İş Liderleri Etkinliklerin Geleceğini Tartıyor

2019'da Microsoft, yıllık Ignite etkinliğine Orlando'da bir hafta boyunca ev sahipliği yaptı. 27.000'den fazla katılımcıyla şimdiye kadar sahip oldukları en başarılı Ignite idi.

Yani, aynı etkinliğin sanal bir versiyonunda 270.000'den fazla katılımcıyı ağırladıkları 2021 sonbaharına kadar.

Birkaç yıl önce, işletmelerin çoğu yüz yüze ticaret fuarlarına ve konferanslara ev sahipliği yaptı. Sanal konferanslar nadirdi.

Ancak pandemi sonrası, sanal veya hibrit olaylara doğru büyük bir kayma görüyoruz. Aslında, HubSpot Blog Araştırması, pazarlamacıların yaklaşık %40'ının 2022'de sanal etkinliklere, web seminerlerine ve konferanslara yatırımlarını artırmayı planladığını ve bunu 2021'de yaptıklarıyla aynı tutarı harcamayı planlayan %39'unun izlediğini buldu. Yalnızca %16'lık bir plan yatırımlarını azaltıyor.

Microsoft'un Küresel Etkinliklerden Sorumlu Başkan Yardımcısı Bob Bejan, sanal olana geçişe şaşırmıyor ve bunun her zaman olayların geleceği olacağına inanıyor.

Bana, "Salgın zaten kaçınılmaz olacak, ancak muhtemelen iki yerine beş ya da altı yıl alacak bir şeyin gerçekten sadece hızlandırıcısı" dedi.

Burada, olayların şaşırtıcı geleceği ve yüz yüze mi, sanal mı yoksa karma mı norm haline geleceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için sektörlerden uzmanlarla konuştum. Ayrıca, işiniz için ne anlama gelebileceğini.

Hadi dalalım.

Uzmanlara Göre Olayların Geleceği

Sanal Durum

Yüz yüze etkinliklerin zorluklarını hepimiz hatırlıyoruz: Konferans salonundan konferans salonuna geçmek, otelinize giden son otobüse yetişmek için koşmak, dikkatinizi çekmek için yarışan işletmelerle dolu sergi alanları tarafından aşırı uyarılmış hissetmek.

Basitçe söylemek gerekirse, yüz yüze etkinlikler, özellikle büyük toplantılarda, katılımcılar için inanılmaz derecede stresli ve sinir bozucu deneyimler olabilir.

Microsoft'tan Bejan'ın dediği gibi, "Birebir etkinliklerin kirli küçük sırrı, hepinizin en büyük sayı için rekabet ediyor olmanızdır - ancak sayı ne kadar büyükse, katılımcılar için deneyim o kadar kötü olur."

Bejan ekliyor: “Sanal olayların gücü ve etkinliği, veri perspektifinden o kadar inandırıcı ki, bunların bir an önce ortadan kalkacağını hayal etmek zor. Her boyuttaki sanal etkinlikler, yüz yüze etkinliklerden çok daha etkili.”

Bugünlerde, sanal etkinliklerin yararlarının farkında olmayan bir iş lideri bulmakta zorlanacaksınız.

Diğer şeylerin yanı sıra, sanal olaylar şunları yapabilir:

• Katılımcı sayısını artırabilecek ve daha küçük bütçeli işletmelerin konferansınıza katılmasını ve benzersiz içgörüler sunmasını sağlayacak şekilde giriş fiyatını düşürün.
• İşletmenizin genellikle konferans alanı, hazır personel, catering, güvenlik ve daha fazlası için ödeyeceği maliyetleri azaltın.
• Dünyanın dört bir yanındaki insanların uçuşlara ve otellere para harcamak zorunda kalmadan etkileşim kurmasını sağlayın.
• Etkinliğinize bizzat katılmak için vakti olmayan, ancak görüntülü arama veya önceden kaydedilmiş sunum yoluyla içgörülerini paylaşmaktan mutluluk duyan yüksek talep gören konuşmacıları çekin.
• Gelecekteki olası satış yaratma teklifleri için yeniden kullanabileceğiniz bir ürün (konferansınızın kayıtları) oluşturma fırsatı sunar.

Ve pandeminin bir sonucu olarak 2020 ve 2021'de gördüğümüz gibi: Bazen, öngörülemeyen koşullar yüz yüze olayları imkansız hale getirdiğinde, tek seçenek sanal olaylardır.

Sanal etkinlikler, yeni kitlelere ulaşmak ve marka bilinirliğini artırmak için inanılmaz derecede güçlü fırsatlardır. Aslında, pazarlamacıların %80'i sanal etkinliklere ev sahipliği yaparak daha geniş kitlelere ulaşabiliyor ve yatırım getirilerini artırabiliyor.

Sanal etkinlikler de web seminerlerinin ilk günlerinden bu yana çok yol kat etti. Günümüzde markalar, inanılmaz derecede benzersiz, sürükleyici sanal deneyimler sunarak oyunu geliştiriyor.

Örneğin, katılımcıların sanal buluşmalarda ağ kurmasına, katılımcılar ve konuşmacılarla gerçek zamanlı olarak etkileşime girmesine ve Oprah ve Spike Lee gibi ünlü konuşmacılardan öğrenmesine olanak tanıyan INBOUND 2021'i düşünün - hepsi kendi evlerinin rahatlığında.

Pek çok marka için sanal etkinlikler, gelecekteki etkinlikler için tek pratik seçenek olacak. Bejan'ın belirttiği gibi, "Küçük veya orta ölçekli bir işletmeyseniz ve insanlara ulaşmaya ve etkileyici deneyimler sunmaya çalışıyorsanız, paranızı dijital ortamda harcamaktan daha iyi bir yol olmadığını düşünüyoruz."

Ancak, yalnızca sanal deneyimlere karşı temkinliyseniz, yalnız değilsiniz. Pek çok iş lideri, özellikle çok sayıda katılımcının en iyi yüz yüze öğrenmesi ve iletişim ağı kurması durumunda, yüz yüze bileşeni tamamen ortadan kaldırmanın akıllıca bir fikir olup olmadığından emin değil.

Girin: Karma olay.

Hibrit Neden Güçlü Bir Alternatiftir?

Şunu hayal edin: Bir puf koltukta oturuyorsunuz, yanınızda buzlu bir kahve ve aynı anda çeşitli oturumların gerçekleştiği bir dizi devasa, dairesel ekrana bakıyorsunuz.

Kulaklığınızı takıp tek bir oturumda arama yaparken, daha önce yemek istasyonunda bağlantı kurduğunuz ve kartvizit takas ettiğiniz yanınızdaki kişi oturur ve farklı bir oturumu dinler.

Fütüristik gibi görünse de, öyle değil.

Salgın öncesinde Bejan ve ekibi, Microsoft'un etkinlik stratejisini birincil tekliflerin her zaman dijital olduğu, yani “dijital çekirdek” olarak bilinen bir stratejiye kaydırmak için çalıştı.

"Ve sonra," dedi Bejan bana, "hedefler yapmak yerine - ki bu eskiden olayları yapmak için kullandığımız yoldu - bu dijital çekirdeği dağıtır ve eşzamanlı olarak bu dijital çekirdeğin etrafındaki olayları yerel ve bölgesel olarak etkinleştiririz, böylece bunları teslim edebiliriz. yalnızca yüz yüze yapabileceğiniz özel ve benzersiz şeyler.”

'Asma boşlukları' olarak bilinen bu boşluklar tam olarak yukarıdaki örnekte anlatıldığı gibiydi. İnsanlar, kiralık bir konferans alanında birlikte oturacak, Microsoft'un önceden kaydedilmiş veya canlı dijital oturumlarını izleyecek ve tam da arzuladıkları ağ deneyimini yaşayacaklardı.

Alternatif olarak, biri evden izlemek isterse, bunu da yapabilir.

Bu bir melez örnektir, ancak çeşitli biçimlerde pek çok örnek vardır. Örneğin, sosyal medya yöneticileri için yıllık bir konferans olan Sosyal Medya Pazarlama Dünyasını düşünün.

2022 itibariyle, konferans artık San Diego Kongre Merkezi'nde şahsen veya uzaktan canlı yayın yoluyla sunuluyor. Üç günlük etkinliğe bizzat katılmak istiyorsanız, 1.700 dolardan fazla ödemeniz gerekecek (fazladan bir gün isteyip istemediğinize ve canlı yayına da erişim isteyip istemediğinize bağlı olarak). Alternatif olarak, isteğe bağlı konferansın maliyeti 597$ ile 797$ arasındadır.

Hibrit bir stratejiyle, aktif olarak yüz yüze deneyimler arayanlar ve uzaktan öğrenmeyi tercih edenler olmak üzere iki farklı insan alt kümesinin ihtiyaçlarını çözüyorsunuz. Sonuç olarak, hedef kitlenizin tercihlerinin yüz yüze ve uzaktan kumanda olarak ikiye ayrıldığını düşünüyorsanız, karma bir strateji zorlayıcı bir seçenektir.

ON24'ün Strateji ve Araştırma Başkan Yardımcısı Cheri Hulse'nin belirttiği gibi, “ Hybrid, küresel ve bölgesel düzenlemelerde, hedef kitle tercihlerinde ve mekanlarla ilgili sözleşme yükümlülüklerinde gezinmeye çalışan pazarlamacılar için kendisini iyi bir orta nokta olarak sundu.”

Hulse, "Hybrid, pazarlamacıların, büyük güne kadar önlerine ne atılırsa yapılsın, bir etkinlik sunmak için temellerinin kapalı olduğunu hissetmelerini sağlıyor" diye ekliyor.

Xero'nun Brand & Community Genel Müdürü Penny Elmslie, etkinlikler için yeni bir çağa girerken hibritin onu heyecanlandıran bir seçenek olduğunu söyledi.

Elmslie, "Hibrit bir modelin güzelliği, etkinliklerimizin ölçeklenmesine izin verirken, fiziksel, finansal veya tıbbi nedenlerle şahsen katılamayan kişilerle bağlantı kurmamıza izin vermesidir" diyor.

Elmslie şunları ekliyor: "Doğru deneyimi yaratırken, aynı zamanda hibrit sunumu canlı olarak beklediğinize göre daha kısa ve keskin hale getirerek izleyicilerimizin ekranların önündeki zamanına saygı duyduğumuzu garanti ediyoruz."

Elmslie sözlerine şöyle devam ediyor: “Mevcut ortamın insanların beklentilerini değiştirdiğini ve modelimizde tüm izleyicilere hitap edecek yeterli esnekliği sağladığımızdan emin olmak için bizi zorladığını gördük. Neyse ki, etkinlik teknolojisindeki ve prodüksiyon becerilerindeki gelişmeler, fiziksel olarak bizimle olamasalar bile izleyicilerimizi yeni yollarla şaşırtmaya ve memnun etmeye devam etmemizi sağladı.”

Hexnode Medya ve Halkla İlişkiler Müdürü Sarika Abraham, bu yılki ilk hibrit etkinliğini Hexcon 22'yi bir araya getirmek için çalışıyor.

Onun için en büyük zorluklar, yüz yüze ve sanal bir etkinliği tek bir kusursuz deneyimde birleştirmek için gereken proje yönetimi becerilerini içeriyor.

İbrahim bana şöyle dedi: “İki kat elde edilen fayda, emeğin iki katıdır. Karma olaylar karmaşıktır ve hem fiziksel bir platformun hem de bir sanal akışın karmaşık yönetimini gerektirir. Farklı platformları, araçları ve teknolojileri entegre etmeyle ilişkili artan karmaşıklığı, maliyeti ve riskleri yönetmenin, hibrit bir etkinliği başarıyla yürütmenin ekseni olduğuna inanıyorum."

2022'de hibrit bir etkinlik planlamakla ilgileniyorsanız, şanslısınız. Hulse, ilk hibrit etkinliğini planlamak isteyen pazarlamacılar için ipuçlarını paylaştı.

Bana, "Hibrit etkinlikler planlayan pazarlamacılara verebileceğim tek ipucu, esnek kalmak ve geri bildirimleri dinlemek. ON24 geçen yıl hibrit bir etkinlik planlarken, katılımcılara deneyimi nasıl tüketmek istediklerini seçmeleri için birçok seçenek sunduk: yüz yüze veya sanal olarak.”

Hulse ekliyor, “Katılımcıların tarih yaklaştıkça ve durumları değiştikçe fikirlerini değiştirdiğini gördüğümüz için bu çok önemliydi. Sonuç olarak etkinliğin başarısı, içerik tüketen ve deneyimle etkileşime geçen izleyicilere dayanıyordu ve bunu nasıl yapacaklarına karar vermeyi onlara bıraktık.”

Reachdesk'in Global Pazarlama Başkan Yardımcısı Christy Steward, 2022'de hibrit etkinlikler planlamak isteyen pazarlamacılar için bazı önemli çıkarımları da paylaştı.

Steward bana şunları söyledi: “İlk karma etkinliklerini yürüten herhangi bir işletme için önerebileceğim tek tavsiye, hem yüz yüze hem de uzaktan katılımcılara eşit miktarda ilgi gösterdiğinizden emin olmaktır. Her iki grup da teknik olarak aynı etkinlikte olacak olsa da, çok farklı deneyimler yaşayacaklar, bu yüzden plan yaparken bunu aklınızda bulundurun.”

Steward, "Akıllı bir hediye stratejisi, her katılımcı için eşit derecede unutulmaz bir deneyim yaratmaya yardımcı olabilir. Örneğin, bizzat katılımcılar için atıştırmalıklar ve içecekler sağlıyorsanız, sanal katılımcılara etkinlikten önce bir kahve kuponu veya daha iyisi bir kutu kahve çekirdeği ve etkinlik sırasında bir şeyler atıştıracak bir şeyler gönderdiğinizden emin olun.

Ek olarak, şahsen ve uzaktaki katılımcılarınızın eşit olarak dahil edilmesini sağlamak için benzersiz araçlardan nasıl yararlanabileceğinizi düşünün.

Örneğin, Airmeet'in Üründen Sorumlu Başkan Yardımcısı Vikas Reddy bana şunları söyledi: "Sanal katılımcılarınızın anketler, onları sahneye çıkarma vb. yoluyla duyulduğundan emin olacak fırsatlar için plan yapın. Özenle seçilmiş oturumlar aracılığıyla yüz yüze ve sanal katılımcılar arasında ağ oluşturmayı kolaylaştırın hızlı ağ oluşturma, aralar ve 1-1 toplantılar gibi."

Reddy şunları ekliyor: "Ayrıca, yüz yüze katılımcılarınıza navigasyondan ağ oluşturmaya kadar her şeyle ilgilenen dijital bir cep rehberi sunacak mobil yetenekleri ikiye katlayın. Yukarıda belirtilen tüm temas noktalarındaki her iki kitle grubu için de veri yakaladığınızdan emin olun. Bu, her bir kitle segmenti için neyin önemli olduğuna dair değerli bilgiler sağlayabilir ve böylece gelecekteki hibrit etkinlikler için stratejiyi belirleyebilir.”

Bunların hepsi iyi ve güzel… peki ya sadece yüz yüze deneyimler yaşamak isteyen insanlar?

Şimdi yüz yüze etkinliklerin geleceğini keşfedelim.

Bazı Markalar İçin Yüz Yüze Hala En Etkili

Önümüzdeki birkaç yıl içinde (ve elbette sağlık ve kamu güvenliği yönetmeliklerine bağlı olarak), bazı işletmelerin tamamen yüz yüze etkinliklere ev sahipliği yapmaya başladığını görmeye başlayacağız. Ve bazı endüstriler için yüz yüze görüşme her zaman en etkili olacaktır.

Moz Pazarlama Müdürü Brittani Dinsmore, pazarlamacıların %16'sının 2022'de sanal etkinliklere yatırımlarını azaltmayı planlamasının nedeninin yüz yüze etkileşim ihtiyacı olduğuna inanıyor.

Dinsmore, “Sanırım sanal olaylardan uzaklaşıldığını görüyoruz çünkü yüz yüze etkileşimlere geri dönmek için artan bir talep var. Zoom yorgunluğu gerçek bir şeydir. Pek çok kişi, profesyonel ve kişisel toplantıları bir ekran aracılığıyla yapmaktan yıpranıyor.”

Dinsmore şunları ekliyor: “İnsanlar, ağ oluşturma veya bir kongre gibi bazı etkinliklerin tüm kapsamını oturma odalarından deneyimleyemezler. Özellikle canlı etkinlikler, sanal olarak kopyalanamayan belirli bir enerjiye sahiptir.”

Örneğin, Moz'un yıllık pazarlama konferansı MozCon, son iki yıldır çevrimiçi olarak yapılırken, Dinsmore ekibinin geçici olarak MozCon 2022'ye tekrar şahsen ev sahipliği yapmayı planladığını söyledi (kısıtlamalar ortadan kalktığı sürece).

Yüz yüze bağlantının faydalarının yanı sıra Dinsmore, anlamlı potansiyel müşteriler oluşturmanın ve şahsen yeni sponsorlar çekmenin sanal ile karşılaştırıldığında genellikle daha kolay olduğunu vurguluyor.

Ayrıca yüz yüze etkileşimlerin öneminin arkasında gerçek bir bilim var. Örneğin, iletişimimizin etkisinin %55'inin beden dilinden, %38'inin ses tonundan ve sadece %7'sinin kelimelerden geldiğini düşünün.

Sanal bir dünyada, bir bilgisayar ekranından beden dili ve ses tonundaki nüansları anlamak zor olabilir. Bu, öncelikle sanal etkileşimlere odaklanan bir dünyada bazı anlamlı bağlantıların kaybolacağı anlamına gelir.

Dinsmore, “Yüz yüze etkinliklere geçiş kademeli olacak” diyor ve “Yeni COVID türleri ortaya çıktıkça şirketler, yüz yüze görüşme konusunda kendilerini rahat hisseden gruplara ve etkinliklere katılmayı tercih eden gruplara hizmet etmek için hibrit etkinlikler düzenlemeye devam edecek. ev."

Dinsmore sözlerine şöyle devam ediyor: “Ancak şirketler, işleri kolaylaştırmak için hibrit etkinlikler yerine daha küçük ağ gruplarına sponsor olmayı veya bu gruplara katılmayı düşünmeli. Pandemi azaldığında, birçok kişinin yüz yüze etkinliklere büyük bir dönüş planladığını tahmin ediyorum.”

Peki… Sizin için doğru olan nedir?

Sonuçta, yüz yüze, sanal veya hibrit seçimi büyük ölçüde size kalmış. Hulse'nin belirttiği gibi, “Gelecekte, B2B alanında olay türlerinin bir karışımını görmeyi bekliyorum. Hibrit, fiziksel ve dijital etkinlikler arasında, üçünün doğru karışımını izleyicilerin ihtiyaçlarına ve tercihlerine, bütçesine ve pazarlama önceliklerine göre kalibre etmek pazarlama liderlerine bağlı olacak.”

Ve gelecekte sanal veya hibrit etkinliklere yönelirseniz, halihazırda yapılmış olanlar üzerinde nasıl yenilik yapabileceğinizi düşünün. Sanal ve karma etkinlik alanında sınırsız potansiyel var ve biz gerçekten daha yeni başlıyoruz.

Bejan'ın bana söylediği gibi, "Las Vegas şovumuzun canlı versiyonunu yayınladığımızda büyük bir aydınlanma yaşadık ve açılış konuşmalarımızı izleyen en büyük insan kitlesinin otel odalarından izlediğini keşfettik. Bu bizim için bir fikirdi: İyi, etkileşimli televizyon yaptığınız sürece başarıyı bulacaksınız.”

“Ve,” diye ekliyor Bejan, “neredeyse 30 yıllık iş hayatımda… Bu, kariyerimde yaptığım en zorlayıcı iş. Gerçekten çok eğlenceli."