16 Hızlı Adımda Harika E-postalar Nasıl Yazılır

Daha özgüvenli ve başarılı bir girişimci olmak ister misiniz? Vasat e-postalar göndermeyi bırakın.

“İlk izlenimler önemlidir” ifadesi, e-posta dünyasında her zamankinden daha doğrudur.

Kalın metin duvarları veya yanlış yazılmış terimler görürseniz, e-postanın c-seviyesi bir yönetici, bir aile üyesi veya hikayeler satan bir pazarlamacı tarafından gönderilip gönderilmediğine bakılmaksızın, büyük olasılıkla geri dönecek veya konsantrasyonunuzu kaybedeceksiniz.

Kötü e-posta görgü kuralları müşteriler, meslektaşlar ve ortaklarla olan ilişkileri mahvedebilir.

Kendi kusurlu e-postalarım nedeniyle iletişim kuramadığımdan ve daha sonra diğer yazarlara ve müşterilere bu sık karşılaşılan sorun konusunda rehberlik ettikten sonra, aşağıdaki ilkelerin net ve dikkatli e-postalar yönlendirmesine izin verdim.

Aşağıda sıkıcı e-posta göndermeyi nasıl durduracağınızla ilgili 16 öneri bulunmaktadır. Benzersiz olmak.

1. Her şeyden önce, tuhaf bir e-posta adresi kullanmayın.

Profesyonel görünen saçma sapan isimler yerine gerçek isimler kullanın.

Kişisel e-postalar için aşağıdaki formüller her zaman geçerlidir: ad ve soyadının baş harfi veya [e-posta korumalı] veya [e-posta korumalı] gibi tam adlar

Bir müşterinin web sitesine erişim veya [e-posta korumalı], [e-posta korumalı] vb. performans verileri gibi bir ekip tarafından kullanılan diğer e-postalar için daha genel adlar kullanın.

2. Faydalı konu satırları

Kaçamak olmayın. Bir konu satırının iki ana yönü, e-postanın ne hakkında olduğu ve hangi eylemin gerekli olduğudur. Bu, işleri basitleştirir ve herhangi bir yanlış anlaşılmayı ortadan kaldırır.

Bu formül, arama yaparken e-postaların keşfedilmesine de yardımcı olur.

Konu satırının başında parantez ve parantez kullanarak da konu satırı açılışlarını etkileyebilirsiniz. Cümlenin büyük harf kullanımını kendi haline bırakırken, e-postanın tonunu ayarlamak ve o bölümü büyük harf yapmak için bunları kullanın. Bir ekip üyesine örnek olarak aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

[Düzenleme Gerekli] XXX'in hayalet yazarlık makalesi için son revizyonlar gereklidir.

İşte bir müşteri için bir örnek:

[İşlem Gerekli] E-posta görgü kuralları hakkında bir makalenin hayalet olarak yazılması için onay gereklidir.

3. Cevap verirken konu satırını değiştirin.

Bir e-postayı yanıtlarken, netlik için konu satırını düzenlediğinizden emin olun.

İşte bunu başarmak için hızlı bir yöntem:

[James'in Tepkisi] Re: Güncellenmiş SEO raporunu aldınız mı?

4. Konu başına bir konu

Bu, kırılmaz bir netlik yasasıdır. Bir e-postayı yanıtlarken, yalnızca tartışmanın ana konusunu tartışın.

Bu, işleri daha az karmaşık hale getirir ve e-posta ileti dizilerini tararken yanıtları tanımlamayı çok daha basit hale getirir (bu nedenle, ilgili konuyu ve eylemi gösteren açık bir konu satırı her zaman gereklidir).

5. Merhaba… Selamlar: alıcılara hitap etme

Her şeyden önce, kişiye her zaman adıyla hitap edin. Sadece konuşmaya başlamayın. Bu, onlara ayıracak zamanınızın olmadığını ve umursamadığınızı gösterir (ancak e-postalar kısa ve öz olmalıdır).

“Hey” gibi argo veya sokak kelimelerinin kullanılması yasaktır.

Saygın bir savaş gazisi veya 100 yaşında bir hanımefendiye nasıl hitap edeceğinizi düşünün. Doğru ol ama dürüst ol.

İlk üç aşağıdaki gibidir:

1. Merhaba (isim)
2. Günaydın (isim)
3. iyi akşamlar (isim)

Veda ederken aynı prosedürü kullanın.

İlk üç seçim:

1. En iyi
2. Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim
3. ileriye

6. Sizin ve şirketinizin öne çıkmasına yardımcı olmak için imzanızı kişiselleştirin.

Her zaman en azından aşağıdakileri içeren kişiselleştirilmiş bir imzanız olsun:

• tam adı
• Başlık
• Telefon numarası
• Şirketin logosu web sitesine bağlıdır.
• Sosyal medya bağlantıları

Ek olarak, rutin olarak üçüncü şahıs yayınlarına yazıyorsanız, bir kitap yayınlıyorsanız veya önde gelen bir medya kanalında yer alıyorsanız, imzanızda aşağıdaki bilgileri sağlayın: En son kitabımın “başlığını” oku; en son Girişimci makalemi oku; ve benzeri.

7. Kısa paragraflarla biçimlendirin ve eğlenceli videolar izleyin

Hiç sadece uzun bir paragraftan oluşan bir e-posta aldınız mı? Metnin bu bloğu zor görünüyor ve dikkatinizi kaybedeceksiniz.

Paragraflarınızı kısaltın. Sadece bir veya iki cümle.

Ayrıca, ifadelerinizi kısa ve öz tutun. Bu, mesajınızın okuyuculara hızlı ve net bir şekilde iletilmesini sağlar.

Ayrıca, ünlem işaretleri veya ifadeler kullanmaktan kaçının.

8. Asla duygusal bir parça bestelemeyin.

Duygularınız yüksek olduğunda, özellikle de rahatsız edici veya gerginse e-posta yazmayın. Bir müşteriden eksik bir son teslim tarihiyle ilgili acil bir e-posta gibi kritik bir şey varsa, nefes almak için bir saniye ayırın. Hızlı bir gezintiye çıkın. Bir kitap çıkar. Bir süre cevap verme konusunda endişelenmekten başka bir şey yap.

Ardından, tazelendiğinizde tepki verin veya çok acil yanıtlar talep eden biriyle uğraşıyorsanız, onlara en kısa sürede geri döneceğinizi söyleyin. O zaman kendinize zihinsel bir dinlenme verin.

Bu aynı zamanda bir ressamın dehasıdır. Onları en önemli e-postalar için yapın ve sonra uyuyun. Ertesi gün, büyük olasılıkla söylemek istediklerinizle ilgili fikrinizi değiştireceksiniz ve mesajınız daha iyi ve daha ilgi çekici olacak.

9. Mümkün olan en kısa sürede yanıt verin

Yanıt süreleri, aciliyet düzeyine bağlı olarak değişir.

Yanıt vermek için fazladan zamana ihtiyacınız olacağını biliyorsanız, bu 24 saatlik zaman dilimi içinde, neden kesin bir tarihle birlikte iade yanıtını tahmin etmeleri gerektiğini açıklayan hızlı bir yanıt yazın:

Buradayım.
Umarım her şey iyidir. Bunu daha fazla araştırıp Cuma gününe kadar size geri dönelim.

10. Hafta sonları veya mesai saatleri dışında e-posta göndermeyin veya yanıtlamayın.

İstihdamınızın bir gereği olmadığı sürece. İşte birkaç örnek:

Bu, potansiyel müşterilere çaresiz olduğunuzu gösterir.

Bu, müşterilerinize veya ekibinize endişeli olduğunuzu gösterir ve bu da zayıf zaman yönetimini gösterir.

Bu, dikkat eksikliği ile iyi giden işkolikliği gösterir.

Ayrıca insanları sürekli olarak "açık" olduğunuza inanmaları için eğiteceksiniz ve siz olmasanız bile sizden yanıt beklemeye başlayacaklar. Ayrıca, bir müşteri web sitesinin çökmesi veya bir müşteriye/ekip üyesine, SMS'e veya telefona korkunç bir şey olması gibi gerçekten acil bir durumsa.

11. Saat dilimlerinizi anlayın.

E-posta gönderdiğiniz kişilerin saat dilimlerini anlayın. Yine, bu, bir şeyler öğrenmek için fazladan zaman harcadığınızı gösterir, bu da umursadığınızı gösterir.

İsrail'deki bir müşterinizden güne başlarken ve siz yatmak üzereyken "Günaydın" yazan bir e-posta almayı düşünün. Bu da konsantrasyon eksikliğini bir kez daha gösteriyor.

12. Alıcınızın e-posta adresini girin.

Yanlışlıkla gönder düğmesine kaç kez bastınız? Google Gmail gibi bazı sistemler, aktarım için bir ara bölge içerir, ancak hepsini içermez. Bitmemiş veya düzenlenmemiş bir e-postayı geri çekerken, bu sizi iddialı görünmekten alıkoyabilir.

13. Yanıtlarınıza dikkat edin.

E-posta yaygın olarak kullanılabilir. Gönder düğmesine tıklamadan önce daima alıcı bilgilerinizi iki kez kontrol edin. Bir kişiyle diğerinden farklı konuşabilirsiniz ve mesajlar karışabilir (ya da olumsuzluk varsa başınız belaya girebilir).

Ayrıca, başkalarının yalnızca sizin için bir yanıtla tepki verebileceğini unutmayın. Aynı e-postayı birkaç kişiye göndermeden önce bunu unutmayın.

14. “Üzgünüm” kelimesini kullanmayın.

"Gecikme için özür dilerim" en kötüsü. Bu, dağınık olduğunuz mesajını verir. Bunun yerine “lütfen gecikmeyi affedin” deyin. Spesifiklere girmeye gerek yok.

Bir başka mantıklı yaklaşım da “üzgünüm” kelimesini kullanmaktan kaçınmaktır. Terim zayıflığı gösterir. Zayıf görünmek istemezsin. Durmadan.

15. Okuyucuyla etkileşim kurun

“Ben” kullanımınızı azaltın ve doğrudan alıcıyla konuşun. Bu özellikle müşteriler için geçerlidir.

Her zaman alıcıya doğrudan hitap edin ve mümkün olduğu kadar çok “ben”i dışarıda bırakın.

16. Olumsuzluklar, olumlulara dönüştürülmelidir

Kelimelerin hem bilinç hem de bilinçaltı seviyelerinde anlamları vardır. “Yapamam”, “Firmam olmasını istiyor” ve “Keşke yapabilseydim” gibi ifadelerden kaçının.

Bunlar, genel olumlu mesajınızı azaltabilecek birkaç olumsuz yorum düzeyidir. Bu tür etkileşimler, nörobiyolojiye girmeden, hem siz hem de müşteriniz için kötü programlama oluşturur. Ve bu eylemler ne kadar çok tekrarlanırsa, o kadar çok alışkanlık haline gelecektir.

Olumlu yönlerden yararlanın. Daha olumlu bir diyalog yaratmak için tenekeleri değiştiremezsiniz. “Şirketim daha zamanında sonuçlar yaratmasını umuyor” demek yerine, “Şirketim daha zamanında sonuçlar üretmesini istiyor” deyin. “Biz sizin ihtiyaçlarınıza odaklandıkça şirketim daha zamanında iş teslim ediyor…”

E-postalar, özellikle uzaktan çalışma birçok işletme için iletişim yönünü dönüştürdüğü için, iletişim kurmanın veya kesmenin araçlarıdır.

Bu hızlı fikirler, mesajlarınızı basitleştirerek ve netleştirerek kalabalığın arasından sıyrılmanıza yardımcı olabilir. Sizi daha iyi bir e-posta yazarı yapacaklar ve bu da daha iyi bir girişimci olmanıza yardımcı olacak.