Modern çalışanların günlük olarak mesaj göndermeleri ve e-posta bildirimlerinden sosyal medya ve diğer kişisel dikkat dağıtıcı unsurlara kadar uğraşmaları gereken çok sayıda kesinti var.

Örneğin ABD'li çalışanlar e-postalarını ortalama 37 dakikada bir kontrol ediyor. Bu da günde 15 defaya tekabül ediyor.

Uzaktan çalışanlar için gereksiz toplantılar bir başka önemli dikkat dağıtıcı unsurdur. Zippia'ya göre bu gibi düşük değerli görevler, bir kurumsal çalışanın iş gününün %51'ini kaplıyor. Amerikan Psikoloji Derneği, eğer bu küçük görevler diğer daha önemli görevleri kesintiye uğratmaya devam ederse, bunun çalışanın verimliliğinde %40'lık bir düşüşe yol açtığını tespit etti.

İş kesintilerinin yol açtığı üretkenlik düşüşünden kaynaklanan mali kayıpları önlemek için çalışanlarınızın daha iyi zaman yönetimi becerileri edinmelerine yardımcı olmaya odaklanmalısınız.

Bu makale, çalışma süresini doğru bir şekilde yönetmek ve verimliliği artırmak için en etkili yöntemleri özetlemektedir. Ayrıca, zaman yönetimi uygulamalarının olumlu etkilerini daha da desteklemek için evden çalışan çalışanları nasıl izleyeceğinizi de öğreneceksiniz.

Uzaktan Çalışma Ortamlarında Etkin Zaman Yönetiminin Faydaları

Zaman yönetimi stratejilerini uzaktaki ekibinizin günlük rutinine uygulamak ve uyarlamak, farklı şekillerde yardımcı olabilir:

1. Dikkat Dağınıklıklarını Yönetmek: Uzaktan çalışma ortamları bazen disiplini engelleyebilir. Çalışanlarınızın etkili bir zaman yönetimi yöntemi uygulamasına yardımcı olmak, dikkat dağıtıcı unsurları görmezden gelmelerini ve görevlerine devam etmelerini kolaylaştırabilir.
2. Geliştirilmiş Verimlilik: Becerikli zaman yönetimi, daha iyi odaklanma ve üretkenlik sağlar. Çalışanlarınız verimli zaman yönetimini öğrendiklerinde, daha kısa sürede daha kaliteli işler yapabilecekler.
3. Gelişmiş Güvenilirlik: Odaklanmış ve üretken çalışanların, konumları ne olursa olsun tüm görevlerini zamanında tamamlayacaklarına güvenilebilir. Başka bir deyişle, güvenilir ve verimli bir iş gücüne sahip olmak için uzaktan çalışanlarınızın gerekli zaman yönetimi becerilerine sahip olmasını sağlayın.
4. Daha İyi İş Kalitesi: Zorlu görevlere zaman ayırmak, çalışanlarınıza derin çalışma durumuna girme şansı verir. Bu, daha iyi iş kalitesi sağlar, çalışan memnuniyetini artırır ve stresi azaltır.
5. İş-Yaşam Dengesi: İşyerinde zaman yönetiminin zayıf olması çoğu zaman işin kişisel zamana yayılması anlamına gelir. Çalışanlarınızın görevlerini verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olduğunuzda, sağlıklı bir iş-yaşam dengesine daha kolay ulaşabilirler.

Daha İyi Zaman Yönetimi için Stratejiler ve Araçlar

Bunlar, personelinizin zamanlarını ve görevlerini daha verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olabilecek kanıtlanmış stratejiler ve araçlardır:

1. Bir Rutin Oluşturun

Evden çalışmak kişinin disiplinine zarar verebilir. Esnek çalışma saatlerine rağmen çalışanlarınıza günlük bir program oluşturmalarını ve buna bağlı kalmak için ellerinden geleni yapmalarını önerin.

Molalarının yanı sıra kişisel işleri için de bu programa göre çalışabilirler. Hane halkının programlarına aşina olması gerektiğini vurgulayın.

Onlara ayrıca özel bir çalışma alanı kurmalarını tavsiye edin. Bu şekilde kişisel kesinti olasılığını azaltırlar ve disiplini geliştiren yapılandırılmış bir iş günü zihniyeti yaratırlar.

2. Dikkatinizi Dağıtan Şeylere Direnç Gösterin

Çalışanlarınızın kendilerinin birincil amirleri olduğu evde dikkat dağıtıcı unsurlara direnmek daha da zor olabilir.

Çalışanlarınızla konuşun ve uzaktan çalışırken en sık zaman harcayanlara dikkat çekin. Bunlar genellikle TV, ev işleri, kişisel cep telefonu ve eğlenceli içeriğe erişimdir.

Her zamanki dikkat dağıtıcı unsurları göremeyecekleri veya duyamayacakları bir çalışma köşesi seçmelerinin en iyisi olduğunu açıklayın. Ayrıca onlara telefonlarını sessize almalarını ve kaçırılan bildirimleri kontrol etmek için birkaç iş molası vermelerini hatırlatın.

3. Hedefleri Tanımlayın

Kısa ve uzun vadeli hedeflere sahip olmak motivasyonu ve sorumluluk duygusunu geliştirir. Çalışanlarınızın kendi zaman yönetimi hedeflerini belirlemelerine yardımcı olmak için bir eğitim oturumu düzenlemeyi düşünün.

SMART çerçevesini takip etmek bu amaç için en etkili yöntem olabilir. Bu, aşağıdaki gibi hedefler belirlemek anlamına gelir:

• Özel.
• Ölçülebilir.
• Ulaşılabilir.
• Gerçekçi.
• Zamanında.

Zaman yönetimi hedeflerinin iyi örneklerinden bazıları şunlardır:

• İş molalarında sosyal medya süresinin 15 dakikaya düşürülmesi
• İş gününe erken başlamak için sabah rutinini hızlandırmak

4. Öncelikleri Belirleyin

Her projenin öncelik düzeyi konusunda net olun. Bu, yöneticilerin görevleri önceliklendirmesine ve çalışanlara ilgili bilgileri vermesine yardımcı olacaktır.

Çalışanlarınıza her hafta başında önceliğe dayalı bir yapılacaklar listesi hazırlamalarını tavsiye edin. Benzer günlük listeler oluşturmalarını önerin. Daha sonra ayrıntılı programlar oluşturabilir ve özellikle zorlu görevler için zamanı engelleyebilirler.

Programlarına biraz boş zaman da eklemelerini hatırlatın. Bu şekilde yeni bir acil görev ortaya çıkarsa listeyi uyarlayabilirler.

5. Maksimum Verimlilik için Çabalayın

Maksimum üretkenliğe ulaşmak için çalışanlarınızın uygulayabileceği çeşitli zaman yönetimi uygulamaları vardır:

Kendinizle İlgili Bilgilerinizi Kullanın

Çalışanlarınıza en zorlu görevleri odaklanmanın yoğun olduğu saatlerde planlamalarını önerin. Bazı görevleri konusunda güvensizlerse, onları bu görevler için daha uzun süreler ayırmaya teşvik edin.

Kesintisiz Çalışma için Blok Zamanı

Kesintisiz çalışma blokları maksimum üretkenlik sağlar. Çalışanlarınıza zorlu bir görev için odaklanma zamanı planlamalarını ve kişisel ve işle ilgili tüm bildirim kaynaklarını kapatmalarını söyleyin.

Pomodoro Tekniğini Deneyin

Bazı insanlar kısa ama sık ara verdiklerinde daha iyi çalışırlar. Pomodoro, 25 dakikalık odaklanmış çalışma periyotları ve 5 dakikalık molalardan oluşur. Buradaki zor kısım aralıklarınıza sadık kalmaktır.

6. İzleme Yazılımına Güvenin

İzleme yazılımının uygulanması öncelikle zamanın daha kolay takip edilmesine yardımcı olur. Ancak bu araçların daha sağlam sürümleri, şirketinize ve çalışanlarınıza çok daha fazla şekilde yardımcı olabilir:

• Dikkat dağıtıcı unsurlara daha kolay direnmek: İzlendiklerini bilmek, çalışanların daha disiplinli olmasına yardımcı olur.
• Çalışanların belirlenen zaman aralıklarına ne kadar iyi uyduklarını takip etme: Zamanı takip etmek, çalışanlarınızın bir göreve gerçekte ne kadar zaman harcadıklarını daha iyi görmelerine yardımcı olacaktır.
• İşçilerin disiplinini daha iyi ölçmek: Güçlü izleme yazılımı, boşta geçen sürenin her dakikasını ölçer, böylece çalışanın disiplininin gerçekçi bir resmini verir.
• İş kanıtı sağlama: Çalışanların kullandığı kaynakları izleyen ve ekran görüntülerine olanak tanıyan bilgisayar izleme araçları aynı zamanda iş kanıtı da sağlar. Bu, çalışanların odaklandıkları çalışma dönemlerinde bildirimleri kapatmalarına ve yöneticilerinin tembellik yaptıklarını düşünmesinden endişe etmeden hiçbir mesajı yanıtlamalarına olanak tanır.

Çözüm

Çalışanlarınızın zaman yönetimi becerilerini öğrenmesine ve geliştirmesine yardımcı olmak hem şirkete hem de çalışanlara fayda sağlar. Daha iyi organizasyon sayesinde çalışanlar daha uzun saatler çalışmadan en yüksek verimliliğe ulaşabilirler. Bu şekilde, şirketinizin rekabetçi kalması ve çalışanlarınızın memnun ve sadık kalması nedeniyle finansal istikrarı sağlarsınız.