Dahili Bilgi Tabanı Uygulamanın 5 Faydası

Gittikçe daha fazla kuruluş, birçok farklı nedenden dolayı bir iç bilgi tabanı uyguluyor. İşinizi büyütürken, çalışanların bilinçli kararlar vermelerine yardımcı olabilecek paha biçilmez bilgileri bağlayabilecekleri ve alabilecekleri bir yere de ihtiyacınız vardır.

Dahili bir bilgi tabanı uygulayarak, kuruluşunuzun içindeki bu organize bilgi ve bilgi birikimiyle gelen birçok faydadan yararlanabilirsiniz. Peki, bu bilgiyi ihtiyacı olan herkesin kullanımına hazır hale getirdiğinizde tam olarak ne olur?

Daha yakından bakalım ve kuruluşunuzun neden dahili bir bilgi tabanına ihtiyacı olduğunu anlayacaksınız. Tek kelimeyle, operasyonlarınızı çok daha verimli hale getirecek ve çalışanlarınızı çok daha üretken hale getirecektir.

Tüm Departmanlarda Verimliliği Artırma

Verimliliğin öneminin hiç açıklanmasına gerek yok, ancak son birkaç yılda üretkenliğin ne kadar düştüğünü görmek çok endişe verici. Ortalama bir çalışan, çeşitli faktörler nedeniyle günde sadece 2 saat 53 dakika üretkendir ve bunun değişmesi gerekir.

Verimliliğin bu kadar düşük olmasının nedenlerinden biri, çalışanların zamanlarının çoğunu bilgi aramak için harcamalarıdır. Bu, özellikle çok sayıda çalışanı olan ve bilgi depolamak ve bulmak için uygun bir sistemi olmayan daha büyük kuruluşlar için geçerlidir.

Dağınık kutuları aramak, eski Slack mesajları arasında gezinmek veya aradığınız bilgilere sahip olabilecek bir iş arkadaşınızı bulmak zorunda kaldıysanız, bunun ne kadar zaman kaybedebileceğini bilirsiniz. Ancak, tüm gerekli verileri depoladığınız bir dahili bilgi tabanı uygularsanız, bu geçmişte kalır.

Çalışan Bağlılığını Artırma

Nişanlı ve bağlı olmayan çalışan arasındaki fark şaşırtıcıdır. Çalışan bağlılığı morali artırır, karlılığı artırır ve %41 daha düşük devamsızlık sağlar. Artan bağlılığı sağlamanın en kolay yollarından biri, tüm çalışanlarınızın bilgi tabanınıza erişmesine izin vermektir.

Kuruluştan gelen tüm bilgi ve bilgileri bilgi tabanı araçlarıyla kullanıma sunarsanız, işletmenizin her şeyden önce şeffaflığa değer verdiğini göstermiş olursunuz. Bu da güveni artıracaktır çünkü tüm çalışanlarınız döngüde tutulduklarını hissedeceklerdir.

Çalıştıkları şirkete güvenen çalışanlar, bilgi tabanınız aracılığıyla rahatlıkla yapabilecekleri bilgilerini paylaşmaya daha isteklidir. Ve modern üsler harika işbirliği özelliklerine sahip olduğundan, çalışanlarınız her zamankinden daha fazla etkileşim kurabilecek.

Gönderiler veya belgeler hakkında yorum yapmalarına, beğenmelerine, diğer meslektaşlarını etiketlemelerine, soru sormalarına, konuları takip etmelerine ve daha pek çok şeye olanak tanıyan özellikler sayesinde, işbirliği ve katılım şüphesiz artacaktır. Çalışanlarınız ister yan yana otursun, ister dünyanın farklı yerlerinden çalışıyor olsunlar, her zaman birbirine bağlı olacaklar ve şirket içinde seslerine değer verildiğini hissedeceklerdir.

Geçmiş Çalışanların Bilgilerini Korumak

Hiç kimse bir kuruluşta sonsuza kadar çalışmaz ve çalışanların bir şirketten bazılarının geçici, bazılarının kalıcı olarak ayrılmasının çeşitli nedenleri vardır. Biri işini değiştirse, emekli olsa ya da tatile gitse, beraberinde pek çok değerli bilgi ve bilgiyi de götürür.

Her çalışan işinizin önemli bir parçasıdır ve sırf artık şirketinizde olmadığı için birinin uzmanlığını kaybederseniz, bu bir felakete yol açabilir ve sorunlara yol açabilir. Neyse ki, bilgi aktarımını zahmetsizce nasıl idare edeceğinizi biliyorsanız, bunların hepsi önlenebilir.

Şirketinizde çalışan herkesi, tamamladıkları her projeyi, sordukları soruları, yazdıkları içeriği, geliştirdikleri protokolleri vb. belgelemeye teşvik edin. Bu şekilde, herhangi bir görevi ve bilgiyi bir kişiden diğerine aktarmak çok daha kolay olacaktır.

Ek olarak, konu uzmanları çalıştırıyorsanız, kullanıcıların içeriği farklı formatlarda paylaşmasına olanak tanıyan bir platform kullanmanız gerekir. Bilgi tabanınızda resim, ses, video ve metin gönderilerine izin verirseniz, uzmanların bilgileri kendileri için en uygun şekilde paylaşmasına izin vermiş olursunuz.

Uzaktan Çalışanları Güçlendirme

9 ila 5 çalışma saati günleri yavaş yavaş farklı bir çalışma biçimiyle değiştiriliyor ve bu uzaktan çalışma. Özellikle giderek daha fazla insan evden çalışmaya geçtiğinden, onlarla işbirliği yapmak için bir ofisi paylaşmak zorunda değilsiniz.

Uzaktan çalışanların sayısı her yıl artmaya devam ediyor ve bu sayı COVID-19 pandemisinin başlangıcından bu yana daha da arttı. Şirketinizde de çok sayıda uzak çalışanınızın olma olasılığı yüksektir, ancak bu, işbirliğinin zarar görmesi gerektiği anlamına gelmez.

Bulut tabanlı ve mobil uyumlu bir dahili bilgi tabanınız olduğu sürece, dünyanın neresinde olursa olsun tüm çalışanlarınız buna erişebilecektir.

Ve esnek bir çalışma modelini benimserseniz ve çalışanlarınızın istedikleri zaman işte olmalarına izin verirseniz, ihtiyaç duydukları bilgilere ihtiyaç duydukları anda ulaşabilirler. Bu nedenle, birisi belirli bir zamanda müsait olmasa bile, uzmanlıkları her zaman olacaktır.

Şirketinizden birinin zamana duyarlı bilgilere erişmesi gerekiyorsa ve kolay erişilebilir bilgi tabanı en büyük silahınızdır. Örneğin, uzaktan çalışan bir müşteri hizmetleri temsilcisinin bir müşterinin sorusuna hemen yanıt vermesi gerekiyorsa, bunu sorunsuz bir şekilde yapabilir.

Bir şirketin itibarının, bir müşteriye veya müşteriye ne kadar hızlı hizmet sunabileceğine büyük ölçüde bağlı olabileceğini unutmayın. İş alanınız çalışanlarınızın zamanında yardım etmesini gerektiriyorsa, cevapları ve bilgileri hemen bulabilecekleri bir bilgi tabanı çok önemlidir.

E-posta İhtiyacının Azaltılması

Uzun bir süre boyunca, bir kuruluştaki çalışanlar, bilgileri birbirleriyle paylaşmak için e-postalara ve çeşitli mesajlaşma platformlarına güveniyordu ve bu uygulama hala birçok işletmede mevcut. Ancak, bunun gibi içeriği paylaşmanın göze batan bir sorunu vardır ve bu da sürüm kontrolüdür.

Bir belgeyi e-posta yoluyla biriyle paylaştığınızda ve belgeyi alan kişinin düzenlemesi gerektiğinde, yeni ve güncel sürümü yeniden göndermeleri gerekir. Bazen birden fazla kişinin aynı anda bir belge üzerinde çalışması gerekir ve bu da o belgenin birçok farklı sürümüyle sonuçlanır.

Ek olarak, bu belgeyle ilgili e-posta üzerinden birden fazla bire bir konuşmalar varsa ve bu genellikle bu bilgilerin kirlenmesine yol açarsa sorunlar ortaya çıkabilir.

Çalışanlarınızı bir bilgi tabanı kullanmaya teşvik etmeyi ve birden fazla kişiyle projeler üzerinde çalıştıklarında her zaman bu bilgi tabanına gönderi göndermeyi öğrenirseniz, tüm içeriğin her zaman güncel olduğundan emin olabilirsiniz. Ayrıca zaman içinde kimin ne gibi değişiklikler yaptığını da görebileceksiniz, bu da hesap verebilirliği artıracaktır.

Son düşünceler

Burada tartıştığımız faydaların tümü spekülasyon değil, tekrar tekrar kanıtlanmış basit gerçeklerdir. Kendi bilgi tabanını uygulayan her şirket, çalışan verimliliğinde, katılımında ve çok daha fazlasında bir artış gördü.

İşletmenizin büyüklüğü ve nişi önemsizdir çünkü bu tür bilgilerin korunması ve paylaşılması herhangi bir kuruluş için faydalı olabilir. Tüm çalışanlarınızın, bilgi tabanının işlerini daha kolay ve verimli hale getirmek için orada olduğunu anladığından emin olduğunuz sürece, bunu uygulamakta herhangi bir sorun yaşamayacaksınız.