Nedir ve Nasıl Yazılır [+5 Templates]

Bir iş gereksinimi belgesi (BRD), herhangi bir yazılım projesi veya iş çözümü için bir başlangıç ​​noktasıdır. Bu belge, ekip üyelerini neyin inşa edileceği, neden inşa edileceği ve nasıl yapılacağı konusunda hizalar.

Bu makale, iş gereksinimi belgelerinin temellerini incelemektedir. Bu, neden birine ihtiyacınız olduğunu, etkili bir şekilde nasıl yazılacağını ve daha fazlasını içerir. Ayrıca ünlü şirketlerden en havalı 5 BRD örneğini de ekledik.

Kılavuzun tamamı için okumaya devam edin.

İçindekiler

İş Gereksinim Belgesi Nedir?
İş Gereksinimlerini Belgelemek Neden Önemlidir?
9 Kolay Adımda İş Gereksinim Belgesi Nasıl Yazılır
İş Gereksinim Belgelerinden Örnekler

BRD'ler, bir yönetici özetinden beklenen sonuçlara kadar ürün geliştirmenin her adımını yakalar. İş gereksinimi belgeleri genellikle şunları içerir:

• Mevcut sorunlu noktalar ve proje hedefleri.
• Bir şirketin ihtiyaç duyduğu kaynaklar.
• Bir projenin teslim aşamaları ve kilometre taşları.
• Yeni bir çözümün işlevsel gereksinimleri (teknik ve teknik olmayan).
• Proje kısıtlamaları (bir projenin ilerlemesini yavaşlatabilecek veya engelleyebilecek her şey).
• Paydaşlar.
• Riskler.
• Beklenen YG.

İş gereksinim belgelerinin yapısı proje türüne göre değişiklik gösterebilir. Örneğin, oluşturmayı hedeflediğiniz çözüm yazılım değilse, teknik işlevsel gereksinimleri kesersiniz.

Bir BRD'nin nasıl tam olarak yazılacağını açıklayacağız. Aşağıda örnek bir şablon görebilirsiniz.

Görüntü Kaynağı

İş Gereksinim Belgeleri Neden Önemlidir?

BRD'ler potansiyel bir projenin tam bir resmini çizer. Bu belgeler, bir proje lansmanına dahil olan tüm ekipleri bir araya getirir ve başarılı proje teslimini sağlar.

Aslında, Proje Yönetim Enstitüsü, önceden planlama yapmayan ekiplerin projelerde hazırlıklı ekiplerden iki kat daha sık başarısız olduğunu keşfetti. PMI ayrıca planlamanın ekiplerin hedeflerinin %77'sine ulaşmasına yardımcı olurken, proje yönetimi olgunluğu düşük olanlarda bu oran %56'dır.

BRD'ler ayrıca ekibinizin şunları yapmasına izin verir:

• Genel projenin sağlığını izleyin.
• Fikir birliği ve işbirliği oluşturmak için paydaşları ve ekip üyelerini bir araya getirin.
• Beklenmeyen proje değişiklikleri riskinden korunun.
• Bütçenizi ve beklenen yatırım getirisini anlayın.
• Proje kısıtlamalarınızı anlayın ve bunları ele almak için en uygun çözümü bulun.
• Açık ve şeffaf hedefler belirleyerek ekibiniz arasında hesap verebilirliği teşvik edin.

İş Gereksinim Belgesi Nasıl Yazılır

Burada, bir iş gereksinimi belgesinin her bölümüne ne yazacağınızı öğreneceksiniz. Sürecin anlaşılmasını kolaylaştırmak için her adımı bir örnekte açıklayacağız.

Başlamak için, şirketinizin TikTok uzmanları için bir içerik yönetim sistemi oluşturmak istediğini hayal edin. Şu anda sahip olduğunuz şey, kağıt üzerinde bir yığın Google E-Tablosu ve notlar. Amacınız TikTok performansını tek bir yerde planlamak, yönetmek ve ölçmektir.

Bunu akılda tutarak, iş gereksinimlerimizi özetlemeye başlayalım.

1. Yönetici özetinizle başlayın.

Yönetici özetleri, yöneticileriniz veya ilgili diğer taraflar (örneğin, iş ortakları) için bir projeyi kısaca açıklar. Bu bölüm, üst düzey bir proje amaçları beyanı sunar. Bir yönetici özeti aşağıdakileri kapsamalıdır:

• Mevcut sorunlu noktalar ve bunların işi nasıl etkilediği.
• Çözüm olarak sunduğunuz şey.
• Beklenen yatırım getirisi gibi ilgili veriler.
• Proje için bir son tarih.

Yönetici özetiniz kolay anlaşılır olmalıdır. Okuyucularınız, projenin neden önemli olduğunu ve yatırım yapmaya değer olduğunu sadece bu bölümü okuyarak öğrenmelidir.

TikTok CMS projemiz için yönetici özeti aşağıdaki gibi olacaktır:

Kuruluşumuz, TikTok ekibinin performansını ölçmek için bir TikTok içerik yönetim sistemi arıyor. En faydalı kampanyaları ölçeklendirmek için kampanyaları, reklam harcamalarını ve yatırım getirisini analiz etmeyi amaçlıyoruz.

Ürünün üçüncü çeyreğin sonunda üretilmesini bekliyoruz.

2. İş hedeflerini iletin.

Projeyle elde etmeyi umduğunuz iş hedeflerini listeleyin. HubSpot'un SMART sistemi , basit bir hedef belirleme yöntemi sunar. Hedefleriniz spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı olmalıdır.

TikTok CMS'miz için hedefler belirleyelim:

• TikTok reklamlarının yatırım getirisini Kasım ayında %10 artırın.

• Günlük 2 gönderi yayınlamak için gönderi oluşturma işlemini hızlandırın.

• TikTok ölçümlerine tek bir yerden erişmek ve analiz etmek için analitik bir rapor oluşturun.

• Ölçeklendirmek için TikTok'un en iyi performans gösteren kampanyalarını tanımlayın.

Rakamları belirleyemiyorsanız veya tahmin etmek zorsa, projenin tam olarak uygulanmasından elde etmeyi umduğunuz belirli sonuçları detaylandırın.

3. Projenin arka planını ve neden gerekli olduğunu açıklayın.

Projeyle çözmeyi hedeflediğiniz birkaç acil sorunu belirtin. İfadenizi desteklemek için veri ve araştırma sağlayın. Örneğin, mevcut ve beklenen harcamaları karşılaştırabilirsiniz. Bu bölüme geçmiş deneylerin veya projelerin bir özetini eklediğinizden emin olun.

İşte TikTok örneğimizin arka planı:

Ekibimizin TikTok YG'miz hakkında ayrıntılı bir kaydı yok. Bir TikTok CMS, TikTok kampanyalarının maliyetlerini düşürmeye ve yatırım getirisini artırmaya yardımcı olacaktır. Ayrıca yatırım getirisi açısından en iyi performans gösteren kampanyaları belirleyeceğiz.

4. Çalışma kapsamınızı belirleyin.

Bu, BRD'nizin en önemli parçasıdır. Bu bölüm şunları içermelidir:

• Proje hedeflerine ayrıntılı bir genel bakış.
• Kilometre taşları.
• Proje çıktıları.
• Kabul şartları.

Çalışma kapsamınız, belirli bir süre içinde yapılması gerekenleri tanımlar. Geliştirmenin her adımı için proje gereksinimlerini açıkça bildirdiğinizden emin olun. Bu, proje üzerinde çalışacak olan ekip üyeleri ve paydaşlar arasında net bir iletişim sağlar. Ayrıca projenin rotadan sapması riskini de azaltacaksınız.

5. Projenin işlevsellik gereksinimlerini tanımlayın.

Ürünün tüm özelliklerini ve gerekli işlevlerini listeleyin. Bu bölüm, yapılması gerekenleri ve yeni projenizin gerektirdiği özellikleri içerir. Bu bölümü İş Kapsamı altında da tanımlayabilirsiniz.

TikTok CMS'miz için şunlara ihtiyacımız olacak:

• İçerik yönetimi için bir takvim görevi görünümü.

• Tek başına bir gönderi ve bir grup gönderi için aylık performans analizi.

• Farklı kampanyalara göre filtreleme.

6. Kilit paydaşlarınızı belirleyin.

BRD'nizin bu bölümü, projeniz için kilit paydaşları listeler. Her kişinin rollerini ve sorumluluklarını ana hatlarıyla belirtmek için zaman ayırın. Hem dahili hem de harici tarafları dahil ettiğinizden emin olun.

Örneğimize geçelim.

• Pazarlama Direktörü: TikTok CMS oluşturulmasını onaylayın.

• Proje yöneticileri: Projenin ayrıştırılmasından, ekip üyelerinin atanmasından ve projenin zamanında tamamlanmasından sorumludur.

• TikTok ekip lideri: İçerik oluşturmaktan ve performans ölçümlerini toplamaktan sorumludur.

7. Proje kısıtlamalarını iletin.

Proje geliştirmeyi etkileyen mevcut sınırları belirlemek esastır. Kısıtlamalarınız bütçenizden, mevcut araç setinizden, teknik sınırlamalardan, ekip uygunluğundan veya bağımlılıklardan herhangi biri olabilir.

İşte teknik bir ürün için proje sınırlarının harika bir örneği:

Görüntü Kaynağı

8. Bir program ayarlayın.

Girişimlerinizin her aşaması için son tarihler belirlemek için proje yöneticilerinizle el ele çalışın. Harici müşteriler için BRD'ler, kilometre taşları etrafında nihai teslim tarihlerini ve tahmini teslim tarihlerini içermelidir.

TikTok CMS'imiz için programımız burada.

• Aşama 1. X'i Aralık 2022'ye kadar tamamlayın

• Aşama 2. X özelliğinin kalite güvencesini Mart 2023'e kadar geliştirin ve yürütün

9. Maliyet-fayda analizinizi özetleyin.

Maliyet-fayda analizi, projenin faydalarının maliyetlerinden daha fazla olup olmadığını belirler. Verimsizlikler nedeniyle kaybedilen cari giderleri ve bütçeyi özetleyen bir elektronik tablo oluşturun. Bir şirketin kazanacağı para miktarını ve diğer faydaları tahmin edin.

Amacınız, yöneticileri yeni bir projenin yatırıma değer olduğuna ikna etmektir. Gerçekleri ve rakamları sunarak durumunuzu güçlendirin.

Görüntü Kaynağı

5 Olağanüstü İş Gereksinim Belgesi Örneği

5 iş gereksinimi belge şablonundan oluşan bir koleksiyon topladık. Her birini inceleyin ve projenize en uygun olanı seçin. Her şablonu proje gereksinimlerinizi karşılayacak şekilde ayarladığınızdan emin olun.

PandaDoc BRD Şablonu

Ürün geliştirme için bir BRD hazırlamak istiyorsanız bu harika bir şablon. PandaDoc, her bölüme hangi metni koymanız gerektiğine dair basit örnekler sağlar. Ayrıca şablonda bahsedilen her varlık için en iyi uygulamaları bulacaksınız.

Görüntü Kaynağı

TechWhirl BRD Şablonu

Bu şablon, özellikle yeni teknoloji çözümleri için tasarlanmıştır. TechWhirl proje özeti, kapsamı, iş sürecine genel bakış, iş gereksinimleri ve daha fazlasını detaylandıran 17 bölüm içerir. Verileri tablolara ve grafiklere bile dahil edebilirsiniz.

Şunlar için idealdir: Karmaşık iş süreçlerini ve bağımlılıkları açıklama.

Görüntü Kaynağı

Asana BRD Şablonu

Asana, gerçek zamanlı olarak düzenleyebileceğiniz ücretsiz bir BRD şablonu sağlar. Bu kompakt şablon yalnızca gerekli alanları içerir ve her bölümde ne yazılacağına ilişkin ipuçları bulunur. Bu şablon, dahili paydaşlardan katılım almak için en iyisidir.

Görüntü Kaynağı

Smartsheet BRD Şablonu

Smartsheet, herkese uyan tek boyutlu bir BRD şablonu sunar. Küçük dahili projeler ve harici satıcılar için karmaşık, pahalı projeler için kullanabilirsiniz. Her bölüm, ne yazılması gerektiğine dair kısa bir açıklama veya örnekle tamamlanmaktadır.

Daha fazla şablon görmek ister misiniz? İşte Smartheet'ten 10 ücretsiz BRD şablonu (tümü aynı kalıbı takip eder).

Görüntü Kaynağı

ClickUp BRD Şablonu

Projelerinize rehberlik edecek basit bir BRD mi arıyorsunuz? Bu şablonu ClickUp'tan deneyin. Çevrimiçi olarak kolayca doldurabileceğiniz yalnızca temel bölümler (sayfalarla birlikte) vardır. Pazarlama ve satış ekipleri, CRM ince ayarları, API bağlayıcıları geliştirme vb. için katılım sağlamak için bu şablonu kullanabilir.

Şunlar için idealdir: Az sayıda gereksinim ve çıktı içeren küçük iç projeler.

Görüntü Kaynağı

İş Gereksinim Belgenizi Yazma

Projenizin kapsamı ne olursa olsun, bir iş gereksinim belgesi süreci düzenli tutmanıza yardımcı olabilir. Bu belge ile projenize rehberlik edecek net bir planınız olacak. Ayrıca, inisiyatifinizi besleyen iş vakasının kompakt bir özetine sahip olacaksınız.

İşletmenizi bir bütün olarak tanıtmak istiyorsanız HubSpot'un ücretsiz iş teklifi şablonunu keşfedin. Çözümlerinizi nasıl özetleyeceğinizi, fiyatlandırmayı nasıl paylaşacağınızı ve zaman çizelgelerini nasıl belirleyeceğinizi anlatacağız.