Excel'de Özet Tablo Nasıl Oluşturulur: Adım Adım Eğitim

Pivot tablo, Microsoft Excel'in en güçlü ve göz korkutucu işlevlerinden biridir. Güçlü çünkü büyük veri kümelerini özetlemenize ve anlamlandırmanıza yardımcı olabilir. Göz korkutucu çünkü tam olarak bir Excel uzmanı değilsiniz ve pivot tablolar her zaman karmaşık olmakla ün yapmıştır.

İyi haber: Excel'de bir pivot tablonun nasıl oluşturulacağını öğrenmek, inandığınızdan çok daha kolay.

Ancak, bir tane oluşturma sürecinde size yol göstermeden önce, bir adım geriye gidelim ve pivot tablonun tam olarak ne olduğunu ve neden bir tane kullanmanız gerekebileceğini anladığınızdan emin olalım.

Başka bir deyişle, pivot tablolar, ekranınızdaki bu sonsuz sayıdaki karmakarışıklıktan anlam çıkarır. Ve daha spesifik olarak, daha kolay faydalı sonuçlar çıkarabilmeniz için verilerinizi farklı şekillerde gruplamanıza olanak tanır.

Bir pivot tablonun "pivot" kısmı, tablodaki verileri farklı bir perspektiften görüntülemek için döndürebilmeniz (veya pivotlayabilmeniz) gerçeğinden kaynaklanmaktadır. Açık olmak gerekirse, pivot yaptığınızda verilerinizi eklemez, çıkarmaz veya başka bir şekilde değiştirmezsiniz. Bunun yerine, yalnızca verileri yeniden düzenlersiniz, böylece onlardan faydalı bilgiler ortaya çıkarabilirsiniz.

Pivot tablolar ne için kullanılır?

Pivot tabloların gerçekte ne yaptığı konusunda hâlâ biraz kafanız karıştıysa endişelenmeyin. Bu, eylem halindeyken anlaşılması çok daha kolay olan teknolojilerden biridir.

Pivot tabloların amacı, büyük miktarda veriyi hızlı bir şekilde özetlemek için kullanıcı dostu yollar sunmaktır. Sayısal verileri daha iyi anlamak, görüntülemek ve ayrıntılı olarak analiz etmek için kullanılabilirler ve bu verilerle ilgili beklenmeyen soruları belirlemeye ve yanıtlamaya yardımcı olabilirler.

Bir pivot tablonun çözüm olabileceği yedi varsayımsal senaryo:

1. Farklı ürünlerin satış toplamlarının karşılaştırılması.

Ürün 1, ürün 2 ve ürün 3 olmak üzere üç farklı ürün için aylık satış verilerini içeren bir çalışma sayfanız olduğunu ve üçünden hangisinin en çok para kazandırdığını bulmak istediğinizi varsayalım. Elbette, çalışma sayfasına göz atabilir ve ürün 1 her göründüğünde, ilgili satış rakamını manuel olarak çalışan toplama ekleyebilirsiniz. Daha sonra aynısını ürün 2 ve ürün 3 için hepsi için toplamları elde edene kadar yapabilirsiniz. Çok kolay, değil mi?

Şimdi, aylık satış çalışma sayfanızın binlerce ve binlerce satırı olduğunu hayal edin. Hepsini manuel olarak sıralamak bir ömür alabilir. Bir pivot tablo kullanarak, ürün 1, ürün 2 ve ürün 3 için tüm satış rakamlarını otomatik olarak toplayabilir ve bunların toplamlarını bir dakikadan kısa sürede hesaplayabilirsiniz.

2. Ürün satışlarının toplam satışların yüzdesi olarak gösterilmesi.

Özet tablolar, onları oluşturduğunuzda doğal olarak her satır veya sütunun toplamını gösterir. Ancak otomatik olarak üretebileceğiniz tek rakam bu değil.

Diyelim ki üç ayrı ürün için üç aylık satış rakamlarını bir Excel sayfasına girdiniz ve bu verileri bir pivot tabloya dönüştürdünüz. Tablo, her bir ürünün üç aylık satışlarını topladıktan sonra, her sütunun altında size otomatik olarak üç toplam verir. Peki ya bu ürünlerin toplam satışları yerine bu ürün satışlarının tüm şirket satışlarına katkısının yüzdesini bulmak isteseydiniz?

Bir pivot tabloyla, her sütunu, yalnızca sütun toplamı yerine sütunun üç sütun toplamının yüzdesini verecek şekilde yapılandırabilirsiniz. Örneğin, üç ürün satışı toplamı 200.000 ABD Doları tutarındaysa ve ilk ürün 45.000 ABD Doları tutarındaysa, bunun yerine bu ürünün tüm şirket satışlarının %22,5'ine katkıda bulunduğunu söylemek için bir pivot tablo düzenleyebilirsiniz.

Ürün satışlarını bir pivot tabloda toplam satışların yüzdeleri olarak göstermek için, satış toplamını taşıyan hücreye sağ tıklayın ve Değerleri Farklı Göster > Genel Toplamın %'si öğesini seçin.

3. Yinelenen verileri birleştirmek.

Bu senaryoda, bir blog yeniden tasarımını yeni tamamladınız ve bir grup URL'yi güncellemeniz gerekti. Ne yazık ki, blog raporlama yazılımınız bunu pek iyi işlemedi ve tek gönderiler için "görüntüleme" metriklerini iki farklı URL arasında böldü. Yani e-tablonuzda, her bir blog gönderisinin iki ayrı örneğine sahipsiniz. Doğru verileri elde etmek için, bu kopyaların her biri için görüntüleme toplamlarını birleştirmeniz gerekir.

İşte burada pivot tablo devreye giriyor. Yinelenenlerden tüm metrikleri manuel olarak aramak ve birleştirmek yerine, verilerinizi (pivot tablo aracılığıyla) blog gönderisi başlığına göre özetleyebilirsiniz ve işte: bu yinelenen gönderilerden gelen görüntüleme metrikleri otomatik olarak toplanır.

4. Ayrı departmanlar için çalışan sayısı almak.

Pivot tablolar, temel bir Excel tablosunda kolayca bulamadığınız şeyleri otomatik olarak hesaplamanıza yardımcı olur. Bu şeylerden biri, hepsinin ortak bir yanı olan satırları saymaktır.

Örneğin bir Excel sayfasında bir çalışan listeniz varsa ve çalışanların adlarının yanında ait oldukları departmanlar varsa, bu verilerden size her bir departmanın adını ve çalışan sayısını gösteren bir pivot tablo oluşturabilirsiniz. bu departmanlara ait olanlar. Pivot tablo, Excel sayfasını departman adına göre sıralama ve her satırı manuel olarak sayma görevinizi etkin bir şekilde ortadan kaldırır.

5. Boş hücrelere varsayılan değerler ekleme.

Excel'e girdiğiniz her veri kümesi her hücreyi doldurmaz. Excel'e girmeden önce yeni verilerin gelmesini bekliyorsanız, bu verileri yöneticinize gösterirken kafa karıştırıcı görünen veya daha fazla açıklamaya ihtiyaç duyan çok sayıda boş hücreniz olabilir. Pivot tabloların devreye girdiği yer burasıdır.

Bir pivot tabloyu, boş hücreleri $0 veya TBD ("belirlenecek" için) gibi varsayılan bir değerle doldurmak için kolayca özelleştirebilirsiniz. Büyük veri tabloları için, bu hücreleri hızlı bir şekilde etiketleyebilmek, birçok kişi aynı sayfayı incelerken kullanışlı bir özelliktir.

Pivot tablonuzun boş hücrelerini otomatik olarak biçimlendirmek için tablonuza sağ tıklayın ve PivotTable Seçenekleri'ne tıklayın. Görünen pencerede, Boş Hücreler Farklı etiketli kutuyu işaretleyin ve bir hücrenin başka bir değeri olmadığında görüntülenmesini istediğinizi girin.

Pivot Tablo Nasıl Oluşturulur

1. Verilerinizi bir dizi satır ve sütuna girin.
2. Verilerinizi belirli bir özniteliğe göre sıralayın.
3. Pivot tablonuzu oluşturmak için hücrelerinizi vurgulayın.
4. Bir alanı "Satır Etiketleri" alanına sürükleyip bırakın.
5. Bir alanı "Değerler" alanına sürükleyip bırakın.
6. Hesaplamalarınızda ince ayar yapın.

Artık pivot tabloların ne için kullanılabileceğine dair daha iyi bir fikre sahip olduğunuza göre, şimdi bir tane nasıl oluşturulacağına dair temel bilgilere geçelim.

Adım 1. Verilerinizi bir dizi satır ve sütuna girin.

Excel'deki her pivot tablo, tüm verilerinizin bulunduğu temel bir Excel tablosuyla başlar. Bu tabloyu oluşturmak için değerlerinizi belirli bir satır ve sütun grubuna girmeniz yeterlidir. Değerlerinizi temsil ettikleri şeye göre sınıflandırmak için en üstteki satırı veya en üstteki sütunu kullanın.

Örneğin, blog gönderisi performans verilerinin bir Excel tablosunu oluşturmak için, her "En İyi Sayfaları" listeleyen bir sütununuz, her URL'nin "Tıklamalarını" listeleyen bir sütununuz, her gönderinin "Gösterimlerini" listeleyen bir sütununuz vb. olabilir. (Bu örneği takip eden adımlarda kullanacağız.)

Adım 2. Verilerinizi belirli bir özniteliğe göre sıralayın.

Excel sayfanıza girmek istediğiniz tüm verilere sahip olduğunuzda, bu verileri bir şekilde sıralamak isteyeceksiniz, böylece bir pivot tabloya dönüştürdükten sonra yönetimi daha kolay olacaktır.

Verilerinizi sıralamak için üst gezinme çubuğundaki Veri sekmesine tıklayın ve altındaki Sırala simgesini seçin. Açılan pencerede verilerinizi istediğiniz sütuna göre ve herhangi bir sırada sıralamayı seçebilirsiniz.

Örneğin, Excel sayfanızı "Tarihe Kadar Görüntüleme"ye göre sıralamak için Sütun altında bu sütun başlığını seçin ve ardından gönderilerinizi küçükten büyüğe mi yoksa büyükten küçüğe mi sıralamak istediğinizi seçin.

Sıralama penceresinin sağ alt kısmındaki Tamam'ı seçin ve Excel sayfanızın her satırını, her blog gönderisinin aldığı görüntüleme sayısına göre başarıyla yeniden sıralayacaksınız.

Adım 3. Pivot tablonuzu oluşturmak için hücrelerinizi vurgulayın.

Excel çalışma sayfanıza veri girdikten ve beğeninize göre sıraladıktan sonra, özet tabloda özetlemek istediğiniz hücreleri vurgulayın. Üst gezinti boyunca Ekle'ye tıklayın ve PivotTable simgesini seçin. Ayrıca çalışma sayfanızda herhangi bir yeri tıklayabilir, “PivotTable”ı seçebilir ve PivotTable'a dahil edilmesini istediğiniz hücre aralığını manuel olarak girebilirsiniz.

Bu, hücre aralığınızı ayarlamaya ek olarak, bu pivot tabloyu yeni bir çalışma sayfasında başlatmayı veya mevcut çalışma sayfasında tutmayı seçebileceğiniz bir seçenek kutusu açacaktır. Yeni bir sayfa açarsanız, Excel çalışma kitabınızın alt kısmında sayfaya gidebilir ve sayfadan uzaklaşabilirsiniz. Seçtikten sonra Tamam'ı tıklayın .

Alternatif olarak , hücrelerinizi vurgulayabilir, Özet Tablo simgesinin sağındaki Önerilen Özet Tablolar'ı seçebilir ve her satırın ve sütunun nasıl düzenleneceğine ilişkin önceden ayarlanmış öneriler içeren bir özet tablo açabilirsiniz.

Not: Excel'in daha eski bir sürümünü kullanıyorsanız, "PivotTable'lar" , üst gezinme bölümündeki "Ekle" yerine Tablolar veya Veriler altında olabilir. Google E-Tablolar'da, üst gezinme bölümündeki Veri açılır menüsünden özet tablolar oluşturabilirsiniz .

Adım 4. "Satır Etiketleri" alanına bir alanı sürükleyip bırakın.

3. Adımı tamamladıktan sonra, Excel sizin için boş bir pivot tablo oluşturacaktır. Sonraki adımınız, elektronik tablonuzdaki sütunların adlarına göre etiketlenmiş bir alanı Satır Etiketleri alanına sürükleyip bırakmaktır. Bu, pivot tablonun verilerinizi hangi benzersiz tanımlayıcıya (blog yazısı başlığı, ürün adı vb.) göre düzenleyeceğini belirler.

Örneğin, bir grup blog verisini gönderi başlığına göre düzenlemek istediğinizi varsayalım. Bunu yapmak için, "Üst sayfalar" alanını tıklayıp "Satır Etiketleri" alanına sürüklemeniz yeterlidir.

Not: Özet tablonuz, çalıştığınız Excel sürümüne bağlı olarak farklı görünebilir. Ancak, genel ilkeler aynı kalır.

Adım 5. "Değerler" alanına bir alanı sürükleyip bırakın.

Verilerinizi neye göre düzenleyeceğinizi belirledikten sonra, sonraki adımınız Değerler alanına bir alanı sürükleyerek bazı değerler eklemektir.

Blog verileri örneğine bağlı kalarak, blog yazısı görünümlerini başlığa göre özetlemek istediğinizi varsayalım. Bunu yapmak için "Görünümler" alanını Değerler alanına sürüklemeniz yeterlidir.

Adım 6. Hesaplamalarınızda ince ayar yapın.

Belirli bir değerin toplamı varsayılan olarak hesaplanır, ancak ne hesaplamak istediğinize bağlı olarak bunu kolayca ortalama, maksimum veya minimum gibi bir değere değiştirebilirsiniz.

Mac'te bunu, "Değerler" alanındaki bir değerin yanındaki küçük i'ye tıklayarak, istediğiniz seçeneği belirleyerek ve "Tamam"a tıklayarak yapabilirsiniz. Seçiminizi yaptıktan sonra pivot tablonuz buna göre güncellenecektir.

PC kullanıyorsanız, değerinizin yanındaki küçük ters üçgene tıklamanız ve menüye erişmek için Değer Alanı Ayarları'nı seçmeniz gerekir.

Verilerinizi beğeninize göre kategorize ettiğinizde, çalışmanızı kaydedin ve istediğiniz gibi kullanın.

Pivot Tablolarla Daha Derine İnme

Artık Excel'de pivot tablo oluşturmanın temellerini öğrendiniz. Bu anlayışla pivot tablonuzdan neye ihtiyacınız olduğunu anlayabilir ve aradığınız çözümlere ulaşabilirsiniz.

Örneğin, pivot tablonuzdaki verilerin istediğiniz gibi sıralanmadığını fark edebilirsiniz. Bu durumda, Excel'in Sıralama işlevi size yardımcı olabilir. Alternatif olarak, başka bir kaynaktan gelen verileri raporlamanıza dahil etmeniz gerekebilir; bu durumda DÜŞEYARA işlevi kullanışlı olabilir.

Editörün notu: Bu gönderi ilk olarak Aralık 2018'de yayınlandı ve kapsamlı olması için güncellendi.