远程团队的有效时间管理策略

已发表: 2024-09-13

现代员工每天都要处理大量的干扰，从消息通知和电子邮件通知到社交媒体和其他个人干扰。

例如，美国员工平均每 37 分钟检查一次电子邮件。这相当于每天 15 次。

对于远程工作人员来说，不必要的会议是另一个主要的干扰。据 Zippia 称，诸如此类的低价值任务占据了企业员工工作日的 51%。美国心理学会发现，如果这些小任务不断干扰其他更重要的任务，就会导致员工的工作效率下降 40%。

为了防止工作中断导致生产力下降而造成经济损失，您必须专注于帮助员工掌握更好的时间管理技能。

本文概述了正确管理工作时间和提高生产力的最有效方法。您还将学习如何监控在家工作的员工，以进一步支持时间管理实践的积极影响。

远程工作环境中高效时间管理的好处

在远程团队的日常工作中实施和调整时间管理策略可以通过不同的方式提供帮助：

管理干扰：远程工作环境有时会阻碍纪律。帮助您的员工实施有效的时间管理方法可以让他们更容易地忽略干扰并专注于任务。
提高生产力：熟练的时间管理可以提高注意力和生产力。一旦您的员工掌握了高效时间管理的窍门，他们将能够在更短的时间内完成更高质量的工作。
增强的可靠性：值得信赖的是，无论身在何处，专注且高效的员工都能按时完成所有任务。换句话说，要拥有一支可靠、高效的员工队伍，请确保您的远程员工具备必要的时间管理技能。
更好的工作质量：留出时间来完成要求较高的任务，让您的员工有机会进入深度工作状态。这可以确保更好的工作质量、提高员工满意度并减轻压力。
工作与生活的平衡：工作中时间管理不善通常意味着工作会占用个人时间。当您帮助员工高效管理任务时，他们可以更轻松地实现健康的工作与生活平衡。

这些是经过验证的策略和工具，可以帮助您的员工更有效地管理时间和任务：

在家工作可能会严重破坏一个人的纪律。尽管工作时间灵活，但建议您的员工制定每日时间表并尽力遵守。

他们可以将个人事务和休息时间纳入此时间表。强调他们的家庭成员必须熟悉他们的日程安排。

建议他们还设立一个专门的工作空间。通过这种方式，他们可以减少当面打扰的可能性，并创造一种结构化的工作日心态，从而改善纪律。

在家里，抵制干扰可能会更加困难，因为你的员工是他们自己的主要主管。

与您的员工交谈并指出远程工作时最常见的时间浪费情况。这些通常是电视、家务、个人手机以及娱乐内容。

向他们解释最好选择一个看不到或听不到任何常见干扰因素的工作角落。另外，提醒他们将手机调至静音，并指定几个工作休息时间以检查是否有错过的通知。

制定短期和长期目标可以提高动力和责任感。为了帮助您的员工设定自己的时间管理目标，请考虑组织培训课程。

遵循 SMART 框架可能是实现此目的最有效的方法。这意味着设定目标是：

时间管理目标的一些很好的例子是：

明确每个项目的优先级。这将帮助经理确定任务的优先顺序并向员工提供相关信息。

建议您的员工在每周初列出一个基于优先级的待办事项清单。建议他们创建类似的每日列表。然后，他们可以为特别艰巨的任务制定详细的时间表并安排时间。

提醒他们在日程安排中也包括一些空闲时间。这样，如果出现新的紧急任务，他们就可以调整列表。

为了达到最大的生产力，您的员工可以实施几种时间管理实践：

建议您的员工在最集中的时间安排最艰巨的任务。如果他们对某些任务没有安全感，鼓励他们为这些任务安排更长的时间。

不间断的工作块可实现最大的生产力。指导您的员工安排专注时间来完成一项艰巨的任务，并关闭所有个人和工作相关通知的来源。

有些人在短暂但频繁的休息时工作得更好。番茄工作法由 25 分钟的专注工作时间和 5 分钟的休息时间组成。这里棘手的部分是坚持你的时间间隔。

远程工作

实施监控软件主要有助于更轻松地跟踪时间。然而，这些工具的更强大版本可以通过更多方式帮助您的公司和员工：

更轻松地抵御干扰——知道自己受到监控有助于员工更加遵守纪律。
跟踪员工遵守指定时间段的情况——跟踪时间将帮助您的员工更好地了解他们在一项任务上实际花费了多少时间。
更好地衡量员工的纪律——强大的监控软件可以测量每一分钟的空闲时间，因此可以真实地了解员工的纪律。
提供工作证明——跟踪员工使用的资源并启用屏幕截图的计算机监控工具也提供工作证明。这使得员工可以在专注工作期间关闭通知并且不回复任何消息，而不必担心经理可能会认为他们偷懒。

帮助您的员工学习和提高时间管理技能对公司和员工都有好处。得益于更好的组织，员工无需延长工作时间即可达到最高生产力。通过这种方式，您可以确保财务稳定，同时让您的公司保持竞争力，让您的员工保持满意和忠诚。