กฎบัตรโครงการคืออะไร? คู่มือฉบับสมบูรณ์

กฎบัตรโครงการให้แสงนำทางสำหรับความคิดริเริ่มใหม่ ๆ ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะทำงานเป็นผู้จัดการโครงการหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการดำเนินงาน คุณจะต้องเป็นมืออาชีพในการเขียนเอกสารเหล่านี้

นอกเหนือจากการอนุญาตให้คุณเริ่มโครงการแล้ว กฎบัตรโครงการยังช่วยให้คุณขายศักยภาพของโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เอกสารนี้จะช่วยให้ทั้งทีมของคุณมีแผนและกำหนดเส้นตาย

ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับกฎบัตรโครงการ เราจะครอบคลุม:

ประโยชน์ของการสร้างกฎบัตรโครงการ

“กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารสำคัญที่โครงการไม่สามารถเริ่มต้นได้หากไม่มีเอกสารนี้” Rita Mulcahy ผู้จัดการโครงการ ผู้ฝึกสอน และผู้เขียนที่มีชื่อเสียงกล่าว เอกสารนี้ช่วยให้ทีมของคุณติดตามเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการตามกำหนดเวลา

ต่อไปนี้คือประโยชน์อื่นๆ ของการสร้างกฎบัตรโครงการที่ดี:

• คุณจะตัดสินใจเกี่ยวกับงบประมาณโครงการ
• คุณสามารถกำหนดผลลัพธ์ของโครงการได้
• คุณจะหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตและทำตามกำหนดเวลาของคุณ
• คุณสามารถรับการยอมรับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับโครงการของคุณ
• คุณสามารถกำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของโครงการได้
• คุณสามารถอธิบายได้อย่างชัดเจนว่าเป้าหมายโครงการของคุณสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กรอย่างไร

ต่อไป เราจะสำรวจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนกฎบัตรโครงการ

วิธีเขียนกฎบัตรโครงการ

เมื่อเขียนกฎบัตรการจัดการโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น “คุณไม่ควรเปลี่ยนกฎบัตรโครงการหลังจากได้รับการอนุมัติ” Mary Beth Imbarrato ผู้เขียน The Project Roadmap กล่าว การเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายอาจทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งคำถามถึงความเป็นไปได้ของโครงการ

คำแนะนำทีละขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณเขียนกฎบัตรโครงการที่ยอดเยี่ยมตั้งแต่เริ่มต้น

1. รวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากทีมงานโครงการของคุณ

การพูดคุยกับสมาชิกในทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญเมื่อสร้างกฎบัตรโครงการ เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถช่วยคุณกำหนดไทม์ไลน์โครงการที่เหมือนจริงได้ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยคุณเปิดเผยเป้าหมาย ขอบเขต และแผนการลดความเสี่ยงสำหรับโครงการ

“คุณควรจัดสรรเวลาให้สมาชิกในทีมของคุณหารือเกี่ยวกับโครงการ ว่าพวกเขาต้องการดำเนินการอย่างไร และแบนด์วิธปัจจุบันของพวกเขาคือเท่าใด” Will Yang หัวหน้าฝ่ายการเติบโตของ Instrumentl กล่าว "การทำเช่นนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าทีมโครงการของคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน"

2. จัดเก็บกฎบัตรไว้ในที่ส่วนกลาง

หากต้องการส่งเสริมการทำงานร่วมกัน ให้จัดเก็บกฎบัตรโครงการของคุณในศูนย์กลาง เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถแสดงความคิดเห็นและแก้ไขได้

สิ่งนี้ทำให้ทุกคนมีความรู้สึกเป็นเจ้าของโครงการ โปรแกรมเช่น Google Drive และ Dropbox มีความสามารถในการแก้ไขร่วมกัน

3. เก็บกฎบัตรโครงการโดยสังเขป

คุณอาจถูกล่อลวงให้บันทึกทุกรายละเอียดในกฎบัตรโครงการของคุณ แต่จำไว้ว่า: คุณควรลงลึกในเอกสารการวางแผนโครงการของคุณ ไม่ใช่ในกฎบัตรโครงการ

“ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะไม่มีเวลาอ่านกฎบัตร 15 หน้าอย่างละเอียด เพราะพวกเขามีความสำคัญอื่น” Konstandinos Christofakis หัวหน้าฝ่ายการตลาดของ ULTATEL ให้คำแนะนำ “นั่นคือเหตุผลที่กฎบัตรควรเป็นภาพรวมระดับสูงของโครงการ สั้นพอที่จะมีประโยชน์ และยาวพอที่จะมีคุณค่า”

หากข้อมูลย่อยได้ โอกาสในการอนุมัติโครงการก็เพิ่มขึ้น ตามข้อมูลของ Christofakis

4. เพิ่มภาพให้กับกฎบัตรของคุณ

การใช้รูปภาพหรือองค์ประกอบการออกแบบสามารถช่วยปรับปรุงการอ่านกฎบัตรโครงการของคุณและทำให้เอกสารของคุณสั้นลงได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการร่างแผนการสื่อสารที่มีความยาวหรือเหตุการณ์สำคัญในกฎบัตรของคุณ แผนภูมิแกนต์สามารถช่วยได้ แผนภูมิเหล่านี้ยังโดดเด่นในกฎบัตรโครงการ ช่วยให้สมาชิกในทีมอ้างอิงได้ง่าย

ที่มาของภาพ

5. สร้างเทมเพลตกฎบัตรโครงการ

คุณเคยเขียนกฎบัตรโครงการในอดีตหรือไม่? หรือเอกสารที่คุณเพิ่งกรอกอาจเป็นผลงานชิ้นเอก เปลี่ยนเอกสารเหล่านี้เป็นเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ได้ในอนาคต

การมีเทมเพลตสำหรับกฎบัตรการจัดการโครงการของคุณช่วยให้คุณประหยัดเวลาและรักษาความสม่ำเสมอในอนาคต วิธีการจัดทำกฎบัตรโครงการนี้ยังช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะไม่ข้ามองค์ประกอบที่สำคัญในเอกสารของคุณ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: หากคุณยังไม่มีเทมเพลต คุณสามารถเรียกดูตัวเลือกออนไลน์ได้ HubSpot เสนอเทมเพลตกฎบัตรโครงการฟรีที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้ตลอดเวลา

ที่มาของภาพ

ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานของการสร้างกฎบัตรการจัดการโครงการแล้ว มาดูกายวิภาคของกฎบัตรโครงการกัน

กายวิภาคของกฎบัตรการบริหารโครงการ

หลังจากพัฒนากฎบัตรโครงการแล้ว ผู้จัดการโครงการจะส่งไปยังผู้สนับสนุนโครงการเพื่อขออนุมัติ ผู้สนับสนุนอาจรวมถึงรัฐบาล นักการเงินส่วนบุคคล หรือผู้บริหารระดับสูงขององค์กรที่ดำเนินโครงการ

ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบในกฎบัตรโครงการของคุณที่ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้สนับสนุน

1. วัตถุประสงค์โครงการ

วัตถุประสงค์ของโครงการคือเหตุผลระดับสูงในการดำเนินโครงการ การผูกวัตถุประสงค์เข้ากับเป้าหมายของบริษัทเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการกระตุ้นความสนใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ใช้ กรอบงาน SMART เพื่อทำให้เป้าหมายของคุณมีความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้จริง และมีเวลาจำกัด

2. ภาพรวมโครงการ

ภาพรวมโครงการของคุณมีรายละเอียดมากขึ้นเกี่ยวกับไทม์ไลน์และความเป็นเจ้าของโครงการ ส่วนนี้แสดงรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการ ผู้จัดการโครงการ วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่คาดไว้ และงบประมาณโดยประมาณ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: เพิ่มตารางในภาพรวมโครงการของคุณ ทำให้สามารถอ่านข้อมูลได้ง่ายและง่ายต่อการค้นหา

ที่มาของภาพ

3. การส่งมอบโครงการ

นี่คือรายการบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ทีมงานโครงการจะมอบให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ชัดเจนในสิ่งที่ทีมของคุณนำเสนอเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งใด ๆ ที่จะทำให้คุณต้องขยายกำหนดเวลาออกไป

4. ขอบเขตโครงการ

ขอบเขตโครงการอธิบายขอบเขตของโครงการ ในขณะที่ PM มักจะเขียนขอบเขตโครงการโดยละเอียด การทำให้สั้นลงในกฎบัตรโครงการคือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด ทำไม คุณสามารถสร้างคำชี้แจงขอบเขตโดยละเอียดได้ในขั้นตอนการวางแผนโครงการ

5. ผู้มีส่วนได้เสียในโครงการ

นี่คือรายชื่อและความรับผิดชอบของฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ การระบุว่าใครรับผิดชอบงานต่างๆ ถือว่าสมาชิกในทีมของคุณต้องรับผิดชอบ

6. ความเสี่ยงของโครงการ

การสรุปความเสี่ยงของโครงการจะช่วยให้คุณระบุตัวขัดขวางความสำเร็จของโครงการและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นได้ การทำเช่นนี้ทำให้คุณสามารถกำหนดกลยุทธ์การลดความเสี่ยงได้

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: สร้างตารางความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น อย่าลืมอธิบายว่าทำไมความเสี่ยงถึงเป็นภัยคุกคามต่อโครงการของคุณและกลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบที่คุณวางแผนจะใช้

ที่มาของภาพ

7. ทรัพยากรโครงการ

สร้างรายการทรัพยากรที่โครงการของคุณต้องการเสมอ และนั่นไม่ใช่แค่เงินเท่านั้น ทรัพยากรของคุณควรรวมถึงสมาชิกในทีม สิ่งอำนวยความสะดวก อุปกรณ์ และรายการที่จำเป็นอื่นๆ ซึ่งมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้คุณคำนึงถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อนำโครงการไปสู่เส้นชัย

ที่มาของภาพ

ตัวอย่างกฎบัตรโครงการ

1. กฎบัตรการบริหารโครงการสำหรับ Lean Six Sigma

ที่มาของภาพ

กฎบัตรโครงการตัวอย่างนี้เป็นไปตามรูปแบบ Lean Six Sigma ซึ่งเป็นวิธีการหนึ่งสำหรับการจัดการโครงการ ทีมที่ใช้กรอบนี้อยู่แล้วอาจเลือกที่จะจัดโครงสร้างกฎบัตรโครงการด้วยวิธีนี้

สิ่งที่เราชอบ: กฎบัตรโครงการ Lean Six Sigma นำเสนอขอบเขตการทำงานที่ชัดเจน เป้าหมายของโครงการยังเป็นไปตามกรอบของ SMART ทำให้เห็นว่าโครงการจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทอย่างชัดเจนมากเพียงใด

ข้อจำกัดของกฎบัตรโครงการ: แม้ว่ากฎบัตรนี้จะสรุปข้อมูลสำคัญ รวมถึงเป้าหมายของโครงการและคำชี้แจงเกี่ยวกับปัญหา แต่ข้อมูลสำคัญบางอย่างขาดหายไป เจ้าของกระบวนการไม่ได้ระบุต้นทุนหรือความเสี่ยงของโครงการ หากคุณเลียนแบบรูปแบบนี้ อย่าลืมใส่ข้อมูลนี้ด้วย

2. กฎบัตรการจัดการโครงการสำหรับการออกแบบเว็บไซต์ใหม่

ที่มาของภาพ

ในกฎบัตรของโครงการนี้ มหาวิทยาลัย Guelph สำรวจว่าทีมเว็บต้องทำอะไรเพื่อออกแบบเว็บไซต์ห้องสมุดของโรงเรียนใหม่ ซึ่งรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จำเป็นทั้งหมดและใครเป็นเจ้าของโครงการ

สิ่งที่เราชอบ: โครงการนี้มีขอบเขตและระยะเวลาที่ชัดเจน ผู้สนับสนุนรู้ว่าใครทำงานอะไรและเมื่อไหร่

ข้อจำกัดของกฎบัตรโครงการ: ในขณะที่โครงการนี้สำรวจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการ แผนการบรรเทาผลกระทบจะช่วยปรับปรุงส่วนนี้ของเอกสาร

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อสร้างกฎบัตรการจัดการโครงการ

1. ไม่มีคำชี้แจงวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

ทุกโครงการควรมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน แต่บางครั้งวัตถุประสงค์หลักก็ไม่ชัดเจน เพื่อต่อสู้กับสิ่งนี้ ให้ใช้เอฟเฟ็กต์ความจริงลวงตา ซึ่งระบุว่าการใช้ข้อมูลซ้ำๆ จะเพิ่มความเข้าใจ

Lauren Carter ที่ปรึกษาหลักของ Lauren Ashley Consulting กล่าวว่าเธอใช้กลยุทธ์นี้เพื่อช่วยให้ทีมของเธอจดจำวัตถุประสงค์ของโครงการได้ ในคำพูดของลอเรน:

“สมาชิกในโครงการมักจะสูญเสีย 'ดาวเหนือ' ไปกับงานจำนวนมาก วิธีหนึ่งที่ได้ผลในการป้องกันสิ่งนี้คือการมีคำแถลงวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในกฎบัตร ซึ่งฉันทำซ้ำหลายวิธีตลอดวงจรชีวิตของโครงการ”

“สิ่งนี้สามารถใช้เป็นส่วนหัวของเอกสารโครงการ วางไว้ที่ด้านบนสุดของเส้นเวลาหรือแผนภูมิ หรือใช้เป็นตัวชี้วัดในการประเมินกิจกรรมที่วางแผนไว้และไม่ได้วางแผนที่เกิดขึ้น”

2. การสร้างกฎบัตรกลางโครงการ

กฎบัตรโครงการควรเริ่มต้นความคิดริเริ่มของคุณ การเขียนเอกสารนี้ไปครึ่งทางอาจนำไปสู่การคืบคลานของขอบเขต ความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจน และความสับสน

“การเปลี่ยนกฎบัตรโครงการหลังจากเริ่มต้นและวางแผน หมายความว่าคุณจะต้องทบทวนงานใดๆ ที่คุณทำเสร็จแล้ว และแม้แต่แก้ไขงานที่ทำเสร็จแล้วบางรายการใหม่” Mary Beth Imbarrato ผู้มีประสบการณ์ 25 ปีในอุตสาหกรรมการจัดการโครงการกล่าว

เธอกล่าวเสริมว่า “สิ่งนี้อาจนำไปสู่ความล่าช้า ต้นทุนที่สูงขึ้น และสร้างความเสี่ยงให้กับโครงการมากขึ้น”

Mary Beth ยังกล่าวอีกว่าการเปลี่ยนแปลงกฎบัตรอาจส่งผลกระทบต่อวิธีที่สมาชิกในทีมมองโครงการ ผลลัพธ์? ลดความมุ่งมั่นและการมีส่วนร่วม

บรรทัดล่างสุด: การสร้างกฎบัตรก่อนเริ่มโครงการจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขต ป้องกันการเสียเวลาโดยการทำงานซ้ำ และรักษาความเสี่ยงเพิ่มเติมให้กับโครงการของคุณ

3. ละเว้นเทมเพลตกฎบัตรโครงการของบริษัทของคุณ

การใช้กฎบัตรโครงการที่มีอยู่เป็นแม่แบบสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและรับประกันความสม่ำเสมอ

แทนที่จะสร้างกฎบัตรใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น ขอตัวอย่างเอกสารกฎบัตรฉบับสมบูรณ์ที่บริษัทชอบและใช้เป็นแม่แบบของคุณ เทมเพลตนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าองค์กรของคุณชอบนำเสนอแนวคิดอย่างไร ช่วยให้คุณปฏิบัติตามและเริ่มโครงการได้อย่างถูกต้อง

เริ่มโครงการใหม่โดยไม่ผิดพลาด

กฎบัตรที่ผ่านการคิดมาอย่างดีเป็นแผนงานสำหรับการบรรลุวัตถุประสงค์โครงการของคุณในเวลาที่บันทึก

เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลจากทีมของคุณและสร้างกฎบัตรโครงการที่จะได้รับไฟเขียวจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย