İş Akışı Otomasyonu Açıklaması ve 2022 İçin En İyi 6 İş Akışı Yazılımı

Manuel veri girişi, kurumsal dünyadaki en sıkıcı ve verimsiz görevlerden biri olabilir. Sadece sizi uyutmakla kalmaz, aynı zamanda değerli zamanınızı ve kaynakları boşa harcar, üretkenliğinizi parçalara ayırır.

Zapier'e göre, çalışanların %94'ü zaman alan, tekrarlayan görevleri yerine getiriyor. Neyse ki, bu akıl almaz görevleri otomatikleştiren, insan hatasını ortadan kaldıran ve gerçekten önemli olan işe, iş akışı otomasyonuna odaklanmanızı sağlayan bir teknoloji var.

İş akışı otomasyonu, manuel görevleri yürüten kendi kendine çalışan süreçlerden yararlanarak işletmenizin zamandan ve paradan tasarruf etmesine, hataları azaltmasına ve üretkenliği artırmasına yardımcı olabilir.

İçindekiler

İş akışı otomasyonu nasıl çalışır?

İş akışı otomasyonu, genellikle başka bir görevi tetiklemek için bir dizi if/then ifadesine dayanır. Daha sonra bir lider, çalışan veya başka bir paydaş tarafından gerçekleştirilen eyleme bağlı olarak dallanır.

Bir form gönderimini bir anlaşma fırsatına dönüştürmek için örnek bir iş akışını inceleyelim.

• Bir web sitesi ziyaretçisi bir form gönderir.
• Eylem, ziyaretçiyi otomatik olarak bir damla kampanyasına kaydeder. Yeni bir anlaşma oluşturur ve durumu "Yeni" olarak ayarlar.
• Damlama kampanyasının ilk e-postası, bir toplantı planlamak için lidere gönderilir.
• Müşteri adayı, toplantı planlayıcıya tıklar ve bir randevu oluşturur.
• Müşteri adayına tarih ve saati onaylayan bir teşekkür e-postası gönderilir.
• CRM yeni bir görev oluşturur ve bunu bir satış temsilcisine atar.
• Satış temsilcisi daha sonra kişisel olarak iletişime geçerek otomatikleştirilmiş iş akışını sonlandırıyor.

İşte bir iş akışının baştan sona nasıl görünebileceği.

Görüntü Kaynağı

İşletmenizdeki hemen hemen her departman iş akışı otomasyonundan yararlanabilir. İster pazarlama, ister insan kaynakları veya finans olsun, teknoloji daha fazla değil, daha akıllı çalışmanıza yardımcı olabilir.

Aşağıda, en popüler iş akışı otomasyon örneklerinden bazılarını ele alacağız.

İş akışı otomasyonu, hemen hemen her takımda ve herhangi bir iş senaryosunda kullanılabilir. Çoğunlukla pazarlama ve satışla ilgili olsa da müşteri hizmetleri, operasyonlar, insan kaynakları ve finans alanlarında da kullanılabilir.

Pazarlama İş Akışı Otomasyonu

Görüntü Kaynağı

E-posta göndermek ve sosyal medya güncellemelerini yayınlamak gibi pazarlamada en çok tekrarlanan görevlerden bazıları, iş akışı otomasyonu ile otomatikleştirilebilir. Pazarlama otomasyon yazılımıyla, tüm sosyal medya takviminizi planlayabilir ve e-posta teklifleriyle belirli türden potansiyel müşterileri besleyen iş akışları oluşturabilirsiniz.

Pazarlamadaki otomatik iş akışları şunları içerir:

• Bir kullanıcıyı web sitenizden bir kaynak indirdiğinde bir damla kampanyasına abone olma
• Bir ürünü satın aldıktan sonra bir kullanıcıyı şirketinize hoş geldiniz
• Bir kullanıcıya, sepetine çeşitli ürünler ekledikten sonra ödeme yapmasını hatırlatma
• Sosyal medya gönderilerini birden fazla platformda planlamak
• Pazarlama görevlerini ekip üyeleri arasında dağıtma

Ek Okuma

Satış İş Akışı Otomasyonu

Görüntü Kaynağı

Satış iş akışı otomasyonu, sıkıcı müşteri adayı ve potansiyel müşteri yönetimi görevlerini kolaylaştırır, böylece temsilciler veri girmek yerine satışa odaklanabilir. Otomatikleştirilmiş bir satış iş akışı, eylemlerine dayalı olarak ardışık düzen aracılığıyla otomatik olarak potansiyel müşteriler edinmenin yanı sıra, potansiyel müşterileri damla kampanyalarına kaydedebilir ve anlaşma ilerledikçe anlaşma aşamalarını güncelleyebilir.

Satıştaki otomatik görevler şunları içerir:

• Belirli bir eylemde bulunduklarında her bir müşteri adayını boru hattının farklı bir aşamasına yerleştirmek
• E-postalara yanıt vermeyi durdurdularsa, bir müşteri adayını boru hattından çıkarmak
• Bir e-kitabı indirdikten sonra bir satış temsilcisinden bir müşteri adayına tanıtım e-postası gönderme
• Müşteri adayı bir randevu veya toplantı planladıktan sonra anlaşma aşamasını güncelleme
• Bir müşteri adayı bir toplantı planladığında satış temsilcileri için görevler oluşturma

Ek Okuma

Müşteri Hizmetleri İş Akışı Otomasyonu

Görüntü Kaynağı

İş akışı otomasyonu, müşteri hizmetlerinde inanılmaz derecede faydalıdır. İş akışı otomasyonu, anket başlatmanın yanı sıra, bir dizi e-posta göndererek veya görevler oluşturarak destek talepleri, vakalar ve sık sorulan sorularla ilgilenebilir.

Müşteri hizmetlerindeki otomatik görevler şunları içerir:

• Birisi sosyal medya veya e-posta yoluyla ulaştığında sistemde yeni bir bilet oluşturma
• Bir dizi faydalı e-posta ile müşterileri işe alma
• NPS anketleri göndermek ve derecelendirmelerine bağlı olarak bunları farklı e-posta kampanyalarına kaydetmek
• Mesajın veya e-postanın tonuna bağlı olarak biletlere öncelik etiketi atama
• Bir çözüme ulaşıldıktan sonra biletlerin çözümlenmesi ve arşivlenmesi

Ek Okuma

Operasyon İş Akışı Otomasyonu

Görüntü Kaynağı

Operasyonlar herhangi bir organizasyonun can damarıdır ve aynı zamanda manuel veri girişi örneklerini azaltmak için otomatikleştirilebilir.

Operasyonlardaki otomatik görevler şunları içerir:

• Algılandıktan sonra kopyaları silme veya aynılarsa iki özelliği birleştirme
• Yeni ekip üyeleri için ekip izinlerini yönetme
• Farklı iş süreçleri için önceliklerin belirlenmesi
• Her çeyreğin sonunda raporların otomatik olarak derlenmesi
• Asana, Slack veya Zoom gibi üçüncü taraf araçlarda görev oluşturma

Ek Okuma

İnsan Kaynakları İş Akışı Otomasyonu

Adresler, sosyal güvenlik numaraları ve diğer çalışan bilgileri gibi tüm yeni işe alınanlarınızın kişisel bilgilerini maaş bordrosu, gider ve sigorta sistemlerine manuel olarak girmek yerine İK otomasyon yazılımı bunu sizin için dakikalar içinde yapabilir.

İnsan kaynaklarında otomatikleştirilmiş görevler şunları içerir:

• Adaylar bir süre aktif değillerse veritabanından kaldırılması
• Son tura kalamayan adaylara e-posta göndermek
• Adayları iş geçmişlerinde belirli anahtar kelimelerle filtreleme
• Mevcut çalışanlara W2 gönderme
• Bir süre şirkette kaldıktan sonra çalışanların geri bildirimlerini toplamak

Finans İş Akışı Otomasyonu

Görüntü Kaynağı

Finans süreci otomasyon yazılımı, formlar oluşturmanıza, iş akışları tasarlamanıza ve süreçleri izlemenize izin vererek tüm seyahat taleplerinizi, geri ödemelerinizi ve bütçe onaylarınızı düzene sokabilir.

Finanstaki otomatik görevler şunları içerir:

• Baştan sona gider onay sürecinin alınması
• Satıcı ve sözleşme onaylarını yönetme
• ACH ve tel isteklerine öncelik atama
• Konum ve aktiviteye bağlı olarak seyahat gider taleplerinin yönetilmesi
• Önceden belirlenmiş bir dizi parametreye dayalı olarak bütçeleri onaylama

Artık otomatik iş akışlarını kullanma hakkında her şeyi bildiğinize göre, kullanabileceğiniz en iyi araçlara bir göz atalım.

2022'nin En İyi İş Akışı Otomasyon Yazılımı

1. HubSpot: En İyi Hepsi Bir Arada İş Akışı Otomasyon Yazılımı

Görüntü Kaynağı

HubSpot'un pazarlama, satış, servis ve operasyon yazılımı tek bir platformda çalışır ve bu da onu hepsi bir arada iş akışı otomasyonu için en iyi seçeneklerden biri haline getirir. Her şey birbirine bağlıdır, bu da tüm ekiplerinizin süreçlerini uyumlu hale getirmenize ve görevden göreve sürtüşmeyi azaltmanıza olanak tanır.

Müşteri adaylarını pazarlamadan satışa kolayca aktarabilir, bir servis biletini mevcut bir ilgili kişi kaydına bağlayabilir ve müşteri verilerini temizleyebilirsiniz - hepsi tek bir kullanıcı dostu platformda.

Şunlar için idealdir: HubSpot, henüz iş akışı otomasyonunu denememiş büyüyen işletmeler ve yerleşik süreçleri olan kurumsal işletmeler için şiddetle tavsiye edilir. Başlangıç ​​aboneliği ile başlayabilir, ardından daha fazla işleve ihtiyaç duyduğunuzda yükseltebilirsiniz. Özellikle pazarlama, satış, servis ve operasyon departmanları için önerilir.

Pazarlama Merkezi için Fiyatlandırma: Ücretsiz; 50$/ay (Başlangıç); $890/ay (Profesyonel); 3.200$/ay (Kurumsal)

Satış Merkezi için Fiyatlandırma: Ücretsiz; 50$/ay (Başlangıç); 500$/ay (Profesyonel); $1,200/ay (Kurumsal)

Service Hub için Fiyatlandırma: Ücretsiz; 50$/ay (Başlangıç); $400/ay (Profesyonel); $1,200/ay (Kurumsal)

Operations Hub için Fiyatlandırma: Ücretsiz; 50$/ay (Başlangıç); 800$/ay (Profesyonel)

2. Nintex: En İyi Kurumsal İş Akışı Otomasyon Yazılımı

Şu anda platformlarında çalışan 3 milyondan fazla iş akışı uygulamasıyla Nintex, 8.000'den fazla kurumsal müşterinin kodlama deneyimi gerektirmeden iş süreçlerini yönetmesine, otomatikleştirmesine ve optimize etmesine yardımcı oluyor.

Süreç haritalama, gelişmiş iş akışları ve süreç zekası gibi çok sayıda iş akışı otomasyon aracı sunarak işletmeniz, süreçlerinizin her birinin haritasını çıkarabilir, yürütebilir ve performanslarını izleyebilir.

Şunlar için idealdir: Nintex, yerleşik süreçleri olan kurumsal işletmeler için şiddetle tavsiye edilir. Kullanıcı dostu bir iş akışı tasarım aracını, uygulamalarınızın her birini birbirine bağlayacak güçlü entegrasyonlarla birleştiren sağlam bir yazılımdır. BT, hukuk, İK ve finans departmanları için özellikle önerilir.

Fiyatlandırma : 910$/ay (Standart); $1400/ay (Kurumsal)

3. Kissflow: Yeni Başlayanlar İçin En İyi İş Akışı Otomasyon Yazılımı

Domino's, Michelin ve Pepsi dahil 10.000'den fazla şirket tarafından güvenilen Kissflow, işletmenizin insan kaynakları, satış, finans, yönetim, pazarlama ve satın alma departmanlarınızdaki görevleri otomatikleştiren iş akışları oluşturmasını sağlayan hepsi bir arada bir iş akışı otomasyon yazılımı sunar. .

50'den fazla önceden yüklenmiş iş süreci yönetimi uygulamasıyla – örneğin harcama ve satış siparişleri, koşullar ve tetikleyiciler ve iş akışlarınız için raporlama panoları – Kissflow neredeyse tüm iş süreçlerinizi düzene sokabilir.

Şunlar için idealdir: Kissflow, iş akışı otomasyonunu yeni denemeye yeni başlayan küçük şirketler için şiddetle tavsiye edilir. Aracın basitliği ve kullanıcı dostu olması, süreçleri otomatikleştirmeye başlamayı kolaylaştıracaktır. Özellikle satın alma, İK ve finans departmanları için önerilir.

Fiyatlandırma : 200$/ay (Temel); 495$/ay (Gelişmiş); $1,900/ay (Tam Yüklü)

4. Integrify: En İyi Günlük Yönetim İş Akışı Otomasyon Yazılımı

Integrify, bir sürükle ve bırak oluşturucuda iş akışları oluşturmanıza ve paralel veya sıralı akışlar çalıştırmanıza olanak tanıyan bir iş akışı otomasyon yazılımıdır. Görevler ve istekler üzerinde işbirliği yaparak, süreçlerinizi test ederek ve hatırlatıcılar ayarlayarak iş süreçlerinizi kolayca düzene sokabilir ve manuel görevleri otomatikleştirebilirsiniz.

Integrify ayrıca iş akışı örnekleri ve bir kullanıcı bilgi tabanı, harici veritabanlarıyla entegre olmanızı sağlayan dinlenme tabanlı bir açık API ve Excel'den ve hatta PDF'lerden veri içe ve dışa aktarma yeteneği sunar.

Şunlar için idealdir: Integrify, günlük görevleri otomatikleştirmek isteyen küçük ve orta ölçekli işletmeler için şiddetle tavsiye edilir. Sürükle ve bırak “Process Builder”, bir süreci baştan sona almayı basit ve kolay hale getirir. Özellikle yönetim departmanları için önerilir.

Fiyatlandırma : Fiyatlandırma istek üzerine mevcuttur

5. Zapier: Uygulamaları Bağlamak için En İyi İş Akışı Otomasyon Yazılımı

Facebook, QuickBooks ve Google Drive gibi 1.000'den fazla web uygulamasına bağlanma ve veri paylaşma özelliğiyle Zapier, neredeyse her tür iş sürecini otomatikleştirebilir. Tek yapmanız gereken düzenleyicisinde bir iş akışı oluşturmak, iş akışınıza dahil etmek istediğiniz uygulamaları seçmek ve tasarlamak.

Örneğin, tüm eklerinizi Dropbox'a kaydedebilmek istiyorsanız, Gmail gelen kutunuzdaki herhangi bir eki otomatik olarak Dropbox'a kopyalayan ve ardından indirme hakkında size bir Slack mesajı gönderen bir iş akışı tasarlayabilirsiniz.

İçin en iyisi : Zapier, birbirleriyle konuşmayan çok çeşitli araçlar kullanan serbest çalışanlar ve küçük ve orta ölçekli işletmeler için şiddetle tavsiye edilir. Örneğin, e-posta göndermek için MailChimp ve olası satışları toplamak için Typeform kullanıyorsanız, bu iki aracı Zapier kullanarak bağlayabilirsiniz. Özellikle pazarlama ve servis departmanları için önerilir.

Fiyatlandırma : Ücretsiz; 19,99$/ay (Başlangıç); 49 $/ay (Profesyonel)

6. Flokzu: En İyi Proje Yönetimi İş Akışı Otomasyon Yazılımı

Flokzu, herhangi bir kod yazmadan görevler, son tarihler, iş kuralları ve bildirimler oluşturmanıza olanak tanır. Yazılımları ayrıca bekleyen görevleri projenizin atananlarının gelen kutularına gönderir ve bir iş akışının her aşaması tamamlandığında, her yeni görevi otomatik olarak bir kullanıcıya veya role atar.

Ayrıca Flozku, iş süreçlerinizi görüntüleyen bir raporlama panosu sunar.

mevcut gecikmiş görevlerin miktarı, her kullanıcıya ve role atanan görevler, tamamlanan görevler ve her bir görevin süresi gibi performans ve metrikler, size gelecekteki iş akışlarınızı iyileştirmek ve optimize etmek için gerekli verileri verecektir.

İçin en iyisi : Flokzu, zaman yönetimini ve görev iş akışını optimize etmek isteyen bireysel ekipler için şiddetle tavsiye edilir. Bu aracın önemli bir özelliği, kullanıcıların gelen kutularında bekleyen görevleri alması ve bu da onu mükemmel bir proje yönetimi aracı haline getirmesidir. Herhangi bir takım için önerilir.

Fiyatlandırma : Ücretsiz; 19,99$/ay (Başlangıç); 49$/ay (Profesyonel)

İş Akışı Otomasyonu Daha İyi Büyümenize Yardımcı Olacak

İş akışı otomasyonu, çatlaklardan hiçbir şeyin düşmesine izin vermeden ölçeklendirmek ve büyümek isteyen işletmeler için kritik öneme sahiptir. Teknolojinin manuel görevleri tamamlamasına izin vererek, herhangi bir zorluk çekmeden işinizi etkili bir şekilde büyütebilirsiniz.

Editörün notu: Bu gönderi ilk olarak Ocak 2019'da yayınlandı ve kapsamlı olması için güncellendi.