Not Nasıl Yazılır [Şablon ve Örnekler]

Bir not (muhtıra veya "hatırlatma" olarak da bilinir), bir kuruluş içindeki prosedürler veya resmi işlerle ilgili iç iletişim için kullanılır.

Bir e-postadan farklı olarak not, tüm departmanınız veya şirketteki herkes gibi büyük bir çalışan grubuna gönderdiğiniz bir mesajdır. Personeli yaklaşan etkinlikler hakkında bilgilendirmek veya şirket içi değişiklikleri yayınlamak için bir not yazmanız gerekebilir.

Çalışanlarınızı resmi şirket içi işler hakkında bilgilendirmeniz gerekiyorsa, mesajınızı daha iyi iletmek için size nasıl not yazacağınızı göstereceğiz. Ancak konuyu parçalara ayırmadan önce, notların birçok amacından bahsedelim.

Memorandumlar okuyucuları yeni bilgiler hakkında bilgilendirmek ve farklı topluluklara ve işletmelere yönelik uygulamalara sahip olmak için paylaşılmaktadır.

Topluluklar, içindeki insanlara kamu güvenliği kuralları hakkında bilgi vermek, çeşitli etkinlikleri tanıtmak, yaşamlarını etkileyen konularda farkındalık yaratmak için notları kullanabilir.

İşletmeler, yeni güncellenen politikayı, prosedürdeki değişiklikleri içeren bilgileri iletmek veya çalışanları yaklaşan bir toplantıya, kongreye veya organizasyonel dönüm noktalarına ilişkin bir kutlamaya katılmak gibi bir eyleme katılmaya ikna etmek için notları kullanabilir.

Daha sonra, kendi notunuzu yazarken size yol göstereceğiz.

Birkaç kısa adımda bir not oluşturabilirsiniz. Tüm notlar aşağıdakileri içermelidir:

1. Bir başlık yazın.

Ne tür bir not yazıyor olursanız olun, bir başlık eklemeniz gerekir. Bu bölüm, notun kim için olduğunu (kişi veya departman), tarihi, notun kimden geldiğini ve konu satırını içermelidir.

Konu satırınız kısa, dikkat çekici olmalı ve okuyuculara notun ne hakkında olduğu hakkında genel bir fikir vermelidir.

2. Bir giriş yazın.

Girişiniz, notunuzun amacını iki ila üç cümleyle özetlemelidir. İlerlemeye karar verdiğiniz konuyu veya sorunu ve çözümü vurgulamalıdır.

3. Konuyla ilgili arka plan bilgisi verin.

Bu bölümde notun arkasındaki mantığı açıklayın. Örneğin bütçedeki değişiklikler, şirketin yeniden yapılandırılması veya yeni prosedürlerin uygulamaya konulması olabilir. Bu açıklama, uygulanan değişikliklerin gerekçesini sağlamalıdır.

4. Eylem öğelerini ve zaman çizelgesini ana hatlarıyla belirtin (İsteğe bağlı).

Notunuzun amacına bağlı olarak, çalışanların tamamlaması veya değişikliklerin ne zaman gerçekleşeceğine ilişkin bir zaman çizelgesi sunması için eylem öğeleriniz olabilir. Örneğin, belirli bir son tarihe kadar bir görevi tamamlamaları veya bilgi sağlamaları gerekebilir. Bu bölüm aşağıdakileri içermelidir:

• Çalışanlar değişikliklerin yürürlüğe girmesini bekleyebildiğinde
• Halihazırda hangi değişiklikler yapıldı ve gelecekte neler beklenecek?
• Uymaları gereken son tarihler

Çalışan adına herhangi bir işlem yapılması gerekmiyorsa bu bölümü dışarıda bırakabilirsiniz.

5. Bir kapanış cümlesi ekleyin.

Kapanış açıklamanız güçlendirmek istediğiniz her türlü bilgiyi içerecektir. Sorularınız için okuyucuların ulaşması gereken belirli kişiler var mı? Eğer öyleyse, onları buraya ekleyin.

6. Göndermeden önce inceleyin ve düzeltin.

Bu adım çok basit gibi görünebilir ancak belgenizi göndermeden önce gözden geçirmeniz önemlidir. Notların amacı okuyucuları yaklaşan değişiklikler hakkında bilgilendirmek ve önemli bilgileri aktarmaktır. Bir yazım hatası veya yanlış beyan nedeniyle kafa karışıklığına neden olma riskini almak istemezsiniz.

Kendi iş notlarınızı oluşturmaya başlamak için burada, bunları farklı ihtiyaçlara hizmet etmek amacıyla nasıl kullanacağınıza dair örnekler içeren, takip edilmesi kolay bir iş notu şablonu bulunmaktadır.

İş Notu Şablonu

MUHTIRA

İLE:

İTİBAREN:

TARİH:

DERS:

Size bunu [not yazma sebebimi] bildirmek için yazıyorum.

Şirketimiz büyümeye devam ederken… [açılış paragrafınızı destekleyecek kanıt veya neden].

Herhangi bir sorunuz varsa lütfen bana bildirin. Bu arada, [resmi iş bilgileri] gerçekleşirken işbirliğinizden memnuniyet duyarım.

İş Notu Şablonu Formatı

İş notu şablon formatı mesajınızı etkili bir şekilde iletmek için tasarlanmıştır. Bir not, gerekli bilgileri çok sayıda çalışanın kolayca sindirebileceği bir şekilde yaymalıdır.

Doğru bir konu satırı, bu notun özellikle kendileriyle ilgili olduğu konusunda onları uyaracaktır. Yönetici özetiyle başlamak, alıcıların ayrıntılara daha derinlemesine dalmadan önce genel mesajı anlamalarına olanak tanır. Arka plan bilgisi mesajın bağlamını sunar ve genel bakış ve zaman çizelgesi ortaya çıkması muhtemel soruları yanıtlamalıdır.

Başlık:

Okuyucularınızın tam olarak ne aldıklarını bilmeleri için başlığınızda içeriğinizi açıkça "Memorandum" olarak etiketlemek isteyeceksiniz. Daha önce de belirtildiği gibi, "TO", "FROM", "DATE" ve "SUBJECT" öğelerini eklemek isteyeceksiniz. Bu bilgi, kime hitap ettiğiniz ve bunun nedeni gibi içerik sağlamayla ilgilidir.

Birinci Paragraf:

İlk paragrafta notunuzun amacını hızlı ve net bir şekilde belirtmek isteyeceksiniz. Cümlenize “Sizi bilgilendirmek için yazıyorum…” veya “İstek için yazıyorum…” ifadesiyle başlayabilirsiniz. Bir notun kısa, net ve konuya yönelik olması gerekir. En kritik bilgilerinizi önceden vermek ve ardından sonraki paragrafları daha fazla ayrıntıya dalmak için fırsatlar olarak kullanmak isteyeceksiniz.

İkinci Paragraf:

İkinci paragrafta bağlamı veya destekleyici kanıtları sunmak isteyeceksiniz. Örneğin, notunuzun şirketi bir iç yeniden yapılanma konusunda bilgilendirdiğini varsayalım. Durum böyleyse ikinci paragrafta şöyle bir şey söylenmelidir: “Şirketimiz büyümeye devam ettikçe video prodüksiyon ekibimizi içerik ekibimizden ayırmanın daha mantıklı olduğuna karar verdik. Bu şekilde bu takımlar bireysel hedeflerine daha fazla odaklanabilirler.”

Üçüncü Paragraf:

Üçüncü paragrafta, her çalışana özel isteğinizi eklemek isteyeceksiniz - eğer bir ekip gezisi planlıyorsanız, bu alana şunu eklemelisiniz: "Lütfen diyet kısıtlamalarıyla ilgili LCV gönderin" veya "Lütfen bana e-posta gönderin" sorular.”

Tam tersine, eğer personeli binada yapılacak inşaatlar hakkında bilgilendiriyorsanız, "Bu süre zarfında işbirliğinizden memnuniyet duyarım" diyebilirsiniz. Çalışanlardan beklediğiniz belirli bir eylem olmasa bile, haberleri nasıl ele alacaklarını umduğunuzu ve nota yanıt olarak onlardan bir şey yapmalarını bekleyip beklemediğinizi eklemeniz yararlı olacaktır.

İndirilebilir Not Şablonu

Yukarıdaki not formatını son haliyle görmek ister misiniz? Aşağıda gösterilen HubSpot'un ücretsiz iş notu şablonlarını indirin. Belge, çalışanların bilgileri daha iyi sindirmelerine ve okuduktan sonra kendilerinden ne beklendiğini anlamalarına yardımcı olmak için notunuzu alt konulara ayıran bir çerçeve sunar.

Bu Şablonu İndir

Not Örnekleri

Farklı endüstriler veya durumlar biraz farklı notlar gerektirecektir. Bazılarının daha uzun veya daha kısa olması gerekecek, diğerlerinin bir zaman çizelgesi olmayabilir ve bazılarının da kapsamlı arka plan bilgileri olacaktır. Notunuzun formatı, çalışanlarınızın almasını istediğiniz mesaja uyacak şekilde değişmelidir.

Gecikme Notunu Başlat

Bu notun amacı bir ürünün piyasaya sürülmesinin erteleneceğini duyurmaktır. Giriş yeni tarihi içerdiğinden zaman çizelgesine veya uzun bir genel bakışa gerek yoktur. Bu notun bu formatı, basit ama önemli bir değişikliğin meydana geldiği diğer durumlara da uygulanabilir.

Neyi Seviyoruz : Lansman notu, okuyuculara ürün lansmanındaki gecikmelerin ardındaki bilgileri sağlar; bu da müşterilerin veya çalışanların bilgilendirilmemeleri durumunda hissedebilecekleri hayal kırıklığını hafifletebilir.

Diğer tarih değişiklikleri, promosyonlar, kilometre taşları veya ürün duyuruları da bu formatı kullanabilir.

Bina Güncelleme Notu

Bir işletmenin çalışanlarınızı ilgilendiren ancak onların işlerini mutlaka kapsamayan lojistik yönleri vardır. Bu not, ofisteki mutfak tadilatının bir örneğini göstermektedir. Biraz rahatsızlık verici ama çok büyük bir rahatsızlık değil.

Neyi Seviyoruz : Bu not, bir işletmenin yenileme çalışmalarının çalışanlar üzerindeki etkisini anladığını ve onların ihtiyaçlarına saygı ve önem verdiğini gösterir.

Bu not formatı diğer bina güncellemelerine, evden çalışma günlerine veya diğer yaygın ancak küçük duyurulara uygulanabilir.

Topluluk Notu

Çalışanlarınıza yönelik kutlamalar, etkinlikler, temalı günler veya diğer eğlenceli şeyler de notlar aracılığıyla iletilebilir. Bu örnek gibi topluluk notları genellikle daha kısadır çünkü çok fazla arka plan bilgisi veya ayrıntı gerektirmezler.

Neyi Seviyoruz : Bu notta, gerçekleşen etkinliğin nerede bulunacağına dair net talimatlar var; bu, yalnızca kat numarasını içerseydi daha az etkili olurdu.

Bu nitelikteki notlar en azından bir özet, tarih ve konum içermelidir.

İkna Notu

İkna notları, okuyucuları oy verme veya dilekçe verme gibi bir olay veya teklifle ilgili harekete geçmeye teşvik etmek için kullanılır.

Neyi Seviyoruz : Bu ikna notu, okuyucuya kendi başına öğrenmesi ve bulgularına göre karar vermesi için bilgi vermeyi önceliklendirir.

İkna notunun ana bileşenleri, eldeki göreve genel bir bakış, bu konuda daha fazla bilgi edinmek için bağlam ve okuyucunun potansiyel olarak yaratabileceği etkiyi vurgulayan bir eylem çağrısı içermelidir.

Notlarınızı Noktasına Kadar Yazın

Bir not ile yalnızca bir e-posta arasındaki temel fark, karmaşıklık düzeyi değil, hedef kitlenin boyutudur. Bir not, mesajınızı etkili bir şekilde ilettiği ve alıcı grupla alakalı olduğu sürece basit veya karmaşık olabilir. Hangi not formatını kullanırsanız kullanın, mesajın kendisi de açık ve kısa olmalıdır.

Editörün notu: Bu yazı ilk olarak Ekim 2018'de yayınlandı ve kapsamlı olması açısından güncellendi.