Görev Yönetiminin 5 Aşaması
Yayınlanan: 2023-03-01Bir görev amiri olarak hangi zorluklarla ve engellerle karşılaşıyorsunuz? Sayısız için, kapsam kayması, zayıf etkileşim ve çaba gecikmeleri en iyi kayıttır.
Görüneni koşullandırmak için proje yönetimi zor olabilir. Dikkatli bir planlama ve strateji oluşturmadan, gerçekten kör çalışıyormuşsunuz gibi hissedebilirsiniz.
Dolayısıyla, bir girişim yönetimi pozisyonundaysanız, en iyi seçeneğiniz temel bilgilerden başlamaktır. Burada, hangi taleplerin ne zaman tamamlanması gerektiğini çok daha iyi anlamanıza yardımcı olmak için projeleri 5 aşamaya ayıracağız.
Zorluk Yönetimi Yaşam Döngüsü
Girişim Yönetiminin 5 Aşaması
1. Aşama: Meydan Okuma Kavramı ve Başlatma
Aşama 2: Görev Düzenleme
3. Aşama: Yürütme Taahhüdü
4. Aşama: Girişim Kontrolü ve Yönetimi
5. Aşama: Taahhüt Kapanışı
İş yönetiminin geleceği her zamankinden daha parlak görünüyor.
İş Yönetimi Yaşam Döngüsü
Boyut veya kapsam ne olursa olsun, tüm projeler karşılaştırılabilir bir sürece bağlıdır. Girişim yönetiminde, bu eylem tarzına bir görevin yaşam döngüsü denir.
Bir görev yaşam döngüsü genellikle dört aşamadan oluşur: başlatma, hazırlama, yürütme ve kapatma. Bununla birlikte, bazı meydan okuma yöneticileri, izleme ve kontrol etme adı verilen beşinci bir aşamayı birleştirir.
Eklenen hareket, profesyonellerin projeyi gözlem altında tutmasına yardımcı olabilir ve sorunların derhal belirlenmesini ve ele alınmasını sağlar.
Nihai sonuç olarak, 5 dönemlik ürünler ekstra çevik olarak görülüyor ve görevlerin başarılı olmasına yardımcı oluyor. Gerçekte, Job Management Institute (PMI) ayrıca 5 dönemlik bir yaşam döngüsünü teşvik eder.
Aşağıdaki alanda, görev yönetimi yaşam döngüsündeki her aşamaya daha yakından bakacağız.
İş İdaresinin 5 Düzeyi
Her etkili iş aynı 5 aşamadan geçer: başlatma, organize etme, yürütme, kontrol etme ve kontrol etme.
1. Aşama: Meydan Okuma Kavramı ve Başlatma
Her bir proje, anlayış ve başlatma ile başlar. Bu aşama süresince, bir strateji küçük bir işletme sistemi alır, planlar, girişim sözleşmeleri ve paydaşlarla tamamlanır.
Bu aynı zamanda, iş için geniş bir yol haritası oluşturmak üzere proje gruplarının - proje yöneticisiyle birlikte - birlikte göründüğü zamandır.
Grupların bu aşamada aşağıdakilerle birlikte bir dizi soruyu ele alması gerekir:
Bu girişimin sebebi nedir?
Bazı fırsat yol blokları nelerdir?
Kilit paydaşlar kimlerdir?
Minimum miktarı veya optimum bütçesi var mı?
Bu proje ne kadar sürecek?
Bu aşamanın bir parçası olarak, proje sponsoru (taahhüdün tamamlanmasını isteyen insan) fiyat aralığını ve zaman çizelgesini onaylar.
2. Aşama: Proje Planlama
Zorluğu daha geniş bir düzeyde tanımladıktan sonra, ayrıntıları netleştirmenin zamanı geldi.
Bu aşamada, girişim yöneticisi girişimi yürütmek, kontrol etmek ve kontrol etmek için kapsamlı bir hazırlık geliştirir. Bu genellikle konum hırslarıyla başlar.
Bir zorluğun hedeflerini tanımlarken, SMART ve Crystal clear metodolojileri en yaygın olanlardır.
SMART kısaltması, Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçek görünümlü ve Zamanında anlamına gelir. Bu çerçeveyi uygulamak, planlarınızın açık bir şekilde ana hatlarıyla belirlenmiş, pratik ve ulaşılabilir olmasını sağlar.
Bir illüstrasyonda arama yapalım. Belirsiz bir hedef, "Satın alma başarısını kolaylaştıran bir uygulama geliştirmek" olabilir. SMART sürecini kullanan bu hedef, "Sipariş başarı süresini %20 azaltan bir yazılım geliştirmek" gibi bir şeye benzeyecektir.
CLEAR kısaltması İşbirlikçi, Kısıtlı, Psikolojik, Uygun ve Rafine anlamına gelir.
Bu metodolojide, proje grubu, taahhüdün son tarihi ve finansmanı dahilinde farklı ve ulaşılabilir bir amaca doğru etkilidir. Her insan bunu başarma konusunda tutkulu olmalı ve genel görev amaçlarıyla ilgili olmalıdır.
Plan ayrıca kilometre taşlarını ve teslimatları içermelidir, böylece kesinlikle herkes hangi gereksinimlerin yerine getirilmesi gerektiğini, kimin neyi ele aldığını ve kilometre taşlarının ne zaman yapılması gerektiğini bilir. Ayrıca, işlerin dökümü, bir zaman çizelgesi, bir etkileşim planı, bir tehdit azaltma yaklaşımı ve en kötü durum olasılıklarıyla birlikte sunulacak bir sistemden oluşur.
Bu aşama için programlamak için kullanabileceğiniz birkaç ideoloji vardır. Çevik iş yönetimi kullanılarak, ilerleme kaynakları başarıyla kullanılır ve müşteri gereksinimleri karşılanır.
Tüm insanları geliştirme konusunda güncel tutmanın yanı sıra, değişikliklerin kısa ve zahmetsizce yapılmasını sağlar. Çevik proje yönetimi, program ilerleme atamalarını çok daha etkili ve yetkin bir şekilde halletmeyi mümkün kılacaktır.
3. Aşama: Görev Yürütme
Planlama bölümü tamamlanır tamamlanmaz, stratejiyi uygulamaya başlamanın tam zamanı. Gerçek performansın gerçekleştirildiği burada listelenmiştir.
Bu aşamada girişim yöneticileri iş akışları oluşturur, iş gücü üyelerine sorumluluklar verir ve herkesin izlemede olduğundan emin olur. Ayrıca girişim ilerledikçe paydaşları ve ekipleri döngüde tutarlar.
Düzgün geliştirilmiş bir meydan okuma yönetim aracı sizi doğru yolda tutacak ve hedeflerinize ulaşmanıza destek olacaktır. En iyi zorluk yönetimi yazılım programının bir listesi için bu faydalı kılavuza göz atın.
Aşama 4: Girişim İzleme ve Kontrol
Aşama 4 normalde Aşama birkaç ile aynı anda çalışır. Sonuçta, bir işi kontrol etmek için, başlangıç noktasında çalışıyor olması gerekir.
Bu süre boyunca, itiraz amiri endişeleri çözmek için personeliyle birlikte çalışır. Bu, görev kapsamındaki veya varlıkların kullanılabilirliğindeki iyileştirmeleri çoğaltmak için stratejinin periyodik eleştirilerini ve güncellemelerini içerecektir.
Sisteme karşı geliştirmeye göz kulak olmak ve önemli olduğunda düzeltici hareketi dikkate almak da gerçekten çok önemlidir. Örneğin, öngörülemeyen gecikmelere veya ayarlamalara uyum sağlamak için zaman çizelgesini gözden geçirmek gerekebilir.
Bunun da ötesinde, taahhüt yöneticileri gelişimi kritik etkinlik göstergelerinden (KPI'lar) veya temel iyi sonuç öğelerinden (CSF'ler) takip edebilir. Örneğin, görevinizin rutin olup olmadığını ve bütçeyi harcayıp harcamadığını veya kesin görevlerin yerine getirilip getirilmediğini ölçebilirsiniz.
Aşama 5: Girişim Kapanışı
Bu, proje yönetimi yaşam döngüsünün önceki dönemidir. Bu, çıktıların fazlasını kabul için üstlenici sponsora teslim ettiğiniz zamandır. Tüm bu aşama boyunca, ekip dağılır ve görev için sözleşmeli işe alımlar feshedilir.
Kapanıştan kısa bir süre sonra, iş amiri, zorluktan çıkarılan derslerin yanı sıra uzun vadede kullanışlı olabilecek gerekli tüm bilgileri belgeleyen nihai bir inceleme yapar.
Grup müşterileri ve paydaşları da raporun sunulduğu süre boyunca başarısızlıklara ve başarılara odaklanır. Bu, firma genelinde işlevselliği ve verimliliği güçlendirmeye yardımcı olabilir.
İş yönetiminin öngörülebilir geleceği her zamankinden daha parlak görünüyor
Geleneksel olarak, üstlenilen yönetim kalem ve kağıtla veya ideal olarak bir elektronik tabloyla tamamlanırdı. Görevlerin karmaşıklığı ve iş gücünün dağılması nedeniyle, bu prosedürler etkisiz hale geldi.
İlerlemeyi takip etmek ve son teslim tarihlerini karşılamak, önce dijital bir çözüm gerektirir. HubSpot'un meydan okuma yönetimi yazılım paketi, şüphesiz yönetimin üstlenilmesine yardımcı olabilecek bir kaynaktır.
Bu program ile gruplar iş akışlarını kolaylaştırabilir, ilerlemelerini izleyebilir, dosya paylaşabilir ve işlerini düzenleyebilir.
Bununla birlikte, HubSpot CRM platformu, onu diğer satış ve tanıtım uygulamalarınızla kolayca birleştirmenize olanak tanır. Bu, geliştirme izlemeyi sürdürmeyi zahmetsiz hale getirme eğilimindedir ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.
Bunun da ötesinde, bilgisayar yazılımı müşterilere iş akışları hakkında gerçek zamanlı içgörüler sunarak darboğazları belirlemelerine ve uygun şekilde düzenleme yapmalarına olanak tanır.
Yani, taahhüt yönetiminizi derecelendirmenin yollarını arıyorsanız, işte olasılığınız. Ekibinizin ilerleyişini gözlemlemek ve verimliliği artırmak için iş akışlarınızı düzene sokmak için görev yönetimi şablonunuzu ele geçirin.
