数据流程图初学者指南

询问任何职业运动员或企业高管他们是如何取得成功的，他们会告诉你他们掌握了一个过程。 通过弄清楚哪些习惯可以带来成功，哪些习惯不能，他们提高了效率和生产力。

但是，在企业、部门甚至团队中实施流程与磨练个人流程是完全不同的事情。 面对如此多的移动部件，您如何跟踪和完善业务流程的各个方面？

数据流程图为组织提供了一种简单、有效的方式来理解、完善和实施新流程或系统。 它们是系统的视觉表示，使其易于理解和修剪。

在我们深入探讨数据流程图如何帮助完善您的业务系统或流程之前，让我们先了解一下它到底是什么。

图片来源

DFD 在 20 世纪 70 年代开始流行，并因其易于理解而得以广泛使用。

DFD 有两种类型：逻辑 DFD 和物理 DFD。 逻辑图显示了在系统中移动信息的理论过程，例如数据来自何处、去向何处、如何变化以及最终去向何处。

物理图向您展示了通过系统移动信息的实际过程。 它可以显示系统的特定软件、硬件、文件、员工和客户如何影响信息流。

您可以使用逻辑图或物理图来描述信息流。 您还可以结合使用它们来更详细地了解流程或系统。

数据流程图的好处

DFD 是视觉表示，可以帮助几乎任何人掌握系统或流程的逻辑和功能。 除了易于访问之外，它们还提供了急需的清晰度并提高了生产力。 就是这样。

无障碍

由于视觉信息更容易消化，DFD 通常比文本块更好地解释复杂的概念。

流程如何运作的视觉呈现还可以更长时间地吸引人们的注意力，从而更容易记住信息。

明晰

DFD 阐明了您的团队完成最佳工作所需的系统和流程。 无论是实施新的公司范围系统还是改进部门现有流程，DFD 都能让您和您的团队达成共识。

创建 DFD 还可以让您清楚地了解业务运营。 更清晰的了解使您能够以更少的摩擦来完善和跟踪业务流程。

生产率

使用 DFD 创建的可访问性和清晰度将减少出错的空间。 您的团队将更好地掌握系统和流程，因为他们了解它们。

更好的理解与可重复的流程相结合可能会提高团队的效率和生产力。

在更广泛的层面上，DFD 可以帮助您简化业务运营。 在规划流程时，您将深入了解什么有效、什么无效。

这些见解有助于提高您和您的团队的生产力。 作为奖励，您可以跨部门分享任何最佳实践。

数据流图符号

在使用 DFD 之前，您需要了解用于描述它的符号。

数据流图符号是标准化符号，例如矩形、圆形、箭头和短文本标签。 这些符号代表系统的数据流向、输入、输出、存储点和子流程。

DFD 中使用四种常见的表示法：Yourdon & De Marco、Gene & Sarson、SSADM 和 Unified。

所有这些都使用相同的标签和相似的形状来表示 DFD 的四个主要元素：外部实体、流程、数据存储和数据流。

1. 外部实体

外部实体（也称为终结器、源、接收器或参与者）是向图示系统发送数据或从图示系统接收数据的外部系统。

它们要么是信息的来源，要么是信息的目的地，因此它们通常放置在图表的边缘。

外部实体符号在各个模型中都相似，但 Unified 除外，它使用简笔画而不是矩形、圆形或正方形。

2. 流程

流程是通过获取传入数据、更改数据并生成输出来操纵数据及其流的过程。 进程可以通过执行计算并使用逻辑对数据进行排序或更改其流向来实现此目的。

流程通常从 DFD 的左上角开始，在图的右下角结束。

3. 数据存储

数据存储保存供以后使用的信息，例如等待处理的文档文件。 数据输入流经进程，然后流经数据存储，而数据输出流出数据存储，然后流经进程。

4. 数据流

数据流是系统信息通过进程和数据存储从外部实体获取的路径。 通过箭头和简洁的标签，DFD 可以向您显示数据流的方向。

DFD 级别

DFD 的范围可以从简单的概述到具有多个级别（从级别 0 开始）的系统或流程的复杂、精细的表示。

最常见和直观的 DFD 是 0 级 DFD，也称为上下文图。 它们是对系统或流程中信息流的易于理解的高级概述，因此几乎任何人都可以理解。

0 级：上下文图

此 DFD 级别侧重于高级系统流程或功能以及流入或流出它们的数据源。 0 级图旨在简单、直接地概述流程或系统。

第一级：流程分解

虽然 1 级 DFD 仍然是系统或流程的广泛概述，但它们也更加详细——它们将系统的单个流程节点分解为子流程。

第 2 级：更深层次的探索

通过将每个 1 级流程分解为细粒度的子流程，下一级别的 DFD 更深入地了解细节。

第 3 级：复杂性增加

3 级及更高编号的 DFD 并不常见。 这很大程度上是由于所需的细节过多，这违背了其易于理解的初衷。

数据流程图示例

软件工程、IT、电子商务以及产品管理和设计等各个行业的专业人士可以使用 DFD 来更好地理解、完善或实施新的系统或流程。

但数据流程图在实践中是什么样子的？它对您的业务有何帮助？ 以下三个示例可帮助您了解 DFD 的影响。

1. 0级DFD

此 0 级 DFD 提供了证券交易平台的上下文图。

数据从客服助理和经纪人单向流向平台。 它还以两个方向从客户流向平台，然后再流回平台。

2. 1 级 DFD

该 1 级 DFD 更详细地分解了客户流程，并将其扩展为包括账户创建、现金提取和最终的证券交易。

3. 2 级 DFD

该 2 级 DFD 分解了“下订单”流程，以将下订单所需的步骤置于上下文中（无论是由客户还是由经纪人）。

它甚至还建立了一个第三方股票交易中心，在下订单后转发交易详细信息。

1.了解基础知识。

在开始绘制数据流图之前，您需要遵循四个最佳实践来创建有效的 DFD。

1. 每个过程应该至少有一个输入和一个输出。
2. 每个数据存储应该至少有一个数据流入和数据流出。
3. 系统存储的数据必须经过一个过程。
4. DFD 中的所有进程都必须链接到另一个进程或数据存储。

2. 选择系统或流程。

首先选择您想要分析的特定系统或流程。 虽然任何系统或流程都可以转变为 DFD，但流程越大，图表就越复杂，并且上下文化也就越困难。

只要有可能，就从您想要改进的一个小功能或流程开始。

3. 对相关业务活动进行分类。

接下来，将与此流程相关的所有活动分类为外部实体、数据流、流程和数据存储。

考虑一个餐厅的订餐系统。 顾客是外部实体，订餐系统是一个流程，顾客和系统之间的交互（双向）是流程。

还值得注意吗？ 订购系统兼作数据存储，因此对于 SSADA 模型，这意味着将其绘制为圆角矩形，内部有两条水平线以表示其双重功能。

4. 绘制上下文 DFD。

现在是时候开始画画了。 DFD 可以使用在线提供的免费模板或通过浏览器扩展手动创建。

从简单的 0 级 DFD 开始：从您的流程或系统开始，然后映射所有基本连接和流程。

5.检查你的工作。

在深入研究更复杂的 DFD 之前，请检查您已经完成的工作以确保其准确且完整。

如果您错过（或添加）了流程、实体或流程，则您的下一级 DFD 可能没有意义，并且您可能被迫重新开始。

6. 创建子图。

对于 0 级 DFD 中描述的每个流程或系统，创建一个具有自己的实体和流程的新子图。 最终，您可以使用这些子图将流程连接在一起。

7. 将流程扩展到 1 级 DFD。

使用子图，您应该在每个流程之间绘制更深入的联系。

以我们的餐厅为例，这可能意味着更深入地研究食品订购系统及其与供应商、经理、客户和厨房工作人员的联系。

8. 根据需要重复。

每个流程——无论大小——都可以重新想象为 0 级上下文图，并且循环可以重新开始。

根据需要重复这些步骤以创建所需数量的 DFD，或进一步分解流程以开发 2 级、3 级等 DFD。

完善您的流程

虽然不存在“完美”的数据流图，但持续的实践可以帮助简化流程，并提供对哪些有效、哪些无效以及您的企业可以在哪些方面进行有效改进的重要见解。

你最好的选择？ 记住规则：保持简单。 从上下文开始，构建连接的流程，然后根据需要重复以映射整个组织的关键连接、流程和实体。