KPI nedir? İşletmeniz İçin En İyi KPI'ları Nasıl Seçersiniz?

“KPI nedir?” sorusu birçok toplantıda gündeme gelir. Şirketinizi ölçeklendirmek istiyorsanız, KPI'ları ve bunların işletmenizin büyümesine nasıl yardımcı olabileceğini merak ediyor olabilirsiniz.

Anahtar performans göstergeleri (KPI'ler) aracılığıyla performansı gözden geçirmek, hedefi tutturduğunuzda veya yetersiz kaldığınızda ekibinize haber verir. Ancak işletmeniz için doğru KPI'ları nasıl seçersiniz?

Bu gönderide, KPI'nın ne olduğu, hangi KPI'lara odaklanmanız gerektiği ve işletmeniz için en önemli metriklere nasıl odaklanabileceğiniz konusunda size yol göstereceğiz.

Okumaya devam edin veya aradığınız bölüme atlayın:

• KPI nedir?
• KPI'lar neden önemlidir?
• Temel Performans Göstergelerinin Türleri
• KPI'lar ve Metrikler
• OKR ve KPI
• KPI'lar Nasıl Belirlenir
• KPI Örnekleri
• KPI'lar Nasıl Ölçülür?

Bir KPI, ister tek seferlik bir kampanya, isterse uzun vadeli bir girişim için olsun, ekiplerin ilerlemelerini izlemelerine, sonuçları iyileştirmelerine ve yolda kalmalarına yardımcı olabilir.

İşletmeler, en üst hedeflerine ulaşıp ulaşmadıklarını anlamak için KPI'ları kullanır. Bu KPI'lar genellikle kuruluşun genel sağlığını ve performansını izler.

Departmanlar, çabalarının değerini işletmeye göstermek için KPI'ları kullanır. Bu performans göstergeleri, ekiplerin belirlenen sonuçlara doğru çalışmasına ve bu hedeflerin önünde duran sorunları çözmesine yardımcı olur.

Ve çalışanlar, bireysel çabalarının proje, ekip ve organizasyon hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu anlamak için KPI'ları kullanır.

KPI'lar ayrıca aşağıdakilerin etkinliğinin izlenmesine yardımcı olabilir:

• Projeler
• süreçler
• kampanyalar
• Stratejik değişiklikler

Bir KPI, diğer ekiplerin ne üzerinde çalıştığını bir bakışta görmeyi kolaylaştırdığından, bölümler arası işbirliği için de yararlıdır. KPI'lar şirketlere önsezilerinin doğru olup olmadığını ve yaptıklarının işe yarayıp yaramadığını söyler.

Önemli not: KPI'lar en temel göstergelerinizi ölçmelidir.

Örneğin, sosyal medya ekibiniz, KPI olarak hizmet edebilecek tonlarca veri noktasına sahip olabilir. Ancak, yalnızca daha geniş iş hedefleriyle uyumlu olanları seçmelidirler. Diyelim ki marka bilinirliği. Bu durumda, takipçi sayısı, gönderi erişimi ve gösterimler, büyük olasılıkla ölçülecek sosyal medya KPI metrikleri olacaktır.

Bunu akılda tutarak, KPI'lara sahip olmak, işinizi en çok etkileyecek birkaç hayati metriğe odaklanmanızı daraltmak anlamına gelir.

KPI'lar neden önemlidir?

Dünyanın dört bir yanındaki insanlar 2020'de 64,2 zettabayt üretti ve tüketti. Ve Statista'ya göre bu sayı 2025 yılına kadar 181 zettabayta ulaşacak.

Bir zettabayt ne kadardır? Bir milyar terabayt. Ve bir terabayt ne kadar? Yaklaşık bir trilyon bayt. Bu çok fazla bilgi. Bu, işletmenizin her zamankinden daha fazla bilgi işlediği anlamına gelir.

Sürekli büyüyen bu veri yığınını işlerken, bunaltıcı gelmeye başlayabilir. Örneğin, satış ölçümleriyle ilgili bu gönderi, bir satış yöneticisinin bir ayda izleyebileceği 140'tan fazla ölçümü özetlemektedir. Bunlar, satış görevlilerinin başarılı olmasına yardımcı olabilecek değerli metriklerdir. Ancak haftalık ölçümleri ekleyin ve çalışanların %80'inin aşırı bilgi yüklemesinden muzdarip olması şaşırtıcı değil.

KPI'yi girin. İşletmeniz veya ekibiniz için bir KPI seçtiğinizde, çabalarınızın odağını daraltır. Bu tek strateji, ekibinizin en anlamlı olanın etrafında toplanmasına yardımcı olabilir. Ekipleri daha hızlı sonuç almaya, daha üretken olmaya ve gerektiğinde faydalı değişiklikler yapmaya itebilir.

Bir KPI, bir sayıdan daha fazlasıdır. Bu bir mesaj, ekibinize birlikte belirlediğiniz hedeflere doğru ilerleyip ilerlemediğinizi gösteren bir hikaye. Temel performans göstergeleri yardımcı olabilir:

• Üst düzey hedefleri akılda tutun
• Soyut fikirleri yönetilebilir hedeflere dönüştürün
• Aşırı veri yüklemesini azaltın

Güçlü KPI'lar, işletmenizin zamandan tasarruf etmesine, kritik içgörüler elde etmesine, yönetime rehberlik etmesine ve işletmenizi uzun vadeli bir büyüme yolunda tutmasına yardımcı olabilir.

KPI'lar çok kritik olduğundan, işletmeniz için doğru KPI'ları belirlemek çok önemlidir. Yanlış KPI, en güçlü takımı bile bozabilir.

Örneğin, pazarlama ekibinizin büyüme hedefleri için bir KPI seçtiğini varsayalım. Arama motoru sonuçlarında sıralama bir blog için önemlidir, bu nedenle 1 numaralı anahtar kelime sıralaması miktarı iyi bir KPI gibi görünebilir.

Peki ya blogunuzun en üst sıradaki anahtar kelimeleri işletme hedeflerinizle alakalı değilse? Bu anahtar kelimelerin trafik hacmi düşükse veya nitelikli potansiyel müşterilere bağlanmıyorsa ne olur? Bu durumda, organik trafik muhtemelen daha iyi bir KPI'dır.

Doğru KPI'yı seçmek biraz fazla araştırma gerektirebilir, o yüzden farklı KPI türleri hakkında konuşalım.

Temel Performans Göstergelerinin Türleri

Bir işletmenin ölçebileceği birçok farklı performans göstergesi olsa da, çoğu iki kategoriye girer:

Nicel KPI'lar

Nicel bir KPI, bir hedefe yönelik ilerlemeyi ölçmek için sayıları kullanır. KPI'ların çoğu, kapatılan satışların sayısı, müşteri hizmetleri biletleri veya yıllık gelir gibi niceldir.

Görüntü Kaynağı

Niteliksel KPI'lar

Nitel bir KPI, müşteri yorumları veya çalışan katılımı gibi sayısal olmayan verileri izler. Nitel araştırmalardan nicel veriler elde etmenin yolları olsa da, bu KPI'lar sayısal olmayan verilere odaklanır.

Örneğin, bir şirketin yeni bir ürünü çevrimiçi olarak piyasaya sürdüğünü varsayalım. Ürün listeleme yayınlanır yayınlanmaz, aşağıdakiler gibi nicel metrikleri takip edecekler:

• Ürün satışları
• Terk edilmiş arabalar
• Ürün sayfası görünümleri

Aynı zamanda şirket, ürün incelemeleri ve müşteri anketleri gibi nitel verileri de takip edecek. Bu, ekibin insanların ürüne nasıl tepki verdiğini ve ürünü nasıl geliştirmeye devam edeceğini anlamasına yardımcı olabilir.

Görüntü Kaynağı

Çoğu işletme, performansı izlemek için birden fazla KPI kullanır ve belirli bir hedefe ulaşmak için KPI'ları birleştirebilir.

Şirketlerin iş hedeflerine odaklanmak için kullandıkları başka önlemler de var.

Diğer Temel Performans Göstergeleri

Öncü KPI'lar : Bu, bir işletmenin bir değişikliğe olası yanıtları ölçmesine yardımcı olan nicel verilerdir. Örneğin, bir SaaS işletmesi yeni bir özellik başlatmayı planlıyorsa, öncü göstergeler gelecekteki sonuçları yansıtmasına yardımcı olabilir.

Gecikmeli KPI'lar : Bu, değişikliğin beklentileri karşılayıp karşılamadığını izlemek için bir değişiklikten sonraki sonuçları ölçer. Bunlara bazen çıktı göstergeleri de denir. Örneğin, yukarıdaki SaaS iş lansmanından sonra gecikme göstergeleri, sürümün gerçek sonuçlarını gösterecektir.

Öncü ve gecikmeli KPI'lar, ekiplerin düzeltmeleri erken yapmasına yardımcı olabilir. Bu, iş zamanından, çabadan ve zaman içinde yatırımdan tasarruf sağlayabilir.

Giriş KPI'ları : Bunlar, bir işletmenin bir kampanya, proje veya süreç için ihtiyaç duyduğu kaynakları izler.

Süreç KPI'ları : Süreç KPI'ları, yeni bir sürecin ne kadar iyi çalıştığını izler ve potansiyel değişiklikleri hedeflemeye yardımcı olur. Örneğin, ortak bir işlem KPI'sı, bir destek biletini kapatmak için geçen süredir.

Pratik KPI'lar : Bunlar, mevcut şirket içi süreçleri ve işin diğer bölümlerini nasıl etkilediklerini izler.

Yönlü KPI'lar : Bu KPI'lar genel şirket performansına bakar. Şirket içindeki trendlere veya rakiplere kıyasla odaklanabilirler.

Eyleme Geçirilebilir KPI'lar : Bunun gibi göstergeler, bir şirketin şirket içi iş değişikliklerini ne kadar iyi taahhüt ettiğini ve uyguladığını izler. Örnekler, kültür değişikliklerini, çalışan duyarlılığını veya DEI girişimlerini izleyen KPI'ları içerir. Bunlar genellikle belirli bir süre içindeki ilerlemeyi ölçer.

KPI'lar ve Metrikler

Okuldayken bir karenin paralelkenar olabileceğini öğrenmiş olabilirsiniz, ancak her paralelkenar kare değildir. Aynısı KPI'lar ve metrikler için de geçerlidir.

Bir KPI bir metrik olabilirken, her metrik bir KPI değildir. Bunun nedeni, KPI'ların belirli bir hedefe yönelik ilerlemeyi izlemesidir. KPI, performansın önemli bir ölçüsüdür.

Ekibiniz bir KPI seçtiğinde, belirli bir metriğe ve bu hedefe ulaşmanın işin büyümesine nasıl yol açabileceğini taahhüt ederler. KPI'lar ayrıca bilgi kapsamını, stajyerlerden paydaşlara kadar herkesin bilmesi gereken verilere kadar daraltır.

Bu, metriklerin etkili olmadığı anlamına gelmez. Ekibiniz belirli sorunları çözerken ve süreçler oluştururken izleyeceğiniz birçok ölçüm vardır. Buna karşılık, bu metrikler ekibinizin KPI'larınızı karşılamasına yardımcı olabilir.

KPI Metrikleri Örneği

İşte bir örnek. Ekibinizin, satış ekibinizin daha nitelikli müşteri adayları oluşturması için bir blog oluşturduğunu varsayalım. Bu proje için KPI'lar:

Bunlar, ekibinizin yeni bir blog başlatmanın zaman ve çabasının işletme için buna değdiğini göstereceğine inandığı temel performans göstergeleridir.

Aynı zamanda, daha önce bir blog başlattıysanız, aşağıdakiler gibi izlenecek başka birçok ölçüm olduğunu bilirsiniz:

• nişan zamanı
• Çıkma Oranı
• Kullanıcı başına görüntüleme
• Geri bağlantılar
• Alan Kurumu

Bu ölçümler, ekibinizin sorunları çözmesine, doğru blog konularını seçmesine ve kullanıcı deneyimini iyileştiren değişiklikler yapmasına yardımcı olacaktır.

Metrikler, blog üzerinde çalışan ekip için daha iyi hale getirebilmeleri için çok önemlidir. Aynı zamanda, metrikler genellikle her paydaş için çok fazla ayrıntıdır. Bu örnekte, blog ekibinizin KPI'larını karşılamaya yardımcı olması için başka metriklere ihtiyacı var.

OKR ve KPI

Hedefler ve Anahtar Sonuçlar (OKR) ve KPI'ler genellikle birbirinin yerine kullanılır çünkü her iki terim de izlenen ve ölçülen hedeflere atıfta bulunur. Ancak niyetleri farklıdır.

Basitçe söylemek gerekirse, KPI'lar işletmenizin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını gösterir. Şirketin önceden belirlenmiş bir hedefe ulaşmak için ne yaptığını size anlattıklarından genellikle sağlık ölçümleri olarak adlandırılırlar.

OKR'ler ise, bu hedeflere ulaşmada başarıyı ifade edecek kilit sonuçlarla birlikte işletmeniz için geniş hedeflerdir. İşletmenin büyük resim vizyonuna hitap eden agresif ve iddialı hedeflerdir.

Örneğin, bir teknoloji şirketinin 2021'de sektörlerinde en iyi 10 sağlayıcıdan biri olma hedefi olduğunu varsayalım. Bunların temel sonuçları şunlar olabilir:

• 3. Çeyrek'e kadar 1.000 yeni müşteri kazanın.
• Her ay 3.000 müşteri adayı oluşturun.
• Yıllık üyelik satışlarını %30 artırın.

KPI'lar ölçeklendirme için ideal olsa da OKR'ler çarpıcı büyüme için tasarlanmıştır. Daha hırslıdırlar ve ekipleri yeteneklerini geliştirmeye zorlarlar.

KPI'lar OKR'nizde anahtar sonuçlar olsa da, bunun tam tersinin genellikle doğru olmadığını da not etmek önemlidir.

Örneğin, pazarlama ekibinizin KPI'sı yukarıdaki örnekte belirtildiği gibi 3.000 müşteri adayı olabilir. Ancak, daha geniş bir vizyona hitap eden ve daha esnek bir zaman çizelgesine sahip olan herhangi bir departmanın "En İyi 10" hedefini KPI'ları olarak listelemesi pek olası değildir.

KPI'larınızı ölçebilmeniz için önce hangi metriklerin izleneceğini belirlemeniz gerekir. Bu büyük ölçüde hedeflerinize ve ekibinize bağlı olacaktır.

Bunu daralttıktan sonra hedeflerinizi belirleyin. Genellikle geçmiş performans ve endüstri standartları dahil olmak üzere faktörlerin bir kombinasyonuna dayanırlar.

Ayrıca kim, ne zaman ve neden sorularını yanıtlamanız gerekecek. Bu KPI'dan kim sorumludur? Ekibinizde bu KPI'yı yöneten kişiyi tanımlayın, böylece performansı etkileyebilecek engellerle başa çıkarken gidilebilecek kişi olabilir. Ayrıca ilerleme hakkında rapor vermekten de sorumlu olacaklar.

"Ne zaman" konusuna gelince, bu hedeflere ulaşmak için zaman çizelgesini bilmeniz gerekir. Birçok işletme bunları aylık veya üç aylık olarak belirler, ancak zaman çizelgeniz ekibinize bağlı olarak daha kısa veya daha uzun olabilir.

Son olarak: neden. KPI'larınızı ölçerken akılda tutulması gereken en önemli şey budur. Hedeflerinizin net bir şekilde belirlenmesi, ekibinizi motive etmeye yardımcı olabilir ve herkesin gittiğiniz yönde hizalandığından emin olabilir.

Bu süreci daha basit hale getirmeye yardımcı olabilecek birkaç adımı gözden geçirelim.

1. İş hedeflerinizle doğrudan ilgili KPI'ları seçin.

KPI'lar, şirketinizin bir hedefe göre performansını ölçmek için kullanılan ölçülebilir ölçümler veya veri noktalarıdır. Örneğin, bir KPI, satışları artırma, pazarlama çabalarınızın yatırım getirisini iyileştirme veya müşteri hizmetlerini iyileştirme hedefinizle ilgili olabilir.

Şirket hedefleriniz nelerdir? İyileştirme veya optimizasyon için herhangi bir önemli alan belirlediniz mi? Yönetim ekibiniz için en büyük öncelikler nelerdir?

Bu soruları yanıtlamak, markanız için doğru KPI'ları belirlemeye sizi bir adım daha yaklaştıracaktır.

2. Şirketinizin büyüme aşamasını düşünün.

Şirketinizin aşamasına bağlı olarak - başlangıç ​​ve işletme - belirli metrikler diğerlerinden daha kritik olacaktır.

İlk aşamadaki şirketler tipik olarak iş modeli doğrulamasıyla ilgili verilere odaklanırken, daha köklü kuruluşlar edinme başına maliyet ve müşteri yaşam boyu değeri gibi metriklere odaklanır.

İşte çeşitli büyüme aşamalarındaki şirketler için potansiyel kilit performans göstergelerine birkaç örnek:

3. Hem gecikmeli hem de önde gelen performans göstergelerini belirleyin.

Gecikmeli ve öncü göstergeler arasındaki fark, esasen nasıl yaptığınıza karşı nasıl yaptığınızı bilmektir. Öncü göstergeler, gecikmeli göstergelerden mutlaka daha iyi veya tam tersi değildir. Sadece ikisi arasındaki farkların farkında olmalısınız.

Gecikme göstergeleri, zaten olmuş bir şeyin çıktısını ölçer. Geçen ayki toplam satışlar veya yeni müşteri sayısı veya verilen profesyonel hizmet saatleri, gecikmeli göstergelere örnektir. Bu tür metrikler, çıktılara odaklandıkları için yalnızca sonuçları ölçmek için iyidir.

Öte yandan öncü göstergeler, gelecekte bir hedefe ulaşma olasılığınızı ölçer. Bunlar, olacakların habercisi olarak hizmet ediyor. Dönüşüm oranları, satış fırsatı yaşı ve satış temsilcisi etkinliği, öncü göstergelere sadece birkaç örnektir.

Geleneksel olarak çoğu kuruluş yalnızca gecikmeli göstergelere odaklanmıştır. Bunun ana nedenlerinden biri, olaylar zaten gerçekleştiği için ölçülmesinin kolay olma eğiliminde olmasıdır. Örneğin, son çeyrekte kazanılan müşteri sayısına ilişkin bir rapor almak kolaydır.

Ancak geçmişte olanları ölçmek ancak çok yardımcı olabilir.

Öncü göstergeleri, hedeflerinize ulaşma yolunda olup olmadığınızı belirlemenize yardımcı olabilecek trendler ortaya çıkmadan önce geldikleri için iş sürücüleri olarak düşünebilirsiniz. Hangi öncü göstergelerin gelecekteki performansınızı etkileyeceğini belirleyebilirseniz, başarı için çok daha iyi bir şansınız olacaktır.

Her işte büyüme hedeftir. KPI'lar, ilerlemenizi izlemenize ve şirketiniz için önemli olan herhangi bir şekilde büyümek için aşamalı olarak ölçeklendirmenize yardımcı olur.

4. Bir yığın veri yerine birkaç temel ölçütlere odaklanın.

İşletmeniz için KPI'ları belirlemeye başladığınızda, daha azı daha değerlidir. Ölçmek ve raporlamak için düzinelerce metrik seçmek yerine, sadece birkaç temel metrik üzerinde odaklanmalısınız.

Çok fazla KPI izlerseniz, verilere boğulabilir ve odağınızı kaybedebilirsiniz.

Tahmin edebileceğiniz gibi, her şirket, endüstri ve iş modeli farklıdır, bu nedenle sahip olmanız gereken KPI miktarı için kesin bir sayı belirlemek zordur. Ancak, hedeflenen iyi bir sayı, hedef başına iki ila dört KPI arasındadır. Nerede durduğunuza dair iyi bir fikir edinmeniz için yeterli ama önceliğin olmadığı yerde çok fazla değil.

KPI Örnekleri

Kuruluşunuzun iş modeli ve faaliyet gösterdiğiniz sektör, seçtiğiniz KPI'ları etkileyecektir.

Örneğin, bir B2B hizmet olarak yazılım (SaaS) şirketi, müşteri kazanımına ve müşteri kaybına odaklanmayı seçebilirken, gerçek bir perakende şirketi, metrekare başına satışlara veya ortalama müşteri harcamasına odaklanabilir.

İşte bazı endüstri standardı KPI'lara birkaç örnek:

Bazı KPI'lar basit olsa da, işletmenizin belirli hedefleri hedeflemesine yardımcı olabilecek KPI'ları oluşturmak daha zor olabilir. İşletmeler için bu temel performans göstergeleri örnekleri, işletmeniz için doğru KPI'ya ilham verebilir.

Pazarlama TPG'leri

Pazarlama için KPI'lar, pazarlama çabalarının etkinliğini izlemenize yardımcı olabilir. Belirli kampanyaların ve girişimlerin değerini anlamanıza ve farklı medya kanallarını değerlendirmenize yardımcı olabilir.

Örneğin, bu video, sosyal medya için KPI'ların nasıl ayarlanacağını özetlemektedir:

Bunlar, en iyi pazarlama KPI'larından bazılarıdır:

• Yatırım Getirisi (ROI)
• Bir Müşterinin Yaşam Boyu Değeri (LTV)
• Müşteri Edinme Maliyeti (CAC)
• Dönüşüm oranı

Daha fazla KPI fikri için şu kaynaklara göz atın:

Satış KPI'ları

Satış, sayılara dayalı bir faaliyettir ve bu, KPI seçimini daha da önemli hale getirir. Satış KPI'ları bireysel, ekip, departman veya organizasyonel çabaları ölçebilir. Ayrıca satış ekiplerinin vardiya yapmasına ve hedef ve öncelikli değişikliklere yanıt vermesine yardımcı olabilirler.

Bunlar bazı yaygın satış KPI'larıdır:

• Aylık satış büyümesi
• Temsilci başına aylık aramalar (veya e-postalar)
• Anlaşma şansı oranı
• Ortalama satın alma değeri

Daha fazla KPI fikri için şu kaynaklara göz atın:

Hizmet KPI'ları

Müşteri hizmetleri KPI'ları, destek ekiplerinin performansını izleyebilir. Ayrıca servis yöneticilerinin müşteri deneyimini anlamalarına, analiz etmelerine ve optimize etmelerine yardımcı olurlar.

En iyi hizmet KPI'larından bazıları şunlardır:

• Çözümlenen bilet sayısı
• Müşteri memnuniyet puanı (CSAT)
• İlk yanıt süresi
• Net destekleyici puanı (NPS)

Daha fazla KPI fikri için şu kaynaklara göz atın:

Web sitesi KPI'ları

Bir web sitesi KPI'sı, web sitenizin performansını pazarlama, satış ve hizmet hedeflerine bağlayabilir. Web sitesi verileri, işletmelerin sessiz departmanları nasıl birbirine bağlayacaklarını ve alıcı yolculuğundaki boşlukları nasıl gidereceklerini anlamalarına yardımcı olabilir. Bu tür KPI, özellikle e-ticaret siteleri için kullanışlıdır.

İşte bazı yaygın web sitesi KPI'ları:

• Trafik
• Trafik kaynakları
• Seans sayısı
• İşlem sayısı

Bu gönderide ayrıca web sitesi katılım metrikleri için bazı harika öneriler var.

Artık bir KPI'nın ne olduğunu ve işletmeniz için doğru KPI'ları nasıl seçeceğinizi bildiğinize göre, harekete geçme zamanı. Bir KPI'yı ölçmek, KPI'larınıza, teknoloji yığınınıza ve ekibinizin çalışma şekline bağlı olarak basit veya karmaşık olabilir.

Bazı şirketler, izlemesi en kolay veri olduğu için yanlış KPI'yı takip eder. Bu tatmin edici bir çözüm değildir ve uzun vadede daha büyük ticari zorluklara yol açabilir.

KPI'larınızı ölçmek için en iyi uygulamaları gözden geçirelim.

1. KPI'larınızı ölçmek için ihtiyaç duyduğunuz araçları veya yazılımları belirleyin.

KPI ölçümü, veri kaynaklarınız ve işletmenizin verileri izlemek için kullandığı araçlarla başlar. Doğru yazılımda aramak isteyeceğiniz birkaç şey var.

Entegrasyonlar

Productiv'in 2021 araştırmasına göre, ortalama bir şirket 200'den fazla uygulama kullanıyor. Bu, doğru verileri bir araya getirmek için bir dizi araca bağlanan bir yazılım çözümüne ihtiyacınız olacağı anlamına gelir.

Panolar

Gösterge tabloları, içgörüleri görselleştirmeyi kolaylaştırdıkları için KPI'ları izlemek için de yararlıdır. Görselleştirme, karmaşık bilgilerin anlaşılmasını ve üzerinde hareket edilmesini daha basit ve daha hızlı hale getirebilir.

Özel ve standart raporlar

KPI yazılımını hem standart hem de özel raporlama ile kullanmak da yararlıdır. Bazı KPI'lar tek başına etkili olsa da, diğerlerinin verilerin hikayesini netleştirmek için destekleyici metriklere ihtiyacı olabilir. Örneğin, KPI'nızın sosyal medya katılımı olduğunu söyleyin. Ayrıca ekibinizin kullandığı her sosyal medya aracıyla ilgili verileri sunmak isteyebilirsiniz.

Doğru veri izleme yazılımını arıyorsanız burayı okuyun.

2. Son KPI listenizi daraltın.

Odak, izlediğiniz KPI sayısını sınırlamanın en önemli nedenidir. KPI'lar iş başarısının en kritik ölçüsüyse, 10-20 değil, yalnızca iki veya üç KPI'yı izlemek istersiniz.

İlk olarak, KPI'ların metriklerden net bir şekilde ayrıldığından emin olun. Ardından, seçtiğiniz KPI'ların bu hedefe yönelik net bir ilerleme gösterdiğinden emin olmak için hedeflerinizi tekrar gözden geçirin.

Yazılımı araştırırken, bazı KPI'ların izlenmesinin diğerlerinden daha kolay olduğunu fark edebilirsiniz.

Örneğin, gelir ve pazarlama sistemleriniz birbirine bağlıysa, müşteri yaşam boyu değerini pazarlama kanalına göre izlemek kolaydır. Ama ya bunlar iki farklı sistemse? Belki pazarlama platformunuz, potansiyel müşterilerinizin çoğunun blogdan geldiğini gösteriyor. Aynı zamanda, müşteri platformu analizleriniz, olası satışlarınızın çoğunun bir açılış sayfasından geldiğini gösteriyor.

Bu tür bir sorun, birçok manuel çalışmaya ve ekibinizin güvenemeyeceği bir KPI'ya yol açar. Sistemlerinizi birleştirene kadar, doğru bir şekilde ölçebileceğiniz bir KPI seçmek isteyebilirsiniz.

İlk birkaç ayda KPI'larınızı izlediğinizden emin olun ve her bir KPI'yi ne sıklıkta kontrol ettiğinizi not edin. Bazen bu performans göstergesinin yararlı olup olmadığını anlamak için gerçek verilere ihtiyacınız olabilir.

Örneğin, bir ortak pazarlama ortaklığının başlangıcında, siz ve ortağınız, paylaşılan olası satışlar için bir KPI belirlediniz. Ancak ilk iki ayda, yalnızca paylaşılan olası satışlar, şirketlerinizin birlikte ev sahipliği yaptığı bir web seminerinden gelir. Aynı zamanda, her ikiniz de yönlendirme bağlantılarından gelen olası satış hacimlerinin arttığını fark ediyorsunuz.

KPI'larınızın ortaklığınızın etkinliğini ölçmesini istiyorsanız, bu KPI'yı değiştirmek isteyebilirsiniz.

3. Raporlama için standart raporlar ve zamanlama oluşturun.

Paydaşların KPI'lara yatırım yapmasına yardımcı olmanın bir yolu, tutarlı bir raporlama programı ve formatı oluşturmaktır. İş gereksinimlerinize bağlı olarak her hafta, ay, çeyrek veya yılda bir KPI'ları ölçebilir ve raporlayabilirsiniz.

Örneğin, aylık potansiyel müşteri hedefiniz varsa, KPI'larınızı haftalık olarak izlemek iyi bir fikirdir. Performans beklentilerle takip ediliyorsa, ekibinizin neleri iyi yaptığına dair içgörüler toplayabilirsiniz. Değilse, kaynak isteme, sorun giderme ve değişiklik yapma şansınız var.

Standart bir rapor her seferinde aynı yapıya sahiptir. Bu raporları sıklıkla otomatikleştirebilirsiniz ve genellikle çok fazla manuel veri analizine ihtiyaç duymazlar. Sektörünüze ve KPI'larınıza bağlı olarak standart raporlarınızı özelleştirmek isteyebilirsiniz. Bu, raporlarınızın en yararlı bilgileri açıkça gösterdiğinden emin olmanıza yardımcı olabilir.

4. En önemli KPI'larınız için gösterge tablonuzda görselleştirmeler tasarlayın.

Numaraları taramak bazıları için tatmin edicidir. Ancak çoğu insan görselleri en iyi şekilde işler ve saklar. Bu nedenle, KPI'larınızı paydaşların anlamasını ve hatırlamasını kolaylaştıran görsel bir pano ile verilerinizden en iyi şekilde yararlanmak isteyeceksiniz.

Gösterge tablolarınızı oluştururken, düşünmeniz gereken birkaç yararlı şey vardır. İlk olarak, hedef kitleye özel panolar oluşturmak için KPI'larınızı gruplandırmayı deneyin. Örneğin, C-suite sunumlar için bir KPI panosu ve ekibinizle toplantılar için birer tane daha oluşturmak isteyebilirsiniz.

Ardından, görsellerinizi basit tutun. Sunduğunuz bilgiler için en iyi grafiği seçin ve dikkatinizi verilerinizden uzaklaştırabilecek küçük metinler veya fazladan grafikler eklemeyin.

5. Kalite kontrolleri için KPI raporlarını diğer ekiplerle paylaşın.

KPI'larınızın güvenilir bir bilgi kaynağı olması biraz zaman alabilir. Dijital araçlarla yapabileceğiniz çok şey var, ancak KPI'larınızın doğru olduğundan emin olmak için bir diğer önemli kaynağı, yani ekibinizi unutmayın.

İster iki günde bir Muhasebe'deki arkadaşlarınızla check-in yapın, ister departmanınızdaki kişilerle haftalık check-in yapın, ulaşmak akıllıca olur. Küçük sorunlar bile zamanla büyük hatalara yol açabilir.

Örneğin, KPI'nızı haftanın yedi günü veya sadece Pazartesi'den Cuma'ya kadar müşteri hizmetlerinin ortalama günlük çağrı hacmine mi dayandırmak istiyorsunuz? CS ekibinizle yapıları ve programları hakkında konuşmazsanız yanlış verileri alabilirsiniz. Bu, çarpık sayılara, zayıf stratejik kararlara ve daha fazlasına yol açabilir.

İşletmeniz KPI'larınıza ne kadar çok güvenirse, onlardan o kadar fazla fayda elde edeceklerdir.

6. Paydaşlar için bir raporlama kadansı seçin.

İş dünyasındaki çoğu karar verici, raporlamayı iş takvimine göre düzenler. Ancak yine de belirli KPI'larınız için doğru raporlama ritmini düşünmek isteyeceksiniz.

Örneğin, aylık bir kadans, sorunları gidermek için yeterince sık olmayabilir. Aynı zamanda, haftalık bir kadans aşırı bilgi yüklemesine neden olabilir. Çok sık toplantılar, bunun yerine metrikler hakkında konuşmalara da yol açabilir. Bu, odağı temel performans göstergelerinizden uzaklaştırır.

Bu süreçte yeniyseniz, başlangıçta daha sık buluşmak, daha sonra toplantılar arasında daha fazla boşluk yaratmak mantıklı olabilir.

KPI'larınız için destek etrafında bir kültür ve yapı oluşturmak istiyorsunuz. Hedeflerinize ulaşmak için bu aracı kullanan işle ilgili olduğunu unutmayın.

7. Sonuçlarınıza göre yeni hedefler ve KPI'lar belirleyin.

Bazı KPI'lar kalıcıdır, ancak sonuçlara göre KPI'larınızı gözden geçirmeye ve güncellemeye devam etmek isteyeceksiniz. Bu nedenle, KPI'larınızı gözden geçirmek için yılda en az bir kez zaman planlayın.

Güncellemeler yaparken, verilerinizi yararlı KPI'ları yardımcı olmayan göstergelerle karşılaştırmayı kolaylaştıracak şekilde düzenleyin.

Ardından, yapmak isteyebileceğiniz değişiklikleri planlamak ve araştırmak için biraz zaman ayırın. KPI'ları değiştirmek bazen istenmeyen sorunlar yaratabilir. Örneğin, gevşek bir KPI, performans büyüme hedefleriyle uyumlu olmasa bile tutarlı ve güçlü sonuçlar gösterebilir.

Ayarlamalar yaparken, KPI'ların tam tersi değil, iş hedeflerinden gelmesi gerektiğini unutmayın.

Büyümeyi Artırmak için KPI'larınızı Kullanın

Her işte büyüme hedeftir. KPI'lar, ilerlemenizi izlemenize ve şirketiniz için önemli olan herhangi bir şekilde büyümek için aşamalı olarak ölçeklendirmenize yardımcı olur.

Güçlü KPI oluşturma ve izleme, size ve işletmenize stratejik bir avantaj sağlayabilir. Süreçleri hedeflerinize göre önceliklendirmenize, odaklanmanıza ve ölçeklendirmenize yardımcı olabilirler.

Bazı KPI'lar kolaydır. Ancak bir sonraki seviyeye geçmek istiyorsanız, şirketinizin ihtiyaç duyduğu tam KPI'ları bulmak için biraz daha zaman ayırmanız gerekebilir.

Bu gönderi ilk olarak Mart 2021'de yayınlandı ve kapsamlı olması için güncellendi.