Süreç Dokümantasyonu Nasıl Yazılır?

İster yinelenen görevleri tamamlıyor ister yeni bir program oluşturuyor olun, süreç belgeleri iş çabalarınızı resmileştirmenize yardımcı olabilir. Aslında belge oluşturmak, kuruluşunuzdaki koordinasyonu, yapıyı ve tutarlılığı geliştirmeye yardımcı olur.

Bu gönderi, süreç dokümantasyonu için en iyi uygulamaları toplar. Burada şunları öğreneceksiniz:

Süreç belgeleri, yeni bir yazılım aracıyla ilgili adım adım öğretici veya yeni işe alınanlar için bir işe alım belgesi olabilir. Bu uygulama, zamandan, sermayeden ve değerli enerjiden tasarruf sağlayan iç sistemler ve süreçler tasarlamada proaktif olmanızı sağlar.

Süreç Dokümantasyonu Neden Önemlidir?

Temel organizasyonel süreçler için yapı ve ayrıntılara sahip değilseniz, işletmeniz verimsizlik riskiyle karşı karşıyadır. Süreç belgeleri, kuruluşunuz için ek bir koruma katmanı sağlar.

Dokümantasyon eksikliği, aşağıdaki organizasyonel zorluklara yol açabilir.

Bilgi Tutma Eksikliği

Sadece bir kişi bir süreç hakkında kapsamlı bilgiye sahipse, kuruluş bu bilgiyi ayrılırsa kaybetme riskiyle karşı karşıyadır. Süreç dokümantasyonu, bu kişinin elindeki bilgileri özetlemeye yardımcı olur ve sizin de bu bilgileri başkalarının erişebileceği şekilde saklamanıza olanak tanır.

fazlalıklar

Bir yol haritası olmadan, gereksiz veya tekrarlayan görevlerde zamanın boşa harcanma olasılığı daha yüksektir. Süreç belgeleri, daha iyi bir çözüm oluşturabilmeniz için bu fazlalıkları özetlemenize ve görselleştirmenize yardımcı olabilir.

Darboğaz

Darboğaz, sürecin herhangi bir aşamasında olabilir. Darboğazların nereden ve neden geldiğini bulmak önemlidir. Bu gecikmeleri ve engelleri belirlemek, daha fazla verimlilik yaratırken yardımcı olacaktır.

Gelir Kaybı

Daha az üretkenlik, kuruluşunuzdaki süreçlerin yürütülmesinde daha fazla zaman ve enerjinin tüketilmesi anlamına gelir. Ekip üyeleri daha sonra yeni projeler üstlenmek için daha az kullanılabilirliğe sahip olur. Bu dağınıklık, işletmenizde gelir kaybına ve hatta ciroya yol açabilir.

Süreç Dokümantasyonunun Faydaları

Süreç dokümantasyonu, kuruluşunuzdaki sistemlerin genel işlevi ve akışı için kritik öneme sahiptir. Süreç dokümantasyonunun diğer yaygın faydaları aşağıdadır.

Değişime karşı direnç oluşturur.

Süreç dokümantasyonu, hareketli parçalara rağmen kuruluşunuzun sabit bir hız ve ivmeyi korumasını sağlar. Her şeyi parçalara ayırarak (mümkün olduğunca ayrıntılı olarak), sürecin bireysel bileşenleri önemli ölçüde kolaylıkla kaydırılabilir veya değiştirilebilir.

Bu, özellikle kuruluşunuzda yeniden yapılanma veya personel değişikliği olduğunda yararlı olabilir. Bir kişi ekibinizden ayrıldığında, bilgileri yaşamaya devam edebilir. Yeni bir takım arkadaşı katılırsa, belgeler hızlı bir şekilde hız kazanmalarına yardımcı olur.

Vazgeçilebilir süreçleri ve adımları belirleyeceksiniz.

Kurumsal süreçlerinize daldığınızda, bir sürecin organizasyonunuza haklı bir değer getirip getirmediğini belirleyeceksiniz. Süreçlerinizde hangi adımların gerekli ve etkili olduğunu belirleyebileceksiniz.

Etkinlikten ödün vermeden değiştirilebilecek veya ortadan kaldırılabilecek herhangi bir adım var mı? Bu uygulama ekibiniz için netlik yaratacaktır.

Bilgiyi toplar ve organize eder.

Bir süreç belgesi, bir konuya belirli bir yaklaşımla ilgili toplu bilgi içerir. Bu belgeleri ekip üyeleri için kolayca erişilebilir hale getirerek, kuruluş genelinde bilginin büyümesine ve akışına izin vermiş olursunuz.

Kendini değerlendirmeye izin verir ve değişkenleri hesaba katar.

Süreç dokümantasyonu, ekip üyelerinin bireysel katkıları üzerinde düşünmelerine olanak tanır. Belirli bir sürecin sonucu üzerindeki etkilerini tam olarak görebilirler.

Dokümantasyon oluşturmak, daha iyi sonuçlar elde etmek için süreci iyileştirmek üzere nerede ayarlamalar yapılacağını belirlemede de yardımcı olur.

Uyum sağlar.

Ekibiniz, işe alım ve eğitim sürecine ilgili süreç belgelerini dahil etmelidir. Daha sonra, hem yeni hem de eski ekip üyelerinin bir görevi tamamlamak için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olmasını sağlayabilirsiniz.

Parametreleri belirterek güvenlik, yasal veya diğer uyumluluğun sağlandığından emin olabilirsiniz.

Hataları en aza indirir.

Hatalar hayatın doğal bir parçasıdır. Ancak, işinizde mümkün olduğunca yanlış adımlardan kaçınmak isteyeceksiniz. Bir görevi tamamlamak için adım adım verilen talimatlar, bu hataları en aza indirmenize yardımcı olabilir.

Süreç Dokümantasyonu Oluşturma

Artık süreç dokümantasyonunun kuruluşunuz için ne kadar önemli olduğunu gördüğünüze göre, bunu kendi işletmenizde nasıl uygulayabileceğinizi keşfedelim.

1. Amacınızı belirleyin.

Yazmaya başlamadan önce bir beyin fırtınası oturumu düzenleyin. Bu süre zarfında, son belgenizin neyi başarması gerektiğini belirlemelisiniz. Bir eğitim rehberi mi oluşturuyorsunuz? Üst düzey liderlik için bir süreç düzenliyor musunuz?

Belgelediğiniz süreç için net bir isim ve başarmaya çalıştığınız şey için net bir hedef belirlemek isteyeceksiniz.

2. Kitlenizi belirleyin.

Ardından, hedef kitlenizi ve onlara bu süreci neden açıklamanız gerektiğini belirleyin. Örneğin, bu satış ekibi için mi yoksa yeni işe alınanlar için mi? Kitle, eklediğiniz bilgileri belirleyecektir.

3. Formatı tanımlayın.

Belgelerinize dahil etmeniz için neyin gerekli olduğuna karar vermek isteyeceksiniz. Ve bu metnin ötesine geçer. Görsele ihtiyacınız olacak mı? Belki de belgeniz grafiklerden, tablolardan veya bir akış şemasından faydalanabilir. Belki de bir PDF veya web sayfası en iyi biçim değildir. Bazı işlemler en iyi video üzerinden anlatılır.

Burada, hangi formatın veya görselin gerekli bilgileri en iyi ilettiğini belirleyeceksiniz.

4. Kapsamı tanımlayın.

Kapsamınız, belgelerinize neyin dahil olup neyin dahil edilmediğini belirleyecektir. Bu, belgelenmekte olan belirli göreve dar bir şekilde odaklanmanıza yardımcı olabilir. Tanımlanmış bir kapsamda çalışmak, ekibinizin aşırı bilgi yüklemesinden kaçınmasına yardımcı olacaktır.

5. Gerekli araçları ve kaynakları tanımlayın.

Ardından, görevi tamamlamak için neye ihtiyacınız olacağını belirleyin. Buna, sürecin her adımı için gereken ilgili yazılım, araçlar ve sermaye dahildir. Bu kaynaklara bazen girdiler de denir.

6. Sırayı belirleyin.

Mümkün olduğunda, bir işlemi tekrarlamak için gereken sıralı adımları ana hatlarıyla belirtin. Bu, verimliliği artırmada ve herhangi bir görevin genel başarısını belirlemede büyük bir rol oynar.

Ancak, her görevin net bir sıralı sırası yoktur. Bazen, süreciniz için işlem sırasını belirlemek için çeşitli senaryoları ve olası sonuçları değerlendirmeniz gerekir. Bu durumda, her senaryo için farklı diziler oluşturun.

7. Sorumlu tarafları belirleyin.

Bir sonraki adım, her bir paydaşın rolünü düşünmektir. Belgenizin bu kısmı mümkün olduğunca ayrıntılı olmalıdır. Her kişi için zaman çizelgesi beklentilerini ve bu son tarihlerin genel zaman çizelgesi hedeflerinizi nasıl desteklediğini ekleyin.

8. Sınırları tanımlayın.

Belgeniz, sürecinizi şekillendiren tüm sınırları belirlemelidir. Buna süreç zaman çizelgeleri, son tarihler, bütçe sınırlamaları, önemli performans belirteçleri vb. dahildir.

Sürecinizi değiştirmeyi düşünüyorsanız, kesin sınırlar belirlemek her türlü sınırlamayı anlamanıza yardımcı olacaktır. Neleri değiştirebileceğinizi ve nelerin sabit kalması gerektiğini belirleyebileceksiniz.

Aşağıdaki personel alma süreci belgesinde insan kaynaklarına ilişkin sınırlar net bir şekilde tanımlanmıştır. Belge ayrıca İK'nın katılımının nerede durduğunu da ortaya koymaktadır.

Görüntü Kaynağı

9. İstisnaları ve olasılıkları açıklayın.

Ortaya çıkabilecek istisnalara karşı dikkatli olun ve bunları süreç belgelerinizde hesaba katın. Aynı şey beklenmedik durumlar için de geçerli. Ekip üyelerinin belirlenen adım dizisinden ne zaman sapmak zorunda kalacağını ana hatlarıyla belirtmelisiniz.

10. İnceleyin ve test edin.

Tüm bu faktörleri değerlendirdikten ve sürecinizi belgeledikten sonra çalışmanızı gözden geçireceksiniz. Belgenizi düzenleyin. Ardından, görevi belirtilen şekilde tamamlayarak talimatlarınızı test edin. Her şey yolunda giderse, görevinizin istenen sonuçlarını elde etmelisiniz.

Unutmayın: Süreciniz birden fazla paydaşı içeriyorsa, bu, geri bildirim katmanlarını içeren bir proje olabilir. Her bakış açısı, süreçlerinizdeki iyileştirmeleri optimize etmek için size daha büyük bir fırsat sunar.

Proses Dokümantasyonu İçin İpuçları

Ekibiniz yazmaya başlamadan önce, çabanızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olabilecek bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

1. Kısa tutun.

İstediğiniz kadar çok konuşkan veya eli kısa olma seçeneğiniz var. Mümkün olduğunca özlü olmanızı öneririz. Tekrara düşmeden veya dolgu sözcükleri kullanmadan fikri iletecek kadar konuşun.

2. Görsel ekleyin (varsa).

Görseller, belgenizi daha ilgi çekici hale getirebilir. Örneğin, resimler veya infografikler büyük metin parçalarını bölebilir. Bu, belgenizin okunmasını kolaylaştırabilir.

Diğer durumlarda, bilgileri görüntülemenin en yararlı yolu grafikler veya tablolar olabilir. Karmaşık konular veya görsel süreçler için bir video en iyi sonucu verebilir.

Profesyonel ipucu: Bir adımın bir sonraki adıma nasıl geçtiğini gösteriyorsanız, bir akış şeması düşünün.

Görüntü Kaynağı

3. Ekibinize düzenleme gücü verin.

Paydaşlarınıza süreç belgelerini düzenleme yeteneği verin. Belgenizin izin ayarlarında yapılan bu basit değişiklik, ekibiniz arasında gidip gelmek için çok fazla zaman kazandırabilir. Süreçler zamanla değiştikçe, kuruluşunuzun içeriğinizi güncel tutabilecek birden fazla üyesi olacaktır.

4. Esnek kalın.

Unutmayın: Süreçleri belgelemenin tek bir doğru yolu yoktur. İşlem belgelerini yanlış yapmanın tek yolu, onu tamamen atlamaktır.

Dokümantasyon oluşturma şekliniz zaman içinde değişebilir. Aslında, belgenizin kendisi muhtemelen birden çok yinelemeden geçecektir. En iyi sonuçlar için esnek bir zihniyete sahip olun.

Dokümantasyona Başlarken

Süreç dokümantasyonu için en iyi uygulamaları keşfettiğinize göre artık yazmaya başlayabilirsiniz.

Unutmayın: En sık takip ettiğiniz süreçlerin adımlarını belgelemek, ekibinizi sürekli olarak tekerleği yeniden icat etmekten kurtarır. Bunun yerine ekibinizin sağlam bir temel çizgisi olacaktır. Bunun yerine, gerekirse tekerleği yenileyebilirler .