提高效率的 11 个免费电子邮件技巧

如果您和我一样，那么您工作日的重要部分就是在您的收件箱中进行筛选，将电子邮件信息发送到垃圾邮件，以及回复时间敏感的电子邮件。

必须有一些启用控制吗？ 我们已经获得了免费的电子邮件黑客，可以让您更好地控制您的收件箱，这样您就可以专注于重要的事情。

提高工作效率的 11 个完全免费的电子邮件技巧

1. 关闭通知或暂停电子邮件。

除了社交媒体，电子邮件是大多数人收到大量通知的地方。 考虑到您的意识在其他地方被拉扯，这可能只是影响效率的最重要障碍之一。

解决方案？ 只需将电子邮件通知转为专注于更紧迫的职责即可。 尽管如此，更好的是，如果您的电子邮件公司允许，您甚至可以暂停收到的电子邮件，使其不再出现在您的收件箱中。

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Outlook 用户可以通过 Boomerang 应用程序暂停通知，并在他们准备好处理通知时取消暂停。

2. 屏蔽批处理电子邮件评估的时间。

电子邮件可以在工作日的几个小时内发送，如果您与工作人员异步工作，则没有下班时间。

因此，与其不断检查您的电子邮件并回复即将到来的每个人，不如在一天中留出时间段来评估它们。

这可以是清晨、下午晚些时候，或者您预计会有一些停机时间的任何时间。

专业建议：一旦你确定了这个时间段，就把它记在你的日历上，以免与其他工作活动发生冲突。

3. 生成模板。

您知道网站如何设置常见问题解答部分吗？ 在我们经验丰富的职业中，我们通常会更多地向我们的客户、同事和利益相关者传达相同的细节。

为了使这更容易一些，生成模板以避免每次起草电子邮件时都从头开始。

您的模板将主要基于您最常收到的查询、您使用最多的短语以及您分享最多的消息。 像：

• 冷电子邮件
• 重定向到其他组
• 每周团队通知
• 面向对象概念

要在 Gmail 中进行设置，请导航至您的设置，单击复杂选项卡，然后单击模板部分的“启用”。

4.制作文件夹。

业务对于生产力来说是最重要的，而电子邮件信息常常被搁置一旁。 具有讽刺意味的是，他们可能会保留我们在日常工作中使用的一些最重要的信息。

在您的电子邮件中构建文件夹不仅可以使项目更容易找到，而且在确定电子邮件的优先级时也更易于管理。

有时，您可以通过以下方式进行分类：

• 优先级（例如，必要的操作、信息性的）
• 运营（例如人力资源、财务、保险）
• 团体（例如管理层、直接经验、同事等）

5. 过滤收到的电子邮件。

当您可以让您的电子邮件提供商自动为您完成时，为什么还要通过电子邮件发送？

过滤器属性（可从大多数电子邮件供应商处获得）使您可以对电子邮件进行排序、删除、标记和转发。

您可以应用以下信息这样做：

• 电子邮件地址
• 单词和短语和/或短语
• 主题行
• 依恋

在构建过滤器的那一刻，您指定了自动遵守操作。

用例涉及将来自管理层的电子邮件包含到特定文件夹、删除垃圾邮件、将提醒标记为研究。

6. 使用电子邮件调度程序。

早上 6 点起床只是为了邮寄一封您在起草前一天晚上 10 点无法寄出的电子邮件的日子已经不存在了。

一些电子邮件提供商可以让您安排一个日期和时间来发送您的电子邮件，这样您就可以创建它并忘记它 - 无需担心。

如果您的公司没有这方面的功能，请考虑像 Boomerang 这样的扩展，您可以将它与您的电子邮件结合起来以规划电子邮件。

7. 启用“取消发送”功能。

我们都这样做：发送一封电子邮件，然后强制重新阅读电子邮件，您现在在发送之前重新检查五次只是在情况下 - 即使您对此几乎无能为力。 直到现在。

Gmail 和其他电子邮件服务现在允许您在单击“发送”后的几秒钟内取消发送电子邮件，以防万一您发现失误或只是改变了主意。

亲的建议：只有在您的电子邮件准备发送时才增加收件人——这样，您将永远不会再次发送未完成的电子邮件。

8.学习捷径。

快捷方式可让您快速完成电子邮件工作，而无需跳过征服。

使用电子邮件快捷方式，您可以：

• 撰写新电子邮件。
• 包括抄送和密件抄送收件人。
• 插入入站链接。
• 打开拼写提示。
• 使用粗体、斜体、下划线、缩进和对齐来格式化文本。
• 存档电子邮件

这只是举几个例子。 如果有一项您经常使用的功能，很可能有一个快捷方式可以让您只需单击或击键即可到达那里。

当然，快捷方式因公司和机器而异。 因此，在开始使用它们之前，请确保您使用的是理想的。

9. 退订。

如果您的收件箱几乎和我的一样，那么您几乎从未与之互动过的模特有几千封电子邮件。

虽然删除这些电子邮件非常耗时，但您可以通过取消订阅您从未阅读过的电子邮件来开始整理您的收件箱。 不幸的是，并非所有模型都具有脱离工作流程，这些工作流程通常会将您从阅读记录中删除。

在这种情况下，您将不得不手动取消订阅。 相信我，你的长期自我会感谢你。

10. 获取语法浏览器扩展。

我们大多数人都是直接从“新草稿”框中起草电子邮件。 另一方面，这种方法也有一些危险——特别是拼写错误或措辞不当。

像 Grammarly 这样的应用程序将充当校对器，只要你犯了错误，就会立即发现错误。 Grammarly 还具有整洁的特性，可以向您传达消息的语气并提出替代短语。

使用此设备，您永远不必担心您的音频方式或是否存在隐藏的拼写错误。 它消除了所有猜测，因此您只需专注于按“发送”即可。

11. 优先处理您的电子邮件。

如果您还在为处理收到的大量电子邮件而苦恼，请尝试遵循这个流行的规则：如果电子邮件需要在两分钟或更短的时间内回复，请迅速做出反应。

如果需要更长的时间，请保留它以备后用。 此策略旨在帮助您摆脱混乱而不会被克服。

你有它 - 免费的电子邮件黑客将帮助你让你的收件箱低于控制和优化你的生产力。

编者注：本文最初于 2016 年 8 月发布，并已更新以确保内容全面。