5 款最佳文档协作软件，为您的团队赋能

“团队合作让梦想成真。” 约翰麦克斯韦

没有人可以否认团队合作在每个组织中的重要性，从苹果或微软等大型科技公司到中小企业。

毫不夸张地说，团队合作和协作是决定您的业务成败的基础。 这被称为员工成功的四项最重要的技能之一。 最近的研究证明，75% 的员工认为协作很重要。

要建立一个协作得当、富有成效的团队，除了集体精神之外，还需要正确工具的帮助，以便所有成员都能有效地协同工作。 因此，文档协作软件是您不容错过的。

在本文中，我们将简要定义什么是文档协作软件以及它为何对您的业务有益。 然后，我们将为您提供 5 种最佳文档协作工具的精选列表。 这篇文章将仔细介绍它们的功能、优点和缺点。

• 什么是文档协作软件？
• 文档协作软件的主要功能
• #1 谷歌文档
• #2 星期一
• #3 Documents360
• #4 重新脚本
• #5 佐霍

什么是文档协作软件？

文档协作工具为您的团队提供了在同一个文档上相互合作的理想机会。 它可以是文本文件、电子表格，甚至是 PDF 文档。

团队成员可以在查看其他人在做什么的同时对该文档进行编辑、更新和发表评论。 这不仅使他们不必一次保存多个文件，而且还可以防止版本冲突。

文档协作软件的好处

文档协作平台以多种方式对您的业务有利。 它有助于提高团队生产力，尤其是远程团队，同时使您的业务更有条理。

• 提高员工生产力

据估计，协作工具可将团队生产力提高 30%。

让所有成员处理同一个文档使您能够跟踪团队的工作流程。 永远不会发生误解分配的任务或他人的工作。

另外，每个人都可以处理某个部分并了解团队的进度。 他们能够在必要时介入以确保结果。

• 启用快速反馈

如果没有在线协作工具，您的收件箱将是一堆来回的电子邮件。 雇主和雇员都忍不住每天发送和接收大量电子邮件，从而导致文档的多个版本。

值得庆幸的是，大多数协作软件都允许用户添加评论。 这使团队负责人或雇主能够快速提供反馈。 从那时起，团队也可以快速修改文档。

• 支持远程工作

如今，远程工作越来越流行，尤其是在大流行期间。 正确的协作选项允许团队访问物理位置​​或呆在家里灵活地进行项目。 访问团队文件的联网设备是必要条件。

这种工作模式仍然鼓励团队分享他们的想法和想法。 每个人都可以像在办公室一样进行公开对话。

文档协作软件的主要特点

每个工具都带有一组有用的功能来满足特定的目的。 很难找到满足每个人需求的一体化解决方案。 在选择量身定制的平台之前，让我们先看看文档协作工具的必备功能。

• 实时编辑器——当然，您的文档是“实时的”，因此用户的编辑和评论会实时更新。
• 自动保存文件——当文档有任何更新时，自动保存团队的进度。
• 文档的版本- 使您能够保留文件的不同版本，让您有机会恢复旧版本。
• 评论- 让您在评论中提供反馈和提问。 这不会影响团队当前的工作，同时也让编辑过程更有洞察力。
• 云存储– 授予大容量存储空间，让您的所有团队成员都可以轻松访问和保存他们的工作。
• 通知- 跟踪文档上的所有更改。 更新团队成员那里的任何调整。

5 款最佳文档协作工具

以下是您可以考虑用于在线文件存储和管理的前 5 个工具。

#1 谷歌文档

此列表中的第一个选项是 Google Docs。

值得一提的是，Google Docs 上手并不需要花很多钱。 它只需要您拥有 Google ID 或 Gmail 帐户即可使用该应用程序。

它类似于基于云的 Microsoft Word 版本，但允许人们通过任何连接 Internet 的设备（从计算机到手机和平板电脑）访问您的文件。 您可以使用与 Word 类似的方式使用顶部栏选项来编辑文件。

由于其链接共享功能，共享 Google 文件从未如此简单。 您可以邀请特定的人访问文档或为任何人敞开大门。 要限制权限，您可以让他们编辑、评论或仅查看文件。

Google 免费提供 15GB 的云存储空间。 不过，您可以升级到高级帐户以获得更多存储空间，尤其是对于大型团队而言。 每位用户每月 100 GB 的价格为 10 美元。

优点

• 消除注册过程。
• 当您共享文档或有人对您的文件发表评论时发送电子邮件通知。
• 查看文档版本并恢复以前的版本。
• 带有易于使用的界面。

缺点

• 强制 Internet 连接以编辑文件。
• 限制样式和主题。
• 缺少 Word 的高级功能。

#2 星期一

Monday.com 负责项目管理，以适应任何团队规模。 它提供了文档协作平台应具备的所有必要功能。

您可以分配任务、关注成员的进度以及通过@标记成员。 最重要的是，您可以实时编辑文件、自动保存、共享评论以及拖放文本，而不会影响其他队友。

值得注意的是，Monday.com 与许多应用程序无缝集成，因此您可以将文件从这些应用程序带到平台，例如 Google Drive 和 Dropbox。

优点

• 酷，干净，直观的用户界面。
• 适用于 Web、Android、iPhone 和 iPad。
• 提供免费版本。

#3 Documents360

Document360 帮助您的团队在某个位置捕获和存储重要信息。 所有成员都可以同时处理同一个文档，并且他们的更新将自动保存。 您也可以恢复版本。

Document360 的其他一些关键功能包括版本历史记录、评论、标记和审阅提醒。

最重要的是，该软件支持用户角色访问，使您能够控制谁可以查看或编辑哪个文档。

优点

• 有一个干净的用户界面。
• 与 Slack、Microsoft Teams 和 Chrome 等流行应用程序集成。
• 启用自动和手动备份。

缺点

• 由于文档和学习材料的限制，很难投入使用。

#4 重新脚本

由于其广泛的有用功能，ReSkript 成为最常见的在线文件管理和文档协作软件之一。 该平台旨在更有效地管理团队的工作流程。

该工具可让您全面了解谁访问您的文件、他们的频率、他们在文件上花费了多长时间，甚至他们向下滚动到了哪个部分。 除此之外，您还可以排列文件、标记和评论文档。

优点

• 具有美观的设计和易于使用的用户界面。
• 允许视频通话和聊天。
• 在任何规模的团队中工作。

#5 佐霍

与 Google Docs 类似，Zoho 负责文档、电子表格和演示文稿的创建。 您可以与他人协作，轻松添加、存储、编辑和共享文件。

它通过根据团队、项目、文件类型和作者对文件进行分类来加强团队之间的联系并保持密切联系。 协作者还可以与他人实时聊天，以加快审阅或讨论。

最让用户印象深刻的是它能够设置权限、密码保护和过期文件以阻止未经授权的访问。

优点

• 将音乐、电影和其他文件类型上传到 Zoho。
• 创建文件夹以更好地组织文档。
• 与桌面同步。
• 有严格的安全保障。

缺点

• 没有免费版本。 Starter 计划的起价为每位用户每月 2.00 美元。

哪个是您理想的文档协作软件？

在线文件管理工具使您的团队能够处理同一个文档的工作。 它有助于简化团队协作项目并按时完成任务。

我们为您介绍了 5 款最佳文档协作软件。 如果您正在寻找具有基本文件管理和共享功能的简单解决方案，Google 文档就是您的选择。 如果您寻求具有强大安全选项的强大平台，请选择 Zoho。

虽然 Google Doc 和 Zoho 无需任何费用即可开始并授予高达 5GB 的空间，但其他人则要求您注册高级计划。

你最喜欢的解决方案是什么？ 在下面的评论部分与我们分享您的想法！