Verimliliğinizi Artıracak 11 Ücretsiz E-posta Hack'i

Benim gibiyseniz, çalışma gününüzün güçlü bir kısmı gelen kutunuza göre e-posta iletileri göndermek, önemsiz e-postalar göndermek ve zamana duyarlı e-postalara yanıt vermektir.

Bazılarının onu kontrol etmeyi etkinleştirmesi gerekiyor mu? Temel şeyleri hedefleyebilmeniz için gelen kutunuzu daha iyi kontrol etmenizi sağlayacak ücretsiz e-posta hileleri elde ettik.

Üretkenliğinizi Artıracak Tamamen Ücretsiz 11 Elektronik Posta Hack'i

1. Bildirimlerinizi kapatın veya e-postaları duraklatın.

Sosyal medya dışında, e-posta, çoğu insanın bildirimlerle dolup taştığı yerdir. Farkındalığınız başka yerlerde çekildiğinden, bu, verimliliğin önündeki en önemli engelleyicilerden sadece biri olabilir.

Çözüm? Yalnızca e-posta bildirimlerini daha acil sorumluluklarınıza odaklanmak için dönüştürün. Yine de çok daha iyisi, e-posta şirketiniz izin veriyorsa, gelen e-postaların gelen kutunuzda görünmesini bile durdurabilirsiniz.

Grafik Kaynak

Outlook kullanıcıları, Boomerang uygulamasının bir sonucu olarak bildirimleri duraklatabilir ve bunlarla ilgilenmeye hazır olduklarında bildirimleri devam ettirebilir.

2. Toplu e-posta değerlendirmesi için zamanları bloke edin.

E-posta, iş gününün birkaç saatinde gelebilir ve asenkron bir ekiple çalışıyorsanız, mesai dışı çalışma yoktur.

Bu nedenle, e-postalarınızı sürekli olarak incelemenin ve her bir kişiye geldiğinde yanıt vermenin bir alternatifi olarak, gün boyunca bunları değerlendirmek için zaman blokları ayırın.

Bu, sabahın erken saatleri, öğleden sonra geç vakitler veya herhangi bir aksama süresi olmasını beklediğiniz herhangi bir zaman olabilir.

Profesyonel öneri: Bu zaman bloğunu belirledikten sonra, diğer işletme faaliyetleriyle çakışmalardan uzak durmak için takviminize ekleyin.

3. Şablonlar oluşturun.

Web sitelerinin SSS bölümlerinin nasıl olduğunu biliyor musunuz? Tecrübeli olduğumuz mesleklerde, genellikle aynı detayı müşterilerimize, çalışma arkadaşlarımıza ve paydaşlarımıza fazlasıyla iletiriz.

Bunu biraz daha kolaylaştırmak için, her e-posta taslağı hazırladığınızda sıfırdan başlamaktan kaçınmak için şablonlar oluşturun.

Şablonlarınız öncelikle en sık aldığınız sorgulara, en çok kullandığınız ifadelere ve en çok paylaştığınız mesajlara dayalı olacaktır. Gibi şeyler:

• Soğuk e-postalar
• Diğer gruplara yönlendirmeler
• Haftalık ekip bildirimleri
• OOO konsepti

Bunu Gmail'de ayarlamak için ayarlarınıza gidin, Sofistike sekmesine tıklayın ve Şablonlar bölümüne gelen "Etkinleştir" seçeneğine tıklayın.

4. Klasörler oluşturun.

İş, üretkenlik için en önemli unsurdur ve e-posta mesajları genellikle ikinci plana düşer. İroni şu ki, günlük iş hayatımızda kullandığımız en kritik bilgilerden bazılarını muhtemelen saklayacaklar.

Elektronik postanızın içinde klasörler oluşturmak, yalnızca öğeleri bulmayı çok daha kolay hale getirmekle kalmayacak, aynı zamanda e-postalarınızı önceliklendirirken çok daha yönetilebilir hale getirecektir.

Duruma göre, kategorileri şu şekilde oluşturabilirsiniz:

• Öncelik (örn. Eylem gerekli, bilgilendirme amaçlı)
• İşletme (örn. İK, Finans, Sigorta kapsamı)
• Gruplar (örn. Yönetim, doğrudan deneyimler, iş arkadaşları vb.)

5. Gelen e-postalarınızı filtreleyin.

Elektronik posta sağlayıcınızın bunu sizin için mekanik olarak yapmasını sağlamak varken neden e-posta mesajları aracılığıyla yazıyorsunuz?

Çoğu e-posta sağlayıcısından edinilebilen filtre özelliği, e-posta mesajlarını sıralamanızı, silmenizi, işaretlemenizi ve iletmenizi mümkün kılar.

Aşağıdaki bilgileri uygulayarak bunu yapabilirsiniz:

• Elektronik posta adresleri
• Kelimeler ve deyimler ve/veya deyimler
• Konu satırı
• EK

Filtreyi oluşturduğunuz anda, otomatikleştirilmiş uyumluluk eylemini belirlersiniz.

Kullanım örnekleri, yönetimden gelen e-postaları belirli bir klasöre dahil etmeyi, istenmeyen postaları silmeyi, hatırlatıcıları çalışma olarak işaretlemeyi içerir.

6. Bir e-posta planlayıcı kullanın.

Bir önceki akşam taslağı hazırlarken saat 22:00'de gönderemediğiniz bir e-postayı postalamak için sabah 6'da uyandığınız günler artık yok.

Bazı e-posta sağlayıcıları, e-postanızı teslim etmek için bir tarih ve saat belirlemenizi sağlar, böylece onu kurup unutabilirsiniz - hem de korkusuzca.

Şirketinizin bu yönü yoksa e-posta planlamak için e-postanızla birleştirebileceğiniz Boomerang gibi bir uzantı düşünün.

7. "Göndermeyi geri al" işlevini güçlendirin.

Bunu hepimiz yaparız: Bir e-posta gönderin, ardından SADECE duruma göre göndermeden hemen önce beş kez yeniden incelediğiniz e-postayı zorunlu olarak yeniden okuyun – bu konuda neredeyse hiçbir şey yapamasanız bile. Sonunda şimdiye kadar.

Gmail ve diğer e-posta sağlayıcıları artık bir e-postayı "Gönder"i tıkladıktan birkaç saniye sonra göndermenizi sağlıyor; bu, bir yanlışlık fark ettiğinizde veya fikrinizi değiştirdiğinizde mümkün olabilir.

Ön öneri: Alıcıları yalnızca elektronik postanız gitmeye hazır olduğu anda artırın – bu şekilde, hiçbir koşulda bir daha bitmemiş bir elektronik posta teslim etmeyeceksiniz.

8. Çalışma kısayolları.

Kısayollar, bir zaferi atlamadan e-posta işlerinizi hızla tamamlamanıza olanak tanır.

E-posta kısayollarıyla şunları yapabilirsiniz:

• Yeni e-posta oluşturun.
• Cc ve gizli alıcıları dahil edin.
• Gelen bağlantıları ekleyin.
• Yazım ipuçlarını açın.
• Metni kalın, italik, altı çizili, girintiler ve hizalamalarla biçimlendirin.
• E-posta arşivi

Ve bu sadece birkaç isim. Genellikle kullandığınız bir işlev varsa, büyük olasılıkla yalnızca belirli bir tıklama veya tuş vuruşuyla sizi oraya götürecek bir kısayol vardır.

Elbette kısayollar şirkete ve makineye göre farklılık gösterecektir. Bu yüzden onları kullanmaya başlamadan önce, ideal olanları kullandığınızdan emin olun.

9. Abonelikten çıkın.

Gelen kutunuz neredeyse benimki gibiyse, neredeyse hiç etkileşime geçmediğiniz modellerden gelen birkaç bin e-posta var.

Bu e-postaları silmek zaman alıcı olsa da, hiçbir şekilde okumadığınız e-postaların aboneliğinden çıkarak gelen kutunuzu düzenlemeye başlayabilirsiniz. Ne yazık ki, tüm modellerde sizi rutin olarak bir okuma kaydından çıkaracak olan ayrılma iş akışları yoktur.

Bu durumda, aboneliğinizi manuel olarak iptal etmeniz gerekecektir. İnan bana, uzun vadeli benliğin sana teşekkür edecek.

10. Bir gramer tarayıcı uzantısı edinin.

Çoğumuz e-postaları doğrudan "Yeni Taslak" kutusundan hazırlarız. Öte yandan, bu yöntemin bazı tehlikeleri vardır - özellikle yanlış yazım veya garip ifadeler.

Grammarly gibi uygulamalar düzeltme okuyucu görevi görecek ve hatalarınızı yaptığınız anda yakalayacaktır. Grammarly ayrıca size mesajınızın tonunu iletecek ve alternatif ifadeler önerecek zarif özelliklere sahiptir.

Bu cihazla, nasıl ses çıkardığınız veya gizli bir yazım hatası olup olmadığı konusunda asla endişelenmenize gerek kalmaz. Tüm varsayımları ortadan kaldırır, böylece "Gönder"e basmaya odaklanabilirsiniz.

11. E-posta mesajlarınıza öncelik verin.

Almakta olduğunuz büyük miktardaki e-postalarla mücadele etmeye devam ediyorsanız, şu popüler kuralı uygulamaya çalışın: Elektronik posta, iki dakika veya çok daha azını seçecek bir yanıt gerektiriyorsa, hızlı tepki verin.

Daha uzun sürecekse, sonraya saklayın. Bu taktik, üstesinden gelmeden karmaşadan kurtulmanıza yardımcı olmayı amaçlamaktadır.

İşte karşınızda – gelen kutunuzu aşağıda tutmanıza yardımcı olacak ücretsiz e-posta hileleri üretkenliğinizi düzenler ve optimize eder.

Editörün Dikkatine: Bu makale ilk olarak Ağustos 2016'da yayınlandı ve kapsamlı olması için güncellendi.