İşletmenizde İş Akışı Verimliliğini Artırmak İçin 4 İpucu

Günümüzde çoğu ofis ve işletme sekiz saatlik bir programa göre çalışmaktadır. Bunun, gün içinde yapılması gereken tüm görevleri yerine getirmek için yeterince uzun olduğunu düşünebilirsiniz. Ancak, bu saatlerin nasıl harcandığını daha derinlemesine incelediğinizde, her dakikanın verimli bir şekilde harcandığından emin misiniz? Veya işin yapılması için süreçler, araçlar ve diğer işlevlerle verimsiz olarak boşa harcanan saatler var mı?

Günümüzde işletmeler aynı saat içinde daha fazlasını yapmak, daha fazlasını teslim etmek ve daha fazlasını üretmek için çok fazla baskı altındadır. Teknoloji giderek daha da gelişiyor ve işletmelerin iş akışı verimliliğini artırmak için mevcut tüm kaynakları kendi avantajlarına kullanma beklentisi var. Gerekli araçları aramak ve CRM karşılaştırma tablosu gibi kaynakları okumak işinize bağlıdır, böylece iş akışınızı otomatikleştirirken doğru kararları şekillendirebilirsiniz. Bu başarıldığında, işinizle ilgili her türlü zaman israfını bırakabilecek ve böylece işinizin üretkenliği ve karlılığı da artacaktır.

Bu makalede, işletmenizdeki genel iş akışı verimliliğini nasıl artırabileceğiniz konusunda en iyi dört ipucuna sahip olacaksınız. Öyleyse, okumaya devam edin!

1. Görevlere Nasıl Öncelik Vereceğinizi Öğrenin

Genel iş akışınıza zarar verebilecek şeylerden biri, gerçekleştirmeniz gereken belirli görevleri etkili bir şekilde nasıl önceliklendireceğinizi bilmemenizdir. Görevleri öncelik sırasına koymak söz konusu olduğunda kesin ve kesin, tartışılmaz bir kural yoktur, çünkü bunu yapmak gün içinde yapılması gerekenlere ve hangi teslim tarihlerinin acil olduğuna göre farklılık gösterir.

Ancak zorluk, listenizdeki her şeyin başarılmasının önemli olduğunu hissettiğinizde ortaya çıkmaya başlar. Birini diğerlerine göre nasıl önceliklendirirsiniz? İşte bir rehber:

En önemli görevlere odaklanın. Öncelik listesinin başına koymanız gereken en fazla üç görev seçin. Bu üç görev, zihinsel olarak hala en verimli mevsiminizde olabileceğiniz sabah saatlerinde bitirilmelidir. Bu şekilde, öğleden sonra listede bulabildiğiniz her şeyi bitirmek için 'boş zamanınız' olacak. Ardından, işe başladığınız ertesi gün aynı döngüye tekrar başlayın.

Neyin acil olduğunu, son teslim tarihini vurgulayın. Bu sayede, önce son teslim tarihi çok uzak olan görevler üzerinde çalışarak yaklaşan herhangi bir son teslim tarihini kaçırmayacağınızdan emin olacaksınız.

İşe erken girin. Her zamanki saatinizden en az 15 dakika önce çalışmayı başarabilirseniz, bu aslında sabahları daha fazla iş halletmek için büyük bir fark yaratır. Henüz çok fazla iş arkadaşınızın olmadığı bu rahatsız edilmemiş zaman, yapmanız gereken bir şeye daha fazla odaklanmanıza izin verebilir. 15 dakika erken geldiğiniz için, işyerinizden herkesten 15 dakika önce ayrılmanıza da izin verebilir.

Yukarıdaki stratejileri uyguladığınızda, artık gün içinde daha fazla iş yapmayı göze alabildiğiniz gibi, iş operasyonlarınızdaki değişiklikleri fark etmeye başlayabilirsiniz.

2. Mevcut Süreçlerinizi Analiz Edin

İş akışınızda değişiklik yapmadan önce mevcut iş akışı süreçlerinizi de analiz etmeniz önemlidir. Bu önemlidir, böylece iş yerinizde uyguladığınız değişikliğin daha etkili olması için gerekli olduğundan emin olabilirsiniz. Bu işlemi gerçekleştirirken, çalışanlarınız da dahil olmak üzere herkesi gemiye almalısınız. Bunu yaparak, bu çalışanlar için neyin işe yarayıp neyin yaramadığını belirlemek için onlardan gerekli geri bildirimleri alabilirsiniz.

İş akışı analizinizin işletmeniz için etkili bir şekilde sonuçlandığından emin olmak için aşağıdaki adımlara ve stratejilere dikkat edin:

İş akışınızı otomatikleştirin. İş akışınızda hala inatla manuel olarak çalıştırdığınız sorunlu alanları belirledikten sonra, her seferinde bir prosedür olacak şekilde bunları otomatikleştirmeyi düşünmeye değer.

İş akışınızdaki belirli darboğazları bulun ve strateji belirleyin. İş akışınızdaki darboğazlar, sorunsuz iş akışını yavaşlatan sorunlu alanlardır. Örneğin, tamamlanması diğerlerinden daha uzun süren adımlar var mı? Sürecin sonunu tamamlamak için tekrar tekrar mücadele eden bir departman var mı? Bunlar ele alınması gereken darboğazlar.

İş akışı analizi, işinize pek çok yönden fayda sağlar ve sizin için daha da gerekli hale getirir. Bu faydalar şunları içerir:

İş yerinizde genel verimliliği artırmak. İş akışı analizi, işletmenizin belirli görevlerin nasıl gerçekleştirileceğine dair yeni bir bakış açısına sahip olmasını sağlar, böylece bu verimsizlikler tespit edilebilir ve uygun teknoloji de güncellenebilir.

Müşterileri daha mutlu etmek. İş akışı analizi tarafından uygulanan değişiklikler de daha mutlu müşterilerle sonuçlanabilir. İş akışınızda müşterileri etkileyen yönlerle ilgili kararlar alınması gerektiğinde, güçlü bir iş akışı temeline sahip olabilir ve böylece iş operasyonlarını iyileştirebilirsiniz.

Çalışan moralini artırmak . Elbette, diğer işletmelerdeki çalışanlar daha modern sistemlere geçtiğinde, hiçbir çalışan hala antika süreçleri kullanarak geride kalmak istemez.

3. Doğru Çalışanları Atayın

Halihazırda kapsamlı bir işe alım süreciniz olabilir. Ardından, şirketiniz işi halletmek için doğru araçlara da yatırım yaptı. Ancak, iş akışının bir ucundan diğerine hala yavaş bir hareket olduğunu fark ediyorsunuz. Bu olduğunda sorun, işe yanlış çalışanları atamanız olabilir, örneğin pazarlama departmanındaki çalışanları dijital pazarlama için eğitmediğiniz halde atamak gibi.

Doğru atama çok önemlidir, bu nedenle her çalışanın kendilerine verilen pozisyona çok uygun olduğunu kesin olarak bileceksiniz. İyi yapabilirler, çünkü iş işlevleri onların güçlü yönleridir. Bu başarıldığında, işletmeniz daha yüksek bir başarı olasılığının keyfini çıkarabilir.

Doğru çalışanların uygun iş fonksiyonlarıyla eşleştirildiğinden emin olmak için, uygulamak isteyebileceğiniz denenmiş ve test edilmiş ipuçları aşağıda verilmiştir:

Doğru iş tanımları geliştirin. Bu, iş tanımlarınızın mümkün olduğunca çok spesifik olması gerektiği anlamına gelir. Belirsiz iş tanımları bırakmak, yalnızca şirketinizin bu iş tanımlarının gerçekten karşılanıp karşılanmadığını deşifre etmesini zorlaştıran bir boşluk yaratacaktır.

Ekibinizin her bir üyesinin gelişimini ve yeteneğini destekleyin. Ekibinizin her bir üyesinin büyümesi için fırsatlar olduğunda, bu fırsatlardan en iyi şekilde yararlanın. Çalışanlarınıza şirket tarafından ödenen eğitim ve seminerlere göndererek becerilerini geliştirme ve geliştirme şansı verin. Bunlar şirketiniz için ek masraflar gibi görünebilir, ancak başarılı olduklarında ve işiniz için daha fazlasını başardıklarında getirileri daha fazladır.

Her bir görev için net bir hedefler seti oluşturun, böylece çalışanlarınızın her biri, her bir görev için neyi başarmaları gerektiği konusunda bir fikre sahip olur. Sorumlulukları daha küçük görevlere bölmek, süreci daha net ve akıcı hale getirerek, çalışanların her bir görev için neyi başarmaları gerektiğinden emin olmadıkları her türlü gri alan olasılığını ortadan kaldırır ve aynı zamanda ne yapıp yapmadıklarını belirlemelerine yardımcı olur. aslında sonuç getirir.

4. Dosya Paylaşımı ve Dokümantasyona Öncelik Verin

Dosyalar, herhangi bir işletmenin doğal bir parçasıdır. Başarılı bir bilgi akışı olduğundan emin olmak için iş akışının bir ucundan diğerine paylaşılması gereken belgeler vardır. İş akışınızın diğer tüm yönleri ne kadar iyi veya ne kadar iyi otomatikleştirilmiş olursa olsun, ekibinizin ihtiyaç duydukları belgelere manuel olarak ulaşmaktan başka seçeneği kalmadığında yine de hedeflerinize ulaşamayacaksınız.

İş akışı verimliliğinizi otomatikleştirmeye yönelik hedeflerinizden biri, başka türlü kolayca bulunabilecek belirli belgeler için zaman kaybetmek yerine, hedeflerinize ulaşmak için daha fazla zaman harcamakla ilgili olmalıdır.

Bunu göz önünde bulundurarak, otomatik bir sistem aracılığıyla güvenli dosya paylaşımını sağlamak için uygulayabileceğiniz ipuçları şunlardır:

· Herhangi bir veri ve kimlik hırsızlığını önlemek için parolaların ve diğer güvenlik önlemlerinin alındığından emin olmak için uçtan uca şifrelemeye izin veren bir dosya paylaşım yazılımı seçin .

· Düzenli bir dosya denetimi yapın, böylece belirli dosyalara kimin erişimi olduğu ve şu anda kimin dosyalar üzerinde denetimi olduğu konusunda bilgi sahibi olursunuz. İstenmeyen dosyaları bulut sisteminizden hemen kaldırmak için dosya denetleme işlemi de gereklidir.

· Tüketici düzeyindeki sistemler daha az güvenlik önlemiyle sızıntılara, ihlallere ve hırsızlığa karşı daha duyarlı olduğundan, işletme düzeyinde bir dosya paylaşım sistemi seçin . Kurumsal düzeyde bir dosya paylaşım sistemi, diğerleri arasında uyumluluk ve görünürlük kontrolleri gibi daha fazla güvenlik kontrolüne sahip olmanızı sağlar.

· Ekibinizi, otomatik dosya paylaşım yöntemleri konusunda eğitin ve eğitin, çünkü ekibiniz bunları uygun şekilde nasıl kullanacağınız ve işinizin yararına olduğu konusunda güncel bile değilse, dosya paylaşım yazılımınız hala işe yaramaz olacaktır.

Çözüm

Yukarıdaki ipuçları, sahip olduğunuz işin türü ve ait olduğunuz departman ne olursa olsun işe yarar. Her bölümü tüm bulmacanın bir parçası olarak ele aldığınızda, işiniz gelişebilir ve daha üretken hale gelebilir. İş akışı süreçleri, işleri halletmek için çok önemlidir ve tüm süreçlerinizin işletmeniz için daha yüksek bir başarı olasılığına katkıda bulunmasını sağlamak size bağlıdır. İş süreçleriniz bunaltıcı olmaya başladığında, bu, daha akıcı hale getirmek için iş akışınızı gerçekten hareket ettirmeniz ve ayarlamanız için bir harekete geçme sinyalidir.