Paydaş Yönetimi için Eksiksiz Kılavuz

Başarılı projeler, kuruluş genelindeki paydaşlardan destek alır. Bu nedenle, herhangi bir girişim için paydaş yönetimi esastır.

Paydaş yönetimi, iletişimi açık tutarken liderlerin ihtiyaçlarını belirlemenizi ve karşılamanızı sağlar.

Bu yazıda paydaş yönetiminin ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve paydaş yönetimi planının nasıl oluşturulacağını öğreneceksiniz.

İçindekiler

Paydaş yönetimi neden önemlidir?

Paydaşların çıkarları ve ihtiyaçları göz ardı edildiğinde projeler başarısız olur. Bu, projenin başarısını tehlikeye atabilecek kilit paydaşların sahiplenme eksikliğine yol açar.

Paydaşlar ihtiyaçlarının karşılandığını hissettiklerinde, projeyi destekleme olasılıkları daha yüksektir. Öte yandan, ihtiyaçları karşılanmazsa girişiminizi engellemeye çalışabilirler. Paydaş yönetimi, projenizin sorunsuz çalışmasını sağlayan pozitif ilişkiler kurmanıza yardımcı olur.

Etkili bir paydaş yönetimi stratejisi size şu konularda yardımcı olabilir:

• Paydaşlar arasındaki çatışmalardan kaçının veya bunları çözün.
• Kilit paydaşlardan güvenli katılım ve destek.
• Paydaşlarla etkili iletişim kurun.
• Paydaşların beklentilerini yönetin.
• Proje boyunca paydaş katılımını izleyin.

Paydaş Yönetiminin Faydaları

Etkin bir paydaş yönetimi stratejisinin birçok faydası vardır:

• Geliştirilmiş iletişim. Paydaşların ilgi alanlarını ve ihtiyaçlarını belirleyerek, iletişiminizi onların özel ihtiyaçlarına göre şekillendirebilirsiniz. Bu, mesajlarınızın alınmasını ve anlaşılmasını sağlar.
• Artan satın alma. KPMG'ye göre, projelerin %61'inde yüksek oranda ilgili sponsorlar var. Paydaşlar, ilgilerinin ve ihtiyaçlarının dikkate alındığını hissettiklerinde, projeyi destekleme olasılıkları daha yüksektir.
• Azaltılmış riskler. Paydaşlarla etkileşim kurarak potansiyel riskleri erkenden belirleyebilir ve bunları önlemek veya azaltmak için adımlar atabilirsiniz. Bu, projenin genel riskini azaltmaya yardımcı olabilir.
• Geliştirilmiş performans. Etkili bir paydaş yönetimi stratejisi, kaynakları optimize etmenize ve proje faaliyetlerini paydaş çıkarlarıyla uyumlu hale getirmenize yardımcı olabilir. Bu, proje performansının iyileştirilmesine yol açabilir.

Paydaş Yönetim Süreci İçerisinde

Paydaş yönetimi bazıları için sezgisel görünse de, daha resmi bir yol haritasıyla sistematik olarak güven oluşturmaya başlayabilirsiniz.

Aşağıdaki altı adım, paydaş önceliklerini ve bu ihtiyaçları nasıl karşılayabileceğinizi anlamanıza yardımcı olabilir.

1. Paydaşları tanımlayın.

Stary, projenizi hem olumlu hem de olumsuz yönde etkileyebilecek tüm bireyleri ve grupları belirleyerek . Bu, iç paydaşları (ekip üyeleri gibi) ve dış paydaşları (müşteriler veya tedarikçiler gibi) içerir.

Paydaşlarınızı belirlemek için kendinize aşağıdaki soruları sorun.

• Projenizden kimler etkilenecek?
• Projenizle kim ilgileniyor?
• Projenizi etkileme gücü kimde?
• Projenizin başarısız olmasını kim ister?
• Projenizin başarılı olmasını kim ister?

2. Paydaşlara öncelik verin.

Tüm paydaşlarınızı belirledikten sonra, bir sonraki adım önceliklendirmedir. Bu, dikkatinizi projenizin başarısı için en önemli olan paydaşlara odaklamanıza yardımcı olacaktır.

Beklentilerinin nerede olduğunu, etki düzeylerini, sizden hangi bilgileri isteyeceklerini ve ekibinizden ne sıklıkta raporlama istediklerini belirlemelisiniz. Kilit liderlere öncelik vermenize yardımcı olması için paydaş haritasını kullanabilirsiniz.

Bir Paydaş Haritalama Alıştırması Gerçekleştirin

Görüntü Kaynağı

Yukarıdaki paydaş haritalama alıştırması, liderleri ikiye ikilik bir tablo üzerinde çizmenizi ister. Bir eksen, güç ve diğer ilgi olarak etiketlenmiştir.

Güç ekseninde, her bir paydaşı projeyi etkileme yeteneklerine göre derecelendirirsiniz. İlgi ekseninde, her paydaşı projeye olan ilgi düzeyine göre derecelendirirsiniz. Bu size, hangi paydaşlarla etkileşime geçmenin en önemli olduğu ve bunun en iyi nasıl yapılacağı konusunda net bir resim verecektir.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere paydaşları haritalandırmanın birkaç farklı yolu vardır:

• RACI matrisi. Bu, paydaşları projeye katılım düzeylerine göre derecelendirmek için R (sorumlu), A (sorumlu), C (danışılan) ve I (bilgilendirilmiş) harflerini kullanan popüler bir paydaş haritalama yöntemidir.
• Güç/çıkar ızgarası. Bu, katılımı önceliklendirmek için kullanılabilecek paydaşları haritalandırmanın basit bir yoludur. Aynı zamanda Salience modeli olarak da bilinir.
• Etki/etki matrisi. Bu, her paydaşın proje üzerindeki potansiyel etkisini değerlendirmek için kullanılabilecek daha ayrıntılı bir paydaş haritalama yöntemidir.

3. Paydaşların ihtiyaçlarını ve ilgi alanlarını değerlendirin.

Başarılı bir paydaş yönetim planının anahtarı, paydaşlarınızı anlamaktır. Bu, projeden ne istediklerini ve onlarla en iyi nasıl ilişki kuracağınızı değerlendirmenize yardımcı olacaktır.

Bu aşamada kendinize aşağıdaki soruları sorun.

• İhtiyaçlarını, önceliklerini ve sorunlarını anlıyor musunuz?
• Projeyi etkileme güçleri var mı?
• Projenin sonucunda ne tür finansal veya duygusal çıkarları var?
• Onları ne motive ediyor?

Bu soruların cevaplarını anlayarak, her bir lidere uyan bir paydaş yönetim planı geliştirebilirsiniz.

4. Paydaş güdülerini tanımlayın.

Paydaşlarınızı belirleyip değerlendirdikten sonra, onların amaçlarını tanımlamaya başlayabilirsiniz. Bu, projeden ne istediklerini ve onlarla en iyi nasıl etkileşim kuracağınızı anlamanıza yardımcı olacaktır.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere paydaş güdülerini tanımlamanın birkaç yolu vardır:

• Röportajlar. Projeyle ilgili görüşlerini almak için paydaşlarla görüşebilirsiniz. Bu şahsen, telefonla veya e-posta yoluyla yapılabilir.
• Anketler. Projeyle ilgili geri bildirimlerini almak için paydaşlara anketler gönderebilirsiniz. Bu, çok sayıda paydaştan veri toplamanın hızlı bir yoludur.
• Odak grupları. Projeyle ilgili girdilerini almak için paydaşlarla odak grupları düzenleyebilirsiniz. Bu, fikir üretmek ve sorunları belirlemek için kullanılabilir.

Paydaş güdülerini anlayarak, onların ihtiyaçlarını ve ilgi alanlarını karşılayan etkili bir paydaş yönetim planı geliştirebilirsiniz.

5. Katılım için bir plan geliştirin.

Paydaş katılımının amacı, beklentileri yönetmek ve ilişkiler kurmaktır. Bu, aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç farklı yöntemle yapılabilir:

• Sık iletişim. Paydaş katılımının en önemli yönü budur. Paydaşları proje hakkında güncellemek ve geri bildirim almak için düzenli olarak iletişim kurmalısınız. Bu, yüz yüze toplantılar, telefon görüşmeleri, e-postalar veya proje yönetimi yazılımı gibi çevrimiçi araçlar aracılığıyla yapılabilir. Her paydaşın kendi iletişim stratejisine ihtiyacı olabilir.
• Danışma. Bu, karar alma sürecinde paydaşlara danışmayı içerir. Bu, toplantılar, anketler veya odak grupları aracılığıyla yapılabilir.
• İşbirliği. Bu, görevleri tamamlamak veya hedeflere ulaşmak için paydaşlarla çalışmayı içerir. Bu, birlikte yaratma, ortak planlama veya ortak karar verme yoluyla yapılabilir.

Çeşitli liderlerle ilişki kurmanın en iyi yolu, paydaşa ve projeye bağlı olacaktır. Katılım planınızı her bireye göre uyarlamanız gerekir.

Paydaş Yönetim Planı Şablonları

Paydaşları belirledikten sonra, her grup için yönetim planları geliştirme zamanı.

Aşağıdaki şablonlar, katılım planları oluşturmanıza ve paydaş iletişiminizi düzenlemenize yardımcı olabilir.

Asana

Paydaş yönetiminde yeniyseniz, Asana'nın bu şablonu düzenli kalmanız için basit bir yol sunar. Bu planda, her bir paydaşı, projenize olan ilgi düzeylerini ve işinizde ne kadar etkili olduklarını yazarsınız.

Ardından, iletişim tercihlerini belirlemek için bir kutuyu işaretleyebilirsiniz. Bu, ekibinizden ne sıklıkta haber almak istediklerini ve sizinle nasıl iletişime geçmenizi istediklerini içerir.

Sevdiğimiz şey: Bu şablonla, bir bakışta hangi liderinizin hızlı bir Slack'i resmi bir e-postaya tercih ettiğini bilirsiniz.

Proje Yönetimi Dokümanları

Daha ayrıntılı bir katılım planı arıyorsanız, Project Management Docs'tan bu seçeneği göz önünde bulundurun. Bu belge ile projenizin vizyonunu ve girişiminizin hangi departmanları etkileyeceğini tam olarak ortaya koyabilirsiniz.

Sevdiğimiz şey: Bu şablon, her paydaşın projeniz için önem düzeyini belirlemek için kullanabileceğiniz çizelgeler ve tablolar içerir. Beyin fırtınası yapmak ve son taslağınızı özetlemek için bu belgeyi kullanabilirsiniz.

Bilgi Kulübesi

Bir katılım planı yazmak için eksiksiz bir rehber arıyorsanız, KnowledgeHut size yardımcı olmak için burada. Bu şablon, paydaşları belirlemenize ve her kişinin katılımı için bir zaman çizelgesi oluşturmanıza yardımcı olan bölümler içerir. Maliyetleri ve insan kaynakları katılımını da takip edebilirsiniz.

Sevdiğimiz şey: Bu şablon, paydaş verileriyle doldurabileceğiniz çizelgeler içerir. Takılırsanız, her bölüm yol boyunca size rehberlik edecek öz-yansıtma için yararlı sorularla birlikte gelir.

PM-Eğitim

Paydaşlarınızı yönetmek için basit bir elektronik tablo arıyorsanız, başka yere bakmanıza gerek yok. PMTraining'in bu şablonu, paydaşları yönetmek için basit bir yaklaşım sunar.

Sevdiğimiz şey: Bu şablon, kimlerin dahil olduğunu, projeniz için ne yapmaları gerektiğini ve onları nasıl meşgul etmeyi planladığınızı gösterir. Tek sayfalık bir paydaş yönetimi kılavuzu geliştirmenin hızlı bir yolunu arıyorsanız, işte budur. Ayrıca, her şey Google Dokümanlar'da düzenlenebilir.

Paydaş Yönetimi İçin İpuçları

Paydaş yönetimini resmileştirmek ezici bir süreç gibi gelebilir. İster yeni başlıyor olun, ister yılların deneyimine sahip olun, aşağıdaki ipuçları başarılı bir paydaş yönetimi sağlamanıza yardımcı olabilir.

1. Projenin amacını tanımlayın.

PMI'ye göre, iş ve proje hedefleri arasındaki uyum eksikliği nedeniyle projelerin %44'ü başarısız oluyor.

Paydaşlarla ilişki kurmaya başlamadan önce, projenin amacını tanımlamanız çok önemlidir. Bu, kiminle etkileşime geçmeniz gerektiğini ve hedeflerini belirlemenize yardımcı olacaktır.

2. Rolleri ve sorumlulukları tanımlayın.

Bir projenin başlangıcında, her bir paydaşın rollerini ve sorumluluklarını açıkça tanımlayın. Bu, herkesin projeye katılımı konusunda net olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

3. Düzenli iletişim kurun.

Başarılı bir paydaş yönetimi için düzenli iletişim şarttır. Paydaşları proje hakkında düzenli olarak bilgilendirmeli ve geri bildirimlerini almalısınız.

Paydaş iletişiminde stratejik hedefleriniz her zaman net olmalıdır. Bu, ekibinizin paydaş beklentilerini yönetmesine ve olumlu ilişkiler kurmasına olanak tanır.

4. Şeffaf olun.

Paydaşlarla proje hakkında şeffaf olmak önemlidir. Bu, güven oluşturmaya ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

5. Geribildirim isteyin.

Başarılı bir paydaş yönetimi için geri bildirim önemlidir. Projenin her aşamasında paydaşlardan geri bildirim almalısınız.

Önerilerini takip edin ve içgörülerini uygulayın. Ardından, desteklerini daha fazla kazanmak için çözümlerini nasıl uyguladığınızı rapor edebilirsiniz.

6. Doğru yazılımı seçin.

Bugün, her dört ekipten yalnızca biri proje yönetimi yazılımı kullanıyor. Bu araçlardan birini uygulamak, organize olmanıza yardımcı olabilir.

Bu, Basecamp veya Asana gibi proje yönetimi yazılımlarından Google Drive veya Trello gibi işbirliği yazılımlarına kadar uzanır. Projenizin ihtiyaçlarına en uygun teknoloji yığınını seçin.

7. Esnek olun.

Paydaş yönetimi herkese uyan tek bir süreç değildir. Esnek olmalı ve yaklaşımınızı birlikte çalıştığınız her bireye göre uyarlamalısınız.

Etkili Bir Paydaş Yönetim Planı Oluşturun

Paydaşlar, projenizi etkileme gücüne sahiptir, bu nedenle liderlerin ihtiyaçlarını ön planda tutarken onlarla bağlantı kurması işlerin sorunsuz yürümesine yardımcı olacaktır.

Doğru yolda kalmak için paydaş yönetimi stratejinizi geliştirirken bu ipuçlarını aklınızda bulundurun.