Proje Beyannamesi nedir? Eksiksiz Kılavuz
Yayınlanan: 2022-12-28Proje başlatma belgeleri, herhangi bir yeni girişim için yol gösterici bir ışık sağlar. Bu nedenle, ister proje yöneticisi ister operasyon uzmanı olarak çalışın, bu belgeleri yazarken profesyonel olmanız gerekir.
Proje başlatma belgeleri, size projelere başlama yetkisi vermenin yanı sıra, projenizin uygulanabilirliğini paydaşlara satmanıza yardımcı olur. Bu belge aynı zamanda tüm ekibinizin planlarınızı ve son teslim tarihlerinizi kabul etmesine yardımcı olacaktır.
Bu kılavuzda, proje başlatma belgeleri hakkında bilmeniz gereken her şeyi keşfedeceğiz. Şunları ele alacağız:
Proje başlatma belgesi nedir?
Bir proje başlatma belgesi, paydaşların bir girişimi yetkilendirmeden önce görmeleri gereken önemli bilgileri içeren bir ila iki sayfalık bir belgedir. Proje başlatma belgeleri genellikle proje hedeflerini, proje kapsamını, proje risklerini ve daha fazlasını içerir. Proje yönetimi ekipleri, bir projenin yaşam döngüsü boyunca bu belgeye başvurur.
Proje Beyannameleri Oluşturmanın Faydaları
Tanınmış bir proje yöneticisi, eğitmen ve yazar olan Rita Mulcahy, "Proje başlatma belgesi o kadar önemli bir belgedir ki, bir proje olmadan bir proje başlatılamaz" diyor . Bu belge, ekibinizin proje hedeflerinize son tarihte ulaşma yolunda ilerlemesini sağlayabilir.
İyi yazılmış bir proje başlatma belgesi oluşturmanın diğer faydaları şunlardır:
- Bir proje bütçesine karar vereceksiniz.
- Proje sonucunu tanımlayabilirsiniz.
- Kapsam kaymasını önleyecek ve son teslim tarihlerinizi karşılayacaksınız.
- Projeniz için paydaşların onayını alabilirsiniz.
- Projenin beklenen başlangıç ve bitiş tarihlerini ayarlayabilirsiniz.
- Proje hedeflerinizin kurumsal hedeflerle nasıl örtüştüğünü açık bir şekilde açıklayabilirsiniz.
Ardından, bir proje başlatma belgesi yazmak için en iyi uygulamaları keşfedeceğiz.
Proje Beyannamesi Nasıl Yazılır?
Proje yönetimi belgenizi yazarken, onu en başından doğru bir şekilde almanız önemlidir. The Project Roadmap'in yazarı Mary Beth Imbarrato, "Onaylandıktan sonra bir proje başlatma belgesini değiştirmemelisiniz" diyor . Son dakika değişiklikleri, paydaşların projenin fizibilitesini sorgulamasına neden olabilir.
Bu adım adım kılavuz, en başından harika bir proje başlatma belgesi yazmanıza yardımcı olacaktır.
1. Proje ekibinizden öngörüler toplayın.
Proje başlatma belgeleri oluştururken ekip üyelerinizle konuşmak çok önemlidir. Meslektaşlarınız, gerçekçi proje zaman çizelgeleri belirlemenize yardımcı olabilir. Ayrıca proje için hedefleri, kapsamı ve risk azaltma planlarını ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilirler.
Instrumentl Büyüme Başkanı Will Yang, "Ekip üyelerinize projeyi, projeye nasıl yaklaşmak istediklerini ve mevcut bant genişliklerini tartışmaları için zaman ayırmalısınız" diyor. "Bunu yapmak, proje ekibinizin aynı sayfada olmasını sağlar."
2. Charter'ı merkezi bir yerde saklayın.
İşbirliğini geliştirmek için proje başlatma belgenizi merkezi bir merkezde saklayın, böylece ekip üyeleri üzerinde yorum yapabilir ve düzenleyebilir.
Bu, herkese projeyi sahiplenme duygusu verir. Google Drive ve Dropbox gibi programlar, birlikte düzenleme yetenekleri sunar.
3. Proje başlatma belgesini kısa tutun.
Proje başlatma belgenizdeki her ayrıntıyı yakalamak isteyebilirsiniz. Ancak unutmayın: Proje başlatma belgesinde değil, proje planlama belgenizde derinlemesine çalışmalısınız.
ULTATEL'in pazarlama başkanı Konstandinos Christofakis, "Paydaşların başka öncelikleri olduğu için 15 sayfalık ayrıntılı bir bildirge okumaya zamanları olmayacak" tavsiyesinde bulunuyor. "Bu nedenle sözleşmeler, projelerin üst düzey bir özeti olmalı, yararlı olacak kadar kısa ve değerli olacak kadar uzun kalmalıdır."
Christofakis'e göre, bilgi sindirilebilirse, projenin onaylanma şansı artar.
4. Charter'ınıza görseller ekleyin.
Resimlerin veya tasarım öğelerinin kullanılması, proje başlatma belgenizin okunabilirliğini artırmanıza ve belgenizi kısa tutmanıza yardımcı olabilir.
Örneğin, sözleşmenizde uzun bir iletişim planı veya dönüm noktası belirlemek istiyorsanız, bir Gantt şeması yardımcı olabilir. Bu çizelgeler aynı zamanda proje başlatma belgesinde de göze çarpar ve ekip üyelerinin bunlara kolayca başvurmasına olanak tanır.
Görüntü Kaynağı
5. Bir proje başlatma belgesi şablonu oluşturun.
Geçmişte bir proje başlatma belgesi yazdınız mı? Veya belki de az önce tamamladığınız belge bir şaheserdir. Bu belgeleri gelecekte kullanabileceğiniz şablonlara dönüştürün.
Proje yönetimi belgeniz için bir şablona sahip olmak, zamandan tasarruf etmenize ve gelecekte tutarlılığı korumanıza yardımcı olur. Proje başlatma belgelerine yönelik bu yaklaşım, belgenizdeki önemli öğeleri atlamamanızı da sağlar.
Profesyonel ipucu: Halihazırda bir şablonunuz yoksa seçeneklere çevrimiçi göz atabilirsiniz. HubSpot, istediğiniz zaman indirebileceğiniz ücretsiz bir proje başlatma belgesi şablonu sunar.
Görüntü Kaynağı
Artık proje yönetimi sözleşmeleri oluşturmanın temellerini bildiğinize göre, bir proje başlatma belgesinin anatomisini inceleyelim.
Bir Proje Yönetim Sözleşmesinin Anatomisi
Bir proje başlatma belgesi geliştirdikten sonra, proje yöneticileri onay almak için bunları proje sponsoruna gönderir. Bir sponsor, projeyi yürüten organizasyonun hükümeti, bireysel finansörünü veya üst yönetimini içerebilir.
Sponsorlardan onay almak için proje başlatma belgenizin ihtiyaç duyduğu unsurlar şunlardır.
1. Proje Hedefi
Proje hedefi, projeyi üstlenmenin üst düzey nedenidir. Hedefleri şirketinizin hedeflerine bağlamak, paydaşların projenize olan ilgisini çekmenin harika bir yoludur.
2. Projeye Genel Bakış
Projeye genel bakışınız, bir projenin zaman çizelgesi ve mülkiyeti hakkında daha fazla ayrıntıya girer. Bu bölüm, proje adı, proje sponsoru, proje Yöneticisi, beklenen başlangıç ve bitiş tarihleri ve tahmini bütçe gibi ayrıntıları özetlemektedir.
Profesyonel ipucu: Proje genel bakışınıza bir tablo ekleyin. Bu, bilgileri gözden geçirilebilir ve bulunması kolay hale getirir.
Görüntü Kaynağı
3. Proje Çıktıları
Bu, proje ekibinin paydaşlara sağlayacağı hizmetlerin veya ürünlerin bir listesidir. Son teslim tarihinizi uzatmanıza neden olacak herhangi bir anlaşmazlığı önlemek için ekibinizin ne sunduğu konusunda net olun.
4. Proje Kapsamı
Proje kapsamı, projenin sınırlarını açıklar. Proje Yöneticileri tipik olarak ayrıntılı proje kapsamları yazarken, bunu proje başlatma belgesinde kısa tutmak en iyi uygulamadır. Neden? Proje planlama aşamasında ayrıntılı bir kapsam bildirimi oluşturabilirsiniz.
5. Proje Paydaşları
Bu, bir projeye dahil olan tarafların adlarının ve sorumluluklarının bir listesidir. Farklı görevlerden kimin sorumlu olduğunu belirtmek ekip üyelerinizi sorumlu tutar.
6. Proje Riskleri
Bir projeye yönelik risklerin ana hatlarını çizmek, projenizin başarısını engelleyen unsurları ve bunların potansiyel etkilerini belirlemenize yardımcı olacaktır. Bunu yapmak, risk azaltma stratejileri geliştirmenizi sağlar.
Profesyonel ipucu: Potansiyel risklerin bir tablosunu oluşturun. Riskin neden projeniz ve yürürlüğe koymayı planladığınız hafifletme stratejileri için bir tehdit oluşturduğunu açıkladığınızdan emin olun.
Görüntü Kaynağı
7. Proje Kaynakları
Daima projenizin ihtiyaç duyacağı kaynakların bir listesini oluşturun. Ve bu sadece para değil. Kaynaklarınız, projenizin başarısı için kritik olan ekip üyelerini, tesisleri, ekipmanı ve diğer temel öğeleri içermelidir. Bu, projeyi bitiş çizgisine götürmek için ihtiyacınız olan her şeyi açıklamanıza yardımcı olur.
Görüntü Kaynağı
Proje Beyannamesi Örnekleri
1. Yalın Altı Sigma için Proje Yönetim Şartı
Bu örnek proje başlatma belgesi, proje yönetimi için bir metodoloji olan Yalın Altı Sigma formatını takip eder. Halihazırda bu çerçeveyi kullanan ekipler, proje başlatma belgelerini bu şekilde yapılandırmayı tercih edebilir.
Sevdiğimiz: Yalın Altı Sigma proje başlatma belgesi, net bir çalışma kapsamı sunar. Proje hedefleri de SMART çerçevesini takip ederek projenin şirkete nasıl fayda sağlayacağını son derece net bir şekilde ortaya koyuyor.
Proje başlatma belgesi sınırlamaları: Bu belge, proje hedefi ve sorun bildirimi dahil olmak üzere temel bilgileri özetlemekle birlikte, bazı önemli bilgiler eksiktir. Süreç sahibi, proje maliyetlerini veya risklerini belirtmedi. Bu biçimi taklit ederseniz, bu bilgiyi eklediğinizden emin olun.
2. Web Sitesi Yeniden Tasarımı için Proje Yönetim Şartı
Görüntü Kaynağı
Bu proje başlatma belgesinde, Guelph Üniversitesi, okulun kütüphane web sitesini yeniden tasarlamak için web ekibinin tam olarak ne yapması gerektiğini araştırıyor. Bu, gerekli tüm paydaşları ve projeye kimin sahip olduğunu içerir.
Sevdiğimiz şey: Bu projenin iyi tanımlanmış bir kapsamı ve zaman çizelgesi var. Sponsorlar, kimin ne zaman ne üzerinde çalıştığını tam olarak bilir.
Proje başlatma belgesi sınırlamaları: Bu proje, projeyle ilişkili riskleri araştırırken, hafifletme planları belgenin bu bölümünü iyileştirecektir.
Proje Yönetimi Belgeleri Oluştururken Kaçınılması Gereken Hatalar
1. Açık Bir Amaç Bildirimi Eksik
Her projenin net bir hedefi ve amacı olmalıdır. Ancak bazen birincil hedef belirsizleşir. Bununla mücadele etmek için, tekrarlanan bilgilerin kullanımının anlayışı artırdığını belirten yanıltıcı gerçek etkisini uygulayın.
Lauren Ashley Consulting'in baş danışmanı Lauren Carter, bu stratejiyi ekibinin projelerin amacını hatırlamasına yardımcı olmak için kullandığını söylüyor. Lauren'in sözleriyle:
“Proje üyeleri genellikle işin yoğun olduğu zamanlarda 'Kuzey Yıldızı'nı kaybederler. Bunu engellememin etkili bir yolu, sözleşmede, projenin yaşam döngüsü boyunca çeşitli şekillerde tekrar ettiğim net bir amaç beyanına sahip olmaktır.”
"Bu, proje belgelerinde bir başlık olarak, zaman çizelgelerinin veya çizelgelerin üstüne koyarak veya ortaya çıkan planlı ve plansız faaliyetleri değerlendirdiğiniz bir ölçü olarak kullanarak olabilir."
2. Charter Orta Projesi Oluşturma
Proje başlatma belgeleri girişiminizi başlatmalıdır. Bu belgeyi yarı yolda yazmak, kapsam kaymasına, yanlış tanımlanmış sorumluluklara ve kafa karışıklığına yol açabilir.
Proje yönetimi endüstrisinde 25 yıllık bir emektar olan Mary Beth Imbarrato, "Başlangıçtan ve planlamadan sonra proje başlatma belgesini değiştirmek, tamamladığınız tüm işleri gözden geçirmeniz ve hatta tamamladığınız bazı görevleri yeniden yapmanız gerektiği anlamına gelir" diyor.
"Bu, gecikmelere, artan maliyetlere yol açabilir ve daha fazla proje riski yaratabilir" diye ekliyor.
Mary Beth ayrıca, tüzükteki değişikliklerin ekip üyelerinin bir projeyi nasıl gördüğünü etkileyebileceğini söylüyor. Sonuç? Azaltılmış taahhüt ve bağlılık.
Sonuç olarak: Projeye başlamadan önce başlatma belgesini oluşturmak, kapsamın kaymasını önlemenize, işi yeniden yaparak boşa harcanan zamanı önlemenize ve projeniz için ekstra riskleri uzak tutmanıza yardımcı olacaktır.
3. Şirketinizin Proje Beyannamesi Şablonunu Görmezden Gelmek
Mevcut proje başlatma belgelerini şablon olarak kullanmak size zaman kazandırabilir ve tutarlılık sağlayabilir.
Sıfırdan yeni kiralama belgeleri oluşturmak yerine, şirketin beğendiği tamamlanmış bir kiralama belgesi örneği isteyin ve bunu şablonunuz olarak kullanın. Bu şablon, kuruluşunuzun fikirleri nasıl sunmayı tercih ettiğini anlamanıza yardımcı olacak, aynı şeyi yapmanıza ve projelere doğru adım atmanıza olanak sağlayacaktır.
Yanlış Adımlar Olmadan Yeni Projeye Başlayın
İyi düşünülmüş bir tüzük, proje hedeflerinize rekor sürede ulaşmak için bir yol haritasıdır.
Ekibinizden girdi toplayarak ve paydaşlardan onay alacak bir proje başlatma belgesi oluşturarak başlayın.
