Etkili ve Etkileyici Bir E-posta Yazmak İçin 8 İpucu

Hiç bir e-posta göndermek için kendinizi kandırmak zorunda kaldınız mı? Çünkü, aynı.

Diğer iletişim biçimlerinde her zaman alamayacağınız bir e-posta gönderme konusunda anıtsal hissettiren bir şey var. Ve eğer ana dili İngilizce olmayan biriyseniz, bu görev daha da göz korkutucu görünebilir.

Bu makale, bakış açınız ne olursa olsun e-postalarınızın genel kalitesini artırmanıza yardımcı olacak bazı yararlı ipuçları sağlayacaktır. Bu basit stratejileri yazınıza uyguladıktan sonra, herkese güvenle e-posta gönderebilmeli ve gönderme sonrası endişesinden kurtulabilmelisiniz.

Başlayalım.

1. İlgi çekici bir konu satırına sahip olun.

Konu satırları, e-postanızın başarısını artırabilir veya bozabilir. Genellikle birisinin e-postanızı açıp açmayacağını belirleyen faktör budur.

Ne yazık ki, birçok insan bu bölümle mücadele ediyor.

Bu örneğe bir göz atın:

Bu özel konu satırı (bu arada gerçek hayattan örnek) belirsiz, dolaylı ve bana e-postanın içeriğinin ne hakkında olacağı konusunda hiçbir ipucu vermiyor.

Sonuç? Tamamen silebilir veya görmezden gelebilirim.

İşte daha iyi bir seçenek:

Açıklayıcı, spesifik ve bana bunun bir giriş olduğunu söylüyor.

Birine ilk kez ulaşıyorsanız konu satırları özellikle önemlidir. Alıcı kim olduğunuzu bilmiyor ve sizi yalnızca konu satırınızdan yargılayabilir.

Şirketinizde dahili olarak e-posta gönderiyor olsanız bile, alıcınızın ne beklemesi gerektiği konusunda bir fikre sahip olması için harika bir konu satırı yazmak yine de işe yarar. Herhangi bir meşgul kişi gibi, takım arkadaşlarınız da her gün bir ton e-posta alıyor ve açıklayıcı bir konu satırının ekstra çabasını kesinlikle takdir edeceklerdir.

Peki, iyi bir konu satırı nasıl yazılır?

Açık, doğrudan olun ve e-postanızın içeriğini açıklayın. Tüm konu satırını almaktan korkmayın. İşte konu satırlarının bazı iyi örnekleri:

• [İşlem Gerekli] Aylık Pazarlama Toplantısı
• Bilginize/Bilgilendirici
• [Buraya ekleyin] için istek
• [Hatırlatma] Anket Tamamlanacak | 2 Dakika Sürer
• [İsim] sana ulaşmamı önerdi
• Önümüzdeki Salı şehirde olacağım – müsait misin?

Promosyon e-postası gönderiyorsanız, aşağıdaki gibi yanıltıcı konu satırlarından kaçının:

• TEKRAR:
• İLERİ:
• Acil
• Sipariş onayı
• hesap durumu

Sadece bir açık yaratmak için sinsi numaralara veya tıklama tuzağı başlıklarına başvurmanıza gerek yok. 2019 Litmus anketine göre, alıcıları aldatılmış ve kandırılmış hissettiriyorlar. Güveninizi kaybedersiniz ve sonuç olarak istenmeyen postalarına düşebilirsiniz.

Öfke ve hayal kırıklığı değil, olumlu duyguları e-postanızla ilişkilendirmek istiyorsunuz.

2. Uygun bir selamlama ile başlayın.

E-postayı başlatmak için uygun bir selamlama ile başlamalısınız. Selamlamanın iki bileşeni vardır: selamlama ve açılış cümlesi.

Uygun selamlama aslında duruma bağlıdır. Bir bankaya veya devlet kurumuna resmi bir e-posta yazıyorsanız, "Sevgili [X]" ile başlamak daha iyi olur.

Tanıdığınız birine e-posta gönderiyorsanız veya rahat bir ortamda çalışıyorsanız, "Merhaba [isim]" veya "Merhaba [İsim]" ile devam etmeniz gayet iyi olur.

Bir grup e-postasına e-posta gönderirken ve kimin okuyacağından emin değilseniz, “Kimin İçin Endişe Edebilir” de vardır.

Kaçınmak isteyeceğiniz şeylerden biri, "Merhaba çocuklar" ve "Bay/Bayan/Bayan" gibi cinsiyete dayalı ve kapsayıcı olmayan terimler kullanmaktır. selamında.

Size yardımcı olmak için, e-postalarınızda açabileceğiniz selamlamaların bir listesi:

• Sevgili [Ad]
• [İsim]
• günaydın/öğleden sonra
• Merhaba takım
• Hey
• Merhaba

3. Güçlü bir dikkat çekici olun.

Selamı aradan çıkardıktan sonra, e-postanızı başlatmanın zamanı geldi.

Konu satırı e-postanızın açılıp açılmayacağını belirlerken, açılış cümleniz e-postanızın sonuna kadar okunup okunmadığını belirler.

Bu bir girişse, alıcınızın ilgisini çekeceğini bildiğiniz bir şeyle açabilirsiniz. Bunu sosyal medya profillerinde küçük bir araştırma yaparak öğrenebilirsiniz. Belki de ilginç bir şeyi Tweetlediler veya yakın zamanda LinkedIn'de referans gösterebileceğiniz bir şey yayınladılar.

Bu, ilişki kurmanıza ve birden fazla kişiye genel bir e-posta göndermediğinizi göstermenize yardımcı olacaktır.

Elbette, bir meslektaşınıza veya tanıdığınız birine e-posta gönderiyorsanız bu gerekli değildir, ancak ne olduğunu bilmeleri için bir tür bağlam oluşturmak yine de önemlidir.

Bir meslektaşınızla “neden” ile başlayın.

Hiç kimsenin bir e-postanın ne hakkında olduğunu tahmin edecek zamanı (ve sabrı) yoktur. “Neden” sorusuna ne kadar erken cevap verirseniz, dikkatlerini o kadar hızlı çekersiniz.

Hızlı ipucu: Satış e-postaları gönderiyorsanız ve tam olarak ne söyleyeceğiniz konusunda ilhama ihtiyacınız varsa, HubSpot'un ücretsiz e-posta şablonlarına bir göz atın . Bu araçla, müşteri yolculuğunun her aşaması için tasarlanmış yerleşik şablonlardan oluşan bir kitaplığa erişebilirsiniz.

4. Mesajınızı kısa ve öz tutun.

Statista'ya göre, dünya çapında günde yaklaşık 319 milyar e-posta gönderiyor ve alıyoruz.

Bu istatistik bir şeyi açıkça ortaya koyuyor: E-postaları okumak için çok zaman harcıyoruz. Ve bu nedenle, birçok kişi mesajın özünü almak ve bir sonrakine geçmek için e-postaları tarar.

Bunu akılda tutarak, e-postanızı okunabilirlik ve taranabilirlik için optimize etmek istiyorsunuz. Bu şöyle görünecek:

• Paragrafları kısa tutmak.
• Madde işaretleri ekleme.
• Metni bölmek için görselleri kullanma.

Onlara her şeyi tek bir e-postada söylemeniz gerektiğini hissedebilirsiniz, ancak yapmayın.

Hiç kimse, gelen kutusuna gelen üç sayfalık bir makaleyi sabırsızlıkla beklemiyor. Bunu şu şekilde düşünün: E-postanızdan ana çıkarım nedir ve alıcınızın yapmasını istediğiniz belirli bir işlem var mı?

Oradan, e-postanızı taslak haline getirin ve yeniden okuduğunuzda, eklediğiniz her satırın bu hedefe ulaşmanıza yardımcı olduğundan emin olun. Değilse, kaldırın.

Bir e-postaya çok fazla bilgi eklemeniz gerektiğinde, bunun yerine bir telefon görüşmesi veya toplantı önermek muhtemelen daha iyidir. Bu ücretsiz toplantı aracını, toplantılarınızı daha hızlı planlamak ve sürekli e-postalardan kaçınmak için kullanabilirsiniz.

5. Yazı tipinizle tutarlı olun.

Böyle bir e-posta alırsam hemen siliyorum veya bunun bir dolandırıcılık olduğunu varsayıyorum.

E-postalar eğlenceli olabilir. Görüntüler, GIF'ler ve renkler ekleyebilirsiniz. Ancak, bunu yapmanın çok sarsıcı veya dikkat dağıtıcı olmayan bir yolu var.

Bu, yapılmaması gerekenlere bir örnektir. E-postada kullanılan birkaç yazı tipi, farklı yazı tipi boyutları ve farklı renkler vardır. Sonuç olarak, göz nereye gideceğini bilmiyor ve bu biraz bunaltıcı.

Ayrıca, alıcınızın dikkati, dikkatleri için savaşan tüm bu unsurlar tarafından çok fazla dağıldığı için mesaj kaybolur.

Bu nedenle, genel bir kural olarak: Bir yazı tipine bağlı kalın. İkincil bir tane kullanmak istiyorsanız, dikkatli kullanın. Renk için aynı kuralı izleyin.

İngilizce olmayan bir klavye kullanıyorsanız, yazı tipleriniz diğer kişinin cihazında düzgün görünmeyebilir. Bunun yerine, aşağıdaki gibi web uyumlu e-posta yazı tiplerini kullanın:

• Arial
• Kurye
• Gürcistan
• Helvetica
• Lucida Sans
• Tahoma
• Times New Roman
• mancınık MS
• Verdana

Aslında, Gmail'in verdiği tam liste şudur:

Bu, alıcınızın mesajınızı cihaz veya işletim sisteminden bağımsız olarak normal bir yazı tipinde almasını sağlayacaktır.

6. Basit bir kapanış yazın.

E-postanızın içeriğiyle işiniz bittiğinde, kapatmanın zamanı geldi.

Süslü yapmak zorunda değilsiniz - sadece kapanışınızı basit ve anlaşılır tutun.

Yani, böyle bir şey yok:

Bunun yerine, güvenli, kanıtlanmış kapanış hatlarına bağlı kalın ve iyi olmalısınız.

Aşağıdaki en yaygın kapanış satırlarından bazılarını seçebilirsiniz:

• İçtenlikle
• Saygılarımla
• En iyi
• Sevgilerimle
• İyi dileklerim
• Saygılarımla
• İyi düşünceler
• Teşekkürler
• Dikkatli ol

7. E-postalarınızı planlayın.

Sleep Advisor tarafından yapılan bir 2020 araştırması, Amerikalıların yaklaşık %54'ünün iş e-postalarını uyandıktan hemen sonra veya bir saat içinde kontrol ettiğini buldu.

Litmus'un 2021'de Amerika Birleşik Devletleri'ndeki E-posta Katılımının Durumu üzerine yaptığı bir başka çalışma bunu desteklemektedir. E-postaları okumak için en popüler zamanın sabah olduğunu ortaya koyuyor. Açık oranlar sabah 6 civarında başlar, ancak genellikle yerel saatle sabah 9 ile öğlen arasında zirve yapar.

Bu bilgiler ışığında, iki stratejiden birini uygulayabilirsiniz: E-postanızı sabahları, e-postanın kaydırıldığını bildiğiniz bir zamanda gönderin veya daha az meşgul bir zaman bekleyin.

Bir yandan, e-postanızı sabah gönderirseniz gömülme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Ancak daha sonra beklerseniz e-postanız hiç açılmayabilir.

Ekibinizle e-posta gönderirken neyin en iyi sonucu verdiğini bulmak deneme yanılma gerektirir.

Başka bir eyalet veya ülkedeki birine e-posta yazıyorsanız, saat dilimlerini de hesaba katmanız gerekir. Sizin için öğlen, başkası için 19.00 olabilir. Bu nedenle, alıcınızın kim olduğunu ve e-postanızı en çok ne zaman alacaklarını unutmayın.

Uzman ipucu: E-postalarınızın doğru zamanda gönderilmesini sağlamak için ücretsiz e-posta planlama aracımızı kullanabilirsiniz.

8. Son bir yazım ve dil bilgisi denetimi yapın.

Neredeyse oradasınız – son aşamada ortalığı karıştırmayın.

Mükemmel bir mesaj hazırlamak için zaman harcadığınızı, yalnızca e-posta yazım ve dilbilgisi hatalarıyla dolu olduğu için yok sayıldığını hayal edin.

Bunu şu şekilde önleyebilirsiniz: E-postanızın taslağını oluşturmayı bitirdikten sonra, hızlı bir dil bilgisi, ifade ve yazım denetimi yapmak için kopyalayıp Microsoft Word veya Google Dokümanlar'a yapıştırın.

Alternatif olarak, çizim yaparken süreci otomatikleştirmek için Grammarly gibi ücretsiz dama kullanabilirsiniz.

Görüntü Kaynağı

Ayrıca, cümlelerin çok uzun, kulağa sıkıcı veya robotik gelmediğinden emin olmak için mesajı yüksek sesle okuyun. E-posta kopyanızın insan gibi görünmesini istiyorsunuz.

Bu ipuçlarının tümü, okuyucunun e-postanızın diğer öğelerine değil, mesajınıza odaklanmasına yardımcı olur.

Uluslararası Ekipler için E-posta Yazma İpuçları

Çoğu insan bunu size söylemez, ancak iyi bir e-posta hazırlamak, siz tek bir kelime bile yazmadan başlar. Sizin zihniyetinizle başlar.

Doğru zihin çerçevesinde olduğunuzda, iletişim kuran ve ikna eden etkili e-postalar yazabileceksiniz.

Kulağa mantıklı geliyor… ama “doğru zihin çerçevesine” nasıl girilir? Pekala, iki yol var: Kendinizi alıcının yerine koyun ve konuştuğunuz şekilde yazın.

Aşağıda bunun hakkında daha fazlası.

Yazdığınız e-postayı aldığınızı hayal edin.

Hiç, bırakın yanıtlamayı, okumayı bile bitiremeyeceğiniz kadar tutarsız bir e-posta aldınız mı? Yoksa tamamen alakasız bir önermeyi mi dahil ettiniz?

Görüntü Kaynağı

Ahrefs bir SEO aracıdır, ancak bir balıkçı şirketinden bir e-posta aldılar.

E-posta yazma söz konusu olduğunda en büyük sorunlardan biri, alıcı için empati eksikliğidir. Kendinize şu soruları sorun:

• Neden bu kişiye e-posta gönderiyorum?
• Neyi başarmaya çalıştığımı göz önünde bulundurarak iletişim kurulacak doğru kişi bu mu?
• Mesajım açık ve net mi?
• Bu bir toplantıda daha iyi tartışılır mı?
• Her satır hedefime yardımcı olur veya zarar verir mi?

Bu, özellikle yeni birine e-posta gönderirken önemlidir, ancak bir meslektaşınızla iletişim kurarken yine de değerlidir.

Konuştuğun gibi yaz.

Ana dili İngilizce değilsen, konu e-posta yazarken daha resmi olman gerektiğini düşünmen normal.

Ancak bu, e-postaların çok resmi olmasına ve garip veya sert görünmesine neden olur. Örneğin:

Anadili İngilizce olan kişiler daha gayri resmi yazarlar - yazıları bir kişinin diğeriyle konuşması gibi görünür.

İşte her zaman daha yerel konuşmanıza yardımcı olacak hızlı bir dilbilgisi ipucu: Aktif bir sesle yazın ve pasif sesten kaçının.

“Etkin ses” öznenin fiilin eylemini gerçekleştirdiğini gösterir, örneğin: “Marilyn mektubu postaladı.”

Buna karşılık, "edilgen ses", fiilin özne tarafından etkilendiğini gösterir, örneğin: "Mektup Marilyn tarafından postalandı."

“Geri bildiriminiz çok takdir edilecektir” yazmak yerine “Geri bildiriminiz için minnettar olacağım” demeyi deneyin. “Talebiniz alındı” yazmak yerine “Talebinizi aldım” ifadesini deneyin.

Aktif bir sesle yazmanın kulağa nasıl daha insani geldiğine dikkat edin.

Bir e-posta yazmak göz korkutucu olmamalıdır. Bu basit ipuçlarıyla, e-postanızın her seferinde etkili olduğundan emin olacaksınız.

Editörün Notu: Bu gönderi ilk olarak Temmuz 2018'de yayınlandı ve kapsamlı olması için güncellendi.