อธิบายเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ & 6 ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดสำหรับปี 2022

การป้อนข้อมูลด้วยตนเองอาจเป็นงานที่น่าเบื่อและไม่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในโลกธุรกิจ ไม่เพียงแต่ทำให้คุณหลับเท่านั้น แต่ยังเสียเวลาและทรัพยากรอันมีค่าไปด้วย ลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้เป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย

จากข้อมูลของ Zapier พนักงาน 94% ทำงานที่ใช้เวลานานและซ้ำซากจำเจ โชคดีที่มีเทคโนโลยีที่สามารถทำให้งานที่ทำให้มึนงงเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ และให้คุณจดจ่อกับงานที่สำคัญจริงๆ ได้ นั่นคือระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณประหยัดเวลาและเงิน ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการใช้ประโยชน์จากกระบวนการทำงานด้วยตนเองที่ทำงานด้วยตนเอง

สารบัญ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติทำงานอย่างไร

การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์มักจะอาศัยชุดคำสั่ง if/then เพื่อทริกเกอร์งานอื่น จากนั้นจะแตกแขนงออกไปขึ้นอยู่กับการกระทำของผู้นำ พนักงาน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายอื่น

มาดูขั้นตอนการทำงานตัวอย่างในการเปลี่ยนการส่งแบบฟอร์มเป็นโอกาสทางการขายกัน

• ผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ส่งแบบฟอร์ม
• การดำเนินการจะลงทะเบียนผู้เข้าชมในแคมเปญแบบหยดโดยอัตโนมัติ สร้างข้อตกลงใหม่และตั้งสถานะเป็น "ใหม่"
• อีเมลฉบับแรกของแคมเปญแบบหยดจะถูกส่งไปยังผู้นำเพื่อขอกำหนดการประชุม
• ลูกค้าเป้าหมายคลิกผ่านไปยังตัวกำหนดการประชุมและสร้างการนัดหมาย
• อีเมลขอบคุณจะถูกส่งไปยังลูกค้าเป้าหมายเพื่อยืนยันวันที่และเวลา
• CRM สร้างงานใหม่และมอบหมายให้กับตัวแทนขาย
• จากนั้นตัวแทนฝ่ายขายจะติดต่อเป็นการส่วนตัวเพื่อยุติเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

นี่คือลักษณะของเวิร์กโฟลว์ตั้งแต่ต้นจนจบ

ที่มาของภาพ

เกือบทุกแผนกในธุรกิจของคุณจะได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ไม่ว่าจะเป็นการตลาด ทรัพยากรบุคคล หรือการเงิน เทคโนโลยีสามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น

ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ยอดนิยมบางส่วน

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถใช้ได้ในแทบทุกทีมและในทุกสถานการณ์ทางธุรกิจ แม้ว่าส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการตลาดและการขาย แต่ก็สามารถใช้ในการบริการลูกค้า การดำเนินงาน ทรัพยากรบุคคล และการเงิน

การตลาดอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์

ที่มาของภาพ

งานด้านการตลาดที่ซ้ำซากจำเจที่สุดบางอย่าง เช่น การส่งอีเมลและการโพสต์การอัปเดตโซเชียลมีเดีย สามารถทำได้โดยอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ด้วยซอฟต์แวร์การตลาดอัตโนมัติ คุณสามารถกำหนดเวลาปฏิทินโซเชียลมีเดียทั้งหมดของคุณ และตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ดูแลผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าบางประเภทด้วยข้อเสนอทางอีเมล

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติในการตลาดรวมถึง:

• สมัครสมาชิกแคมเปญแบบหยดเมื่อดาวน์โหลดแหล่งข้อมูลจากเว็บไซต์ของคุณ
• ต้อนรับผู้ใช้สู่บริษัทของคุณหลังจากซื้อผลิตภัณฑ์
• เตือนให้ผู้ใช้ชำระเงินหลังจากเพิ่มรายการต่างๆ ลงในรถเข็นแล้ว
• การจัดกำหนดการโพสต์โซเชียลมีเดียในหลายแพลตฟอร์ม
• กระจายงานการตลาดให้กับสมาชิกในทีม

การอ่านเพิ่มเติม

ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์การขาย

ที่มาของภาพ

ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์การขายช่วยเพิ่มความคล่องตัวในงานการจัดการลูกค้าเป้าหมายและลูกค้าเป้าหมายที่น่าเบื่อ เพื่อให้ตัวแทนสามารถมุ่งเน้นที่การขาย ไม่ใช่การป้อนข้อมูล นอกเหนือจากการนำลูกค้าเป้าหมายโดยอัตโนมัติผ่านไปป์ไลน์ตามการกระทำของพวกเขา เวิร์กโฟลว์การขายอัตโนมัติสามารถลงทะเบียนผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าในแคมเปญแบบหยดและอัปเดตขั้นตอนของข้อตกลงในขณะที่ดีลดำเนินต่อไป

งานอัตโนมัติในการขายรวมถึง:

• วางลีดแต่ละตัวในขั้นตอนต่าง ๆ ของไปป์ไลน์เมื่อพวกเขาดำเนินการบางอย่าง
• ย้ายผู้นำออกจากไปป์ไลน์หากพวกเขาหยุดตอบอีเมล
• การส่งอีเมลแนะนำตัวจากตัวแทนฝ่ายขายไปยังลูกค้าเป้าหมายหลังจากดาวน์โหลด ebook
• อัปเดตขั้นตอนดีลเมื่อลูกค้าเป้าหมายกำหนดเวลานัดหมายหรือประชุม
• การสร้างงานสำหรับตัวแทนขายเมื่อลูกค้าเป้าหมายได้กำหนดเวลาการประชุมแล้ว

การอ่านเพิ่มเติม

บริการลูกค้าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ที่มาของภาพ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อในการบริการลูกค้า นอกเหนือจากการเปิดตัวแบบสำรวจ ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถดูแลตั๋ว กรณีและปัญหา และคำถามทั่วไปได้โดยการส่งอีเมลชุดหนึ่งหรือสร้างงาน

งานอัตโนมัติในการบริการลูกค้ารวมถึง:

• การสร้างตั๋วใหม่ในระบบเมื่อมีคนติดต่อผ่านโซเชียลมีเดียหรืออีเมล
• ต้อนรับลูกค้าด้วยชุดอีเมลที่เป็นประโยชน์
• ส่งแบบสำรวจของ NPS และลงทะเบียนในแคมเปญอีเมลต่างๆ ขึ้นอยู่กับการให้คะแนน
• การกำหนดใบสั่งงานเป็นป้ายกำกับลำดับความสำคัญโดยขึ้นอยู่กับน้ำเสียงของข้อความหรืออีเมล
• การแก้ไขและเก็บตั๋วถาวรเมื่อถึงความละเอียดแล้ว

การอ่านเพิ่มเติม

การทำงานอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์

ที่มาของภาพ

การดำเนินงานเป็นส่วนสำคัญขององค์กรใด ๆ และสามารถทำแบบอัตโนมัติเพื่อลดอินสแตนซ์ของการป้อนข้อมูลด้วยตนเองได้เช่นกัน

งานอัตโนมัติในการดำเนินงานรวมถึง:

• การลบรายการที่ซ้ำกันเมื่อตรวจพบหรือรวมคุณสมบัติสองรายการเข้าด้วยกันหากเหมือนกัน
• การจัดการสิทธิ์ของทีมสำหรับสมาชิกใหม่ในทีม
• การจัดลำดับความสำคัญสำหรับกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ
• รวบรวมรายงานอัตโนมัติทุกสิ้นไตรมาส
• การสร้างงานในเครื่องมือของบุคคลที่สาม เช่น Asana, Slack หรือ Zoom

การอ่านเพิ่มเติม

ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ทรัพยากรมนุษย์

แทนที่จะต้องป้อนข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานใหม่ทั้งหมดด้วยตนเอง เช่น ที่อยู่ หมายเลขประกันสังคม และข้อมูลพนักงานอื่นๆ ลงในระบบบัญชีเงินเดือน ค่าใช้จ่าย และระบบประกัน ซอฟต์แวร์ HR อัตโนมัติสามารถทำให้คุณได้ในไม่กี่นาที

งานอัตโนมัติในทรัพยากรบุคคลรวมถึง:

• การลบผู้สมัครออกจากฐานข้อมูลหากพวกเขาไม่ได้ใช้งานเป็นระยะเวลาหนึ่ง
• ส่งอีเมลถึงผู้สมัครที่ยังไม่ผ่านเข้ารอบสุดท้าย
• การกรองผู้สมัครด้วยคีย์เวิร์ดบางคำในประวัติการทำงาน
• ส่ง W2 ให้กับพนักงานปัจจุบัน
• รวบรวมคำติชมของพนักงานหลังจากที่พวกเขาอยู่ที่บริษัทมาระยะหนึ่งแล้ว

การเงินเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ที่มาของภาพ

ด้วยการอนุญาตให้คุณสร้างแบบฟอร์ม ออกแบบเวิร์กโฟลว์ และติดตามกระบวนการ ซอฟต์แวร์กระบวนการอัตโนมัติด้านการเงินจะปรับปรุงคำขอการเดินทาง การชำระเงินคืน และการอนุมัติงบประมาณทั้งหมดของคุณ

งานอัตโนมัติในด้านการเงิน ได้แก่ :

• ดำเนินการอนุมัติค่าใช้จ่ายตั้งแต่ต้นจนจบ
• การจัดการผู้ขายและการอนุมัติสัญญา
• การกำหนดลำดับความสำคัญให้กับ ACH และการขอสาย
• การจัดการคำขอค่าใช้จ่ายในการเดินทางขึ้นอยู่กับสถานที่และกิจกรรม
• การอนุมัติงบประมาณตามชุดพารามิเตอร์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

เมื่อคุณรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแล้ว มาดูเครื่องมือยอดนิยมที่คุณสามารถใช้ได้

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ดีที่สุดในปี 2565

1. HubSpot: ซอฟต์แวร์ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแบบ All-in-One ที่ดีที่สุด

ที่มาของภาพ

ซอฟต์แวร์การตลาด การขาย การบริการ และการดำเนินงานของ HubSpot ทำงานบนแพลตฟอร์มเดียว ทำให้เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์แบบครบวงจร ทุกอย่างเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ทำให้คุณสามารถจัดกระบวนการทั้งหมดของทีมและลดแรงเสียดทานจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งได้

คุณสามารถส่งต่อลูกค้าเป้าหมายจากการตลาดสู่การขาย เชื่อมต่อตั๋วบริการกับเรกคอร์ดผู้ติดต่อที่มีอยู่ และล้างข้อมูลลูกค้า — ทั้งหมดนี้อยู่ในแพลตฟอร์มเดียวที่ใช้งานง่าย

ดีที่สุดสำหรับ : HubSpot ขอแนะนำสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตที่ยังไม่ได้ลองใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ และสำหรับธุรกิจระดับองค์กรที่มีกระบวนการที่มั่นคง คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการสมัครใช้งาน Starter จากนั้นอัปเกรดเมื่อคุณต้องการฟังก์ชันเพิ่มเติม แนะนำเป็นพิเศษสำหรับฝ่ายการตลาด ฝ่ายขาย ฝ่ายบริการ และฝ่ายปฏิบัติการ

ราคาสำหรับศูนย์กลางการตลาด: ฟรี; $50/เดือน (เริ่มต้น); $890/เดือน (สำหรับมืออาชีพ); $3,200/เดือน (องค์กร)

ราคาสำหรับศูนย์กลางการขาย: ฟรี; $50/เดือน (เริ่มต้น); $500/เดือน (มืออาชีพ); $1,200/เดือน (องค์กร)

ราคาสำหรับศูนย์บริการ: ฟรี; $50/เดือน (เริ่มต้น); $400/เดือน (สำหรับมืออาชีพ); $1,200/เดือน (องค์กร)

ราคาสำหรับ Operations Hub: ฟรี; $50/เดือน (เริ่มต้น); $800/เดือน (มืออาชีพ)

2. Nintex: ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์องค์กรที่ดีที่สุด

ด้วยแอพพลิเคชั่นเวิร์กโฟลว์มากกว่า 3 ล้านรายการที่ทำงานบนแพลตฟอร์มของพวกเขาในขณะนี้ Nintex ช่วยให้ลูกค้าองค์กรมากกว่า 8,000 รายจัดการ ทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขา โดยไม่ต้องมีประสบการณ์ในการเขียนโค้ด

ด้วยการนำเสนอเครื่องมืออัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์มากมาย เช่น การแมปกระบวนการ เวิร์กโฟลว์ขั้นสูง และความชาญฉลาดของกระบวนการ ธุรกิจของคุณสามารถแมปแต่ละกระบวนการของคุณ ดำเนินการ และตรวจสอบประสิทธิภาพ

ดีที่สุดสำหรับ : ขอแนะนำ Nintex สำหรับธุรกิจองค์กรที่มีกระบวนการที่มั่นคง เป็นซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งจับคู่เครื่องมือออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานง่ายเข้ากับการผสานการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะเชื่อมต่อทุกแอปของคุณ แนะนำเป็นพิเศษสำหรับแผนกไอที กฎหมาย ทรัพยากรบุคคล และการเงิน

ราคา : $910/เดือน (มาตรฐาน); $1,400/เดือน (องค์กร)

3. Kissflow: ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสำหรับผู้เริ่มต้นที่ดีที่สุด

ได้รับความไว้วางใจจากบริษัทมากกว่า 10,000 แห่ง รวมถึง Domino's, Michelin และ Pepsi Kissflow นำเสนอซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแบบครบวงจรที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอัตโนมัติในแผนกทรัพยากรบุคคล การขาย การเงิน การบริหาร การตลาด และการจัดซื้อ .

ด้วยแอปการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้ากว่า 50 แอป — เช่น ค่าใช้จ่ายและใบสั่งขาย เงื่อนไขและทริกเกอร์ และแดชบอร์ดการรายงานสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ — Kissflow สามารถทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณคล่องตัวขึ้นเกือบทั้งหมด

ดีที่สุดสำหรับ : ขอแนะนำ Kissflow สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่เพิ่งเริ่มลองใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ความเรียบง่ายของเครื่องมือและความเป็นมิตรต่อผู้ใช้จะช่วยให้เริ่มกระบวนการอัตโนมัติได้ง่ายขึ้น แนะนำเป็นพิเศษสำหรับฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และฝ่ายการเงิน

ราคา : $200/เดือน (พื้นฐาน); $495/เดือน (ขั้นสูง); $1,900/เดือน (เต็มจำนวน)

4. บูรณาการ: ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์การดูแลระบบทุกวันที่ดีที่สุด

Integrify เป็นซอฟต์แวร์อัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ที่ให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ในตัวสร้างแบบลากแล้วปล่อย และเรียกใช้โฟลว์แบบขนานหรือตามลำดับ ด้วยความสามารถในการทำงานร่วมกันบนงานและคำขอ ทดสอบกระบวนการของคุณ และตั้งค่าการเตือนความจำ คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณและทำงานด้วยตนเองโดยอัตโนมัติ

Integrify ยังนำเสนอตัวอย่างเวิร์กโฟลว์และฐานความรู้ของผู้ใช้ API แบบเปิดที่อิงจากส่วนที่เหลือซึ่งช่วยให้คุณผสานรวมกับฐานข้อมูลภายนอก และความสามารถในการนำเข้าและส่งออกข้อมูลจาก Excel และแม้แต่ PDF

ดีที่สุดสำหรับ : Integrify ขอแนะนำสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่ต้องการทำงานประจำวันให้เป็นอัตโนมัติ “ตัวสร้างกระบวนการ” แบบลากแล้วปล่อยทำให้กระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบเป็นเรื่องง่ายและง่ายดาย แนะนำเป็นพิเศษสำหรับฝ่ายธุรการ

ราคา : ราคาตามคำขอ

5. Zapier: ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ดีที่สุดสำหรับการเชื่อมต่อแอพ

ด้วยความสามารถในการเชื่อมต่อและแชร์ข้อมูลกับเว็บแอปกว่า 1,000 รายการ เช่น Facebook, QuickBooks และ Google Drive Zapier สามารถทำให้กระบวนการทางธุรกิจเกือบทุกประเภทเป็นไปโดยอัตโนมัติ สิ่งที่คุณต้องทำคือสร้างเวิร์กโฟลว์ในตัวแก้ไข เลือกแอปที่คุณต้องการรวมไว้ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ และออกแบบ

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการบันทึกไฟล์แนบทั้งหมดของคุณใน Dropbox คุณสามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่จะคัดลอกไฟล์แนบจากกล่องจดหมาย Gmail ของคุณไปยัง Dropbox โดยอัตโนมัติ แล้วส่งข้อความ Slack เกี่ยวกับการดาวน์โหลด

ดีที่สุดสำหรับ : Zapier ขอแนะนำสำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่ใช้เครื่องมือที่หลากหลายซึ่งไม่ได้พูดคุยกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ MailChimp เพื่อส่งอีเมลและ Typeform เพื่อรวบรวมลูกค้าเป้าหมาย คุณสามารถเชื่อมต่อเครื่องมือทั้งสองนี้โดยใช้ Zapier แนะนำเป็นพิเศษสำหรับฝ่ายการตลาดและบริการ

ราคา : ฟรี; $19.99/เดือน (เริ่มต้น); $49/เดือน (มืออาชีพ)

6. Flokzu: ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ดีที่สุด

Flokzu ช่วยให้คุณสร้างงาน กำหนดเวลา กฎเกณฑ์ทางธุรกิจ และการแจ้งเตือนได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดใดๆ ซอฟต์แวร์ของพวกเขายังส่งงานที่รอดำเนินการไปยังกล่องจดหมายของผู้ได้รับมอบหมายของโครงการแต่ละราย และเมื่อแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ กระบวนการจะมอบหมายงานใหม่แต่ละงานให้กับผู้ใช้หรือบทบาทโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ Flozku ยังมีแดชบอร์ดการรายงานที่แสดงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

ประสิทธิภาพและเมตริก เช่น จำนวนงานที่ล่าช้าในปัจจุบัน งานที่มอบหมายให้กับผู้ใช้และบทบาทแต่ละราย งานที่เสร็จสมบูรณ์ และเวลาที่แต่ละงานใช้ ซึ่งจะให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่คุณเพื่อปรับแต่งและเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ในอนาคตของคุณ

ดีที่สุดสำหรับ : Flokzu ขอแนะนำอย่างยิ่งสำหรับแต่ละทีมที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเวลาและเวิร์กโฟลว์งาน คุณลักษณะสำคัญของเครื่องมือนี้คือผู้ใช้จะได้รับงานที่รอดำเนินการในกล่องจดหมาย ทำให้เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม แนะนำสำหรับทีมใด

ราคา : ฟรี; $19.99/เดือน (เริ่มต้น); $49/เดือน (มืออาชีพ)

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะช่วยให้คุณเติบโตได้ดีขึ้น

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการขยายขนาดและเติบโตโดยไม่ปล่อยให้สิ่งใดหลุดจากช่องโหว่ ด้วยการปล่อยให้เทคโนโลยีทำงานด้วยตนเอง คุณสามารถขยายธุรกิจของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องยุ่งยาก

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนมกราคม 2019 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม