Ekibinizi Güçlendirmek için En İyi 5 Belge İşbirliği Yazılımı

"Takım çalışması, hayallerin çalışmasını sağlar." John Maxwell

Apple veya Microsoft gibi dev teknoloji şirketlerinden KOBİ şirketlerine kadar her organizasyonda ekip çalışmasının önemini kimse inkar edemez.

Ekip çalışması ve işbirliğinin işinizi geliştirebilecek veya bozabilecek temel olduğunu söylemek abartı olmaz. Bu, çalışanların başarısı için en hayati 4 beceriden biri olarak bilinir. Son araştırmalar, işbirliğinin çalışanların %75'i tarafından önemli görüldüğünü kanıtlıyor.

Doğru ve verimli işbirliği yapan bir ekip oluşturmak için kolektif ruhun yanı sıra, tüm üyelerin birlikte etkin bir şekilde çalışabilmesi için doğru araçlardan yardım almanız gerekir. Bu nedenle, belge işbirliği yazılımı, kaçırmamanız gereken bir şeydir.

Bu makalede, belge işbirliği yazılımının ne olduğunu ve işiniz için neden yararlı olduğunu kısaca tanımlayacağız. Ardından size en iyi 5 belge işbirliği aracının elle seçilmiş bir listesini sunacağız. Özellikleri, artıları ve eksileri bu yazıda dikkatlice ele alınacaktır.

• Dokümantasyon İşbirliği Yazılımı Nedir?
• Dokümantasyon İşbirliği Yazılımının Temel Özellikleri
• #1 Google Dokümanları
• #2 Pazartesi
• #3 Belgeler360
• #4 Yeniden Şifreleme
• #5 Zoho

Dokümantasyon İşbirliği Yazılımı Nedir?

Belge işbirliği aracı, ekibinize aynı belge üzerinde birbirleriyle çalışmak için ideal bir fırsat sunar. Bir metin dosyası, bir elektronik tablo ve hatta bir PDF belgesi olabilir.

Ekip üyeleri, diğerlerinin ne yaptığını görürken bu dokümanı düzenleyebilir, güncellemeler yapabilir ve yorum bırakabilir. Bu, onları aynı anda birden fazla dosya kaydetme zorunluluğundan kurtarmakla kalmaz, aynı zamanda sürüm çakışmalarını da önler.

Dokümantasyon İşbirliği Yazılımının Faydaları

Bir dokümantasyon işbirliği platformu, işiniz için çeşitli şekillerde avantajlıdır. Özellikle uzak ekipler olmak üzere ekip üretkenliğini artırmaya yardımcı olur ve aynı zamanda işinizi daha iyi organize eder.

• Çalışan Verimliliğini Artırın

İşbirliği araçlarının ekip verimliliğini %30'a kadar artırdığı tahmin ediliyor.

Tüm üyelerin aynı belge üzerinde çalışmasını sağlamak, ekibin iş akışını izlemenizi sağlar. Verilen görevlerin veya başkalarının çalışmasının yanlış anlaşılması asla gerçekleşmez.

Ayrıca, her kişi belirli bir bölümü idare edebilir ve ekibin ilerlemesini bilebilir. Sonucu sağlamak için gerektiğinde atlayabilirler.

• Hızlı Geri Bildirimi Etkinleştir

Çevrimiçi bir işbirliği aracı olmadan, gelen kutunuz e-postalardan oluşan bir karmaşa olacaktır. Hem işverenler hem de çalışanlar, her gün tonlarca e-posta göndermeye ve almaya yardımcı olamaz ve bu da dokümanın birden çok sürümünün oluşmasına neden olur.

Neyse ki, çoğu işbirliği yazılımı, kullanıcılara yorum ekleme gücü verir. Bu, ekip liderinin veya işverenlerin hızlı bir şekilde geri bildirim sağlamasını sağlar. O zamandan beri, ekip belgede de hızlı bir şekilde değişiklik yapabilir.

• Uzaktan Çalışmayı Destekleyin

Uzaktan çalışma, özellikle bu pandemi döneminde, bu günlerde giderek daha popüler hale geldi. Doğru işbirliği seçeneği, ekibin projeleri esnek bir şekilde yürütmek için fiziksel konumları ziyaret etmesine veya evde kalmasına olanak tanır. Ekip dosyalarına erişmek için internete bağlı bir cihaz olmazsa olmazdır.

Bu çalışma modeli, ekibi hala düşünce ve fikirlerini paylaşmaya teşvik ediyor. Herkes ofiste olduğu gibi açık konuşmalar yapabilir.

Dokümantasyon İşbirliği Yazılımının Temel Özellikleri

Her araç, belirli amaçları karşılamak için bir dizi kullanışlı özellik ile birlikte gelir. Her insanın ihtiyacı için hepsi bir arada bir çözüm bulmak zor. Kişiye özel bir platform seçmeden önce, bir belge işbirliği aracının sahip olması gereken işlevlerine bakalım.

• Gerçek zamanlı düzenleyici – Elbette, belgeniz “canlı” olduğundan, kullanıcıların düzenlemeleri ve yorumları gerçek zamanlı olarak güncellenir.
• Dosyaları otomatik kaydetme – Belgede herhangi bir güncelleme olduğunda ekibin ilerlemesini otomatik olarak kaydedin.
• Belgenin sürümleri – Bir dosyanın farklı sürümlerini saklamanızı sağlayarak size eski bir sürümü geri yükleme şansı verir.
• Yorumlar – Yorumlarda geri bildirim sağlamanıza ve sorular sormanıza izin verin. Bu, ekibin mevcut çalışmasını etkilemez ve aynı zamanda düzenleme sürecini daha anlaşılır hale getirir.
• Bulut depolama – Tüm ekip üyelerinizin çalışmalarına erişmesini ve bunları kaydetmesini kolaylaştıran büyük depolama alanı sağlayın.
• Bildirimler – Belgedeki tüm değişiklikleri izleyin. Ekip üyelerini oradaki herhangi bir ayarlamada güncelleyin.

En İyi 5 Belge İşbirliği Aracı

İşte çevrimiçi dosya depolama ve yönetimi için göz önünde bulundurabileceğiniz en iyi 5 araç.

#1 Google Dokümanları

Bu listedeki ilk seçenek Google Dokümanlar'dır.

Google Dokümanlar'ın başlamak için bir servete mal olmadığını belirtmekte fayda var. Uygulamayı kullanmak için yalnızca bir Google Kimliğine veya Gmail hesabına sahip olmanız gerekir.

Microsoft Word'ün bulut tabanlı sürümü gibidir, ancak insanların bilgisayarlardan cep telefonlarına ve tabletlere kadar İnternet'e bağlı herhangi bir cihaz aracılığıyla dosyalarınıza erişmesine olanak tanır. Dosyayı, üst çubuk seçenekleriyle Word'e benzer şekilde düzenleyebilirsiniz.

Bağlantı paylaşma özelliği sayesinde bir Google dosyasını paylaşmak hiç bu kadar kolay olmamıştı. Belgeye erişmeleri için belirli kişileri davet edebilir veya kapıyı herkese açık bırakabilirsiniz. İzinleri kısıtlamak için, onların dosyayı düzenlemesine, yorum yapmasına veya sadece görüntülemesine izin verebilirsiniz.

Google, ücretsiz olarak 15 GB bulut depolama alanı sunar. Yine de, özellikle büyük ekipler için daha fazla depolama alanı için premium hesaba yükseltebilirsiniz. Aylık fiyat, her kullanıcı için 100 GB için 10 ABD dolarıdır.

Artıları

• Kayıt işlemini ortadan kaldırın.
• Bir doküman paylaştığınızda veya biri dosyanız hakkında yorum yaptığında e-posta bildirimleri gönderin.
• Belge sürümlerini görüntüleyin ve önceki sürümleri geri alın.
• Kullanımı kolay bir arayüzle gelin.

Eksileri

• Dosyaları düzenlemek için İnternet bağlantısını zorlayın.
• Stilleri ve temaları sınırlayın.
• Word'ün gelişmiş özelliklerinin eksikliği.

#2 Pazartesi

Pazartesi.com, herhangi bir takım boyutuna uyacak şekilde proje yönetiminden sorumludur. Bir belge işbirliği platformunun sahip olması gereken tüm gerekli özellikleri sağlar.

Görev atayabilir, üyelerin ilerlemesini takip edebilir ve bir üyeyi @ ile etiketleyebilirsiniz. Bunun da ötesinde, diğer takım arkadaşlarını etkilemeden dosyaları gerçek zamanlı olarak düzenleyebilir, otomatik olarak kaydedebilir, yorumları paylaşabilir ve metni sürükleyip bırakabilirsiniz.

Dikkat çekici bir şekilde, Monday.com birçok uygulamayla sorunsuz bir şekilde bütünleşir, böylece bu uygulamalardan, örneğin Google Drive ve Dropbox gibi dosyaları platforma getirebilirsiniz.

Artıları

• Harika, temiz ve sezgisel kullanıcı arayüzü.
• Web, Android, iPhone ve iPad'lerde kullanılabilir.
• Ücretsiz bir sürüm sunun.

#3 Belgeler360

Document360, ekibinize önemli bilgileri bir konumda yakalama ve depolama konusunda yardım eli uzatır. Tüm üyeler aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilir ve güncellemeleri otomatik olarak kaydedilir. Sürümleri de geri yüklemeniz mümkündür.

Document360'ın diğer bazı önemli özellikleri arasında sürüm geçmişi, yorum yapma, etiketleme ve inceleme hatırlatıcıları bulunur.

Bunun da ötesinde yazılım, kullanıcı rolü erişimini destekleyerek kimin hangi belgeyi görüntüleyebileceğini veya düzenleyebileceğini kontrol etmenizi sağlar.

Artıları

• Temiz bir kullanıcı arayüzüne sahip olun.
• Slack, Microsoft Teams ve Chrome gibi popüler uygulamalarla entegre edin.
• Otomatik ve manuel yedeklemeleri etkinleştirin.

Eksileri

• Dokümantasyon ve öğrenme materyallerindeki sınırlamalar nedeniyle vitese takmak zor.

#4 Yeniden Şifreleme

ReSkript, çok çeşitli kullanışlı işlevleri sayesinde en yaygın çevrimiçi dosya yönetimi ve belge işbirliği yazılımlarından biri haline geldi. Platform, ekibin iş akışını daha verimli yönetmek için tasarlanmıştır.

Araç, dosyanıza kimlerin eriştiğine, sıklıklarına, üzerinde ne kadar zaman harcadıklarına ve hatta hangi bölüme kaydırdıklarına dair büyük resmi verir. Bunların dışında dosya düzenleyebilir, etiketleyebilir ve belgelere yorum yapabilirsiniz.

Artıları

• Estetik bir tasarıma ve kullanımı kolay bir kullanıcı arayüzüne sahip olun.
• Görüntülü aramalara ve sohbete izin verin.
• Herhangi bir takım boyutunda çalışın.

#5 Zoho

Google Dokümanlar'a benzer şekilde, Zoho belge, e-tablo ve sunum oluşturma ile ilgilenir. Kolayca dosya eklemek, depolamak, düzenlemek ve paylaşmak için başkalarıyla işbirliği yapabilirsiniz.

Dosyaları ekiplere, projelere, dosya türlerine ve yazarlara göre sınıflandırarak ekipler arasındaki bağları güçlendirir ve yakın bağlantıları korur. Ortak çalışanlar, incelemeyi veya tartışmayı hızlandırmak için başkalarıyla gerçek zamanlı olarak sohbet edebilir.

Kullanıcıları en çok etkileyen şey, izinleri ayarlama, parola koruması ve yetkisiz erişimi engellemek için dosyaların süresi dolması yeteneğidir.

Artıları

• Zoho'ya müzik, film ve diğer dosya türlerini yükleyin.
• Daha iyi belge organizasyonu için klasörler oluşturun.
• Masaüstü bilgisayarlarla senkronize edin.
• Sıkı güvenlik sağlayın.

Eksileri

• Ücretsiz sürüm yok. Başlangıç ​​planı, kullanıcı başına aylık 2,00 ABD dolarından başlar.

İdeal Belge İşbirliği Yazılımınız Hangisi?

Çevrimiçi bir dosya yönetim aracı, ekibinizin aynı belge üzerindeki çalışmaları işlemesini sağlar. Ekip işbirliği projesini kolaylaştırmaya ve son teslim tarihlerine ulaşmaya yardımcı olur.

Size en iyi 5 belge işbirliği yazılımını tanıttık. Temel dosya yönetimi ve paylaşım özellikleriyle basit bir çözüm arıyorsanız, Google Dokümanlar tam size göre. Güçlü güvenlik seçeneklerine sahip güçlü bir platform arıyorsanız, Zoho'ya gidin.

Google Doc ve Zoho, başlamak ve 5 GB'a kadar vermek için size herhangi bir maliyet getirmezken, diğerleri premium bir plana kaydolmanızı gerektirir.

Favori çözümünüz nedir? Aşağıdaki yorum bölümünde düşüncelerinizi bizimle paylaşın!