提高企业工作流程效率的 4 个技巧

已发表: 2021-09-23

如今，大多数办公室和企业都按照八小时的时间表运作。您可能认为这足以完成一天中必须完成的所有任务。但是，当您深入研究这些时间是如何度过的时，您确定每一分钟都被有效地度过了吗？或者，是否有时间浪费在流程、工具和其他功能上以完成工作？

如今，企业承受着巨大的压力，要在相同的小时内做更多、交付更多和生产更多。技术越来越先进，企业希望利用所有可用资源来提高工作流程效率。搜索必要的工具并阅读资源（如 CRM 比较图表）取决于您的业务，这样您就可以制定正确的决策来自动化您的业务工作流程。实现这一目标后，您的企业将能够放弃工作中的任何浪费时间，从而使您的企业的生产力和盈利能力随之提高。

在本文中，您将获得关于如何提高企业整体工作流程效率的四个最佳技巧。所以，请继续阅读！

1. 学习如何确定任务的优先级

可能会损害您的整体工作流程的一件事是，当您不知道如何有效地确定必须完成的某些任务的优先级时。在确定任务的优先级时没有硬性的、不可协商的规则，因为这样做会根据当天必须完成的事情和紧迫的最后期限而有所不同。

然而，当你觉得清单上的每件事都很重要时，挑战就开始出现了。您如何将一个优先于其他？这是一个指南：

专注于最重要的任务。 最多选择三个您必须放在优先级列表顶部的任务。这三项任务应该在早上完成，那时你可能仍处于精神上最高效的季节。这样，你下午就有“空闲时间”来完成清单上的任何其他事情。然后，在您上班的第二天再次开始相同的周期。

强调什么是紧急的，截止日期。 通过这一点，您将确保您不会错过任何即将到来的截止日期，因为您首先要完成那些距离截止日期还很远的任务。

早点上班。 如果你可以让它比你通常的打卡时间至少提前 15 分钟上班，那实际上对于早上完成更多的事情会有很大的不同。没有那么多同事在的不受干扰的时间可以让你更多地专注于你需要完成的事情。因为您提前 15 分钟到达，这也可能让您比其他人提前 15 分钟离开工作场所。

当您执行上述策略时，您可能会开始意识到业务运营的变化，因为您现在可以在一天内完成更多的事情。

2. 分析您当前的流程

在对您的业务工作流程进行更改之前，分析您当前的工作流程也很重要。这很重要，因此您可以确定您在工作场所实施的任何改变都是使其更有效所必需的。当你执行这个过程时，你应该让每个人都参与进来，包括你的员工。通过这样做，您可以从他们那里获得必要的反馈，以确定哪些对这些员工有效，哪些无效。

为确保您的工作流程分析对您的业务有效，请注意以下步骤和策略：

自动化您的工作流程。 一旦您确定了工作流程中仍然顽固地手动操作的痛点，就值得考虑将这些过程自动化，一次一个程序。

找出工作流程中的某些瓶颈并制定策略。 工作流程中的瓶颈是阻碍工作顺利进行的问题领域。例如，是否有步骤比其他步骤需要更长的时间才能完成？是否有一个部门反复努力完成其流程的结束？这些都是需要解决的瓶颈。

工作流分析以多种方式使您的业务受益，使您更加需要完成它。这些好处包括：

提高工作场所的整体效率。 工作流分析使您的企业能够重新审视如何完成某些任务，从而可以识别出这些低效率并更新适当的技术。

让客户更开心。 通过工作流分析实现的变化也可以让客户更满意。当必须就工作流程中影响客户的方面做出决策时，您可以拥有强大的工作流程基础，从而改善业务运营。

提振员工士气。 当然，当其他企业的员工已经切换到更现代的系统时，没有员工愿意继续使用古老的流程。

3. 分配合适的员工

您可能已经有一个完整的招聘流程。然后，您的公司还投资了正确的工具来完成工作。但是，您注意到从工作流的一端到另一端的移动仍然很缓慢。发生这种情况时，问题可能是您为工作分配了错误的员工，例如在您甚至没有对他们进行数字营销培训的情况下分配营销部门的员工。

正确的分配非常重要，因此您可以确定每位员工都非常适合分配给他们的职位。他们可以做得很好，仅仅是因为他们的工作职能是他们的强项。实现这一目标后，您的企业就更有可能获得成功。

为确保合适的员工与适当的工作职能相匹配，以下是您可能想要应用的久经考验的技巧：

制定准确的职位描述。 这意味着您的职位描述应该尽可能具体。留下模糊的职位描述只会造成一个漏洞，使您的公司更难以破译这些职位描述是否实际上得到满足。

支持团队中每个成员的成长和才能。 每当您的团队中的每个成员都有机会成长时，请充分利用这些机会。通过将他们送到公司付费的培训和研讨会，让您的员工有机会成长和磨练他们的技能。这些对于您的公司来说似乎是额外的费用，但是当他们能够做得很好并为您的业务取得更多成就时，回报会更大。

为每项任务建立一套清晰的目标，以便您的每个员工都知道他们需要为每项任务完成什么。将职责分解为更小的任务，使流程更加清晰和精简，消除了员工不确定每项任务应该实现什么时出现的任何灰色区域的可能性，并帮助他们确定自己是否在做什么，事实上，带来了结果。

4. 优先考虑文件共享和文档

文件是任何业务的固有部分。有些文档必须从工作流程的一端共享到另一端，以确保信息的成功流动。无论您的工作流程的所有其他方面有多好或自动化程度如何，当您的团队别无选择只能手动获取他们需要的文档时，您仍然无法实现目标。

您的工作流程效率自动化目标之一必须与花费更多时间实现您的目标相关，而不是浪费时间寻找某些本来很容易找到的文档。

考虑到这一点，您可以应用以下提示来确保通过自动化系统安全共享文件：

·选择允许端到端加密的文件共享软件，以确保密码和其他安全措施到位，以避免任何数据和身份盗窃。

·运行定期文件审核，以便您了解谁可以访问某些文件以及谁当前可以控制文件。文件审核过程也是必要的，以便立即从您的云系统中删除不需要的文件。

·选择企业级文件共享系统，因为消费级系统更容易受到泄漏、破坏和盗窃，而安全措施较少。企业级文件共享系统使您能够拥有更多的安全控制，例如合规性和可见性控制等等。

· 就现有的自动文件共享方法对您的团队进行培训和教育，因为如果您的团队甚至没有更新关于如何正确使用此类软件以及对您的业务有利，那么您的文件共享软件仍然毫无用处。

结论

无论您拥有何种业务类型，无论您属于哪个部门，上述提示都有效。当您将每个部门视为整个难题的一部分时，您的业务就会得到改善并变得更有效率。工作流程流程对于完成工作至关重要，您有责任确保您的流程都有助于提高业务成功的可能性。当您的业务流程开始变得不堪重负时，这是您实际移动和调整工作流程以使其更加精简的信号。