Etkili Bir İletişim Planı Nasıl Yazılır [+ Şablon]

"Tide Pod Challenge"ı hatırladınız mı? 2018'in başında ergenlerin kendilerini çamaşır deterjanı içerken filme aldıkları o korkunç zaman?

Yeni yıla komik (tehlikeli de olsa) bir başlangıç ​​olsa da, bu küçük rezalet artışı, söz konusu deterjan markası Tide için bir PR karmaşasıydı; ürün. Tide'ın ana şirketi Procter & Gamble, büyük ölçüde iletişim planları sayesinde hızlı yanıt verdi.

Bu gönderide, sizi ve şirketinizi her duruma hazırlayan etkili bir iletişim planı oluşturmayı öğreneceksiniz.

İletişim planları, bir ürün lansmanının veya yeni girişimin amacını netleştirmenize ve hedef kitlenize/kitlelerinize iletmek istediğiniz mesajları resmi olarak belirlemenize yardımcı olabilir.

Ayrıca, önceki bir pazarlama mesajı veya iş kararı dahili paydaşlar veya müşteriler nezdinde itibarınıza zarar verirse, bir iletişim planı kriz anında işinize yardımcı olabilir.

Şirketlerin bir iletişim planı yoksa, bir felaket olduğunda hazırlıksız olacaklardır. Şirketinizin internet şöhreti için ürününüzü yiyen gençleri bulması pek olası olmayabilir, ancak zor durumlarla etkili bir şekilde başa çıkmak için bir prosedüre ihtiyaç duymayacağınız kadar da olası değildir.

Ücretsiz, kullanımı kolay bir iletişim planı şablonuna mı ihtiyacınız var? HubSpot'ta 12 tane var. Kendinizinkini oluşturmak için ihtiyacınız olan her şey için bu araç setine göz atın.

Bu, araç setinde sunulan bir şablonun parçasıdır. Bu özel şablon için kuruluş aşamalara ayrılır, bu aşamanın bir açıklaması ve bu eylemi kimin tamamlaması gerekir.

Bu Şablonları Ücretsiz İndirin

Artık bir iletişim planının nasıl yardımcı olabileceğini ele aldığımıza göre, etkili olacak bir planı nasıl yazacağımızı öğrenelim.

1. Mevcut iletişim materyallerinizi denetleyin.

Planınıza başlamak için oturmadan önce, bunun işinize nerede uyacağına karar vermeniz gerekir. Bu nedenle, bir "birliğin durumu"nu veya şirketinizdeki mevcut iletişim ortamının denetimini tamamlamanız önemlidir. Bu, sorunlu alanları belirlemenize yardımcı olabilir.

Örneğin, yeni bir ürün lansmanı için bir iletişim planı oluşturmanız gerektiğini varsayalım. Planınızı oluşturmak için öncelikle mevcut pazarlama yaklaşımınızdaki boşlukları belirlemek üzere bir denetim gerçekleştirmeniz gerekir.

Denetimi gerçekleştirdikten sonra, yeni ürününüzle uyumlu bir konuyu nadiren tartıştığınız pazarlama malzemelerinizde büyük bir boşluk olduğunu fark edebilirsiniz. Bu konunun iletişim planınıza girmesini sağlamak isteyeceksiniz.

Denetim yapmak için, mevcut pazarlama planı performansınızla ilgili verileri dikkatli bir şekilde toplayıp yorumlamanız ve bu sonuçlara dayalı olarak ileriye dönük bir yol oluşturmanız gerekir. Ek olarak, mevcut iletişim malzemelerinizdeki boşlukları bulmak için odak grupları düzenlemeyi veya hedef kitlenize anketler göndermeyi düşünebilirsiniz.

Elbette, bir denetim yürütürken iletişim planınızın amacını aklınızda bulundurmak isteyeceksiniz. Yukarıdaki örnekte, belirli bir konuda eksik malzemenizin olduğunu fark etmek, yalnızca hedefiniz o konuyla uyumlu bir ürüne olası satış ve dönüşüm sağlamaksa önemlidir.

Örneğin, yeni bir e-posta pazarlama aracı başlatıyorsanız ve Google Ads'de içeriğinizin eksik olduğunu fark ederseniz, bu, iletişim planınız için alakalı bir bilgi olmayabilir. Ancak, e-posta pazarlama en iyi uygulamalarıyla ilgili içeriği kaçırıyorsanız, bu, iletişim planınızı uygun şekilde uyarlamak için kullanabileceğiniz önemli bilgilerdir.

2. Denetiminizin sonuçlarına göre iletişim planınız için SMART hedefleri belirleyin.

Denetiminizden sonra, sonuçlardan elde edilen verilere dayalı olarak birkaç hedef belirlemek isteyeceksiniz. Bu planla ne elde etmek istiyorsunuz?

Şüpheye düştüğünüzde, hedeflerinizin AKILLI olması gerektiğini unutmayın: Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Alakalı ve Zamana Dayalı.

Örneğin, küçük bir ajans müşterisi için bir iletişim planı yazıyorsa, şu satırlarda bir hedef yazabilir: "Müşterimiz için istihdam başvurularını bir çeyrek boyunca %25 artırmayı planlıyoruz."

Alternatif olarak, İK ekibinizin yönetici olmak istemeyen bireysel katkıda bulunanlar için yeni bir büyüme matrisi tasarlamak için bir iletişim planı yazması gerekebilir.

Durum buysa, İK ekibinizin planlarının bir sonucu olarak ulaşmayı umdukları belirli hedefleri belirlemesi gerekecektir - örneğin, hedefleri "çalışanları elde tutma oranlarını geçen yıla göre %10 artırmak" olabilir. gelecek yıl” veya hatta “bir sonraki NPS puanlarının gösterdiği gibi çalışan memnuniyetini artırın.” Liderliği almak için bu hedefleri paydaşlara sunmaları gerekecek.

Ücretsiz SMART Hedef Şablonunuzu İndirin

3. İletişim planınızı iletmeyi planladığınız hedef kitleyi tanımlayın.

İyi iletişim, dinleyicinizi tanımak ve anlamakla başlar. Bu durumda, bir kriz iletişim planı paydaşlar içinse, hangileri için yazıyorsunuz? Paydaş örnekleri arasında çalışanlar, yatırımcılar, müşteriler, yerel hükümet yetkilileri veya medya kuruluşları yer alır.

Medya kuruluşları için yazıyorsanız, hedeflerinizi detaylandıran bir basın bülteni bu kitle için iyi bir fikirdir. Medya kuruluşlarına kimin konuşacağına dair bir süreç, ne söyleyeceklerinin bir taslağı ve ileriye dönük olarak uygulamaya konan bir eylem planı olmalıdır.

Alternatif olarak, hedef kitleniz çalışanlarınızsa, çalışanların başvurması için güncel bir dahili belge ve takip soruları varsa dahili DRI için iletişim bilgileri oluşturmak isteyebilirsiniz.

4. Hedef kitlenizi göz önünde bulundurarak planınızın ana hatlarını çizin ve yazın.

Planınızın ana hatlarını çizmeye ve yazmaya hazır olduğunuzda, tanıtmanız gereken mesajları, bu mesajları kime hedeflediğinizi ve hangi kanal(lar)da olduğunu belirlemek için bir tablo veya grafikle başlamanız muhtemelen en kolayı olacaktır.

Genel bir taslak oluşturduktan sonra, iletişim planınızı şu şekilde yapılandırmak isteyeceksiniz (bu bölümleri kendi planınız için İçindekiler Tablosuna kopyalamaktan çekinmeyin):

• Amaç (bu iletişim planı ne için)
• Yükseltme Çerçevesi ("birinci savunma hattı" ve "daha büyük müdahale ekibi" dahil)
• Her çalışanın rolleri ve sorumlulukları
• Yapılması ve yapılmaması gerekenler
• Etkili bir müdahale planı nasıl sürdürülür?

(Bir iletişim planı yazmak için yardıma ihtiyacınız varsa, ücretsiz, kullanıma hazır iletişim planı şablonlarımızı indirin.)

İletişim planınızı yazarken, doğruluğu artırmak için paydaşlarınızdan gruplar veya temsilcilerle birlikte çalışın. Stratejiler, hedefler veya potansiyel riskler için çözülmelidir.

Örneğin, bir müşterinin ürününü tanıtmayı amaçlayan bir ajans için çalışıyorsanız, garantili bir yatırım getirisi olmayan ücretli reklamlara para harcamak bir risk olabilir. Bu riski çözmek için ajans, reklamların halka açılmadan önce etkili olmasını sağlamak için farklı adımları detaylandırmalıdır.

5. Mesajlarınızı iletmeniz gereken kanal(lar)ı belirleyin.

Kitlenizle iletişim kurmak için seçtiğiniz kanallar, mesajınıza ve bu mesajı kime iletmek istediğinize bağlıdır. Örneğin, dahili çalışanlar için bir iletişim planı oluşturuyorsanız, iletişim planınızı şirket çapında bir e-postayla gönderebilir veya mesajınızı iletmek için yüz yüze ekip toplantılarını kullanabilirsiniz.

Alternatif olarak, müşterilerle iletişim kuruyorsanız, en iyisinin bir e-posta bülteni veya bir basın bülteni yoluyla iletişim kurmayı belirleyebilirsiniz.

Elbette seçeceğiniz kanal(lar) hedeflerinize bağlı olacaktır, ancak iletişim planınızı yazarken dağıtım yöntemlerinizi aklınızda bulundurmanız önemlidir.

6. Mesajı iletmekten hangi ekip üyelerinin sorumlu olduğuna karar verin.

Kitlenizi ve iletişim planınızı ileteceğiniz kanalları belirledikten sonra, mesajı iletmek için DRI'yi belirleyin.

Örneğin, İK ekibiniz liderliğe yeni bir büyüme matrisi sunuyorsa, İK Direktörünüzden ilk toplantıda ilk sunumu yapmasını isteyebilirsiniz. Liderlik devreye girdikten sonra, her çalışanın şirket içinde neyin ve neden değiştiğini anlamasını sağlamak için her bir İK temsilcisinden her şirket içi ekip için bir eğitim oturumu vermesini isteyebilirsiniz.

7. Her adımın ne kadar sürmesi gerektiğine dair bir zaman çizelgesi tahmin edin.

Stratejinizi uygulamadaki her adımın ne kadar zaman alacağına dair bir tahmininiz olmalıdır. Örneğin, planınızın üst kademelerden çalışanlara kadar inmesi gerekiyorsa, emir komuta zincirinden geçmenin ne kadar süreceğini hesaba katmak iyi olur. Bir medya döngüsünün ne kadar süreceğini tahmin etmek de akıllıcadır.

Örneğin, bir reklam kampanyasındaki küçük bir hata için reklam ajansı, sorunu kontrol etme döngüsünün bir ay süreceğini tahmin edebilir - müşteri, paydaşlar ve çalışanlarla ileriye dönük adımları tartışmak için yapılan toplantı dahil.

8. Paydaşlara sunduktan sonra planınızın sonuçlarını ölçün, başarıları ve iyileştirme alanlarını belirleyin.

Her zaman iyileştirme için yer vardır. Paydaşlara sunduktan sonra planın sonuçlarını ölçün ve iyi giden yönleri ve bir dahaki sefere iyileştirilecek alanları belirleyin.

Örneğin, reklam ajansı, olası başvuruları bir çeyrekte %25 artırma hedefine ulaşamamış olabilir. Kendilerine daha fazla zaman ayırmak için hedeflerini yeniden düzenleyebilir veya üç aylık odaklarını bu hedeflere uyacak şekilde değiştirebilirler.

Alternatif olarak, iletişim planınızdaki belirli bir dilin iç paydaşlarda bir düzeyde stres veya korku uyandırdığını fark ederseniz, iletişim planınızın yararlı, yararlı ve olumlu hissettirmesini sağlamak için bir dahaki sefere nasıl yeniden ifade edebileceğinizi düşünün.

Bir iletişim planı oluşturmanın bazı yönleri, "kendi maceranı seç" yolculuğu olabilir. Anahtar, etkili iletişimin anahtar olduğu zamanlarda işletmenizin ihtiyaçlarını en iyi yansıtan özellikleri seçmektir. Paydaşlarınızın neyi bilmesi gerekiyor ve bunu en iyi nasıl ileteceksiniz?

İletişim planları yanıltıcı olabilir, ancak etkili bir tane yazmak, uzun ömürlülüğü ile kendini kanıtlayacaktır. Aşağıdaki iletişim planları, yanıt vereceğiniz paydaşların analizini ve bu iletişimlere nelerin dahil edileceğine ilişkin prosedürleri içerir.

1. Stratejik İletişim Planı

Bright Hub Proje Yönetimi'nin iletişim planı, kuruluşunda iletişimin nasıl, ne zaman ve neden gerçekleştiğini açıklar.

Bu örnek harika çünkü iletişim yöneticilerinin kriz planlarını nasıl yazdıklarını ayrıntılarıyla anlatıyor ve bazen meşgul pazarlamacının veya proje yöneticisinin bu sorumluluğu üstlendiğini kabul ediyor.

Görüntü Kaynağı

2. Proje İletişim Planı

İşte Simplicable'dan bir Fatura Yükseltme Projesi örneği. Bu iletişim planı, proje için gerekli olan tüm önemli toplantıları ve belgeleri gösterir. Gördüğünüz gibi, hedef kitle, hedefler, biçim ve DRI gibi gerekli bölümleri de içerir.

Görüntü Kaynağı

3. Pazarlama İletişim Planı

Özellikle yeni ürünler veya girişimler başlatırken, hedef pazarınızla iletişim kurmak için bir pazarlama iletişimi planı gereklidir. Smartsheet'ten alınan bu örnek, müşteriler, potansiyel satışlar, medya ortakları, iç paydaşlar ve etkinlikler için pazarlama iletişimi stratejileri planlamanıza olanak tanır.

Görüntü Kaynağı

4. Kurumsal İletişim Planı

Kurumsal iletişim planları, kuruluşların dahili ve harici olarak nasıl iletişim kurduğunu ana hatlarıyla belirtir. Smartsheet'ten alınan bu örnek, bir görev bildirimi, yönetici özeti, durum analizi, önemli mesajlar ve daha fazlası için alan içeren dokuz adımlı bir yol haritasıdır.

Görüntü Kaynağı

5. Kriz İletişim Planı

Aşağıdaki Prezly tarafından hazırlanan bu iletişim kontrol listesi, baştan sona bir kriz planının ayrıntılarına ilişkin harika bir genel bakış sunar. Bir kriz yönetimi stratejisi taslağı hazırlanırken etkili bir rehber olarak kullanılabilir.

Görüntü Kaynağı

İletişim Planlama İpuçları

İletişim planlaması yanıltıcı olabilir, bu nedenle planınızın parlamasına yardımcı olmak için aklınızda bulundurmanız gereken bazı ekstra ipuçları: krizlerle başa çıkma prosedürlerini açıklarken, durumun kimleri içerdiğini de belirtin. Bu, paydaşların karar verme süreçlerini tasavvur etmelerini sağlar.

Ek olarak, geniş bir paydaş listesine sahip daha büyük bir şirketin parçasıysanız, planınız için hedef kitleleri bölmenizde bir sakınca yoktur.

Örneğin, hedef kitleniz "tüketicilerden" daha fazlası olabilir. Daha kolay anlama ve daha belirgin çözümler için paydaş gruplarını ayırın.

Sonuç olarak, iletişim planınızın iş kararında, ürün lansmanında veya halkla ilişkiler krizlerinde yer alan herkese gerekli bilgileri açık ve öz bir şekilde sağlaması gerekir. Sizin stratejinizin olabildiğince etkili olmasını sağlamak için yukarıda belirtilen stratejiyi ve iletişim planı şablonlarımızı kullanın.

Editörün notu: Bu gönderi ilk olarak Eylül 2019'da yayınlandı ve kapsamlı olması için güncellendi.