Yeni Başlayanlar İçin Veri Akış Diyagramları Kılavuzu

Herhangi bir profesyonel sporcuya veya şirket yöneticisine nasıl başarılı olduklarını sorun, onlar size bir süreçte ustalaştıklarını söyleyecektir. Hangi alışkanlıkların başarıya yol açtığını ve hangilerinin götürmediğini bularak verimliliklerini ve üretkenliklerini artırdılar.

Ancak bir süreci bir işletmeye, departmana ve hatta bir ekibe uygulamak, kişisel sürecinizi geliştirmekten tamamen farklı bir şeydir. Bu kadar çok hareketli parça varken iş sürecinizin her yönünü nasıl takip edip iyileştiriyorsunuz?

Veri akış diyagramları, kuruluşların yeni süreçleri veya sistemleri anlaması, mükemmelleştirmesi ve uygulaması için basit ve etkili bir yol sağlar. Bunlar sisteminizin görsel temsilleridir, anlaşılmasını ve düzeltilmesini kolaylaştırır.

Veri akış diyagramlarının herhangi bir iş sisteminizi veya sürecinizi iyileştirmeye nasıl yardımcı olabileceğine dalmadan önce, tam olarak ne olduğunu gözden geçirelim.

Görüntü Kaynağı

DFD'ler 1970'li yıllarda popüler hale gelmiş ve anlaşılması kolay olması nedeniyle yaygın kullanımını sürdürmüştür.

İki tür DFD vardır: mantıksal ve fiziksel. Mantıksal diyagramlar, verinin nereden geldiği, nereye gittiği, nasıl değiştiği ve nerede bittiği gibi bilgilerin bir sistem içerisinde taşınmasına ilişkin teorik süreci gösterir.

Fiziksel diyagramlar size bilgiyi bir sistem içerisinde taşımanın pratik sürecini gösterir. Sisteminize özel yazılımın, donanımın, dosyaların, çalışanların ve müşterilerin bilgi akışını nasıl etkilediğini gösterebilir.

Bu bilgi akışını tanımlamak için mantıksal veya fiziksel diyagramları kullanabilirsiniz. Bir süreci veya sistemi daha ayrıntılı bir düzeyde anlamak için bunları birlikte de kullanabilirsiniz.

Veri Akış Diyagramlarının Faydaları

DFD'ler, hemen hemen herkesin bir sistemin veya sürecin mantığını ve işlevlerini kavramasına yardımcı olabilecek görsel temsillerdir. Erişilebilir olmanın yanı sıra çok ihtiyaç duyulan netliği sağlar ve üretkenliği artırır. İşte nasıl.

Ulaşılabilirlik

Görsel bilgilerin sindirimi daha kolay olduğundan, DFD'ler genellikle karmaşık kavramları metin bloklarından daha iyi açıklar.

Bir sürecin nasıl çalıştığına ilişkin görsel sunumlar aynı zamanda insanların dikkatini daha uzun süre tutabilir ve bilginin akılda tutulmasını kolaylaştırabilir.

Netlik

DFD'ler, ekibinizin en iyi işi çıkarması için gerekli sistem ve süreçleri netleştirir. İster şirket çapında yeni bir sistem uygulamaya koyun ister bir departmanın mevcut sürecini iyileştirin, DFD sizi ve ekibinizi aynı noktada buluşturur.

DFD'ler oluşturmak size iş operasyonları hakkında da netlik sağlayacaktır. Daha net bir anlayış, iş süreçlerinizi daha az sorunla iyileştirmenize ve takip etmenize olanak tanır.

Verimlilik

DFD'lerle oluşturulan erişilebilirlik ve netlik, hataya daha az yer bırakacaktır. Ekibiniz sistem ve süreçleri daha iyi anlayacak çünkü onları anlayacak.

Tekrarlanabilir bir süreçle eşleştirilen daha fazla anlayış muhtemelen ekibin etkinliğini ve üretkenliğini artıracaktır.

Daha geniş bir düzeyde, DFD'ler iş operasyonlarınızı kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir. Süreçlerinizin haritasını çıkarırken neyin işe yarayıp neyin yaramadığı konusunda fikir sahibi olacaksınız.

Bu bilgiler sizin ve ekibinizin üretkenliğini artırmanıza yardımcı olur. Bonus olarak departmanlar arasındaki en iyi uygulamaları paylaşabilirsiniz.

Veri Akış Şeması Sembolleri

Bir DFD'yi kullanmadan önce onu tanımlamak için kullanılan sembolleri bilmeniz gerekir.

Veri akış şeması simgeleri, dikdörtgenler, daireler, oklar ve kısa metin etiketleri gibi standartlaştırılmış gösterimlerdir. Bu semboller bir sistemin veri akış yönünü, girişlerini, çıkışlarını, depolama noktalarını ve alt süreçlerini temsil eder.

DFD'lerde dört yaygın gösterim yöntemi kullanılır: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM ve Unified.

Hepsi bir DFD'nin dört ana öğesini (harici varlık, süreç, veri deposu ve veri akışı) temsil etmek için aynı etiketleri ve benzer şekilleri kullanır.

1. Harici Varlık

Sonlandırıcılar, kaynaklar, havuzlar veya aktörler olarak da bilinen dış varlıklar, şematik sisteme veri gönderen veya sistemden veri alan sistemlerin dışındadır.

Bunlar bilginin kaynakları veya hedefleridir, dolayısıyla genellikle diyagramın kenarlarına yerleştirilirler.

Dış varlık sembolleri, dikdörtgen, daire veya kare yerine çubuk şeklinde çizim kullanan Birleşik dışındaki modeller arasında benzerdir.

2. Süreç

Süreç, gelen veriyi alarak, değiştirerek ve bir çıktı üreterek veriyi ve akışını manipüle eden bir prosedürdür. Bir süreç bunu hesaplamalar yaparak ve verileri sıralamak veya yönünü değiştirmek için mantığı kullanarak yapabilir.

İşlemler genellikle DFD'nin sol üst kısmından başlar ve diyagramın sağ alt kısmında biter.

3. Veri Deposu

Veri depoları, işlenmeyi bekleyen belge dosyaları gibi daha sonra kullanılmak üzere bilgileri tutar. Veri girişleri bir süreçten ve ardından bir veri deposundan akarken, veri çıkışları bir veri deposundan ve ardından bir süreçten akar.

4. Veri Akışı

Veri akışı, sistem bilgilerinin dış varlıklardan süreçler ve veri depoları aracılığıyla izlediği yoldur. Oklar ve kısa etiketlerle DFD size veri akışının yönünü gösterebilir.

DFD Seviyeleri

DFD'ler, seviye 0'dan başlayarak, basit genel bakışlardan, bir sistemin veya sürecin birden fazla seviyedeki karmaşık, ayrıntılı temsillerine kadar değişebilir.

En yaygın ve sezgisel DFD'ler, bağlam diyagramları olarak da adlandırılan düzey 0 DFD'lerdir. Bunlar, bir sistem veya süreç boyunca bilgi akışının sindirilebilir, üst düzey genel bakışlarıdır, böylece neredeyse herkes bunu anlayabilir.

Seviye 0: Bağlam Diyagramı

Bu DFD seviyesi, yüksek seviyeli sistem süreçlerine veya işlevlerine ve bunlardan gelen veya bunlardan gelen veri kaynaklarına odaklanır. Seviye 0 diyagramları, bir süreç veya sistemin basit ve anlaşılır genel bakışlarını sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.

Seviye 1: Süreç Ayrışımı

Seviye 1 DFD'ler hala bir sistem veya sürece ilişkin geniş kapsamlı genel bakışlar olsa da, aynı zamanda daha ayrıntılıdırlar; sistemin tek süreç düğümünü alt süreçlere ayırırlar.

Seviye 2: Daha Derin Dalışlar

DFD'lerin bir sonraki seviyesi, her bir seviye 1 sürecini ayrıntılı alt süreçlere bölerek ayrıntılara daha da derinlemesine iner.

Seviye 3: Artan Karmaşıklık

Seviye 3 ve daha yüksek numaralı DFD'ler nadirdir. Bunun nedeni büyük ölçüde, anlaşılması kolay olma şeklindeki orijinal amacını boşa çıkaran gerekli ayrıntı miktarından kaynaklanmaktadır.

Veri Akış Şeması Örnekleri

Yazılım mühendisliği, BT, e-ticaret ve ürün yönetimi ve tasarımı gibi çeşitli sektörlerdeki profesyoneller, yeni bir sistemi veya süreci daha iyi anlamak, iyileştirmek veya uygulamak için DFD'leri kullanabilir.

Peki bir veri akış şeması pratikte nasıl görünür ve işinize nasıl yardımcı olur? DFD'lerin etkisini bağlamsallaştırmanıza yardımcı olacak üç örneği burada bulabilirsiniz.

1. Seviye 0 DFD

Bu Düzey 0 DFD, bir menkul kıymet alım satım platformunun bağlamsal haritasını sağlar.

Veriler, müşteri hizmetleri asistanından ve komisyoncudan platforma tek yönde akar. Ayrıca müşterilerden platforma ve tekrar geri olmak üzere iki yönde akar.

2. Seviye 1 DFD

Bu Seviye 1 DFD, müşteri sürecini daha ayrıntılı bir şekilde parçalara ayırarak hesap oluşturmayı, nakit çekmeyi ve nihai menkul kıymet işlemlerini içerecek şekilde genişletir.

3. Seviye 2 DFD

Bu Seviye 2 DFD, müşteri veya komisyoncu tarafından sipariş vermek için gerekli adımları bağlamsallaştırmak amacıyla "Sipariş Ver" sürecini ayrıştırır.

Hatta sipariş verildikten sonra işlem ayrıntılarının iletildiği üçüncü taraf bir borsa merkezini bile temsil ediyor.

1. Temelleri bilin.

Veri akış diyagramlarının haritasını çıkarmaya başlamadan önce geçerli bir DFD oluşturmak için en iyi dört uygulamayı izlemeniz gerekir.

1. Her sürecin en az bir girdisi ve bir çıktısı olmalıdır.
2. Her veri deposunda en az bir veri girişi ve veri çıkışı olmalıdır.
3. Bir sistemin depolanan verilerinin bir süreçten geçmesi gerekir.
4. Bir DFD'deki tüm işlemlerin başka bir işleme veya veri deposuna bağlanması gerekir.

2. Bir sistem veya süreç seçin.

Analiz etmek istediğiniz belirli bir sistemi veya süreci seçerek başlayın. Herhangi bir sistem veya süreç bir DFD'ye dönüştürülebilirken, süreç ne kadar büyük olursa, diyagram da o kadar karmaşık olur ve bağlamsallaştırılması da o kadar zor olur.

Mümkün olduğunda, geliştirmek istediğiniz küçük bir işlev veya süreçle başlayın.

3. İlgili iş faaliyetlerini kategorilere ayırın.

Daha sonra, bu süreçle ilgili tüm etkinlikleri harici varlıklar, veri akışları, süreçler ve veri depoları halinde kategorilere ayırın.

Bir restoranın yemek sipariş sistemini düşünün. Müşteriler dış varlıklardır, yemek sipariş sistemi bir süreçtir ve müşteriler ile sistem arasındaki etkileşim (her iki yönde de giden) akıştır.

Ayrıca kayda değer mi? Sipariş sistemi bir veri deposu olarak da kullanılabilir, dolayısıyla bir SSADA modeli için bu, ikili işlevini temsil etmek üzere içinde iki yatay çizgi bulunan köşeleri yuvarlatılmış bir dikdörtgen olarak çizilmesi anlamına gelir.

4. Bir bağlam DFD'si çizin.

Şimdi çizime başlama zamanı. DFD'ler, çevrimiçi olarak mevcut ücretsiz şablonlar kullanılarak veya tarayıcı uzantıları aracılığıyla elle oluşturulabilir.

Basit, Düzey 0 DFD ile başlayın: Süreciniz veya sisteminizle başlayın, ardından tüm temel bağlantıları ve akışları haritalandırın.

5. Çalışmanızı kontrol edin.

Daha karmaşık DFD'lere dalmadan önce, doğru ve eksiksiz olduğundan emin olmak için halihazırda yapmış olduğunuz çalışmaları kontrol edin.

Bir süreci, varlığı veya akışı kaçırdıysanız (veya eklediyseniz), sonraki düzey DFD'leriniz anlamlı olmayabilir ve baştan başlamak zorunda kalabilirsiniz.

6. Alt diyagramlar oluşturun.

Düzey 0 DFD'nizde açıklanan her süreç veya sistem için, kendi varlıkları ve akışları olan yeni bir alt diyagram oluşturun. Sonunda süreçleri birbirine bağlamak için bu alt diyagramları kullanabilirsiniz.

7. Süreçleri Düzey 1 DFD'lere genişletin.

Çocuğunuzun diyagramlarını kullanarak her süreç arasında daha derinlemesine bağlantıların haritasını çıkarmalısınız.

Restoran örneğimizde bu, yemek sipariş sisteminin ve bunun tedarikçilerle, yöneticilerle, müşterilerle ve mutfak personeliyle olan bağlantısının daha derinlerine inmek anlamına gelebilir.

8. Gerektiği kadar tekrarlayın.

Ne kadar büyük veya küçük olursa olsun her süreç, Düzey 0 bağlam diyagramı olarak yeniden tasarlanabilir ve döngü yeniden başlayabilir.

Gerektiği kadar çok DFD oluşturmak için bu adımları gerektiği kadar tekrarlayın veya Düzey 2, 3 vb. DFD'leri geliştirmek için süreçleri daha da parçalara ayırın.

Sürecinizi Mükemmelleştirme

"Mükemmel" bir veri akış şeması diye bir şey olmasa da sürekli uygulama, süreci kolaylaştırmaya yardımcı olabilir ve neyin işe yarayıp neyin yaramadığı ve işletmenizin nerede etkili iyileştirmeler yapabileceği konusunda kritik bilgiler sunabilir.

En iyi bahis? Kuralı unutmayın: Basit tutun. Bağlamla başlayın, bağlantılı süreçler oluşturun ve kuruluşunuz genelinde önemli bağlantıları, akışları ve varlıkları eşlemek için gerektiği kadar tekrarlayın.