื่อจัดอันดับอย่างรวดเร็ว ซึ่งจะดึงดูดลูกค้าใหม่มาที่เว็บไซต์ของคุณและแสดงให้เห็นถึงความเป็นผู้นำของคุณในอุตสาหกรรมนี้

ตามที่ระบุไว้ในบทสรุปสำหรับผู้บริหาร [บริษัทของเรา] ตั้งใจที่จะช่วยเหลือ [ชื่อลูกค้า] [การกล่าวพาดพิงถึงผลประโยชน์ของลูกค้าโดยย่อที่ระบุไว้ในบทสรุปสำหรับผู้บริหาร] ในการทำเช่นนี้ ทีมงานของเราได้ร่างชุดของการส่งมอบที่เสนอ ลำดับการปฏิบัติงาน การแบ่งงาน และวันที่คาดว่าจะเสร็จ เพื่อให้การเป็นหุ้นส่วนระหว่าง [บริษัทของคุณ] และ [ชื่อลูกค้า] ประสบความสำเร็จ

[บริษัทของคุณ] แทบรอไม่ไหวที่จะร่วมงานกับคุณเพื่อช่วย [ชื่อลูกค้า] ในการรับมือกับ [ความท้าทายของลูกค้าที่อธิบายไว้ในบทสรุปสำหรับผู้บริหาร] สรุป โปรดดูภาพรวมโดยย่อของบริการที่รวมอยู่ในความร่วมมือนี้ด้านล่าง

คำตอบตัวอย่างนี้อธิบายอย่างชัดเจนและรวบรัดว่าบริการของผู้ขายจะแก้ไขจุดบกพร่องที่สำคัญของผู้ซื้อได้อย่างไรเมื่อต้องสร้างเว็บไซต์ที่แข็งแกร่ง โดยสรุปประโยชน์หลัก คุณกำลังแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณจะให้ความสำคัญกับพวกเขาเป็นอันดับแรกและมุ่งเน้นไปที่ความต้องการของพวกเขาเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้อย่างไร

ตัวอย่างที่สอง: บริษัทผลิตวิดีโอที่ให้บริการ

ที่มาของภาพ

เมื่อตอบกลับ RFP จาก Anthem Blue Cross และ Blue Shield นั้น Paul Horton Visuals เลือกที่จะสร้างเว็บเพจฉบับสมบูรณ์สำหรับการตอบกลับ RFP โดยเฉพาะ รูปแบบหน้าเว็บช่วยให้ทีมงานของ Paul Horton สามารถสร้างวิดีโอตัวอย่างเต็มรูปแบบและดำเนินการเพื่อแสดงให้ Anthem เห็นว่าพวกเขาจะนำเสนออะไรได้บ้างหาก Anthem เลือก หน้านี้ยังมีวิดีโอแบบฝังเพื่อเน้นจุดแข็งของ Paul Horton: การผลิตวิดีโอ

เครื่องมือซอฟต์แวร์ข้อเสนอเพื่อช่วยคุณจัดการ RFP

ในบทความนี้ เราได้สรุปเครื่องมือ 10 รายการที่จะช่วยคุณจัดการและสร้างข้อเสนอที่ดูเป็นมืออาชีพในเวลาอันสั้น

สำหรับจุดประสงค์ของวันนี้ เครื่องมือห้าอย่างต่อไปนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี:

1. อาร์เอฟพีโอ

RFPIO แก้ปัญหาในการตอบสนองต่อ RFP ตั้งแต่การจัดการโครงการไปจนถึงการทำงานร่วมกัน ไปจนถึงการรวมเข้ากับซอฟต์แวร์อื่นๆ โซลูชันของพวกเขารวมถึงแดชบอร์ดการรายงาน คุณลักษณะการตอบกลับอัตโนมัติ และการสร้างข้อเสนอเชิงรุกโดยอัตโนมัติจากภายใน CRM ของคุณ นอกจากนี้ RFPIO ยังมีไลบรารีคำตอบอัจฉริยะที่เปลี่ยนการตอบสนอง RFP ก่อนหน้านี้ให้เป็นข้อมูลอัจฉริยะตามความต้องการ ซึ่งช่วยให้ทีมรายได้มีเนื้อหาระดับองค์กรที่ปลายนิ้วไม่ว่าจะทำงานที่ไหน

และอะไรดีกว่ากัน? RFPIO มีการผสานรวมกับ HubSpot ซึ่งจะซิงค์ RFP ของคุณโดยอัตโนมัติกับพอร์ทัลของคุณ ทำให้การแบ่งปันข้อมูลกับทีมของคุณเป็นเรื่องง่าย

2. แพนด้าด็อก

หากต้องการสร้าง RFP แบบกำหนดเองด้วยแบรนด์ของคุณเอง ให้ลองใช้ซอฟต์แวร์ข้อเสนอ PandaDoc

ที่นี่คุณสามารถตั้งค่า RFP แรกของคุณภายในไม่กี่นาทีและแม้แต่ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมโดยใช้การอัปเดตตามเวลาจริงภายในเอกสาร

3. นุสิ

คล้ายกับซอฟต์แวร์ข้อเสนออื่นๆ ในตลาด Nusii ใช้ตัวแก้ไขแบบลากและวางที่ทำให้การสร้าง RFP เป็นเรื่องง่าย — โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เริ่มต้น

ด้วยการออกแบบที่เรียบง่าย สะอาดตา ทันสมัย ​​ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเช่นกัน

หนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่สุดของ Nusii คือการใช้มันสำหรับการทำงานซ้ำ RFP ที่มีอยู่เพื่อประหยัดเวลาของคุณ เพียงคัดลอกเนื้อหาจาก RFP ที่คุณต้องการและแก้ไขข้อมูลให้เหมาะกับคำขอใหม่ของคุณ

4. ลูปิโอ

คุณวางแผนจัดการการตอบกลับทั้งหมดไปยัง RFP ของคุณอย่างไร

คุณสมบัติที่โดดเด่นหนึ่งเดียวด้วย ลูปิโอ เป็นไลบรารีการตอบกลับ RFP ซึ่งช่วยให้คุณเข้าถึงคำตอบทั้งหมดจาก RFP ก่อนหน้าได้ทันที สิ่งนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องวุ่นวายกับการคุ้ยหาสิ่งที่คุณต้องการในกล่องจดหมายที่มีคนหนาแน่น

ฟีเจอร์มหัศจรรย์ของพวกเขายังช่วยให้คุณป้อนคำตอบโดยอัตโนมัติหากดูเหมือนกับที่คุณได้ทำไปแล้ว

นอกจากนี้คุณยังสามารถจัดการกระบวนการ RFP ทั้งหมดของคุณ รวมถึงการส่งการตอบกลับอัตโนมัติ และทำงานร่วมกับทีมของคุณได้ในที่เดียวด้วยแดชบอร์ดที่ใช้งานง่าย

และหากเครื่องมือข้อเสนอหมดงบประมาณในขณะนี้ หรือหากคุณต้องการลองสร้างด้วยตนเองก่อน ให้ใช้เทมเพลตนี้เป็นจุดเริ่มต้น

5. RFP360

RFP360 ปรับปรุงแนวทางการจัดการการตอบสนอง RFP ของคุณ ฟีเจอร์การจัดการความรู้ เวิร์กโฟลว์ และการทำงานร่วมกันที่ใช้งานง่ายช่วยให้สร้าง ตรวจสอบ อัปเดต และอนุมัติคำตอบที่น่าสนใจในไลบรารีเดียวได้อย่างง่ายดาย ความสามารถของระบบอัตโนมัติของข้อเสนอและคำตอบอัจฉริยะ (AI) ช่วยเร่งความสามารถของคุณในการตอบคำถาม แนะนำคำตอบที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และดำเนินการให้เสร็จสิ้นเป็นกลุ่มโดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถนำเข้า RFPs ในรูปแบบต่างๆ และสร้างข้อเสนอขั้นสุดท้ายที่สวยงาม และส่วนขยายแบบบูรณาการช่วยให้ทุกคนในองค์กรของคุณสามารถใช้เนื้อหาจากไลบรารีความรู้ของคุณในไฟล์ Microsoft Office แบบสอบถามและแบบฟอร์มออนไลน์ได้โดยไม่ต้องออกจากแอปพลิเคชันเหล่านั้น

เทมเพลต RFP ฟรีและแก้ไขได้

ดาวน์โหลดเทมเพลต RFP ที่แก้ไขได้ฟรี

หากต้องการใช้เทมเพลตนี้ เพียงดาวน์โหลดที่นี่หรือกรอกแบบฟอร์มด้านล่าง คุณสามารถลบส่วนหรือชิ้นส่วนของข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ และเพิ่มสิ่งอื่นใดที่คุณต้องการสำหรับ RFP ของคุณ คุณยังสามารถใช้สูตรข้อเสนอที่ผ่านการทดลองและทดสอบแล้วเพื่อให้แน่ใจว่า RFP ของคุณเป็นมืออาชีพและขัดเกลาเช่นกัน