มันคืออะไรและจะเขียนอย่างไร [+5 เทมเพลต]

เอกสารความต้องการทางธุรกิจ (BRD) เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับโครงการซอฟต์แวร์หรือโซลูชันทางธุรกิจใดๆ เอกสารนี้ทำให้สมาชิกในทีมเข้าใจตรงกันว่าต้องสร้างอะไร ทำไมต้องสร้าง และทำอย่างไรจึงจะสำเร็จ

บทความนี้สำรวจพื้นฐานของเอกสารความต้องการทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงเหตุผลที่คุณต้องการ วิธีเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ และอื่นๆ เราได้รวมตัวอย่าง BRD ที่ยอดเยี่ยมที่สุด 5 ตัวอย่างจากบริษัทชื่อดังด้วย

อ่านต่อเพื่อดูคำแนะนำฉบับสมบูรณ์

สารบัญ

เอกสารความต้องการทางธุรกิจคืออะไร
เหตุใดจึงต้องจัดทำเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ
วิธีการเขียนเอกสารความต้องการทางธุรกิจใน 9 ขั้นตอนง่ายๆ
ตัวอย่างเอกสารความต้องการทางธุรกิจ

BRD รวบรวมทุกขั้นตอนของการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ตั้งแต่บทสรุปสำหรับผู้บริหารไปจนถึงผลลัพธ์ที่คาดหวัง เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจมักประกอบด้วย:

• จุดปวดในปัจจุบันและวัตถุประสงค์ของโครงการ
• ทรัพยากรอะไรที่บริษัทต้องการ
• ขั้นตอนการส่งมอบและเหตุการณ์สำคัญของโครงการ
• ข้อกำหนดด้านการทำงานของโซลูชันใหม่ (ทางเทคนิคและไม่ใช่ทางเทคนิค)
• ข้อจำกัดของโครงการ (ทุกอย่างที่อาจชะลอหรือขัดขวางความคืบหน้าของโครงการ)
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ความเสี่ยง
• ROI ที่คาดหวัง

โครงสร้างของเอกสารความต้องการทางธุรกิจอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการ ตัวอย่างเช่น คุณจะตัดข้อกำหนดการทำงานทางเทคนิคออก หากโซลูชันที่คุณตั้งเป้าที่จะสร้างไม่ใช่ซอฟต์แวร์

เราจะอธิบายวิธีการเขียน BRD แบบเต็ม คุณสามารถดูตัวอย่างเทมเพลตด้านล่าง

ที่มาของภาพ

ทำไมเอกสารความต้องการทางธุรกิจจึงมีความสำคัญ?

BRDs วาดภาพที่สมบูรณ์ของโครงการที่มีศักยภาพ เอกสารเหล่านี้รวบรวมทีมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเปิดตัวโครงการและรับประกันการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

อันที่จริง Project Management Institute ค้นพบว่าทีมที่ไม่ได้วางแผนล่วงหน้า ล้มเหลวในโครงการ มากกว่าทีมที่เตรียมไว้ถึงสองเท่า PMI ยังเปิดเผยว่าการวางแผนช่วยให้ทีมบรรลุเป้าหมาย 77% เทียบกับ 56% สำหรับผู้ที่มี วุฒิภาวะในการจัดการโครงการ ต่ำ

BRD ยังช่วยให้ทีมของคุณสามารถ:

• ตรวจสอบสุขภาพของโครงการโดยรวม
• นำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมมารวมกันเพื่อสร้างฉันทามติและการทำงานร่วมกัน
• ป้องกันความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงโครงการที่ไม่คาดคิด
• ทำความเข้าใจงบประมาณของคุณและ ROI ที่คาดการณ์ไว้
• ทำความเข้าใจข้อจำกัดของโครงการและค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุด
• ส่งเสริมความรับผิดชอบระหว่างทีมของคุณด้วยการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและโปร่งใส

วิธีการเขียนเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ

ที่นี่ คุณจะได้เรียนรู้สิ่งที่ต้องเขียนในทุกส่วนของเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ เพื่อให้กระบวนการนี้เข้าใจง่าย เราจะอธิบายทุกขั้นตอนในตัวอย่าง

ในการเริ่มต้น ลองนึกภาพว่าบริษัทของคุณต้องการสร้างระบบการจัดการเนื้อหาสำหรับผู้เชี่ยวชาญ TikTok สิ่งที่คุณมีตอนนี้คือความยุ่งเหยิงของ Google ชีตและโน้ตบนกระดาษ เป้าหมายของคุณคือการวางแผน จัดการ และวัดประสิทธิภาพของ TikTok ในที่เดียว

ด้วยเหตุนี้ เรามาเริ่มร่างข้อกำหนดทางธุรกิจของเรากัน

1. เริ่มต้นด้วยบทสรุปผู้บริหารของคุณ

บทสรุปผู้บริหารอธิบายโครงการอย่างกระชับสำหรับผู้บริหารหรือฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง (เช่น คู่ค้าทางธุรกิจ) ส่วนนี้นำเสนอคำแถลงระดับสูงเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ บทสรุปสำหรับผู้บริหารควรรวบรวมสิ่งต่อไปนี้:

• จุดปวดในปัจจุบันและผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไร
• สิ่งที่คุณเสนอเป็นวิธีแก้ปัญหา
• ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ROI ที่คาดไว้
• กำหนดเวลาสำหรับโครงการ

บทสรุปผู้บริหารของคุณควรเข้าใจง่าย ผู้อ่านของคุณควรเรียนรู้ว่าเหตุใดโครงการจึงมีความสำคัญและควรค่าแก่การลงทุนเพียงแค่อ่านหัวข้อนี้

สำหรับโครงการ TikTok CMS ของเรา บทสรุปสำหรับผู้บริหารจะอ่านได้ดังนี้:

องค์กรของเรากำลังค้นหาระบบจัดการเนื้อหา TikTok เพื่อวัดประสิทธิภาพของทีม TikTok เรามุ่งหวังที่จะวิเคราะห์แคมเปญ ค่าโฆษณา และ ROI เพื่อปรับขนาดแคมเปญให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เราคาดว่าผลิตภัณฑ์จะถูกสร้างขึ้นภายในสิ้นไตรมาสที่สาม

2. สื่อสารวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

ระบุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่คุณหวังว่าจะบรรลุกับโครงการ ระบบ SMART ของ HubSpot นำเสนอวิธีการกำหนดเป้าหมายง่ายๆ วัตถุประสงค์ของคุณควรมีความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้องและตรงต่อเวลา

มากำหนดวัตถุประสงค์สำหรับ TikTok CMS ของเรา:

• เพิ่ม ROI ของโฆษณา TikTok ขึ้น 10% ในเดือนพฤศจิกายน

• เร่งการสร้างโพสต์เพื่อเผยแพร่ 2 โพสต์ทุกวัน

• สร้างรายงานการวิเคราะห์เพื่อเข้าถึงและวิเคราะห์ตัวชี้วัด TikTok ในที่เดียว

• กำหนดแคมเปญที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของ TikTok เพื่อปรับขนาด

หากคุณไม่สามารถระบุตัวเลขได้หรือคาดเดาได้ยาก ให้ระบุรายละเอียดผลลัพธ์เฉพาะที่คุณหวังว่าจะได้รับจากการดำเนินการตามโครงการอย่างเต็มรูปแบบ

3. อธิบายภูมิหลังของโครงการและเหตุผลที่จำเป็น

ระบุปัญหาเร่งด่วนสองสามข้อที่คุณตั้งเป้าว่าจะแก้ไขกับโครงการ ให้ข้อมูลและการวิจัยเพื่อสนับสนุนคำชี้แจงของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปรียบเทียบการใช้จ่ายในปัจจุบันและการใช้จ่ายที่คาดหวังได้ อย่าลืมรวมสรุปการทดลองหรือโครงการในอดีตไว้ในส่วนนี้

นี่คือพื้นหลังสำหรับตัวอย่าง TikTok ของเรา:

ทีมงานของเราไม่มีบันทึกโดยละเอียดของ TikTok ROI ของเรา TikTok CMS จะช่วยลดต้นทุนของแคมเปญ TikTok และเพิ่ม ROI นอกจากนี้ เราจะพิจารณาแคมเปญที่ทำงานได้ดีที่สุดในแง่ของ ROI

4. กำหนดขอบเขตงานของคุณ

นี่เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของ BRD ของคุณ ส่วนนี้ควรรวมถึง:

• ภาพรวมโดยละเอียดของวัตถุประสงค์ของโครงการ
• เหตุการณ์สำคัญ
• ผลงานโครงการ.
• เกณฑ์การยอมรับ.

ขอบเขตงานของคุณระบุสิ่งที่ต้องทำภายในระยะเวลาที่กำหนด ให้แน่ใจว่าได้สื่อสารข้อกำหนดของโครงการอย่างชัดเจนสำหรับทุกขั้นตอนของการพัฒนา สิ่งนี้ส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมที่จะทำงานในโครงการ คุณจะลดความเสี่ยงที่โครงการจะเบี่ยงเบนไปจากหลักสูตร

5. กำหนดข้อกำหนดการทำงานของโครงการ

แสดงรายการคุณสมบัติและฟังก์ชันที่จำเป็นทั้งหมดของผลิตภัณฑ์ ส่วนนี้ประกอบด้วยสิ่งที่จำเป็นต้องสร้างและคุณลักษณะใดๆ ที่โครงการใหม่ของคุณต้องการ คุณยังสามารถอธิบายส่วนนี้ภายใต้ขอบเขตของงาน

สำหรับ TikTok CMS เราต้องการ:

• มุมมองงานปฏิทินสำหรับการจัดการเนื้อหา

• การวิเคราะห์ประสิทธิภาพรายเดือนสำหรับโพสต์แบบสแตนด์อโลนและกลุ่มโพสต์

• การกรองตามแคมเปญต่างๆ

6. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ

ส่วนนี้ของ BRD ของคุณแสดงรายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักสำหรับโครงการของคุณ ใช้เวลาในการร่างบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมทั้งฝ่ายภายในและภายนอก

มาดำดิ่งในตัวอย่างของเรา

• หัวหน้าเจ้าหน้าที่การตลาด: อนุมัติการสร้าง TikTok CMS

• ผู้จัดการโครงการ: รับผิดชอบในการสลายโครงการ มอบหมายสมาชิกในทีม และดูแลให้แน่ใจว่าโครงการจะแล้วเสร็จตามกำหนดเวลา

• หัวหน้าทีม TikTok: รับผิดชอบในการสร้างเนื้อหาและรวบรวมตัวชี้วัดประสิทธิภาพ

7. สื่อสารข้อ จำกัด ของโครงการ

จำเป็นต้องระบุขอบเขตที่มีอยู่ซึ่งส่งผลต่อการพัฒนาโครงการ ข้อจำกัดของคุณอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่งบประมาณ ชุดเครื่องมือปัจจุบัน ข้อจำกัดทางเทคนิค ความพร้อมใช้งานของทีม หรือการพึ่งพา

นี่คือตัวอย่างที่ดีของขอบเขตโครงการสำหรับผลิตภัณฑ์ทางเทคนิค:

ที่มาของภาพ

8. กำหนดตารางเวลา

ทำงานร่วมกับผู้จัดการโครงการของคุณเพื่อกำหนดเส้นตายสำหรับแต่ละขั้นตอนของการริเริ่มของคุณ BRD สำหรับลูกค้าภายนอกควรมีกำหนดเวลาสุดท้ายและวันที่จัดส่งโดยประมาณตามเหตุการณ์สำคัญ

สำหรับ TikTok CMS ของเรา นี่คือกำหนดการของเรา

• ระยะที่ 1 เสร็จสิ้น X ภายในเดือนธันวาคม 2565

• ระยะที่ 2 พัฒนาและดำเนินการประกันคุณภาพของคุณลักษณะ X ภายในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2566

9. สรุปการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ของคุณ

การวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์กำหนดว่าประโยชน์ของโครงการมีมากกว่าต้นทุนหรือไม่ สร้างสเปรดชีตที่สรุปค่าใช้จ่ายปัจจุบันและงบประมาณที่สูญเสียไปจากความไร้ประสิทธิภาพ คาดการณ์จำนวนเงินและผลประโยชน์อื่นๆ ที่บริษัทจะได้รับ

เป้าหมายของคุณคือการโน้มน้าวผู้บริหารว่าโครงการใหม่คุ้มค่ากับการลงทุน สนับสนุนกรณีของคุณด้วยการนำเสนอข้อเท็จจริงและตัวเลข

ที่มาของภาพ

5 ตัวอย่างเอกสารความต้องการทางธุรกิจที่โดดเด่น

เราได้รวบรวมเทมเพลตเอกสารความต้องการทางธุรกิจ 5 แบบ ดูแต่ละรายการแล้วเลือกรายการที่เหมาะกับโครงการของคุณมากที่สุด อย่าลืมปรับแต่ละเทมเพลตให้ตรงตามข้อกำหนดของโครงการ

เทมเพลต PandaDoc BRD

นี่เป็นเทมเพลตที่ยอดเยี่ยมหากคุณต้องการเตรียม BRD สำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์ PandaDoc ให้ตัวอย่างที่ตรงไปตรงมาของข้อความที่คุณควรใส่ในแต่ละส่วน คุณจะพบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทุกเอนทิตีที่กล่าวถึงในเทมเพลต

ที่มาของภาพ

เทมเพลต TechWhirl BRD

เทมเพลตนี้ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับโซลูชันเทคโนโลยีใหม่ TechWhirl ประกอบด้วย 17 ส่วนที่มีรายละเอียดสรุปโครงการ ขอบเขต ภาพรวมกระบวนการทางธุรกิจ ข้อกำหนดทางธุรกิจ และอื่นๆ คุณยังสามารถรวมข้อมูลในแผนภูมิและกราฟได้อีกด้วย

ดีที่สุดสำหรับ: การ อธิบายกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนและการพึ่งพาอาศัยกัน

ที่มาของภาพ

เทมเพลต Asana BRD

Asana มีเทมเพลต BRD ฟรีที่คุณสามารถแก้ไขได้แบบเรียลไทม์ เทมเพลตขนาดกะทัดรัดนี้รวมเฉพาะฟิลด์ที่จำเป็น และแต่ละส่วนมีคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ควรเขียน เทมเพลตนี้เหมาะสำหรับการขอซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน

ที่มาของภาพ

เทมเพลต BRD Smartsheet

Smartsheet นำเสนอเทมเพลต BRD ที่เหมาะกับทุกขนาด คุณสามารถใช้สำหรับโครงการภายในขนาดเล็กและสำหรับโครงการที่ซับซ้อนและมีราคาแพงสำหรับผู้ขายภายนอก ทุกส่วนเสริมด้วยคำอธิบายสั้นๆ หรือตัวอย่างสิ่งที่ควรเขียน

ต้องการดูเทมเพลตเพิ่มเติมหรือไม่ ต่อไปนี้คือ เทมเพลต BRD ฟรี 10 แบบ จาก Smartheet (ทั้งหมดเป็นไปตามรูปแบบเดียวกัน)

ที่มาของภาพ

เทมเพลต ClickUp BRD

กำลังมองหา BRD แบบง่าย ๆ เพื่อเป็นแนวทางในโครงการของคุณหรือไม่? ลองใช้เทมเพลตนี้จาก ClickUp มีเพียงส่วนพื้นฐาน (พร้อมแผ่นงาน) ที่คุณสามารถกรอกทางออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย ทีมการตลาดและฝ่ายขายสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อซื้อการปรับแต่ง CRM, การพัฒนาตัวเชื่อมต่อ API ฯลฯ

ดีที่สุดสำหรับ: โครงการภายในขนาดเล็กที่มีข้อกำหนดและผลงานเพียงเล็กน้อย

ที่มาของภาพ

การเขียนเอกสารความต้องการทางธุรกิจของคุณ

ไม่ว่าขอบเขตของโครงการของคุณจะเป็นอย่างไร เอกสารความต้องการทางธุรกิจสามารถช่วยให้คุณรักษากระบวนการให้เป็นระเบียบได้ ด้วยเอกสารนี้ คุณจะมีแผนที่ชัดเจนในการแนะนำโครงการของคุณ นอกจากนี้ คุณจะมีข้อมูลสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับกรณีศึกษาทางธุรกิจที่กระตุ้นความคิดริเริ่มของคุณ

หากคุณต้องการนำเสนอธุรกิจของคุณโดยรวม ให้สำรวจเทมเพลตข้อเสนอทางธุรกิจฟรีของ HubSpot เราจะอธิบายวิธีการสรุปโซลูชัน ราคาหุ้น และกำหนดระยะเวลา