Dijital dönüşüm ve bilişim tekniğindeki zorlukların üstesinden gelmek
Yayınlanan: 2022-03-14
Geçtiğimiz iki yıldan fazla bir süredir BT uzmanları, kuruluşlarının dijital dönüşüm hedeflerini hızla ilerletiyor. Pandemi vurduğunda, bu atılımların hızı hızlandı.
Birdenbire, dijital dönüşüm tarafından ele alınması gereken her bir zorluk - yine de uygulanabilir ve eyleme geçirilmek üzere korunan tek seçenek bunlardı. Ve tam bir aksamaya yanıt vermek için yalnızca kısa bir zaman dilimiyle, şirketler hızlı hareket etmeyi deneyimledi.
Uzak ortamlara geçiş sürecindeki bu hızlı ivme, elektronik dönüşüm önceliklerini ve sorunlarını yeniden şekillendirdi. Şimdi, uzaktan ve hibrit çalışma modelleri başarılı olduğunu gösterdi ve önemli faydalar sağladı (bunlar kuruluşların uzmanlık havuzlarını geliştirmelerini sağlamak gibi), bu nedenle Birleşik Krallık federal hükümeti tüm çalışanlara işe başladıklarında uyarlanabilir performans talep etme idealini vermeyi teklif ediyor. yeni istihdam.
Ancak, çok sayıda çalışanın kalıcı olarak uzak durması veya bir hibrit performans modeli seçmesi nedeniyle, elektronik dönüşümün önündeki en son engel, şirketlerin devam eden genişleyen içerik yayılımı ve elektronik makalelerini güvenli ve güvenli ve başarılı bir şekilde nasıl kontrol edebilecekleridir.
Malzeme yayılımı nedir?
Makalelerin yayılması, şirketler kullanıcıların günlük uğraşlarına yardımcı olmak için yönetilmeyen içerik oluşturmasına, kopyalamasına ve kullanmasına yardımcı olduğunda gerçekleşir.
Dijital bilgi eşyalarının daha büyük olması, ele alınması zor olan hantal bir bilgi yığını oluşturur. Yazılı içerik yayılımı, son kullanıcıların neye ihtiyaç duyduklarını keşfetmelerini talep edecek ve özellikle hükümetlerin sürekli gelişen gizlilik kuralları ile ilgili olarak bilgilerin güvenli olmayan noktalara kaydedilmesi tehdidini artıracaktır.
Kuruluşların, bilgi yönetimi ve yönetişim stratejilerini diğer elektronik dönüşüm girişimleriyle tempo tutacak şekilde güncelleyerek verimliliği olumsuz etkileyen ve uyumluluk zorluklarını iyileştiren içerik materyali yayılımı sorunlarını aşması gerekir.
Şirketler, yazılı içeriği işlevlerinde nasıl birleştirdiklerini, taşıdıklarını veya gün yüzüne çıkardıklarını incelerken, nihai karar vericilerin karşılaştıkları engellerden biri, yapılandırılmamış bilgiyi amaçlarına nasıl dahil edecekleridir. Dağınık iş gücü, bu ayrıntıların elde edilebilir olmasını ve Microsoft öğeleri gibi çeşitli giriş noktalarında personel, müşteriler, yoldaşlar ve sistemler için kullanılabilir olmasını ister.
Çoğu işletme, ortak sürücüler, e-posta, ortak çalışma araçları, VPN'ler ve ekstra noktalar boyunca yayılmış makalelere sahiptir. Bu maddi yayılımla başa çıkmak için bir girişimde bulunan şirketler şu kritik engellerden geçiyor:
1. Buluta geçiş
Malzeme depolama, kuruluşların evden performans gösteren altyapılarına rehberlik edecek ve işletim ücretlerini düşürmeye zorlayacak şekilde iyileşmiştir. İşletmeler artık bulut yanıtlarının daha fazla benimsendiğini bildiriyor. Gartner'a göre, CIO'lar ve BT liderleri bir şirket olarak yazılım paketi (SaaS) gibi bulutta sunulan programları benimsemeye devam ettikçe, tüm dünyada genel bulut uzman hizmetlerine ödeme yapanlar 2021'de %26,7 artacak.
Buluttan yararlanmak, kuruluşların içeriği elde edilebilir hale getirmesi için çok daha güçlü ve esnek öneriler sunar. Öyle olsa bile, başarılı bir malzeme yönetişimi olmadan, bulutta depolama temel olarak içerik malzemesi yayılımı zorluklarına katkıda bulunur; bu nedenle işletmelerin %69'u mülkten çalışan iş gücünün getirdiği istikrarı aşan tuzaklarla ilgili bir sorunu dile getiriyor.
Gelişen, tehdit içermeyen bulut geçişi, bir kuruluşun bilgi ortamının genişliğine ve derinliğine aşina olmakla başlamalıdır. BT liderlerinin, bulut geçişinin programları ve cihazları nasıl etkileyeceğini öngörmek için hem bulutta hem de şirket içi depolamada gerçeklerin nasıl değiş tokuş edildiğini ve değiştirildiğini bilmesi gerekir. Ayrıntıların nasıl oluşturulduğuna, saklandığına ve işletme genelinde nasıl kullanıldığına ilişkin keşifleri otomatikleştiren bir düzeltme araştırma sistemini benimsemek bu zorluğun üstesinden gelebilir.
2. Bilgi eksikliği ve olgu yönetimi
Günümüzün bilgi yönetişimi süreçleri, artan bilgi yayılımı ortamında yetersiz kalmaktadır. İşletmeler, büyük bir dünyada tüm hassas bilgileri belirleme, şifreleme ve girişleri kontrol etme girişiminde bulunsalar da, firmalar yönetişimlerinin ayrıntıların nasıl sınıflandırıldığına ve yönetildiğine dair güçlü bir gözetim sağladığından gerçekten tamamen emin olmalıdır.
İşletmelerin, içerik stratejilerinin verimliliği artırdığından ve iç prosedürlere ve harici düzenleyici şartnamelere bağlı kaldığından kesinlikle emin olmaları gerekir. Örneğin, coğrafi konumlar genelinde kişisel olarak tanımlanabilir verilerin (PII) tanımlanması ve güvenliği, öncelikle dünya çapında artan düzenleyici vurguya bakıldığında (Çin, ABD ve AB'de olduğu gibi bu türler) özel bir değere sahiptir.
Şirketlerin büyük hacimli malzemeyi yönetmek için açık, çok yönlü ve ölçeklenebilir bir mimariye sahip olması gerekir. İçerik yönetimi çözümleri, kurumsal bilgilerin yaşam döngüsünü güvenli bir şekilde ele almak için ayrıntılar yönetişim yöntemini otomatikleştirmeli ve kimlerin erişilebilirliği, bilgileri izleyebileceğini ve değiştirebileceğini yönetmelidir. Alıcılar, sahip olmaları gereken içerik materyaline erişmelerine rağmen, şirket yönetimine ve idari yönetim politikalarına uymak için donatılmalıdır.
Büyük karar, bilgi için sigorta poliçeleri ve prosedürleri oluşturur ve mevzuata uygunluğu sağlarken bile işleme ve tepki örneklerini düzene sokmak için kapsamlı yaşam döngüsü yönetimi için kriterler belirler.
3. Personel karşılaşmasını ihmal etmek
Dijital dönüşüm girişimleriyle içerik malzemesi yayılımını ele alan kuruluşlar, personel üzerindeki etkileri düşünmeli ve kişi deneyimlerini iyileştirme fırsatından yararlanmalıdır.
Herhangi bir bilgi yönteminin temel amacı, bilgi ve gerçeklerin yanlış kullanımına bağlı riskleri azaltarak bireyleri iş fırsatlarını gerçekleştirme, hizmetlere erişme ve sorumlulukları çok daha başarılı bir şekilde yerine getirme konusunda gerçekten güçlendirmek olmalıdır. Uzun vadede kullanıcı deneyimini geliştirmenin, iş akışları düzene sokulup otomatik hale getirildikçe, üretkenliğin artmasında fayda sağlayacağını unutmayın.
Kişi merkezli bir yazılı içerik yönetimi yöntemine sahip olmak için kuruluşların ihtiyaç duyacakları verileri bulmak ve kontrol etmek için yerleşik kişi arayüzlerine sahip uygulamalara sahip olmaları gerekir. Tüketiciler, verileri raporlamak, keşfetmek, görüntülemek ve gezinmek için modern, merkezi bir işlev yerine sahip olarak komuta ve bilinç alabilir.
Çalışan materyalin zaman alıcı ve sinir bozucu el kitabı süreçlerinden yoksun, çalışanlar çok daha memnun ve üretken olacak.
4. Otomasyon için sahip olunması gerekenler
Organizasyon sistemi otomasyonu, elektronik dönüşümlerini ve yazılı içerik yöntemlerini geliştirirken BT liderlerinin akıllarında en üst sırada yer alır, ancak sıklıkla neyin ve nasıl otomatikleştirileceğini belirlemede engellere yol açar. Örneğin, dış onaylar ve sistem istisnaları, genellikle e-posta sonucu halledilen ve otomasyon girişimlerinden fayda sağlayacak görevlerdir. Bireysel görevlerin otomatikleştirilmesiyle, personel zamanlarını ekstra değerli işlere yeniden ayırdıkça üretkenlik artabilir.
Satıcı faturası işleme ve finansal raporlama da otomasyon için oldukça büyük alternatiflerdir. Önemli miktarda taranmış, kağıt tabanlı mali veriyi anında yakalamak ve sistematik olarak işlemek, otomatik içerik yönetimi seçeneğiyle elde edilebilir. Otomasyonun bu süreçlerin karmaşıklığının bir kısmını ortadan kaldırmasıyla birlikte, işletmeler finansal raporlamaya giden basitleştirilmiş bir rotaya sahip olacaklar.
Malzeme yönetimi, gerçek elektronik dönüşüm için herhangi bir zamanda olduğundan çok daha kritiktir
Halihazırda, birçok kuruluş, finansal ve düzenleyici ortamlardaki sürekli değişime yanıt verme hızlarında iyileştirmeler yapmak için dijital dönüşüme bakıyor. Bu konumda, kuruluşlar elektronik şirketini hızlandırmalı veya firmanın başarısını şansa bırakmalıdır.
Bu yükseltilmiş değişiklik ücretinde gezinirken, işletmelerin yazılı içerik öğelerinin toplam olumlu yönlerini girebilmeleri ve getirebilecekleri tehlikeyi azaltabilmeleri için daha önce bahsedilen sorunları ele almak için sağlam bir içerik materyali yönetim sisteminin uygulanması çok önemlidir. yönetilmediğinde.