2023'te Başarılı Bir Sanal Etkinlik Nasıl Yürütülür? Artı Eventbrite CMO'suna Göre En İyi Uygulamalar

Salgının bir sonucu olarak, son yıllarda sanal konferanslara bir geçiş oldu.

Ancak bir sanal konferans stratejisi, fiziksel bir stratejinin kopyala-yapıştır işlemi olamaz. Sanal konferanslar benzersiz zorluklarla birlikte gelir ve başarılı olmak için yeni bir bakış açısı gerektirir.

Burada, sanal konferansların faydalarını keşfedelim , size ilham verecek bazı başarılı sanal konferans örneklerine göz atalım ve kendi konferansınızı planlamanıza yardımcı olabilecek birkaç araca göz atalım.

Ayrıca Eventbrite CMO'su Tamara Mendelsohn'dan 2023 ve sonrasında başarılı bir sanal etkinliğe ev sahipliği yapma konusundaki en iyi uygulamalarını dinleyin.

Atlayabilirsiniz:

Sanal Konferans Avantajları

Sanal bir konferansa ev sahipliği yapmanın birçok önemli faydası vardır.

Birincisi, sınırlı bütçeleri olan küçük işletmelerin konferansınız için bilet satın almalarını ve kendi benzersiz içgörülerini sunmalarını sağlayarak, giriş ücretini düşürebilir.

Ayrıca konferans alanı, hazır personel, yemek, güvenlik ve çok daha fazlası için işletmenizin ödemek zorunda kalacağı maliyeti de düşürür.

Ek olarak, dünyanın dört bir yanından insanların uçuşlar ve oteller için fahiş meblağlar harcamak zorunda kalmadan birbirleriyle etkileşim kurmasına olanak tanır. Hindistan, İrlanda, Avustralya ve ABD'den pazarlamacıların yüz yüze bir araya gelmeye çalışmak yerine sanal olarak işbirliği yapmasının ne kadar kolay olduğunu hayal edin.

Ayrıca, yüz yüze bir konferansa katılmak için vakti olmayan, ancak hızlı bir görüntülü görüşme veya önceden kaydedilmiş bir sunum aracılığıyla sektörden çıkarımları paylaşmaktan mutluluk duyan yüksek talep gören konuşmacıları çekmenize yardımcı olabilir.

Ek olarak, çevrimiçi bir konferans, ilk canlı lansmandan sonra aylar ve yıllar boyunca bir müşteri adayı oluşturma aracı olarak paylaşmaya ve kullanmaya devam edebileceğiniz bir ürün (konferansınızdan kayıtlar) oluşturmanıza olanak tanır.

Ve son olarak, bariz bir şey var: bazen küresel bir salgın gibi öngörülemeyen koşullar, belirli yerlerde yüz yüze konferansları imkansız hale getirebilir.

HubSpot'un Marka ve Stratejik Ortaklıklar Pazarlama Müdürü Emily Raleigh, kendinizi bir anda yüz yüze etkinliğinizi sanal bir etkinliğe kaydırırken bulursanız bazı tavsiyelerde bulunuyor: "Canlı bir etkinlikten geçiş yapıyorsanız, izleyenlere ekstra değer katmaya çalışın. şimdi çevrimiçi olarak ayarlanıyor. Fazladan bir seans yapın. Daha fazla Soru-Cevap süresi sunun. Ekstra özel bir teklif verin. Ekstra keyif anları eklemek için yaratıcı yollar bulun.”

Ek olarak Raleigh, "Sanal etkinlikler, canlı etkinliklerin en iyi faydalarından birini kolayca kaybedebilir: insan bağlantısı. Bunu azaltmak için, etkinliği ilgi çekici tutun ve izleyiciyi dahil edin."

Birkaç avantajı keşfettiğimize göre, bir sonraki sanal etkinliğinizi başarıya ulaştırmak için Mendelsohn'un ipuçlarına geçelim.

Eventbrite CMO'suna Göre 6 Sanal Etkinlik En İyi Uygulaması

1. Kitlenizi tanımlayın.

Sanal bir etkinlik düzenlemek için ekibinizle birlikte otururken, önce etkinliğin hedef kitleniz olarak da bilinen kimin için olduğuna karar vermeniz gerekir. Hedef kitleniz, seçtiğiniz konuşmacılar, ele aldığınız konular ve hatta etkinliğe ev sahipliği yaptığınız zaman gibi etkinliğinizin neredeyse her yönünü etkileyecektir.

Mendelsohn bana, "Etkinliğinize kimlerin katılmasını istediğinizi araştırın ve onların zorluklarını ve hedeflerini anlayın. Onları kaydolmaya ne teşvik edecek? Hangi değeri sağlıyorsunuz? Bunu sanal bir ortamda en iyi şekilde nasıl sunabilirsiniz?”

"Sanal etkinliklerin kitlenizi yüz yüze fiziksel kısıtlamaların ötesine taşıyabileceğini unutmayın, bu nedenle bu, potansiyel olarak küresel olarak bile yeni izleyicilerle bağlantı kurmak için bir fırsattır."

Bu, sanal etkinliklerin en büyük faydalarından biridir: Normalden daha geniş bir kitleye ulaşma fırsatı. Elbette hedef kitlenizi belirlerken etkinliğiniz için hangi bölgelerin daha mantıklı olduğunu düşünmek isteyeceksiniz.

Örneğin, konunuz küresel olacak kadar geniş mi, yoksa bir oturumu Kuzey Amerikalı katılımcılar için, bir başka oturumu da Güney Amerika veya Avrupa'daki belirli bölgeler için düzenlemek daha mı iyi? Alternatif olarak, belki de bir şehirde küçük bir grupla başlamak ve oradan genişlemek daha iyidir.

2. Etkinlik stratejinizi oluşturun.

Küresel salgın sırasında, birçok pazarlamacı yüz yüze etkinlikleri sanal etkinliklere dönüştürmek için acele etti. Ancak gerçekte, sanal etkinlikler tamamen farklı bir strateji gerektirir. Ne de olsa ortam farklı, teknoloji farklı ve katılımcıların etkileşim kurma biçimleri - tahmin ettiğiniz gibi - farklı.

Mendelsohn'a göre çok yönlü bir strateji, büyük gün için hedeflerinizi, bütçenizi ve eylem planınızı özetlemelidir.

Başlamak için iyi bir yer, etkinliğinizin "nedenini" veya amacını yanıtlamaktır. İş tarafında, ne elde etmeyi umuyorsunuz? Örneğin, marka bilinirliği oluşturmak, geliri artırmak veya üyelikleri artırmak isteyebilirsiniz. Katılımcılarınızın etkinliğinizden ne istediğini düşünmek de önemlidir. Bu, ağ oluşturma, eğitim, eğlence veya üçünün bir karışımı olabilir.

Mendelsohn, Eventbrite'ın yaratıcılarından biri olan özel cam stüdyosu UrbanGlass'tan bir örnek verdi . Katılım beklenenden düşük olduktan sonra, nedenini anlamak için stratejilerini yeniden gözden geçirdiler. Katılımcıların topluluk ve birlikte çalışmak için fırsatlar aradıklarını fark ettiler.

UrbanGlass, daha iyi bir topluluk ve işbirliği duygusu sunduklarından emin olmak için sanal grup sınıflarıyla deneyler yaparak, sonuçta çok daha fazla başarı elde etti.

3. Kitlenizin etkileşim kurmasını ve ağ kurmasını kolaylaştırın.

İnsanları şahsen meşgul etmek zaten zor, ancak etkinliği bir kez çevrimiçine kaydırdığınızda, istenmeyen dikkat dağıtıcı unsurlara karşı rekabet etmeniz gerekiyor.

Bununla birlikte, düşük katılımla yetinmek zorunda değilsiniz. Aslında, insanların %47'sinin sanal bir etkinlikte soru sorma olasılığı daha yüksek ve %37'sinin gerçek bir kabindense sanal bir kabinde biriyle konuşma olasılığı daha yüksek. Anahtar, insanların etkileşime girmesi için fırsatlar bulmaktır.

“İzleyici katılımı için fırsatlar oluşturun. Bu, bir etkinliğin başlangıcında bir anket veya nabız kontrolü, ortasında bir beyin fırtınası veya sonunda bir Soru-Cevap oturumu olabilir,” dedi Mendelsohn.

"Etkinliğiniz için uygunsa, katılımcıları ara odalarına gönderin. İnsanların daha küçük gruplara katılma olasılığı daha yüksektir.”

Etkinliğinizin yoga seansı veya yemek pişirme dersi gibi fiziksel bir bileşeni varsa, izleyicilerin ilgisini çekmek daha kolay olacaktır. Ancak yoksa Mendelsohn, alışılmışın dışında düşünmenizi öneriyor: "İzleyicilerinizi ayağa kalkmaya, hareket etmeye veya bir grup etkinliğine katılmaya teşvik etmek gerçekten eğlenceli ve güçlü olabilir."

4. Etkinliğinizi öncesinde, sırasında ve sonrasında tanıtın.

Etkinliğiniz ister yüz yüze ister sanal olsun, yine de katılımcılara ihtiyacınız vardır ve bu, etkinlik tanıtımı anlamına gelir. Mendelsohn'a göre bu, etkinliğinizden önce, sırasında ve sonrasında gerçekleşmelidir.

"Bu, ücretli veya iş ortağı promosyonu, etkinlik sırasında canlı sosyal medya gönderileri ve sonrasında 'teşekkür ederim' e-postaları içerebilir. Ağınıza dokunduğunuzdan ve diğerlerinden haberi yaymalarını istediğinizden emin olun.”

Etkinlik markalaşması, promosyonun bir başka önemli yönüdür. Bu, logonuz ve sloganınızdan web sitenize ve promosyon malzemelerinize kadar her şey olabilir. Mendelsohn için önemli olan, güçlü bir marka oluşturmak ve bunu programınız genelinde tutarlı kılmaktır.

5. Teknik provalar planlayın.

Sanal etkinlikler teknolojiye dayanır, ancak teknoloji her zaman güvenilir değildir. Bu nedenle Mendelsohn teknik provaları önerir.

"Konuşmacılarınız ve ekibinizle pratik oturumları düzenleyin - ve beklenmedik bir durum olması durumunda bir yedek planınız olsun."

Teknolojiyle ilgili bir başka hata da, katılımcılarınızın hepsinin teknolojiden anlayan olduğunu varsaymaktır. Gerçekte, teknoloji söz konusu olduğunda insanlar farklı konfor seviyelerine sahiptir.

Mendelsohn bu noktanın altını çiziyor: "Çevrimiçi etkinliklere sık sık katılmayan kişiler için Zoom bağlantısını bulmak veya şifre girmeyi bilmek bile zor olabilir."

Bu zorlukla mücadele etmek için, katılımcının bakış açısından etkinliğin bir deneme çalıştırmasını yapmayı düşünün. Herhangi bir bağlantıya tıklayın, sohbette bir mesaj gönderin ve farklı oturumlar başlatın.

Ek olarak, insanların platform tercihlerine göre erişilebilirliği artırmak için çeşitli platformları kullanmayı deneyebilirsiniz.

Örneğin, Mendelsohn bana şöyle dedi: "Eventbrite'ın yaratıcılarından biri olan Eastwind Books of Berkeley, sanal programlamayı tanıttıklarında bu zorluğu gördü. Onların çözümü? Facebook Live gibi birden fazla platformda yayın yapmak ve ardından etkinlikleri YouTube'da arşivlemek, böylece insanlar tercih ettikleri teknolojiyle katılıp daha sonra tekrar ziyaret edebilirler."

6. Alçakgönüllülük gösterin ve süreçten keyif alın.

Son olarak - eğlenin ve bir şeyler planlandığı gibi gitmezse alçakgönüllülük göstermeye istekli olun.

Mendelsohn şöyle diyor: "Geçen yılki RECONVENE zirvemizde, Lincoln Park Hayvanat Bahçesi'nden Victoria Luisi, bende kalan bir şeyi söyledi: 'Sanal, daha önce asla deneyemeyeceğimiz şeyleri denemek için artık bizim oyun alanımız.' Bu yaklaşım, bir bütün olarak sanal olaylar hakkındaki düşüncelerimizi genişletebilir ve özellikle sanal izleyicilerin ilgisini çekmek için öğreticidir.”

“Hepimiz bu gelişen sanal/hibrit dünyada birlikteyiz. İşlerin planlandığı gibi gitmediği o anlamsız anları kucaklayın ve bunları kamera önünde kendinizi daha da insanlaştırmanın ve izleyicilerinizle yakınlık kurmanın bir yolu olarak kullanın.”

Birkaç en iyi uygulamayı keşfettiğimize göre, şimdi kendi sanal konferansınızı oluşturmanıza yardımcı olabilecek araçlara geçelim.

Sanal Konferans Araçları

1. Umut

Hopin, çevrimiçi konferanslar planlamak için hepsi bir arada bir platformdur ve sanal bir resepsiyondan ara oturumlara, ana sahneye ve ağ oluşturma etkinliklerine kadar her şeyi sunar.

Ağ oluşturma aracı, her katılımcının bir sonraki görüşmeye geçmeden önce yalnızca birkaç dakikalığına diğeriyle kaynaşması için ayarlayabileceğiniz bir zamanlayıcı ile özellikle yararlıdır (ve görüşme son derece iyi giderse, "Bağlan"a tıklayarak iletişim bilgilerini alabilirler. diğer katılımcının bilgileri daha sonra takip edilmek üzere).

Etkinliğiniz hem web seminerlerini hem de canlı yayınları içerebilir ve Canlı Sohbet işlevi, katılımcıların gerçek zamanlı olarak soru sormasına olanak tanır. Ayrıca, katılımcılar sanal stantları kullanarak ürün veya hizmetlerini tanıtabilir ve indirim yapabilirler.

Görüntü Kaynağı

2. Vay canına

Whova Etkinlik Uygulaması, 2014'ten beri katılımcı katılımı ve ağ oluşturma konusunda lider olmuştur. Whova, arka arkaya dört yıl boyunca Etkinlik Teknoloji Ödülleri'nden hem En İyi Etkinlik Uygulaması ödülünü hem de Halkın Seçimi Ödülü'nü almıştır.

Etkinlik organizatörleri, çevrimiçi etkinlikleri etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında oldukça etkileşimli, eğlenceli ve üretken hale getirmek için Whova'yı kullanabilir. Araç, Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo vb. canlı akış ve video barındırma araçlarıyla doğrudan entegre olur. Ayrıca canlı Soru-Cevap, katılımcı ağı, tartışma panosu, toplantı-maçlar, sanal bir katılımcı salonu ve hatta sanal buluşma sağlar. -Güç kaynağı.

Pek çok organizatör, katılımcıların bire bir veya sanal gruplar halinde sanal olarak sosyalleşmesine ve çeşitli konuları tartışmasına izin vermek için etkinliklerinden önce Whova uygulamasına erişim sağlar ve etkinlik başladığında herkesin daha bağlı hissetmesini sağlar. Her katılımcının, ortak ilgi alanlarına sahip başkalarını bulmalarına olanak tanıyan profesyonel bir profili vardır. Özellikle buz kırıcı ve uygulama içi sohbet, yabancıların kişisel düzeyde birbirlerini tanımasını ve hem yeni hem de eski arkadaşlarla iletişim kurmasını eğlenceli hale getiriyor.

Görüntü Kaynağı

3. Hızlandırıcılar

Accelevents, sanal, hibrit ve yüz yüze konferanslar yürütmek için özelleştirilebilir ve esnek bir etkinlik platformudur.Güçlü kayıt, gerçek beyaz etiketleme, entegre canlı akış, derinlemesine analiz ve çok sayıda katılımcı ve sponsor fırsatı sunan sağlam bir platformdur. Platform sezgisel olmasına rağmen, ortalama 30 saniyeden daha kısa yanıt süresiyle desteği ciddiye almaya devam ediyor.

Güçlü katılımcı katılımı sağlayan ağ araçları paketi ile tanınırlar. Ağ oluşturma araçları arasında salonlar, atölyeler, 1:1 katılımcı videosu, otomatikleştirilmiş hızlı ağ ve canlı katılımcı sohbeti bulunur.

Ek olarak, katılımcılar ve sponsorlar kendi standlarını özelleştirme ve standlarını ziyaret eden potansiyel müşterileri ile görüntülü sohbet etme olanağına sahiptir. Yerleşik oyunlaştırma ve anlık bildirim araçları, etkinlik boyunca daha fazla katılım sağlamanın harika bir yoludur. Ayrıca platform genelinde görüntülenen afişlerde reklam verebilirler ve lider yönetime ve anlayışlı katılımcı analitiğine kolayca erişebilirler.

Görüntü Kaynağı

Sanal Konferans Örnekleri

Oyun Geliştiricileri Konferansı

2022 Oyun Geliştiricileri Konferansı (GDC), yüz yüze konferanslarını, GDC Twitch kanalındaki kayıtlı sürümlere aktardı. Konferans, Bağımsız Oyunlar Festivali (IGF) ve Oyun Geliştiricilerinin Seçimi Ödülleri (GDCA) için törenlere sahip olmaya devam edecek ve 16-20 Mart tarihlerinde her gün saat 09:00 PT'den itibaren oturum içeriğini yayınlayacak.

GDC'nin, Oyun endüstrisindeki etkileyiciler ve uzmanlar tarafından yönetilen ara oturumlarla web sitelerinde yayınlanan iyi organize edilmiş bir seyahat programı vardır.

Ek olarak, daha sonra izlemek isterseniz Canlı oturumları duraklatabilirsiniz ve GDC, ekranın sol tarafında kişi sayılarıyla birlikte “Önerilen Kanallar”a yer vermiştir. 30.000'den fazla izleyiciyi çağrıştıran bazı oturumlarla, GDC'nin başlangıçtaki yüz yüze etkinliklerinin sanal bir versiyonunu başarıyla başlattığını söylemek güvenlidir.

2. HubSpot'un İş Ortağı Günü

7-8 Nisan 2020'de HubSpot kendi sanal İş Ortağı Günü'nü başlattı. İş Ortağı ekibi, popüler bir video konferans aracı olan Zoom'u kullandı ve katılımcıların günün sanal konuşmacılarının her birinden optimum bir izleme deneyimi yaşayabilmeleri için her sunum yapan kişiye mikrofon, kamera, ışıklandırma ve arka plan içeren bir "video kiti" gönderdi. Ek olarak, katılımcılar diğer ortaklarla iletişim kurmak için Zoom'u kullandı.

Kendi sanal deneyiminizi planlarken karşılaşabileceğiniz bazı zorluklar hakkında bilgi edinmek için HubSpot'un İş Ortağı Pazarlama ekibinde Yönetici olan Arden Brust ile konuştum.

Brust bana şunları söyledi: "Çevrimiçi bir etkinlik planlarken esnek ve açık fikirli kalmanız çok önemlidir. Sanal bir etkinlikle, teknoloji sorunlarının yanı sıra, herkesin yüz yüze olması durumunda dikkate almamış olabileceğiniz planlama sorunları (saat dilimi sorunları dahil) riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bununla mücadele etmek için ekibinizle yinelemeye devam edin ve dönmeyi planlayın - A planına çok fazla bağlanmayın ve B planının nasıl daha iyi çalışabileceğini düşünmeyin.

3. Bunu Nasıl Yaptım, Women In Product

Kâr amacı gütmeyen Women In Product kuruluşu, Run The World sanal konferans aracının yardımıyla 7-8 Mart 2020 tarihlerinde tamamen sanal bir etkinlik başlattı. Women In Product konferansına Çin, Hindistan, Kanada ve Silikon Vadisi'nden katılımcılar katıldı.

Konferansta aralarında GoDaddy'de Ürün Direktörü, PayPal Ürün Lideri ve Ebay'de Kıdemli Ürün Müdürü bulunan başarılı ürünler geliştirmiş 10 konuşmacı yer aldı. Sanal etkinlik, kadınların farklı pazarlarda ürün lansmanlarının zorluklarını ve başarılarını duymalarını sağlayan ocak başı sohbetleri, açılış konuşmacıları ve ağ oluşturma etkinliklerini içeriyordu.

4. Web Semineri Ustalık Zirvesi

Jon Schumacher, web semineri becerilerini geliştirmek isteyenler için sanal bir konferans olan Web Semineri Ustalık Zirvesi'ni başlattığında, bir süredir minimum sonuçla web seminerlerine çevrimiçi ev sahipliği yapıyordu.

İlk sanal zirvesinde 25 uzman yer aldı ve Tam Erişim Kartı satışlarıyla 7.000 yeni e-posta abonesi ve 55.000 doların üzerinde gelir elde etti. Tam Erişim ile katılımcıları, 17 uzman video oturumuna ömür boyu erişim, tüm oturumların tam MP3 kayıtları, üç aylık kurs oluşturma yazılımı ve ek ağ için özel bir topluluğa erişim elde eder.

Sonuç olarak, sanal konferanslarla, ilk canlı lansmandan sonra bile gelecekteki olası satışlar ve satışlar için kayıtlı paket içerik oluşturabilirsiniz; bu, tüm ağ oluşturma avantajlarına rağmen yüz yüze konferansların yapamayacağı bir şeydir.

5. HubSpot Kullanıcı Grupları (HUG'lar)

HubSpot Kullanıcı Grupları ve Etkinliklerinden sorumlu bir HubSpot Pazarlama Müdürü olan Meghann Keogh, yüz yüze etkinlikleri iptal etmeyi ve bunun yerine sanal etkinlikler oluşturmayı gerekli bulduğu koşullar yaşadı. Keogh bana San Francisco, NYC, Berlin, Londra, Helsinki, Paris, Bogota ve Mexico City için sanal HUG etkinliklerine ev sahipliği yaptığını söyledi.

Ayrıca, CEO ve Kurucu Ortak Brian Halligan ve EMEA Satış Başkan Yardımcısı ve Genel Müdür Yardımcısı Christian Kinnear ile yakında yapılacak bir sohbet de dahil olmak üzere sanal ocak başı sohbetleri oluşturdu.

Başarılı bir sanal etkinliğin nasıl yürütüleceği sorulduğunda, Keogh bana şöyle dedi: "İster yüz yüze ister sanal olarak, insanlar bağlantı kurmaya aç. Şu ana kadar aldığımız geri dönüşler son derece olumlu. Bağlantı kuran sadece şehirler değil, ülkelerdir.”

“Şimdiye kadar sanal etkinliklerimizi başarılı kılan nedir? HUG topluluklarımıza ilham veren, onları eğiten ve yenilik getiren muhteşem konuşmacılarımız.”

Keogh ekliyor: "İster yüz yüze ister sanal olarak, HUG'larımıza alakalı içerik getirmeye kararlıyız. Topluluklarımızın hala birbirleriyle ilişki kurma şansına sahip olduğundan emin olmak istiyoruz ve kendimizi bunun gerçekleşmesi için adadık.”