Mükemmel Bir Başlangıç ​​Toplantısı Nasıl Yürütülür?

Projenize başlangıç ​​toplantısı olmadan başlamak haritasız yürüyüşe benzer. Elbette harika parkurların keyfini çıkarabilirsiniz, ancak muhtemelen bir harita ve net bir plan olmadan kaybolacaksınız.

Aynı durum, projelerin başlangıç ​​toplantısı olmadan başlatılması durumunda da olur. Yalnızca sağlam iletişim ve bir planla projenizi yolunda tutabilirsiniz. Hedefinize ulaşmanıza yardımcı olan bir GPS gibidir.

Bunun hakkında daha fazlasını öğrenelim.

İçindekiler

Başlangıç ​​toplantısı nedir?

Başlangıç ​​toplantısı, proje hedeflerini açıklığa kavuşturarak, rolleri ve sorumlulukları tanımlayarak ve proje zaman çizelgesini ana hatlarıyla belirleyerek başarı için zemin hazırlar.

Toplamda bu, projenin sorunsuz bir şekilde yürütülmesiyle sonuçlanır. Olimpiyatların açılış töreni gibi, bunu projenizin resmi başlangıcı olarak düşünün.

İki tür başlama vuruşu vardır: iç ve dış . Dahili başlangıçlar iç ekibin uyumlaştırılmasına odaklanırken, harici başlangıçlar projeye dahil olan dış paydaşları veya ortakları bir araya getirir.

Başlangıç ​​Toplantılarının Faydaları

1. Geliştirilmiş Hizalama ve İletişim

Başlangıç ​​toplantılarının güzelliği mi? Herkesin önceliklerini, öngörülerini ve planlarını paylaşmasına olanak tanır. Bu, ekibinizin en başından itibaren kritik unsurlar üzerinde uyum sağlayabileceği ve üzerinde anlaşabileceği anlamına gelir.

Sage Journals, araştırma projeleri için başlangıç ​​etkinliklerinin önemini vurgulayan toplum temelli bir çalışma yürüttü .

Bu etkinlikler, her toplantı aşamasında işbirliği yapmayı, birbirlerinin bakış açılarını sorgulayarak ilişkiler kurmayı ve uzmanlığı paylaşmayı içerir.

Ekip üyeleri arasındaki diyaloğu kolaylaştırmak ve adil ortaklıkları teşvik etmek için başlangıç ​​toplantılarının yapılması önerilmektedir.

Profesyonel ipucu: Ekibinizin kolektif uzmanlığından yararlanmak, değerli bilgiler oluşturmak ve ortak sahiplenme duygusunu geliştirmek için bir diyalog açın.

2. Kolaylaştırılmış Proje Planlama ve Yürütme

Başlama vuruşları bir oyunun başlangıç ​​düdüğü gibidir; rolleri atarsınız ve olası çatışmaları fark edersiniz.

Bu, ekibin muazzam miktarda enerji ve zamandan tasarruf etmesine yardımcı olur ve sağlam bir proje yönetimi planıyla çalışmaya başlamanıza olanak tanır.

Heather Negley, The Salesforce Consultant's Guide: Tools to Practice or Improve Your Client's Salesforce Solution başlıklı kitabında bu noktayı güçlendiriyor:

“Başlangıç ​​toplantısı bir projenin en önemli toplantılarından biridir.

Bu, ekibin çok önemli olan ilk izlenimi yarattığı ve müşteriyle projeye yönelik hedefleri hakkında konuştuğu zamandır. Proje metodolojisi de müşteriye öğretilir.

“Keşif sırasında proje ekibi, mevcut ve gelecekteki süreçleri anlamak için çeşitli teknikler kullanarak iş analizi yapıyor. Proje üyeleri, yapım aşamasına hazırlanmak için kullanıcıların hikayelerini yazıyor."

3. Kilometre Taşlarını ve Son Teslim Tarihlerini Temizleyin

Bir planı gerçeğe dönüştürmek için bir araya gelen yüksek motivasyonlu bireylerden oluşan bir grup düşünün.

Planlama aşamasından son testlere kadar her kilometre taşını titizlikle yürütürler, saati takip ederler ve ilerlemeleri hakkında açıkça iletişim kurarlar.

Bu düzeydeki işbirliği, kusursuz bir süreç ve bitmiş ürünün zamanında teslim edilmesini sağlar. Figma'nın stratejik program yöneticisi Jean Kang şunları söylüyor:

“30 dakikalık bir başlangıç ​​toplantısına ev sahipliği yaparak programınızı büyük bir hızla başlatın.

• Hedefleri belirleyin, ekip üyelerini tanıtın ve bir yürütme planı oluşturun.
• Kaynaklar için gerçeğin kaynaklarını, kime ne için gidileceğini ve doğru iletişim kanallarını (Slack, Intake formu, Microsite) tanımlayın.
• DACI, RACI veya RAPID gibi karar verme çerçevesini paylaşın."

4. Erken Geri Bildirim

Joao Varajao, Gabriela Fernandes ve Helio Silva'ya göre en sık kullanılan beş proje yönetimi aracı ve tekniği "başlangıç ​​toplantısı", "ilerleme toplantıları", "ilerleme raporları", "gereksinim analizi" ve "faaliyet listesi"dir. .

Bu yöntemler, ekiplerin erken geri bildirim almasına ve gerekli düzenlemeleri gerçek zamanlı olarak yapmasına olanak tanıdığından projenin başarısı için hayati öneme sahiptir, bu da projenin daha doğru ve verimli bir şekilde tamamlanmasına yol açar.

Profesyonel ipucu: Basit sorular sormak ve emojileri kullanarak geri bildirim almak için Slido'nun emoji bulutunu kullanın. Bu oyunlaştırma ile niteliksel ve niceliksel geri bildirim toplayabilir, gergin ve rahatsız edici duyguları azaltabilirsiniz.

Görüntü Kaynağı

4 Tür Başlangıç ​​Toplantısı

Dahili Başlangıç ​​Toplantısı

İçin en iyisi: Proje Ekibi

Dahili başlangıç, proje ekibini bir araya getiren ve daha büyük veya gelecek projenin gidişatını belirleyen önemli bir toplantıdır. Buna genellikle projenin başlangıcı denir ve ekip üyelerinin birbirlerini tanımasına olanak tanır.

Dahili başlangıç ​​toplantısının hedefleri:

• Açık iletişim kanalları, toplantı sıklığı ve iş akışları oluşturun.
• Potansiyel darboğazları belirleyin ve bunları hafifletmek için bir zaman çizelgesi geliştirin.
• Tüm ekip üyelerinin proje bilgileri konusunda aynı anlayışa sahip olduğundan emin olun.
• Proje için öncelikleri ve beklentileri uyumlu hale getirin.

İdeal olarak dahili bir başlangıç, ekip üyelerinin rollerini, proje geçmişini, proje çerçevesini ve amacını kapsamalıdır.

Sezon Başlangıç ​​Toplantısı

İçin en iyisi: Önümüzdeki Sezon

Sezonluk bir başlangıç, şirketin gelecek sezon veya yıl için enerji kazanmasına yardımcı olur ve ayrıca önceki yılın/sezonun başarılarını kutlar.

Büyük şirketler genellikle mali yılın, yeni sezonun veya yeni yılın başında sezonluk bir başlangıç ​​toplantısı düzenler.

Bu dahili etkinlik departmana özel olabileceği gibi şirketin tamamı için de olabilir. Genellikle bir gün sürse de birkaç saat içinde tamamlanabilir.

Sezonluk başlangıç ​​toplantısının hedefleri:

• Şirket kültürünü ve ekip güvenini güçlendirin.
• Yeni sezon için önceliklerinizi ve hedeflerinizi belirleyin.
• Geçmişteki bazı sorunları çözün.
• Herkesi ileriki çalışmalar için motive edin.

Yeni Takım Başlangıç ​​Toplantısı

En iyisi: Yeni Ekip Üyelerinde Güven Oluşturmak

"Seni tanıma" toplantısı olarak da bilinen yeni bir ekip başlangıcı, yeni ve mevcut ekip üyeleri arasında uygun tanıtımların yapılmasını ve uyum sağlanmasını sağlar.

Tipik olarak tesis dışında düzenlenen bu toplantı, ağ oluşturma, ilham verici konuşmalar, işbirlikçi beyin fırtınası ve üretken ara oturumları için bir fırsat sunar.

Günün sonunda ekip üyeleri birlikte nasıl etkili bir şekilde çalışacakları ve hedeflerine nasıl ulaşacakları konusunda net bir anlayışla ayrılırlar.

Yeni takım başlangıç ​​toplantısının hedefleri:

• Olumlu bir tutum aşılayın.
• Herkesin rolünü gösterin.
• Toplantı sıklığına, iletişim kanallarına ve daha fazlasına karar verin.
• Güven oluşturun ve herkesi tanıyın.

Harici Başlangıç ​​Toplantısı

İçin en iyisi: Müşterilerle Birleşmek

Yeni bir müşteriyle ilk kez tanıştığınızı hayal edin. Onların çalışma tarzlarını, tercihlerini, beklentilerini bilmiyorsunuz. Harici bir başlamanın devreye girdiği yer burasıdır .

Bu toplantı, hedeflerini uyumlu hale getirmek, projenin kapsamını tanımlamak ve açık bir iletişim hattı oluşturmak için şirket ile müşteriyi bir araya getirir.

Harici başlangıç ​​sırasında iş incelemelerine ilişkin beklentileri belirleyin ve işbirliği yapmanın en iyi yolunu belirleyin. Resmi bir güverte de hoş bir eklenti olacaktır. Başlangıç ​​toplantısı sunumu şablonlarını keşfedin.

Harici başlangıç ​​toplantısının hedefleri:

• Proje kapsamını tanımlayın.
• Bir proje yol haritası oluşturun.
• Proje paydaşlarını belirleyin ve onlarla etkileşime geçin.
• Düzenli durum raporları için protokoller oluşturun.

Görüntü Kaynağı

Başarılı Bir Başlangıç ​​Toplantısı Nasıl Yürütülür?

Daha önce bir başlama vuruşu planlamadıysanız, aşağıdaki adım adım kılavuz size bunu tam olarak nasıl yapacağınızı gösterecektir.

1. Hazırlık

Toplantı katılımcılarına ve başlama süresine karar verin. En ince ayrıntılar, başlangıç ​​toplantısının resmiyetine ve amacına bağlıdır. Hazırlık sırasında dikkate alınması gereken bazı temel faktörler şunlardır:

• Davet listesini sonlandırın.
• Süreyi ve zamanı planlayın ve sorularınız için biraz zaman bırakın.
• Bir gündem oluşturun.

Bu proje öncesi başlangıç ​​kontrol listesini kullanabilirsiniz.

Görüntü Kaynağı

Profesyonel ipucu: Orada olmayan katılımcıların özet alabilmesi için bir not alıcı atayın. Ayrıca başlama vuruşu sanal ortamda yapılıyorsa bunu kaydedin.

2. Girişler

Yeni bir ekip üyesiyle mi tanışacaksınız veya bir müşteriyle ilk kez mi buluşacaksınız? Sıcak bir girişin değerini küçümsemeyin. Olumlu bir notla başlamak, verimli ve başarılı bir toplantının gidişatını belirleyebilir.

Örnek:

“HubSpoters, en yeni ekip üyemiz Sarah'a hoş geldin diyelim! Sarah, bilgeliğini bizimle paylaşmak için sabırsızlanan bir Pazarlama uzmanıdır. Burada olmanızdan mutluyuz!

“Sarah, bize kendinden biraz daha bahsetmek ister misin?”

Profesyonel ipucu: Ortamı yumuşatmak için eğlenceli buz kırıcı soruları düşünün. Örneğin, "Bize saçınızın en kötü gününü anlatın." Ancak yanıt verenin bu tür sorular konusunda rahat olduğundan emin olun.

3. Proje Amacı

Ekipteki herkesin aynı sayfada olduğundan emin olun. Hepsi projenin neden önemli olduğunu ve nasıl bir sonuç bekleyebileceklerini bilmelidir.

Ne yazık ki, çalışanların %74'ü şok edici bir şekilde kendilerini şirketlerinin hedeflerinden kopuk hissediyor. Aslında yaptıkları işin büyük resme nasıl uyduğunu bile anlamıyorlar ki bu oldukça üzücü. Takımınızın bu istatistiğe düşmesine izin vermeyin.

Bunun yerine hedeflerinizi her ekip üyesine açıklamaya zaman ayırın. Ve en önemlisi onlara başarıya ulaşmadaki rollerinin neden önemli olduğunu gösterin.

Profesyonel ipucu: Herkesle 1:1 konuştuğunuzdan emin olun (mümkünse).

4. Proje Planı

Katılımcıların etkinlikten önce ayrıntılara dalmalarına olanak sağlamak için bu çok önemli bileşeni toplantı gündemine ekleyin.

Başlangıç ​​sırasında gerçekten önemli olan temel bilgilere, yani temel teslimatlara, önemli kilometre taşlarına ve proje zaman çizelgesine odaklanın.

Profesyonel ipucu: Bu aşamada soruları teşvik edin.

Görüntü Kaynağı

5. Proje Kapsamı

Temel proje planının ana hatlarını çizdikten sonra neyin kapsam dahilinde olup neyin olmadığını açıklığa kavuşturun.

Bu, herkesin aynı fikirde olmasını sağlar ve teslimatlar konusunda kafa karışıklığını ve ileride beklenmedik sürprizleri önler. Ardından projenin sınırlarını açıkça tanımlayın.

Profesyonel ipucu: Proje kapsamınıza açılış sayfalarını, kaynakları, hedefleri ve yaratıcı talepleri ekleyin.

6. Proje Rolleri

Proje rollerinize karar verin; yönetici sponsor ve ana iletişim noktası kim olacak? Projeyi onaylayan biri olacak mı?

Bu, takıma netlik ve yön sağlayacaktır. Unutmayın, önceden küçük bir planlama daha sonra birçok baş ağrısından kurtarabilir.

Profesyonel ipucu: Bir RACI grafiğini eylem öğesi olarak paylaşın. Belirli görevlere ve teslimatlara ilişkin rolleri ve sorumlulukları açıklığa kavuşturmak için yararlı bir proje yönetimi çerçevesidir.

Görüntü Kaynağı

7. Proje Güncellemeleri ve Verileri

Hepimiz belgeleri inceleyerek ve bilgi toplayarak çok fazla zaman kaybetme eğilimindeyiz. Sonuç? Yüksek etkili çalışmalara odaklanmak için daha az zaman.

Bu nedenle projeyle ilgili bilgiler için merkezi bir doğruluk kaynağı oluşturun. Ekip üyeleri ihtiyaç duydukları bilgiyi elde etmek için nereye bakacaklarını bildiklerinde daha fazla üretkenlik bekleyebilirsiniz.

Profesyonel ipucu: Gerçek zamanlı güncellemelerin, teslimatların, kilometre taşlarının ve belgelerin bulunması kolay bir yerden erişilebilir olduğundan emin olun. Örneğin Notion'ı merkezi bilgi merkeziniz olarak kullanın.

8. Sorular

Toplantı bittikten sonra ekibinizi karanlıkta bırakmayın. Projeyle ilgili sorular sorsunlar. Bu ekstra adım, daha fazla uyum ve içgörüye yol açabilir.

Profesyonel ipucu: Sorulara bolca zaman ayırarak aktif katılımı teşvik edin.

9. Başlangıç ​​Toplantısı Gündemi

Tüm bunları anlamanızı kolaylaştırmak için örnek bir başlangıç ​​toplantısı gündemi hazırladık.

giriiş

Toplantı katılımcılarının kendilerini tanıtmalarına izin verin. Bir veya iki kişiyi gülümsetecek eğlenceli ve yaratıcı sorular sorarak işleri hafifletin.

Arkaplan bilgisi

• Bu projenin neden ekibinizin hedefleri ve şirketinizin başarısı açısından önemli olduğunu açıklayın.
• Ekibin projenin kapsamını ve neyin tehlikede olduğunu anlamasına yardımcı olmak için önceki projeler ve müşteriler hakkında uygun bilgileri paylaşın.

Proje Hedefleri

• Proje kapsamını ve hedeflerini ayrıntılı olarak tartışın.
• Projenin başarısını ölçmek için metrikleri tanımlayın.

Öne Çıkan Görevler ve Zaman Çizelgesi

• Önemli kilometre taşlarını içeren net bir zaman çizelgesi belirleyerek projenizi yolunda tutun.
• Herkesin kendilerinden ne beklendiğini bilmesini sağlamak için her ekip üyesinin rollerini tanımlayın.
• Zaman çizelgesini ve kilometre taşlarını ayrıntılı olarak tartışın ve her ekip üyesinin sorumluluklarını netleştirin.

Görüntü Kaynağı

Lojistik

• Etkili işbirliği sağlamak için açık iletişim kanalları ve protokoller oluşturun.
• İletişimi ve işbirliğini kolaylaştırmak için tüm ekip üyelerinin iletişim bilgilerini paylaşın.
• Herkesi bilgilendirmek ve doğru yolda tutmak için raporlama taktikleri ve sıklığı konusunda anlaşın.

Olası Varlıklar ve Zorluklar

• Proje sırasında ortaya çıkabilecek potansiyel fırsatları tartışın ve bunlardan yararlanmanın yollarını beyin fırtınası yapın.
• Mevcut kaynakları değerlendirin ve ek kaynaklara ihtiyaç olup olmadığını belirleyin.

Proje başlangıç ​​toplantısına katılımı ve tutanakları kaydetmek için Smartsheet şablonunu da kullanabilirsiniz.

Gündem maddelerini, eylem maddelerini, takip planlarını, toplantı kurallarını, proje hedeflerini, rolleri ve sorumlulukları ve potansiyel konuları kapsar.

Görüntü Kaynağı

6 Başlangıç ​​Toplantısı En İyi Uygulamaları

Mastering toplantıları yıllar süren pratik gerektirir. Neyse ki rehberimizin son bölümünde başlangıç ​​becerilerinizi daha da geliştirecek bilgelik parçacıkları paylaşılacak.

1. Pozitif enerji yayın.

Resmi kıyafetleri bir kenara bırakın ve soğuk dış görünüşünüzü kapıda bırakın. Bunun yerine, güneşli tavrınızı ve sıcaklığınızı masaya getirin.

Taktiksel Proje Yöneticisi'nin Yaratıcısı Adrian Neumeyer, olağanüstü bir başlangıç ​​yapmak için en önemli beş kişisel ipucunu paylaşıyor:

Neumeyer'e göre harika bir başlamanın anahtarı pozitif enerjidir. Zorlukları ve aksaklıkları "yapabilirim" yaklaşımıyla kucaklayarak ekibinizi motive edebilir ve başarılı bir projenin temelini atabilirsiniz.

2. Hedefleri tanımlayın.

Başarı her şirket ve ekip için farklı anlamlara gelir; bu nedenle kendinize başarının tanımının ne olduğunu sorun ve bunu herkesle paylaşın. Ekip üyelerinin otomatik olarak harekete geçebilmesi ve bu hedefe ulaşmak için çaba gösterebilmesi için ölçülebilir bir hedef belirleyin.

Ekip üyelerine projenin nasıl başarılı olabileceğini sorun, her metriğin hedeflerini tartışın ve her şeyin nasıl ölçüleceğini belirleyin.

"Başarılı bir başlangıç ​​toplantısının büyük bir kısmı, tüm proje için hedeflerin tanımlanmasıdır. Bu özel projenin neden önemli olduğunu ve şirketinizin genel amacına veya misyonuna nasıl uyduğunu açıklamak için bu zamanı ayırmalısınız.

Bunu yaparak, ekipteki herkes işlerinin neden önemli olduğunu anlayacak ve görevlerini buna göre tamamlamak için daha motive olacak," diyor ANDECO Enstitüsü ABD hükümeti sözleşmeleri proje yöneticisi ve PM koçu Thad Heiges.

3. Herkesin nasıl hissettiğini takip edin.

Bazen bazı üyeler projenin yolundan saptığını hissedebilir veya işbirliği eksikliği nedeniyle hayal kırıklığına uğrayabilir. Elbette hiçbir proje yöneticisi ilgisiz veya kayıtsız ekip üyelerine sahip olmak istemez.

Profesyonel ipucu: Herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmak için toplantıdan sonra düşünce ve duyguları paylaşmanızı öneririz. Bir ekip üyesinin biraz kötü davrandığını fark ederseniz, nedenini duymak ve çözmek için onu mümkün olan en kısa sürede 1:1'e götürün.

Ayrıca Stephanie Middaugh'un etkinliklerden veya antrenmanlardan sonra ekiplerden geri bildirim almanın yaratıcı yolunu da düşünün.

Phoenix GTM Consulting'in CEO'su Stephanie, Kahoot'a dönüştü! Bir ankete katıldım ve satış ekibinin çoğunun doğrudan bilgi istediğini gördüm.

Middaugh, mevcut zor zamanlara uyum sağlamanın ve geri bildirim toplamak için çeşitli yöntemler kullanmanın önemli olduğunu söylüyor.

4. Ödevleri önceden paylaşın.

Başlama vuruşundan önce tüm önemli belgeleri ekibinizle paylaşın.

Bir yığın ek içeren sıkıcı bir e-posta göndermek yerine malzemeleri tek bir bilgi merkezinde düzenleyin. Ekip üyelerini önceden keşfetmeye, sorular sormaya ve düşüncelerini paylaşmaya teşvik edin.

5. Katılımı destekleyin.

Evet, proje yöneticisi olabilirsiniz. Ancak bu, toplantılar sırasında yalnızca sizin konuşmanız gerektiği anlamına gelmez.

Ekibinizi ve paydaşlarınızı düşüncelerini ve fikirlerini paylaşmaya teşvik edin. Harika katkılarıyla sizi şaşırtabilirler.

Profesyonel ipucu: Farklı ekip üyelerine başlama vuruşunun farklı bölümlerini yönetme şansı vermeyi düşünün. Bu sadece üzerinizdeki baskıyı hafifletmekle kalmaz, aynı zamanda toplantıyı katılan herkes için daha etkileşimli ve eğlenceli hale getirir.

6. Bir takip e-postası gönderin.

Ütü sıcakken saldırın ve toplantıdan sonraki 24 saat içinde bir takip e-postası gönderin. Konuşma partnerinizin etkileşiminizi tamamen unutmasını beklemeyin.

Bir takip şablonu kullanın:

Herkese selam,

Ne harika bir başlangıç ​​toplantısı yaptık! Böyle muhteşem ve motive bir ekibe liderlik ettiğim için şanslıyım. Tartışmamızı özetleyerek ve sonraki adımlarımızı vurgulayarak ilerlemeye devam edelim.

• Özet. Toplantı sırasında [proje zaman çizelgesini, ekip rollerini ve sorumluluklarını ve potansiyel engelleri] ele aldık. Ayrıca proje çıktılarımız için bazı yaratıcı fikirler üzerine beyin fırtınası yaptık ve doğru yolda kalmanın ve etkili iletişim kurmanın yollarını tartıştık. Bunlar: …
• Sonraki adımlar. Önümüzdeki birkaç gün içinde, tartışmamıza dayalı olarak ayrıntılı eylem öğeleri ve ödevler göndereceğim. İlerlememizi gözden geçirmek ve bağlantıda kalmak için bir sonraki ekip toplantımızı 2023-09-19T11:00:00Z tarihinde planlayacağız.

Başarılı başlangıç ​​toplantımıza katkıda bulunan herkese çok teşekkür ederiz. Başarılarımız bir ekip işidir.

En iyi,

Adınız

Başlama vuruşunuzu bir patron gibi tamamlayın

Boom! Artık bir patron gibi başlama vuruşunuzun sorumluluğunu üstlenecek araçlar, şablonlar ve çerçevelerle donanmışsınız. Enerjinizin ve coşkunuzun parlamasına izin verin ve herkesin değerli ve ilham verici hissetmesini sağlayın.