ทำไมคุณต้องมีแผนสำรองในกรณีที่เกิดภัยพิบัติทางโซเชียลมีเดีย

ด้วยความช่วยเหลือของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) ที่ผ่านการคิดมาอย่างดีในโซเชียลมีเดีย ผลกระทบทางลบใดๆ ของภัยพิบัติที่มีต่อผลิตภัณฑ์ของบริษัทของคุณจะบรรเทาลงได้โดยเร็วที่สุด ภัยพิบัติทางธรรมชาติ การโจมตีทางไซเบอร์ และสงครามสามารถอยู่รอดได้ด้วยความช่วยเหลือจากการวางแผนอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม จำเป็นอย่างยิ่งหรือไม่ที่คุณต้องพร้อมสำหรับวิกฤตโซเชียลมีเดีย? สื่อสังคมออนไลน์มี ความสำคัญอย่างมากในการทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต มันจะเป็นที่ถกเถียงกันในระดับใด แม้ว่าการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) จะมีความสำคัญมากกว่าในกรณีที่เกิดภัยพิบัติทางธรรมชาติ เช่น พายุเฮอริเคนทำลายโรงงานของคุณ หรือโรคระบาดทั่วโลกที่แยกคุณออกจากลูกค้า แต่ก็มีประโยชน์ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติด้านสื่อสังคมออนไลน์เช่นกัน เหตุผลก็คือ เป็นไปได้ที่จะลดขนาดขั้นตอนที่จำเป็นในสถานการณ์ทั่วไปที่ครอบคลุมเพื่อรับมือกับปัญหาประเภทนี้ได้สำเร็จ

คู่มือทีละขั้นตอนในการจัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

มีกระบวนการหลายขั้นตอนที่ธุรกิจส่วนใหญ่จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อสร้าง BCP ที่เชื่อถือได้ มีดังนี้

• ในระหว่างส่วนนี้ของการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ บริษัทจะพิจารณาว่าฟังก์ชันและทรัพยากรใดมีความสำคัญต่อเวลาและไม่มีความสำคัญ (จะมีรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง) ในส่วนนี้ของกระบวนการ บริษัทได้รับมอบหมายให้กำหนดและดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้ได้หน้าที่ทางธุรกิจที่สำคัญกลับคืนมา
• ต้องมีการจัดตั้งทีมต่อเนื่อง กลุ่มนี้จะมาพร้อมกับกลยุทธ์ในการจัดการกับการหยุดชะงักที่เกิดขึ้น จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมสำหรับลูกเรือต่อเนื่อง และพวกเขาต้องได้รับการทดสอบด้วยเช่นกัน นอกจากนี้ สิ่งสำคัญสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีมคือการดำเนินกิจกรรมที่ทบทวนแผนและกลยุทธ์
• นอกจากนี้ บริษัทอาจพบว่ามีประโยชน์ในการพัฒนารายการตรวจสอบที่มีองค์ประกอบที่สำคัญ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน รายการทรัพยากรที่ทีมต่อเนื่องอาจต้องการ ตำแหน่งของข้อมูลสำรองและข้อมูลที่จำเป็นอื่นๆ และพนักงานที่สำคัญอื่นๆ

นอกเหนือจากการนำทีมต่อเนื่องผ่านขั้นตอนต่างๆ แล้ว องค์กรควรทดสอบ BCP ด้วยตนเอง ควรผ่านการทดสอบอย่างเข้มงวดเพื่อรับประกันว่าสามารถใช้งานได้ในสถานการณ์อันตรายที่หลากหลาย ซึ่งจะช่วยในการระบุจุดบกพร่องใดๆ ในแผน ซึ่งสามารถระบุตำแหน่งและแก้ไขได้เมื่อตรวจพบ

ความแตกต่างระหว่างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจบนโซเชียลมีเดียและแผนการกู้คืนความเสียหาย

ทั้งแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) และแผนการกู้คืนระบบ (DRP) มีวัตถุประสงค์ที่คล้ายคลึงกันมาก อย่างไรก็ตาม อย่างหลังจะเน้นไปที่เทคโนโลยีและโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) มากกว่า BCP มีความครอบคลุมมากขึ้น โดยมุ่งเน้นที่ทั้งบริษัท รวมถึงห่วงโซ่อุปทานและการบริการลูกค้า ตรงกันข้ามกับแผนการกู้คืนจากความเสียหาย แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจมุ่งเน้นที่การลดระยะเวลาที่เทคโนโลยีไม่พร้อมใช้งานและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเท่านั้น บุคคลเดียวที่มักเกี่ยวข้องกับแผนการกู้คืนระบบคือบุคลากรด้านไอที ซึ่งเป็นผู้กำหนดและตรวจสอบนโยบาย ในทางกลับกัน BCP มักจะมีพนักงานจำนวนมากที่ได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

ความสำคัญของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ธุรกิจต้องการแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCPs) เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถดำเนินการต่อไปได้ในกรณีที่เกิดวิกฤต ไม่ว่าจะมากหรือน้อยก็ตาม การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่นแม้ต้องเผชิญกับอุปสรรคที่ไม่คาดคิด ซึ่งอาจทำให้ความสามารถในการทำกำไรลดลงเนื่องจากการสูญเสียรายได้และ/หรือค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น และเนื่องจากการประกันภัยไม่ค่อยจ่ายสำหรับทุกสิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้บริโภคเสียเปรียบในการแข่งขัน ธุรกิจต่างๆ จึงไม่สามารถพึ่งพาได้โดยลำพัง

สิ่งที่ควรรวมไว้ในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นกับการดำเนินงานของบริษัทจะต้องรวมอยู่ในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ใช้การได้ นอกเหนือจากการระบุภัยคุกคามและกำหนดการป้องกันและกระบวนการเพื่อจัดการกับพวกเขาแล้ว แผนควรระบุรายละเอียดว่าการดำเนินงานจะได้รับผลกระทบอย่างไร ประสิทธิภาพของมาตรการป้องกันและระเบียบปฏิบัติเหล่านี้ควรได้รับการตรวจสอบผ่านการทดสอบอย่างเข้มงวด สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด แผนจำเป็นต้องได้รับการทบทวนบ่อยๆ เพื่อให้แน่ใจว่ายังคงมีความเกี่ยวข้อง

ความหมายของการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

การวิเคราะห์ผลกระทบต่อความต่อเนื่องทางธุรกิจมีความสำคัญต่อการสร้าง BCP เนื่องจากจะระบุถึงผลเสียของการหยุดชะงักของกิจกรรมและหน้าที่ที่สำคัญของบริษัท นอกจากนี้ยังใช้ข้อมูลเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญและกลยุทธ์ประเภทใดที่ควรนำไปใช้กับกระบวนการกู้คืน มีแผ่นงานที่จัดทำโดย FEMA สำหรับการคำนวณผลกระทบด้านการดำเนินงานและการเงินที่สามารถใช้ในการวิเคราะห์ความต่อเนื่องทางธุรกิจได้ เอกสารเหล่านี้รวบรวมผลกระทบทางการเงินและการทำงานจากการสูญเสียการดำเนินงานและหน้าที่ต่างๆ ของบริษัท เมื่อมีการระบุความหมายทางธุรกิจที่จะเกิดขึ้นในกรณีที่สูญเสียฟังก์ชันหรือกระบวนการ

เพื่อประเมินโอกาสและความรุนแรงของวิกฤตโซเชียลมีเดีย

คุณต้องมีการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP)

เราจะแสร้งทำเป็นว่าคุณเพิ่งเริ่มขยายการมองเห็นธุรกิจของคุณทางออนไลน์โดยใช้โซเชียลมีเดีย คุณหวังว่าจะเพิ่มลูกค้าและเครือข่ายของคุณผ่านโซเชียลมีเดีย อย่างไรก็ตาม ในขณะที่ทำเช่นนั้น คุณควรตระหนักและเตรียมพร้อมสำหรับอันตรายที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับโหมดการสื่อสารนี้ กลยุทธ์ป้ายสี ลูกค้าที่โกรธเคืองต่อสายผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่อง และความเต็มใจที่จะยกเลิกอันเป็นผลมาจากการรับรู้เพียงเล็กน้อยคือตัวอย่างทั้งหมด

การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจช่วยให้คุณคาดการณ์ถึงภัยคุกคามต่อการแสดงตนบนโซเชียลมีเดียของคุณ และประเมินความรุนแรงของอิทธิพลที่อาจเป็นไปได้ต่อความสามารถของบริษัทในการดำเนินธุรกิจต่อไป พนักงานที่ไม่พอใจเพียงคนเดียวที่ปล่อยข้อมูลที่น่าอับอายโดยทั่วไปจะไม่เพียงพอที่จะสร้างการหยุดชะงักครั้งใหญ่ในการเติบโตของคุณ แต่ถ้าผู้มีอิทธิพลที่โดดเด่นสองสามคนในสายงานของคุณประกาศสนับสนุนพวกเขา คุณอาจกำลังดูการประท้วงทางโซเชียลมีเดียที่สำคัญและกรณี ของการคว่ำบาตรผู้บริโภค

ด้วยความช่วยเหลือของ BCP คุณสามารถสร้างแผนที่เชื่อถือได้สำหรับจัดการกับวิกฤตสื่อสังคมออนไลน์

เนื่องจากมีภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นกับสื่อสังคมออนไลน์มากเกินกว่าที่คนใดคนหนึ่งจะตรวจสอบและจัดการได้สำเร็จ คุณจะต้องสร้างโปรโตคอลที่สอดคล้องกันเพื่อจัดการกับพวกเขา ซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกได้ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ชั้นนำของอุตสาหกรรมอย่าง Continuity2 ด้วยแนวทางนี้ พนักงานทุกคนในบริษัทของคุณสามารถเข้าใจสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็วและดำเนินการอย่างเหมาะสม ตัวอย่างเช่น ในกรณีของวิกฤตโซเชียลมีเดีย บุคคลที่รับผิดชอบเพจของคุณอาจไม่ได้รับผิดชอบในการจัดการกับการตอบสนองในภาวะวิกฤตด้วย เมื่อรู้โปรโตคอลด้วยใจจริง พวกเขาสามารถสังเกตเห็นสัญญาณเริ่มต้นของหายนะด้านประชาสัมพันธ์ครั้งใหญ่ และระงับการเผยแพร่ตามปกติทันที เนื่องจากพวกเขาโกรธอยู่แล้ว การทำต่อไปตามปกติจะทำให้พวกเขาโกรธมากขึ้น หากคุณทำเหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น พวกเขาจะถือว่าคุณเลือกที่จะเพิกเฉยต่อปัญหา ขอบคุณ BCP คุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าอับอายได้อย่างหวุดหวิด

แผนรับมือภาวะวิกฤตที่ดีที่สุดจะช่วยให้คุณทราบวิธีรับมือกับการล่มสลายของโซเชียลมีเดีย

วิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดที่เป็นไปได้สำหรับปัญหานั้นสามารถกำหนดได้ด้วยความช่วยเหลือจากแนวทางการตอบสนองมาตรฐานที่คุณได้กำหนดไว้ ดังนั้น ธุรกิจของคุณเพิ่งถูกวิพากษ์วิจารณ์เกี่ยวกับกลยุทธ์ทางการตลาดที่บางคนมองว่าไม่เหมาะสม ผลลัพธ์ที่คาดการณ์คือผู้ใช้โซเชียลมีเดียโกรธและโพสต์ของพวกเขาได้รับความสนใจ การตอบสนอง BCP ที่แท้จริงจะเริ่มต้นด้วยการลบเนื้อหาที่ไม่เหมาะสม ออกคำขอโทษต่อสาธารณะ และสัญญาว่าจะใช้มาตรการเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก

ขั้นตอนต่อไปคือเริ่มการสอบสวนภายในแผนกการตลาดเพื่อระบุตัวบุคคลหรือบุคคลที่รับผิดชอบสำหรับความพยายามนี้ และให้ที่ปรึกษาด้านกฎหมายประเมินความรับผิดที่อาจเกิดขึ้น ความโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการกับปัญหาโซเชียลมีเดีย เพื่อให้ได้ความไว้วางใจจากผู้ฟังกลับคืนมา คุณต้องเปิดเผยและซื่อสัตย์อย่างสมบูรณ์ นั่นเป็นวิธีเดียวที่จะแก้ไขความเสียหายต่อความน่าเชื่อถือของคุณ และทำให้คำวิจารณ์ของคุณสงบลง ประชาชนไม่สนใจลูกเล่นในการประชาสัมพันธ์ แต่สนใจคำอธิบายที่จริงใจ อย่าขอโทษมากเกินไปในขณะที่โต้ตอบกับผู้ติดตามของคุณ เพราะอาจทำให้พวกเขาประเมินความรุนแรงของสถานการณ์ผิดไป

บทสรุป

ทุกวันนี้ ไม่มีบริษัทใดละเลยความสำคัญของการวางแผนฉุกเฉินสำหรับเหตุฉุกเฉินทางธุรกิจ อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการแก้ไขวิกฤตโซเชียลมีเดียที่สำเร็จและไม่สำเร็จ เช่นเดียวกับการช่วยเหลือในการฟื้นฟูจากภัยธรรมชาติหรือการโจมตีทางไซเบอร์ วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับวิกฤตสื่อสังคมคือการคาดการณ์ล่วงหน้าและใช้มาตรการป้องกันล่วงหน้า หวังว่าเวลาและพลังงานที่ใช้ในการวางแผนฉุกเฉินจะช่วยชดเชยและช่วยให้คุณรอดพ้นจากหายนะทางโซเชียลมีเดียนี้ด้วยความรู้ที่มากขึ้น และใครจะรู้ ความไว้วางใจจากผู้ชมของคุณอาจมากขึ้นไปอีก มีความสุข!