Not Nasıl Yazılır [Şablon ve Örnekler]

Not (muhtıra veya "hatırlatma" olarak da bilinir), bir kuruluş içindeki prosedürler veya resmi işlerle ilgili dahili iletişim için kullanılır.

Bir e-postadan farklı olarak not, tüm departmanınız veya şirketteki herkes gibi büyük bir çalışan grubuna gönderdiğiniz bir mesajdır. Personeli yaklaşan etkinlikler hakkında bilgilendirmek veya dahili değişiklikleri yayınlamak için bir not yazmanız gerekebilir.

Çalışanlarınızı resmi şirket içi işler hakkında bilgilendirmeniz gerekirse, mesajınızı daha iyi iletmek için nasıl not yazacağınızı göstereceğiz. Ama onu parçalamadan önce, notların birçok amacı hakkında konuşalım.

Muhtıralar, okuyucuları yeni bilgiler hakkında bilgilendirmek için paylaşılır ve farklı topluluklar ve işletmeler için uygulamaları vardır.

Topluluklar , içindeki insanlara kamu güvenliği yönergelerini anlatmak, çeşitli etkinlikleri teşvik etmek, hayatlarını etkileyen konularda farkındalık yaratmak için notları kullanabilir.

İşletmeler , yeni güncellenen politika, prosedürdeki değişikliklerle ilgili bilgileri iletmek veya çalışanları yaklaşan bir toplantıya, kongreye veya kurumsal dönüm noktaları için bir kutlamaya katılmak gibi bir eylemde bulunmaya ikna etmek için notları kullanabilir.

Ardından, kendi notunuzu yazarken size yol göstereceğiz.

Birkaç kısa adımda bir not oluşturabilirsiniz. Tüm notlar aşağıdakileri içermelidir:

1. Bir başlık yazın.

Ne tür bir not yazıyor olursanız olun, bir başlık eklemeniz gerekir. Bu bölüm, notun kimin için olduğunu (bir kişi veya departman), tarih, notun kimden geldiğini ve bir konu satırı içermelidir.

Konu satırınız kısa, dikkat çekici olmalı ve okuyuculara notun ne hakkında olduğu hakkında genel bir fikir vermelidir.

2. Bir giriş yazın.

Girişiniz, notunuzun amacını iki ila üç cümleyle özetlemelidir. Sorunu veya sorunu ve ilerlemeye karar verdiğiniz çözümü vurgulamalıdır.

3. Konuyla ilgili arka plan sağlayın.

Bu bölümde, notun arkasındaki mantığı açıklayın. Örneğin, bütçedeki değişiklikler, bir şirketin yeniden yapılandırılması veya yeni bir prosedür uygulaması olabilir. Bu açıklama, uygulanan değişiklikler için gerekçe sağlamalıdır.

4. Eylem öğelerini ve zaman çizelgesini ana hatlarıyla belirtin (İsteğe bağlı).

Notunuzun amacına bağlı olarak, çalışanların tamamlaması için eylem öğeleriniz olabilir veya değişikliklerin ne zaman gerçekleşeceğine dair bir zaman çizelgesi sağlayabilirsiniz. Örneğin, bir görevi tamamlamaları veya belirli bir son tarihe kadar bilgi vermeleri gerekebilir. Bu bölüm aşağıdakileri içermelidir:

• Çalışanlar değişikliklerin yürürlüğe girmesini bekleyebilecekleri zaman
• Halihazırda hangi değişiklikler yapıldı ve gelecekte neler beklenebilir?
• Uymaları gereken son tarihler

Çalışan adına herhangi bir işlem yapılması gerekmiyorsa bu bölümü dışarıda bırakabilirsiniz.

5. Bir kapanış ifadesi ekleyin.

Kapanış beyanınız, pekiştirmek istediğiniz herhangi bir bilgiyi içerecektir. Okuyucuların soruları için ulaşması gereken belirli kişiler var mı? Eğer öyleyse, onları buraya ekleyin.

6. Göndermeden önce gözden geçirin ve düzeltin.

Bu adım basit gibi görünebilir, ancak belgenizi göndermeden önce gözden geçirmeniz önemlidir. Notlar, okuyucuları yaklaşan değişiklikler hakkında bilgilendirmek ve önemli bilgileri iletmek içindir. Bir yazım hatası veya yanlış ifade ile karışıklığa neden olma riskini almak istemezsiniz.

Kendi iş notlarınızı oluşturmaya başlamak için, rehber olarak farklı ihtiyaçlara hizmet etmek için bunları nasıl kullanacağınıza dair örnekler içeren, takip etmesi kolay bir iş notu şablonu burada.

İş Notu Şablonu

HATIRLATMA

İLE:

İTİBAREN:

TARİH:

DERS:

[Not yazmamın nedeni] konusunda sizi bilgilendirmek için yazıyorum.

Şirketimiz büyümeye devam ederken … [açılış paragrafınızı destekleyecek kanıt veya sebep].

Herhangi bir sorunuz varsa lütfen bana bildirin. Bu arada, [resmi işletme bilgileri] gerçekleştiği için işbirliğinizi takdir ediyorum.

İş Notu Şablon Biçimi

İş notu şablonu formatı, mesajınızı etkili bir şekilde iletmek için tasarlanmıştır. Bir not, gerekli bilgileri çok sayıda çalışanın kolayca sindirebileceği şekilde yaymalıdır.

Doğru bir konu satırı, bu notun özellikle kendileriyle ilgili olduğu konusunda onları uyaracaktır. Ve bir yönetici özetiyle başlamak, alıcıların ayrıntılara girmeden önce genel mesajı anlamalarına olanak tanır. Arka plan bilgisi, mesajın bağlamını sunar ve genel bakış ve zaman çizelgesi, ortaya çıkması muhtemel soruları yanıtlamalıdır.

başlık:

Başlığınızda, okuyucularınızın tam olarak ne aldıklarını bilmeleri için içeriğinizi açık bir şekilde "Memorandum" olarak etiketlemek isteyeceksiniz. Daha önce bahsedildiği gibi, “KİME”, “KİMDEN”, “TARİH” ve “KONU” eklemek isteyeceksiniz. Bu bilgiler, kime ve neden hitap ettiğiniz gibi içerik sağlamakla ilgilidir.

Birinci paragraf:

İlk paragrafta, notunuzun amacını hızlı ve net bir şekilde belirtmek isteyeceksiniz. Cümlenize “Sizi bilgilendirmek için yazıyorum…” veya “İstek için yazıyorum…” cümlesiyle başlayabilirsiniz. Bir not kısa, net ve konuya yönelik olmalıdır. En kritik bilgilerinizi önceden iletmek ve ardından sonraki paragrafları daha fazla ayrıntıya dalmak için fırsat olarak kullanmak isteyeceksiniz.

Paragraf İki:

İkinci paragrafta, bağlam veya destekleyici kanıt sağlamak isteyeceksiniz. Örneğin, notunuzun şirkete dahili bir yeniden yapılanma hakkında bilgi verdiğini varsayalım. Durum buysa, ikinci paragraf şöyle bir şey söylemelidir: “Şirketimiz büyümeye devam ederken, video prodüksiyon ekibimizi içerik ekibimizden ayırmanın daha mantıklı olacağına karar verdik. Bu şekilde, bu takımlar bireysel hedeflerine daha fazla odaklanabilir.”

Paragraf Üç:

Üçüncü paragrafta, her bir çalışandan özel talebinizi eklemek isteyeceksiniz - bir ekip gezisi planlıyorsanız, bu, ekleyeceğiniz alandır, "Lütfen diyet kısıtlamaları ile birlikte LCV gönderin" veya "Lütfen bana e-posta gönderin. sorular.”

Aksine, binaya yapılacak inşaatı personele bildiriyorsanız, “Bu süre zarfında işbirliğinizi takdir ediyorum” diyebilirsiniz. Çalışanlardan beklediğiniz belirli bir eylem olmasa bile, haberleri nasıl ele alacaklarını umduğunuzu ve nota yanıt olarak onlardan bir şey yapmalarını bekleyip beklemediğinizi dahil etmek yararlı olacaktır.

İndirilebilir Not Şablonu

Yukarıdaki not formatını son haliyle görmek ister misiniz? HubSpot'un aşağıda gösterilen ücretsiz iş notu şablonlarını indirin. Belge, çalışanların bilgileri daha iyi sindirmelerine ve okuduktan sonra kendilerinden ne beklendiğini anlamalarına yardımcı olmak için notunuzu alt konulara ayıran bir çerçeve sunar.

Bu Şablonu İndirin

Not Örnekleri

Farklı endüstriler veya durumlar biraz farklı notlar gerektirecektir. Bazılarının daha uzun veya daha kısa olması gerekecek, bazılarının bir zaman çizelgesi olmayabilir ve bazılarının kapsamlı arka plan bilgileri olacaktır. Notunuzun biçimi, çalışanlarınızın almasını istediğiniz mesaja uyacak şekilde değişmelidir.

Başlatma Gecikmesi Notu

Bu notun amacı, bir ürünün lansmanının erteleneceğini duyurmaktır. Giriş, yeni tarihi içerir, bu nedenle bir zaman çizelgesi veya uzun bir genel bakış gerekli değildir. Bu notun bu formatı, basit ama önemli bir değişikliğin meydana geldiği diğer durumlara uygulanabilir.

Sevdiklerimiz : Lansman notu, okuyuculara ürün lansman gecikmelerinin ardındaki içgörüyü sağlar;

Diğer tarih değişiklikleri, promosyonlar, kilometre taşları veya ürün duyuruları da bu biçimi kullanabilir.

Bina Güncelleme Notu

Bir işletmenin, çalışanlarınızı ilgilendiren, ancak onların çalışmalarını içermesi gerekmeyen lojistik yönleri vardır. Bu not, ofiste bir mutfak tadilatı örneğini göstermektedir. Bu biraz rahatsızlık verici ama büyük bir büyüklükte değil.

Sevdiklerimiz : Bu not, bir işletmenin yenilemelerin çalışanlar üzerindeki etkisini anladığını ve onların ihtiyaçlarına saygı ve özen gösterdiğini gösterir.

Bu not biçimi, diğer bina güncellemeleri, evden çalışma günleri veya diğer yaygın ancak küçük duyurular için uygulanabilir.

Topluluk Notu

Çalışanlarınız için kutlamalar, etkinlikler, temalı günler veya diğer eğlenceli şeyler de notlar aracılığıyla iletilebilir. Bu örnek gibi topluluk notları, çok fazla arka plan bilgisi veya çok fazla ayrıntı gerektirmediğinden genellikle daha kısadır.

Sevdiklerimiz : Bu notta, gerçekleşen etkinliği nerede bulacağınıza dair net yönergeler var; bu, yalnızca kat numarasını içerseydi daha az etkili olacak bir şeydi.

Bu nitelikteki notlar en azından bir özet, tarih ve yer içermelidir.

ikna notu

İkna notları, okuyucuları oylama veya dilekçe verme gibi bir olay veya teklifle ilgili harekete geçmeye teşvik etmek için kullanılır.

Sevdiklerimiz : Bu ikna notu, okuyucuya kendi başına öğrenmesi ve bulgularına göre karar vermesi için bilgi verilmesine öncelik verir.

İkna notunun ana bileşenleri, eldeki göreve genel bir bakış, bu konuda daha fazla bilgi edinmek için bağlam ve okuyucunun potansiyel olarak yaratabileceği etkiyi vurgulayan bir harekete geçirici mesaj içermelidir.

Notlarınızı Noktasına Yazın

Bir not ile sadece bir e-posta arasındaki temel fark, karmaşıklık düzeyi değil, hedef kitlenin boyutudur. Mesajınızı etkili bir şekilde ilettiği ve alıcı grupla alakalı olduğu sürece, bir not basit veya karmaşık olabilir. Hangi not biçimini kullanırsanız kullanın, mesajın kendisi açık ve öz olmalıdır.

Editörün notu: Bu gönderi ilk olarak Ekim 2018'de yayınlandı ve kapsamlı olması için güncellendi.