撰写有效且引人入胜的电子邮件的 8 个技巧

您是否曾经为了发送电子邮件而大肆宣传自己？ 因为，一样。

发送一封电子邮件给人的感觉是具有纪念意义的，而这在其他形式的交流中并不总是如此。 而且，如果您的母语不是英语，那么这项任务似乎更加艰巨。

本文将提供一些有用的提示，以帮助您提高电子邮件的整体质量，无论您的观点如何。 一旦你将这些简单的策略应用到你的写作中，你应该能够自信地向任何人发送电子邮件并摆脱发送后的焦虑。

让我们开始吧。

1.有一个引人注目的主题行。

主题行可以成就或破坏您的电子邮件的成功。 这通常是决定是否有人会打开您的电子邮件的决定因素。

不幸的是，很多人都在这方面苦苦挣扎。

看看这个例子：

这个特定的主题行（顺便说一下现实生活中的例子）是模糊的、间接的，并且根本没有向我暗示电子邮件的内容将是关于什么的。

结果？ 我可能会删除或完全忽略它。

这是一个更好的选择：

它是描述性的，具体的，并告诉我这是一个介绍。

如果您是第一次联系某人，主题行尤其重要。 收件人不知道你是谁，只能从你的主题行判断你。

即使您在公司内部发送电子邮件，写一个很棒的主题行仍然是值得的，这样您的收件人就会知道会发生什么。 像任何忙碌的人一样，您的队友每天都会收到大量电子邮件，并且肯定会感谢描述性主题行的额外努力。

那么，如何写出好的主题行呢？

清楚、直接并描述电子邮件的内容。 不要害怕占据整个主题行。 以下是一些很好的主题行示例：

• [需要采取的行动] 每月营销会议
• 仅供参考/信息
• 请求[在此处插入]
• [提醒] 调查完成 | 将需要 2 分钟
• [姓名]建议我联系你
• 我下周二要去城里——你有空吗？

如果您要发送促销电子邮件，请避免使用具有欺骗性的主题行，例如：

• 回覆：
• 前轮驱动：
• 紧迫的
• 订单确认
• 帐户状态

没有必要仅仅为了诱导开放而诉诸鬼鬼祟祟的技巧或点击诱饵标题。 根据 2019 年 Litmus 的一项调查，它们让接收者感到被欺骗和欺骗。 你会失去信任，最终可能会收到他们的垃圾邮件。

您希望将积极的情绪与您的电子邮件联系起来，而不是愤怒和失望。

2. 从适当的问候开始。

要启动电子邮件，您应该从适当的问候开始。 问候有两个组成部分：称呼和开场白。

适当的称呼实际上取决于情况。 如果您要给银行或政府机构写一封正式的电子邮件，最好以“Dear [X]”开头。

如果您要向认识的人发送电子邮件，或者在休闲环境中工作，那么使用“Hi [name]”或“Hello [Name]”就可以了。

当您将电子邮件发送到群组电子邮件但不确定谁会阅读它时，还有“可能关注的人”。

您要避免的一件事是使用性别和非包容性术语，例如“嗨，伙计们”和“先生/女士/夫人”。 在你的问候。

为了帮助您，以下是您可以在电子邮件中打开的称呼列表：

• 亲爱的[名字]
• [姓名]
• 早上好/下午好
• 大家好
• 嘿
• 你好呀

3.有一个强大的注意力吸引者。

一旦你摆脱了问候，就该开始你的电子邮件了。

虽然主题行决定了您的电子邮件是否被打开，但您的开头句子决定了您的电子邮件是否被阅读到最后。

如果是介绍，您可以打开您知道收件人会感兴趣的内容。 您可以通过对他们的社交媒体资料进行一些研究来发现这一点。 也许他们在推特上发布了一些有趣的东西，或者最近在 LinkedIn 上发布了一些你可以参考的东西。

这将帮助您建立融洽关系，并表明您不会向多个人发送通用电子邮件。

当然，如果您正在向同事或您认识的人发送电子邮件，则没有必要这样做，但是建立某种上下文以便他们知道发生了什么仍然很重要。

与同事一起，从“为什么”开始。

没有人有时间（和耐心）来猜测一封电子邮件的内容。 你越早回答“为什么”，就会越快吸引他们的注意力。

快速提示：如果您要发送销售电子邮件并且需要确切的内容灵感，请查看HubSpot 的免费电子邮件模板。 使用此工具，您可以访问为客户旅程的每个阶段设计的内置模板库。

4. 保持您的信息简短明了。

据 Statista 称，我们每天在全球范围内发送和接收大约 3190 亿封电子邮件。

这个统计数据清楚地表明了一件事情：我们花了很多时间阅读电子邮件。 正因为如此，许多人只是简单地扫描电子邮件以获取消息的本质并继续下一个。

考虑到这一点，您希望优化电子邮件的可读性和可扫描性。 这看起来像：

• 保持段落简短。
• 添加要点。
• 使用视觉效果来分解文本。

虽然您可能觉得需要在一封电子邮件中告诉他们所有内容，但不要这样做。

没有人急切地等待一封三页的文章到达他们的收件箱。 这样想：您的电子邮件的主要内容是什么？您是否希望收件人采取特定的行动？

从那里开始起草你的电子邮件，当你重新阅读它时，确保你添加的每一行都有助于你实现这个目标。 如果不是，请将其删除。

当您需要在电子邮件中包含大量信息时，建议您打电话或开会可能会更好。 您可以使用此免费会议工具更快地安排会议并避免来回发送电子邮件。

5.与你的字体保持一致。

如果我收到这样的电子邮件，我会立即删除或假设这是一个骗局。

电子邮件可以很有趣。 您可以添加图像、GIF 和颜色。 但是，有一种方法可以做到这一点，不会太刺耳或分散注意力。

这是不该做什么的一个例子。 电子邮件中使用了几种字体，不同的字体大小和不同的颜色。 结果眼睛不知道该往哪里走，有点不知所措。

此外，消息会丢失，因为您的收件人被所有这些争夺他们注意力的元素分心。

因此，根据经验：坚持使用一种字体。 如果您想使用第二个，请谨慎使用。 遵循相同的颜色规则。

如果您使用的是非英文键盘，您的字体可能无法在其他人的设备上正确显示。 相反，请使用网络安全的电子邮件字体，例如：

• 宋体
• 导游
• 乔治亚州
• 黑尔维提卡
• 露西达·桑斯
• 塔霍马
• 英语字体格式一种
• 投石机 MS
• 维达纳

事实上，这是 Gmail 给出的确切列表：

这将确保您的收件人将以常规字体收到您的消息，而不管设备或操作系统如何。

6. 写一个简单的结束语。

完成电子邮件内容后，就该关闭它了。

你不必把它弄得花哨——只要让你的结束简单明了。

所以，没有这样的：

相反，坚持安全的、经过验证的收盘线，你应该会很好。

您可以从以下一些最常见的结束行中进行选择：

• 真挚地
• 此致
• 最好的
• 温暖的问候
• 温馨的祝福
• 亲切的问候
• 亲切的祝福
• 谢谢
• 小心

7. 安排您的电子邮件。

Sleep Advisor 在 2020 年进行的一项调查发现，大约 54% 的美国人在起床后或起床后一小时内立即查看工作电子邮件。

Litmus 关于 2021 年美国电子邮件参与状况的另一项研究支持了这一点。 它表明，阅读电子邮件最受欢迎的时间是早上。 开盘价从早上 6 点左右开始，但通常在当地时间上午 9 点到中午之间达到高峰。

鉴于此信息，您可以遵循以下两种策略之一：在您知道他们正在滚动或等待不太忙的时间时在早上发送您的电子邮件。

一方面，如果您在早上发送电子邮件，您的电子邮件就有被掩埋的风险。 但是，如果您再等一段时间，您的电子邮件可能永远不会被打开。

在与您的团队发送电子邮件时，需要反复试验才能找出最有效的方法。

如果您正在给另一个州或国家的某人写一封电子邮件，您还必须考虑时区。 对你来说中午可能是其他人的晚上 7 点。 因此，请记住您的收件人是谁以及他们何时最容易接受您的电子邮件。

专业提示：您可以使用我们的免费电子邮件计划工具来确保您的电子邮件在正确的时间发送。

8. 做最后的拼写和语法检查。

你快到了——不要在最后阶段搞砸了。

想象一下，花时间制作完美的邮件，却因为邮件中充满拼写和语法错误而被忽略。

以下是避免这种情况的方法：完成电子邮件起草后，将其复制并粘贴到 Microsoft Word 或 Google Docs 中，以便对其进行快速语法、措辞和拼写检查。

或者，您也可以在起草时使用免费的检查器（如 Grammarly）来自动化该过程。

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此外，大声朗读信息以确保句子不会太长、听起来笨拙或机械化。 您希望您的电子邮件副本听起来很人性化。

所有这些提示都可以帮助读者专注于您的信息，而不是电子邮件的其他元素。

国际团队的电子邮件写作技巧

大多数人不会告诉你这一点，但是在你写下一个字之前就开始制作一封好的电子邮件。 它从你的心态开始。

当您处于正确的心态时，您将能够编写有效的电子邮件进行交流和说服。

听起来合乎逻辑……但你如何进入“正确的心态”？ 嗯，有两种方法：设身处地为对方着想，写下你说话的方式。

更多关于下面的内容。

想象一下收到你正在写的电子邮件。

您是否曾经收到过一封邮件如此语无伦次，以至于您甚至无法完成阅读，更不用说考虑回复了？ 或者包括一个完全不相关的命题？

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Ahrefs 是一个 SEO 工具，但他们收到了来自一家渔业公司的电子邮件。

电子邮件写作的最大问题之一是对收件人缺乏同理心。 问自己这些问题：

• 我为什么要给这个人发电子邮件？
• 考虑到我想要实现的目标，这是合适的联系人吗？
• 我的信息是否清晰且中肯？
• 这在会议上讨论会更好吗？
• 每条线是帮助还是伤害了我的目标？

这在向新人发送电子邮件时尤其重要，但在联系同事时仍然很有价值。

像你说话一样写。

如果您不是以英语为母语的人，那么在撰写电子邮件时感觉应该更加正式是很正常的。

但是，这会导致电子邮件过于正式，并且显得笨拙或僵硬。 例如：

以英语为母语的人写作更随意——他们的写作听起来像是一个人在和另一个人交谈。

这里有一个快速的语法提示，总能帮助你听起来更本地化：用主动语态写作，避免被动语态。

“主动语态”表示主语正在执行动词的动作，例如：“Marilyn mailed the letter”。

相反，“被动语态”表明动词是由主语作用的，例如：“The letter was mailed by Marilyn”。

不要写“非常感谢您的反馈”，而是说“我会感谢您的反馈”。 不要写“您的请求已收到”，而是“我收到您的请求”。

注意用主动语态写作听起来更人性化。

写一封电子邮件不应该令人生畏。 通过这些简单的提示，您将确保您的电子邮件每次都有效。

编者注：这篇文章最初发表于 2018 年 7 月，为了全面性而进行了更新。