การรวม WooCommerce QuickBooks: คู่มือฉบับสมบูรณ์

บทนำ

หากคุณเป็นเจ้าของร้าน WooCommerce คุณจะรู้ว่าการติดตามการเงินของคุณอาจเป็นเรื่องท้าทาย แต่คุณรู้หรือไม่ว่ามีเครื่องมือที่ช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น หนึ่งในตัวเลือกดังกล่าวคือ QuickBooks ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การบัญชีที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กจัดการด้านการเงินของตน

ด้วยการใช้ส่วนขยายการรวม QuickBooks สำหรับเว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถติดตามสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพและวิเคราะห์ข้อมูลการขายของคุณ แต่เครื่องมือซอฟต์แวร์ทั้งสองนี้ทำงานร่วมกันอย่างไร และนั่นหมายความว่าอย่างไรสำหรับคุณในฐานะผู้ค้า

บทช่วยสอนนี้จะอธิบายวิธีผสานรวม WooCommerce กับ QuickBooks เราจะอธิบายว่าซอฟต์แวร์การบัญชีคืออะไร ประโยชน์ของการรวมโปรแกรมทั้งสองเข้าด้วยกัน และอธิบายว่าทำไมส่วนขยายของเราจึงเป็นเครื่องมือการรวม QuickBooks ที่ดีที่สุด ดังนั้น หากคุณพร้อมที่จะเริ่มต้น อ่านต่อ!

WooCommerce ทำงานร่วมกับ QuickBooks อย่างไร?

QuickBooks เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ช่วยติดตามธุรกรรมทางการเงิน ส่งใบแจ้งหนี้ รับชำระเงิน และสร้างรายงาน นี่คือวิธีการทำงาน

เมื่อลูกค้าทำการซื้อหรือบริจาคในร้านค้า WooCommerce ของคุณและใช้บัตรเครดิต ข้อมูลธุรกรรมจะถูกส่งไปยังธนาคารของพวกเขา ในที่สุดก็จะถูกส่งไปยังผู้ประมวลผลบัตรเครดิตเพื่อตรวจสอบ นั่นคือที่มาของการเชื่อมต่อระหว่าง WooCommerce และ QuickBooks: หนึ่งในโปรเซสเซอร์เหล่านั้นคือ Intuit ซึ่งเป็นผู้ผลิต QuickBooks

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การซื้อหรือบริจาคของลูกค้าของคุณจากร้านค้า WooCommerce ของคุณจะส่งข้อมูลนั้นไปยัง QuickBooks ผ่าน Intuit ซึ่งเป็นตัวประมวลผลบุคคลที่สาม

เมื่อ WooCommerce ส่งข้อมูลไปยัง QuickBooks ข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบ .QBO ข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีของลูกค้าของคุณภายในซอฟต์แวร์และอัปเดตเมื่อธุรกรรมบัตรเครดิตของพวกเขาได้รับการสรุปและส่งกลับไปยังพวกเขาผ่าน Intuit หากลูกค้าใช้ใบแจ้งยอดจากธนาคารหรือบริการรายงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบริษัทบัตรเครดิตของตนเพื่อติดตามสถานะการทำธุรกรรม รายงานเหล่านั้นจะไม่แสดงข้อมูลใดๆ เกี่ยวกับร้านค้า WooCommerce ของคุณ เฉพาะ QuickBooks เท่านั้นที่จะบันทึกข้อมูลนั้นสำหรับพวกเขา

กระบวนการทำงานในทางกลับกันเช่นกัน เมื่อคุณต้องการอัปเดตคำสั่งซื้อของลูกค้าหรือบันทึกการชำระเงินใน WooCommerce หลังจากที่พวกเขากลับมาจาก QuickBooks คุณจะต้องใช้ปลั๊กอิน Intuit ปลั๊กอินนั้นจะเชื่อมต่อทั้งสองโปรแกรมเพื่อให้คุณสามารถส่งข้อมูลที่อัปเดตจาก WooCommerce ไปยัง QuickBooks

ประโยชน์ของการรวม WooCommerce QuickBooks

มีประโยชน์มากมายในการใช้ WooCommerce และ QuickBooks ร่วมกัน ไปดูกันเลยดีกว่า:

ช่วยประหยัดเวลา

เนื่องจากซอฟต์แวร์นี้ถูกรวมเข้าด้วยกัน จึงช่วยให้การป้อนข้อมูลและการอัปเดตทั้งหมดเกิดขึ้นในที่เดียว ไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ และป้อนข้อมูลเดียวกันด้วยตนเองหลายครั้ง (หรือแย่กว่านั้นคือ ระบบเดียว) ซึ่งช่วยประหยัดเวลาสำหรับทั้งผู้ใช้และผู้ทำบัญชี/นักบัญชี เนื่องจาก QuickBooks สามารถกระทบยอดข้อมูลทางการเงินระหว่างตัวมันเอง WooCommerce และซอฟต์แวร์บัญชีอื่นๆ

โอกาสในการผิดพลาดของมนุษย์ลดลง

การป้อนข้อมูลเป็นสองเท่าเมื่อทั้งสองระบบรวมกัน ในโปรแกรมหนึ่ง ข้อมูลจะถูกป้อนลงใน QuickBooks หรือ WooCommerce โดยตรง และในอีกโปรแกรมหนึ่ง ข้อมูลจะถูกตรวจสอบ สิ่งนี้ทำให้ยากขึ้นที่จะทำผิดพลาดเมื่อป้อนข้อมูลเนื่องจากนิ้วของคุณจะถูกข้ามว่าคุณมีทุกอย่างถูกต้อง! เมื่อสร้างรายการเริ่มต้นแล้ว การอัปเดตจะง่ายขึ้น

การตั้งค่าทำได้ง่ายและรวดเร็ว

การตั้งค่า WooCommerce และ QuickBooks สำหรับการผสานรวมประเภทนี้ทำได้รวดเร็ว ง่ายดาย และไม่เจ็บปวด เมื่อคุณตั้งค่า API ให้ทำงานกับ QuickBooks แล้ว ทั้งสองมีการเชื่อมต่อที่สร้างไว้แล้วซึ่งคุณจะต้องยืนยันเท่านั้น จากนั้นคุณสามารถอัปเดตได้ทันที ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถมีเวลามากขึ้นในการทำสิ่งที่พวกเขารักและใช้เวลาน้อยลงในการเรียนรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์บัญชี

ส่งเสริมการบัญชีและการทำบัญชีที่ยอดเยี่ยม

สุดท้าย เมื่อใช้ WooCommerce และ QuickBooks ร่วมกัน จะช่วยเพิ่มทั้งกระบวนการบัญชีและการทำบัญชี (และทำให้จัดการได้ง่ายขึ้น) เนื่องจากทุกอย่างเสร็จสิ้นในที่เดียวโดยใช้สองระบบที่ทำงานร่วมกันได้ดี ไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ หรือป้อนข้อมูลเดียวกันด้วยตนเองหลายครั้งอีกต่อไป ซึ่งช่วยประหยัดเวลา ลดความผิดพลาดของมนุษย์ และทำให้บัญชีง่ายขึ้น (และหงุดหงิดน้อยลง)

วิธีการของการรวม QuickBooks

การถ่ายโอนข้อมูลสามารถทำได้ผ่านการผสานรวมข้อมูลแบบทางเดียวหรือสองทาง ขึ้นอยู่กับปลั๊กอินที่ใช้

การรวมข้อมูลทางเดียว

การรวมข้อมูลทางเดียวเกิดขึ้นเมื่อบริษัทหนึ่งกล่าวคือ QuickBooks กำหนดตัวระบุเฉพาะให้กับบริษัทที่ได้รับข้อมูล การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำโดย QuickBooks ในบันทึกของลูกค้าจะได้รับการอัปเดตทันทีในระบบอื่น (เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการบริษัท)

การรวมข้อมูลสองทาง

การรวมข้อมูลแบบสองทางเกิดขึ้นเมื่อ QuickBooks อัปเดตทั้งระบบและระบบอื่นๆ (เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการบริษัท) พร้อมกัน โดยใช้รูปแบบการแบ่งปันข้อมูลแบบสองทิศทาง ทั้งสองบริษัทต้องใช้ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันเดียวกันในการติดตามลูกค้าเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

QuickBooks มีโปรแกรมเสริมหลายอย่างที่สามารถช่วยในการรวมข้อมูลจากซอฟต์แวร์การจัดการธุรกิจอื่นๆ เช่น Salesforce, Microsoft Dynamics และ NetSuite

โดยทั่วไป การรวมข้อมูลแบบสองทางมีประโยชน์มากกว่าการรวมแบบทางเดียว ให้อัตราความแม่นยำสูงกว่าเนื่องจากคุณสามารถอัปเดตทั้งสองระบบได้พร้อมกันโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังลดการใช้แรงงานคน ลดโอกาสที่มนุษย์จะผิดพลาด

วิธีผสานรวม WooCommerce กับ QuickBooks

การรวม WooCommerce กับ QuickBooks เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้บันทึกบัญชีของคุณเป็นปัจจุบัน และช่วยให้คุณสามารถกระทบยอดบัญชีของคุณได้อย่างรวดเร็ว มาดูกันว่าคุณจะสามารถผสานรวมนี้ได้อย่างไรโดยใช้ปลั๊กอิน QuickBooks Sync for WooCommerce โดย MyWorks

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลดและติดตั้ง

ขั้นแรก คุณจะต้องตรงไปที่แดชบอร์ด WordPress และไปที่ Plugins > Add New ในช่องค้นหาคำหลัก ให้ป้อนชื่อปลั๊กอินของคุณ 'QuickBooks Sync for WooCommerce' ในกรณีนี้ เมื่อคุณระบุได้แล้ว ให้ดำเนินการติดตั้งและเปิดใช้งานโดยทำตามขั้นตอนทั้งหมดอย่างเคร่งครัด

ขั้นตอนที่ 2: สร้างบัญชีที่ MyWorks

คุณจะต้องมีบัญชีที่ MyWorks เพื่อเชื่อมต่อปลั๊กอินที่เพิ่งติดตั้งล่าสุดกับบัญชี QuickBooks ของคุณ ตรงไปที่เว็บไซต์ทางการของ MyWorks และลงทะเบียนสำหรับบัญชี

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบรหัสใบอนุญาต

ถัดไป ภายใต้แท็บ 'แผน' ในแดชบอร์ด MyWorks จะมีรหัสใบอนุญาตที่เชื่อมโยงกับปลั๊กอินตัวช่วยของแพลตฟอร์มบน WooCommerce เลือกแผนที่คุณลงทะเบียนและคัดลอกรหัสคีย์ใบอนุญาตนี้

ตอนนี้ กลับไปที่แดชบอร์ด WordPress ของคุณ ไปที่ MyWorks Sync > Connection แล้ววางโค้ดที่คุณคัดลอก กดปุ่ม 'Enter' เพื่อเปิดใช้งานใบอนุญาตของคุณ

หากต้องการดำเนินการต่อ ให้เลื่อนหน้าลงแล้วคลิก 'เชื่อมต่อกับ QuickBooks Online'

ขั้นตอนที่ 4: เชื่อมต่อ MyWorks กับ QuickBooks ออนไลน์

ตอนนี้ คุณต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี QuickBooks ของคุณ หากคุณยังไม่มี คุณสามารถสร้างบัญชีได้โดยไปที่เว็บไซต์ทางการของ QuickBooks บนแดชบอร์ด MyWorks ให้คลิกปุ่ม 'เชื่อมต่อกับ QuickBooks'

หน้าต่างป๊อปอัปจะเปิดขึ้นเพื่อขออนุญาตเชื่อมต่อ MyWorks กับบัญชี QuickBooks ออนไลน์ของคุณ คลิกปุ่ม 'เชื่อมต่อ' เพื่อเริ่มกระบวนการเชื่อมต่อ หลังจากเชื่อมต่อสำเร็จ ชื่อบริษัทของคุณที่ลงทะเบียนกับ QuickBooks จะปรากฏในการเชื่อมต่อ QuickBooks

ขั้นตอนที่ 5: เชื่อมต่อ WooCommerce กับ QuickBooks Online

หลังจากที่คุณเชื่อมต่อ MyWorks กับ QuickBooks Online เรียบร้อยแล้ว ให้เลื่อนลงไปที่ส่วน 'QUICKBOOKS CONNECTION' (ในหน้าเดียวกัน) และคัดลอกโทเค็นการเข้าถึงที่สร้างขึ้น จากนั้นสลับกลับไปที่แดชบอร์ด WordPress ของคุณ คลิกที่ MyWorks Sync > Connection และวางโทเค็นการเข้าถึงในช่อง 'Enter Access Token' ที่ให้ไว้ คลิกที่ปุ่ม 'บันทึก' เพื่อดำเนินการต่อ หน้าจะโหลดซ้ำ และตอนนี้คุณจะเห็นว่า WooCommerce เชื่อมต่อกับ QuickBooks Online สำเร็จแล้ว

ขั้นตอนที่ง่ายและง่ายในการปฏิบัติตามใช่ไหม? ณ จุดนี้ คุณได้รวม WooCommerce เข้ากับ QuickBooks เรียบร้อยแล้ว ขณะนี้คุณสามารถสำรวจคุณลักษณะที่ QuickBooks นำเสนอให้กับธุรกิจของคุณได้

โดยรวม

WooCommerce ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์บัญชี QuickBooks เพื่อให้ธุรกิจสามารถจัดการสินค้าคงคลังและการขายได้ ขณะนี้ธุรกิจต่างๆ สามารถเห็นภาพรวมด้วยผลิตภัณฑ์แบบครบวงจรและโซลูชันการจัดการคำสั่งซื้อ

การรวม WooCommerce กับ QuickBooks อาจเป็นแบบทางเดียวหรือสองทางก็ได้ และด้วยความช่วยเหลือของปลั๊กอิน MyWorks คุณสามารถใช้กระบวนการอัตโนมัติเพื่อเชื่อมต่อทั้งสองแอปพลิเคชันได้

โดยสรุปแล้ว การใช้ WooCommerce กับ QuickBooks เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจ เจ้าของร้านค้าสามารถเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจผ่านผลิตภัณฑ์แบบครบวงจรและโซลูชันการจัดการคำสั่งซื้อ ด้วยความช่วยเหลือของปลั๊กอิน MyWorks ผู้ค้าปลีกสามารถทำการส่งออกและนำเข้าผลิตภัณฑ์ระหว่าง WooCommerce และ QuickBooks ได้โดยอัตโนมัติ

เรามาถึงจุดสิ้นสุดของบทความนี้แล้ว ขอบคุณที่สละเวลาอ่าน หากคุณต้องการบริการ WordPress แบบมืออาชีพ อย่าลังเลที่จะติดต่อเรา นอกจากนี้ คุณสามารถตรวจสอบเว็บไซต์ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการของเรา