สุดยอดคู่มือการบัญชี WooCommerce สำหรับสามเณร

คุณกำลังพยายามตั้งค่าระบบบัญชี WooCommerce ที่ใช้งานได้สำหรับร้านค้าออนไลน์ของคุณหรือไม่? แม้ว่าการทำบัญชีจะไม่ใช่เรื่องยากสำหรับเจ้าของร้านค้า WooCommerce หลายราย แต่ก็เป็นงานที่น่าเบื่อแต่จำเป็น ช่วยให้คุณรู้ว่าคุณทำเงินได้เท่าไหร่ในฐานะธุรกิจ

ระบบบัญชีที่มีคุณภาพยังช่วยป้องกันปัญหาทางกฎหมายไม่ให้เกิดขึ้นอีกด้วย โชคดีที่ระบบการทำบัญชีของ WooCommerce ที่ดีนั้นติดตั้งง่าย

เหตุใด การ บัญชี จึง สำคัญสำหรับธุรกิจที่ใช้ WooCommerce

ไม่ว่าคุณจะขายผ่าน Amazon FBA หรือในร้านค้าของคุณเองด้วยความช่วยเหลือของแพลตฟอร์ม WooCommerce หรือ Shopify สิ่งสำคัญคือต้องทราบตัวเลขของคุณ นี่เป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการดำเนินธุรกิจที่ทำกำไรและยั่งยืน

เจ้าของร้านส่วนใหญ่จะติดตามตัวเลขรายได้สูงสุดของพวกเขา อย่างไรก็ตาม KPI ทางการเงินเหล่านี้มีความสำคัญพอๆ กับที่เป็นตัวกำหนดความสมบูรณ์ของธุรกิจของคุณ:

• กำไร: ส่วนที่เหลือหลังรายได้และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
• กระแสเงินสดเข้า : จำนวนเงินที่เข้ามาทำธุรกิจในแต่ละเดือน
• กระแสเงินสดขาออก : จำนวนเงินที่ออกจากธุรกิจในแต่ละเดือน
• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน: ค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการดำเนินธุรกิจของคุณ รวมถึงเงินเดือนพนักงาน
• ทรัพย์สิน: สิ่งที่บริษัทเป็นเจ้าของ
• หนี้สิน: หนี้หรือเงินกู้ใด ๆ ที่เป็นหนี้โดยธุรกิจ
• ต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้า (CAC)
• ต้นทุนขาย (COGS)

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจบางแห่งประสบปัญหาเมื่อพวกเขาให้ความสำคัญกับรายได้และกำไรมากเกินไป แต่ไม่เพียงพอในวงจรกระแสเงินสด ส่งผลให้บริษัทต่างๆ ประสบปัญหาในการรับเงินเดือนหรือซื้อสินค้าคงคลังให้เพียงพอ แม้ว่าจะทำกำไรได้ในทางเทคนิคก็ตาม

วิธีการตั้งค่า ระบบ บัญชี คุณภาพ สำหรับ ร้านค้า WooCommerce

เชื่อมโยง WooCommerce กับ ซอฟต์แวร์บัญชี

แพลตฟอร์มการบัญชีที่ดีมีรายการคุณสมบัติมากมาย เพื่อให้แน่ใจว่าทุกธุรกรรมที่ส่งผ่านร้านค้า WooCommerce ของคุณได้รับการบันทึกและพร้อมสำหรับรายงานในอนาคต

การค้นหาแพลตฟอร์มการบัญชีดังกล่าวเป็นขั้นตอนแรกในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การบัญชีสำหรับร้านค้า WooCommerce บางคนถึงกับให้ปลั๊กอินหรือส่วนขยายฟรีเพื่อปรับปรุงกระบวนการ

ดังนั้น เป้าหมายไม่ใช่แค่เพื่อค้นหาแพลตฟอร์มการบัญชีที่มีชื่อเสียงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงแพลตฟอร์มที่มีปลั๊กอินและกระบวนการซิงค์ที่ทำงานได้

ด้านล่างนี้คือซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีที่สุดสำหรับ WooCommerce:

WooCommerce Sync สำหรับ QuickBooks Online

ปลั๊กอินนี้รวมร้านค้า WooCommerce ของคุณเข้ากับเครื่องมือบัญชียอดนิยมสำหรับธุรกิจทุกขนาด—QuickBooks Online มีการซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์สำหรับสินค้าคงคลัง ผลิตภัณฑ์ และหมายเลขการขาย

เพียงเชื่อมโยงกับบัญชีธนาคารของคุณเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายและใช้การสนับสนุนภาษีและสกุลเงินทั่วโลกของ QuickBooks เพื่อบันทึกภาษีและธุรกรรมทั้งหมดจากทุกที่

Xero

Xero เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่มีชื่อเสียงอีกตัวที่มีส่วนขยาย WooCommerce ส่วนขยายนี้ทำทุกอย่าง ตั้งแต่การกระทบยอดธุรกรรมในบัญชีธนาคารของคุณไปจนถึงการตรวจสอบสินค้าคงคลังและการติดตามเงินเดือน

สิ่งที่ยอดเยี่ยมคือข้อมูลภาษี ผลิตภัณฑ์ และการจัดส่งทั้งหมดจะถูกส่งไปยัง Xero โดยตรงจาก WooCommerce ได้อย่างราบรื่น

QuickBooks

เมื่อคนส่วนใหญ่เจอคำว่า "ซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจขนาดเล็ก" พวกเขาคงนึกถึง QuickBooks Intuit เปิดตัวผลิตภัณฑ์เมื่อ 20 ปีที่แล้ว ได้พัฒนาเป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มการจัดการทางการเงินที่ได้รับความนิยมและใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดในโลกในปัจจุบัน คู่แข่งที่แท้จริงของพวกเขาคือ Xero

ปัจจุบัน QuickBooks ถูกใช้โดยธุรกิจขนาดเล็กทั้งหมดมากกว่า 80% ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางจำนวนมากให้ความสำคัญว่าเป็นทรัพยากรที่มีค่า QuickBooks สามารถใช้เพื่อตอบสนองความต้องการด้านบัญชี การรายงาน และการออกใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ยังมีส่วนเสริมสำหรับการประมวลผลบัตรเครดิต การติดตามสินค้าคงคลัง และการประมวลผลบัญชีเงินเดือน

สิ่งหนึ่งที่ต้องจำไว้คือ QuickBooks และ WooCommerce ไม่ได้เชื่อมต่อโดยตรง จำเป็นต้องมีส่วนขยายของบุคคลที่สามเพื่อให้การผสานรวมเสร็จสมบูรณ์

งานนี้สามารถทำได้โดยใช้ทรัพยากรที่หลากหลาย การทราบความแตกต่างในการส่งข้อมูลของ WooCommerce และ QuickBooks เป็นขั้นตอนแรกในการเลือกโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณ

การเชื่อมต่อระหว่าง WooCommerce และ QuickBooks ทำได้โดย MyWorks, Zapier และปลั๊กอินของบุคคลที่สามอื่นๆ การผสานรวมสามารถทำได้ง่ายพอๆ กับการรวมข้อมูลการขายหรือซับซ้อนพอๆ กับการอัปเดตสินค้าคงคลังของคุณในแบบเรียลไทม์เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ปลั๊กอินหรือส่วนขยายที่คุณเลือกควรเป็นไปตามความต้องการของบริษัทของคุณ

คุณต้องมีบัญชี QuickBooks ที่ใช้งานอยู่ซึ่งสามารถรวมเข้ากับร้านค้า WooCommerce ของคุณก่อนจึงจะสามารถทำการเชื่อมต่อประเภทใดก็ได้ QuickBooks Online เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก

เป็นโซลูชันระบบคลาวด์สำหรับการติดตามลูกค้า ค่าใช้จ่าย รายได้ และธุรกรรมการขายของคุณ QuickBooks Online ยังสามารถใช้เพื่อจัดการสินค้าคงคลัง ใบแจ้งหนี้ การจัดซื้อ และอื่นๆ อีกมากมาย ราคาเริ่มต้นที่ $20 ต่อเดือน ทำให้เป็นทรัพยากรที่มีราคาไม่แพงมาก

การรวม QuickBooks และ WooCommerce จะสื่อสารและส่งข้อมูลไปมาในหลากหลายวิธี: การผสานรวมสำหรับการถ่ายโอนทางเดียวและการซิงค์แบบสองทาง

การรู้ว่าอะไรสำคัญสำหรับบริษัทของคุณจะช่วยให้คุณพบโซลูชัน QuickBooks ที่ดีที่สุด การเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวหรือธุรกิจเริ่มต้นขนาดเล็กอาจต้องใช้ปลั๊กอินแบบทางเดียวโดยมีค่าธรรมเนียมเพียงครั้งเดียวเพียงเล็กน้อยเพื่อให้คำสั่งซื้อ WooCommerce ของพวกเขาโพสต์โดยอัตโนมัติใน QuickBooks สำหรับพวกเขา

องค์กรขนาดใหญ่หรือธุรกิจที่มีปริมาณการสั่งซื้อสูงอาจต้องมีการผสานการทำงานแบบสองทางเพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันมากที่สุด นี่เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์ แต่มักมีค่าใช้จ่ายในแง่ของค่าบริการรายเดือนสำหรับบริการเหล่านี้

FreshBooks

FreshBooks เป็นปลั๊กอินการบัญชี WooCommerce อีกตัวหนึ่งที่สามารถเชื่อมต่อกับเว็บไซต์ WooCommerce ของคุณโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้ FreshBooks เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการสั่งซื้อบนเว็บไซต์ WooCommerce ของคุณ บัญชีลูกค้าจะถูกสร้างขึ้น และการชำระเงินใดๆ ที่จ่ายให้กับบัญชีนั้นจะถูกบันทึกไว้

นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกบัญชีที่จะเชื่อมโยงกับ FreshBooks ตามแหล่งที่มาของคำสั่งซื้อ สถานะการเติมเต็ม หรือสถานะการชำระเงิน ตัวเลือกขั้นสูงช่วยให้คุณควบคุมวิธีการรวมบัญชีของคุณได้มากขึ้น

คุณยังสามารถจับคู่รหัสภาษีกับ FreshBooks ได้โดยอัตโนมัติ ผลิตภัณฑ์ในคำสั่งซื้อออนไลน์ของ WooCommerce สร้างรายการใหม่ในบัญชี FreshBooks ของคุณ

คุณสามารถกำหนดบัญชีหักบัญชีเฉพาะสำหรับการชำระเงิน หรือกำหนดวิธีการชำระเงินอื่นที่ยอมรับได้ในปัจจุบัน

เมื่อมีการอัปเดตหรือสร้างผลิตภัณฑ์ในร้านค้า WooCommerce สามารถสร้างรายการในบัญชี FreshBooks ได้

WooCommerce Zapier

ส่วนขยาย WooCommerce Zapier เป็นอีกทางเลือกหนึ่งสำหรับผู้ที่ใช้แพลตฟอร์มบัญชีอยู่แล้วนอกเหนือจาก QuickBooks หรือ Xero

Zapier ทำหน้าที่เป็นผู้รวมระบบสากลเพื่อเชื่อมโยงร้านค้า WooCommerce ของคุณกับซอฟต์แวร์บัญชีใดๆ ที่ไม่มีส่วนขยาย/ปลั๊กอินของ WooCommerce อย่างเป็นทางการ

นอกเหนือจากการบัญชีแล้ว การผสานรวม WooCommerce Zapier สามารถทำให้ส่วนอื่น ๆ ของร้านค้า WooCommerce ของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติเช่นกัน เช่น การตลาด การสนับสนุนลูกค้า การติดตามคำสั่งซื้อและอื่น ๆ

ตั้งค่าการติดตามและการรายงานสำหรับบุคคลสำคัญ

ตามหลักการแล้ว แพลตฟอร์มการบัญชีจะเริ่มซิงโครไนซ์ข้อมูลการขาย และวางลงในคอลัมน์ที่เหมาะสมและรายงานการติดตาม

อย่างไรก็ตาม คุณควรติดตามตัวชี้วัดหลักอื่นๆ เพื่อดูว่าร้านค้า WooCommerce ของคุณดำเนินไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป และสร้างรายงานได้ง่ายขึ้นในอนาคต

รายงานการบัญชีของ WooCommerce ช่วยรักษาการควบคุมการเงินของคุณ คุณยังสามารถส่งพวกเขาไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการตรวจสอบความมั่นคงทางการเงินของธุรกิจของคุณ สุดท้าย คุณอาจต้องอ่านรายงานเหล่านี้อีกครั้งก่อนถึงกำหนดส่งภาษี

ตั้งค่าอัตราภาษี WooCommerce

แม้ว่าซอฟต์แวร์การบัญชีจะทำงานหลายอย่างเพื่อประสานรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณ คุณยังต้องรับผิดชอบในส่วนอื่นๆ ที่โดดเด่น: ภาษี คุณต้องการเพื่อให้คุณสามารถปฏิบัติตามกฎหมายและมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ต้องเสียค่าปรับเมื่อถึงฤดูภาษี

กล่าวโดยสรุป หากคุณไม่ได้กำหนดค่ากฎภาษีในร้านค้า WooCommerce ธุรกิจของคุณจะไม่นานเนื่องจากใบแจ้งหนี้จะกองพะเนินเทินทึกอย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ การคำนวณภาษีที่แม่นยำยังทำให้การรายงานในซอฟต์แวร์บัญชีดีขึ้นอีกด้วย การชำระเงินเหล่านั้นจัดเป็นภาษีและอาจตั้งไว้เพื่อจ่ายให้กับรัฐบาลเมื่อถึงเวลา

เนื่องจากหัวข้อมีความซับซ้อน เราจึงได้เขียนบทความเกี่ยวกับอัตราภาษี WooCommerce โดยเฉพาะที่คุณควรตรวจสอบ!

มีปลั๊กอินภาษีตั้งแต่เครื่องคำนวณภาษีธุรกิจขนาดเล็กทั่วไปไปจนถึงระบบจัดการภาษีอีคอมเมิร์ซที่ซับซ้อนมากขึ้นเพื่อให้คุณใช้งานได้

TaxJar เป็นตัวอย่าง ปลั๊กอินฟรีนี้ทำงานร่วมกับ WooCommerce ได้อย่างราบรื่นและดึงอัตราภาษีแบบเรียลไทม์จากสถานที่ต่างๆ ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องทราบอัตราภาษีในภูมิภาคของคุณ

นอกจากนี้ TaxJar ยังมีการรายงานขั้นสูง การยื่นแบบอัตโนมัติ และการคำนวณภาษีแบบเรียลไทม์ ซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อถึงเกณฑ์ภาษีในแต่ละภูมิภาคของคุณ

เคล็ดลับ การบัญชี WooCommerce ยอดนิยม

ด้านล่างนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำบัญชีและการทำบัญชีสำหรับร้านค้า WooCommerce ที่คุณควรปฏิบัติตาม

สร้างกระบวนการบัญชีรายเดือน

คุณต้องการข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องหากคุณต้องการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลัก นี่หมายถึงการสร้างกระบวนการรายเดือน (ควรเป็นรายสัปดาห์หากคุณขายสินค้าจำนวนมาก) เพื่อให้นักบัญชีอัปเดตแผนภูมิบัญชี

เปลี่ยนไปใช้การบัญชีคงค้าง

การบัญชีมีสองรูปแบบ: การบัญชีเงินสดและการบัญชีคงค้าง อดีตทำงานได้ดีเมื่อคุณเพิ่งเริ่มต้นหรือดำเนินธุรกิจขนาดเล็กที่เรียบง่าย

อย่างไรก็ตาม หากคุณมีร้านค้า WooCommerce ที่คุณมักจะเห็นยอดขายพุ่งสูงขึ้น เช่น ในช่วงเทศกาลวันหยุด คุณควรเปลี่ยนไปใช้การบัญชีคงค้าง

การบัญชีคงค้างหมายความว่ารายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกในแผนภูมิบัญชีของคุณเมื่อได้รับ ไม่ใช่เมื่อเงินมาถึงหรือออกจากบัญชีธนาคารของคุณ

ใช้ ปลั๊กอินการจัดการสินค้าคงคลัง สำหรับร้านค้า WooCommerce ของคุณ

หากคุณมี SKU มากกว่าหนึ่งโหล การลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังที่ซิงค์กับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณจะช่วยประหยัดเวลาและอาการปวดหัวได้มาก นั่นเป็นเพราะคุณสามารถใช้มันเพื่อพยากรณ์สต็อก คำนวณการหดตัวของสินค้าคงคลัง ฯลฯ นอกเหนือจากการติดตามสินค้าคงคลังของคุณ

รู้กำหนดเวลาภาษีของคุณ

กำหนดเวลาภาษีจะแตกต่างกันไปตามสถานที่ตั้งบริษัทของคุณ คุณควรจำไว้หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงค่าปรับและการตรวจสอบที่อาจเกิดขึ้น

ลองดูที่สหรัฐอเมริกาเป็นตัวอย่าง ตามเนื้อผ้าวันภาษีคือวันที่ 15 เมษายนที่นี่ ในแต่ละปีจะมีกำหนดเวลายื่นภาษีที่ยืดออกไป ซึ่งคุณสามารถหาได้ทางออนไลน์หากมีสาเหตุใดที่คุณมาช้า

นอกจากนี้ คุณอาจต้องจ่ายภาษีโดยประมาณในฐานะเจ้าของธุรกิจ แม้ว่าจะไม่จำเป็นเสมอไป แต่เจ้าของ ห้างหุ้นส่วน บริษัท และ S-Corps ส่วนใหญ่มีข้อกำหนดในการชำระเงิน

ตั้งค่าแดชบอร์ดทางการเงิน

แนวทางที่ยั่งยืนในการดำเนินธุรกิจ (และรักษาสุขภาพจิตของคุณ) คือการสร้างแดชบอร์ดทางการเงินที่มี KPI ทางการเงินที่จำเป็นทั้งหมดที่แสดงถึงสุขภาพของธุรกิจของคุณ

หากคุณติดตามการทำบัญชีและดูแดชบอร์ดนี้อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง คุณก็จะทราบความเคลื่อนไหวของธุรกิจของคุณอยู่เสมอ

ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับ การบัญชี WooCommerce

โลกของภาษีและการบัญชีไม่ได้สนุกเสมอไป แต่ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือการตั้งค่ากระบวนการบัญชี WooCommerce อย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น ดังนั้นคุณจะไม่ต้องกังวลกับเรื่องเซอร์ไพรส์ที่น่ากลัวจากรัฐบาลอีกต่อไป

จ้างนักบัญชี ซิงโครไนซ์ข้อมูลการขายของคุณกับซอฟต์แวร์บัญชี WooCommerce ที่มีคุณภาพ และให้แน่ใจว่าคุณเรียกใช้รายงานเป็นประจำ

สุดท้าย ให้ค้นหาวิธีเพิ่มเติมในการปรับปรุงร้านค้า WooCommerce และเวิร์กโฟลว์โดยตรวจสอบคอลเล็กชันปลั๊กอิน WooCommerce ที่ดีที่สุดฟรีของเรา