如何在 Gmail 中创建群组

在我的成长过程中，只有一件事是我妈妈知道如何在互联网上做的，而我永远想不出来——创建一个电子邮件组。

更令人吃惊的是，我一直向我的朋友群发电子邮件，但我从来没有问过我妈妈如何建立电子邮件群。 我只是将我朋友的电子邮件地址手动输入到收件人框中。 天哪，我真是个叛逆者。

如果您已经克服了青少年时期的焦虑，并且不想每次向家人、朋友或同事发送电子邮件时都手动输入他们的电子邮件地址，我们可以满足您的要求。

查看我们关于在 Gmail 中创建群组的快速指南。 继续阅读，或跳转到您要查找的部分：

1. 访问谷歌通讯录。

您可以在 Google Apps 标签底行的中间找到 Google 通讯录。

2. 在“标签”下，单击“创建标签”。

3. 为您的标签命名。

4. 单击“联系人”、“常用联系人”或“目录”。

您可能不会在 Google 通讯录中保存联系人，但您仍然可以通过单击“经常联系”来访问您经常与之互动的人的电子邮件地址，或者通过单击左侧栏上的“目录”来访问当前在您公司工作的每个人的电子邮件地址.

5. 选择您要包括的联系人，然后单击顶部的标签图标将他们添加到您的新组。

6. 点击“应用”。

7. 前往您的 Gmail 帐户。

8. 在收件人框中输入您的组名，向您的组发送电子邮件。

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1. 打开 Gmail。

2. 单击 Gmail 窗口左上角的“撰写”以创建一封新电子邮件。

3. 在“新消息”窗口顶部的“收件人”、“抄送”或“密件抄送”部分，开始输入您的群组名称。

4. 从下方出现的弹出列表中选择您的群组名称。

5. 给您的小组写一条消息。

6. 群发邮件完成后，校对并点击“发送”。

如何为电子邮件创建群组

您知道如何在 Gmail 中创建群组的步骤，但是电子邮件群组有什么用处呢？

通常使用电子邮件群组与工作中的内部团队沟通或联系销售联系人群组。 但是还有其他方法可以为电子邮件创建群组。

首先，您可以根据联系人的兴趣（例如新闻更新）或位置对他们进行细分。 这可以帮助您为特定用户组织电子邮件外展。 它还可以让您避免发送令人困惑或不必要的联系人信息。

另一种方法是创建项目特定的电子邮件组。 当项目组合在一起时，您可以将联系人添加到组中。 随着项目的发展势头，这可以帮助简化沟通。 它还可以防止未参与项目的团队成员被特定于项目的电子邮件淹没。

当您开始依赖群组电子邮件进行通信时，请记住尽早将新联系人添加到您的群组中。 这样，他们就不会错过该组其他人看到的任何重要电子邮件。

Gmail 群组电子邮件快速提示

1. 持续更新您的群组。

除了与新联系人保持联系之外，定期更新和清理列表也是必不可少的。 首先，使用 Merge & Fix 清除所有重复的联系人。

接下来，删除所有过时的联系人。 然后，清理您的联系人姓名以删除拼写错误、拼写错误和过时的姓名。 最后，将有用的详细信息添加到您的联系人记录中。 这可能包括部门名称、电话号码或时区，以使小组更容易联系。

根据 Gmail 群组的性质，您可能还想为群组通信制定一些准则。 Google 网上论坛提供了用于创建协作收件箱、发布策略、自动回复和成员审核的选项。

2. 使用特定的主题行让您的团队参与进来。

使用活泼的主题行来吸引和激励您的团队。 因为群组电子邮件可以快速增长，所以简短、具体的主题行是最好的。 如果您正在寻求帮助、见解或行动，在您的主题行中添加截止日期或开放式问题可以帮助您获得结果。

查看这些资源以获取更多主题行提示：

3.写一个伟大的称呼来设定期望。

在团体环境中，称呼可能具有挑战性。 有些人觉得过于正式，而另一些人可能会显得过于随意或冒犯小组成员。 那么，您的团队的正确称呼是什么？

要写出完美的问候语，请从您与团队的关系开始。 如果你和每个人都很亲近，像“大家好”或“大家好”这样的问候语就可以了。

如果您的小组人数不超过 5 人，您可能希望添加小组成员的姓名以使其更加个性化。 例如，“嘿，Bonnie、Ed、Jamie 和 Alana。”

对于不太亲近的团体，“Greeting team”或“Hello (Group name)”之类的问候语是不错的选择。

正确的称呼还取决于您团队的个性。 例如，带有相关文化参考的有趣问候语或团队内部笑话可以吸引新的团队成员并营造舒适感和归属感。 但是，如果您要对一个彼此不太了解的专业团队讲话，那么像“亲爱的团队”这样的称呼可能更合适。

更多资源：

4. 为团队而不是个人个性化。

为亲近的人个性化电子邮件非常简单。 但是，要让群组电子邮件给人以个人化的感觉，可能需要付出更多的努力。

群组个性化首先要快速概述群组中的人员之间的联系。 如果您从一大群人开始，您可以通过细分来优化这一点。 其他可以帮助您个性化的品质包括一系列共同品质，例如：

• 行为，比如早起
• 兴趣，如音乐、体育或流行文化趋势
• 习惯，例如保留待办事项清单

在起草对话副本、添加笑话或突出显示组中的不同成员时使用这些详细信息。 这些额外的修饰有助于使您的群组电子邮件感觉它是为群组中的每个人准备的。

更多资源：

5. 使用工作流程创建群组电子邮件序列。

成为团队中的新人很难。 当你是新人时，你不确定自己错过了什么或者团队中的其他成员希望你知道什么。 这会影响您坚持和参与团队的感受。

为了让您的 Gmail 群组中的任何人都不会感到被冷落，请尝试添加一个工作流程。 工作流可以自动将您组中的每个新成员添加到一系列操作或电子邮件中。 您可以决定发送这些通信的数量、内容和时间。

例如，您可以发送一封包含群组重要链接的电子邮件，或者向新的群组成员发送关于会议时间或地点的提醒短信。

HubSpot 客户：您可以使用工作流程在 Gmail 中创建群组电子邮件序列。

6. 使用 BCC 减少多余的电子邮件。

群组邮件收件人最沮丧的是可怕的“全部回复”。 这个功能可以方便。 它还可以用大量分散注意力的电子邮件淹没电子邮件收件箱。

在您的电子邮件组中避免此问题的一种方法是为您的组电子邮件使用密件抄送字段。 这使得每个群组电子邮件都感觉像是个人电子邮件，因此可以减少对所有消息的回复。 它还可以保护您组成员的隐私。

使用抄送字段是另一种选择。 这种做法让每个电子邮件收件人都知道电子邮件组中还有谁，如果他们回复了，谁会收到电子邮件。

在决定最佳选择时，请使用您对电子邮件组偏好的了解。

7. 添加清晰的标签，让您的群组井井有条。

仔细的标签命名很重要，尤其是对于多年团结在一起的团体而言。 标签名称应该简洁，但也要具体和有用。 每个标签名称都应设定期望并兑现该承诺。

在编写标签时，请考虑用户可能解读标签的不同方式。 例如，显示为“更新 - 博客”的标签可能包含：

• 公司博客的更新
• 博客团队的更新
• 更新博客政策

如果您不确定是哪一个，则可能需要仔细查看该组的成员。 这种混乱意味着额外的时间和精力，并使电子邮件组对每个人的用处降低。

“博客团队更新”、“博客政策”或“博客帖子更新”等标签易于阅读、具体且有用。

确保您拥有出色博客标签的其他几种方法包括：

• 检查你的拼写
• 检查标点符号是否正确
• 从新用户的角度来写
• 使用颜色编码突出显示重要组

使用 Gmail 群组节省时间并建立联系

创建电子邮件组可防止您最喜欢的人错过重要信息。 它节省了时间和精力。 它还可以帮助您保持联系人井井有条。

有了这份快速指南，您便拥有了在 Gmail 及其他平台上营造良好团队氛围所需的一切。 所以，今天创建您的第一个组。 开始连接。

编者注：这篇文章最初发表于 2019 年 4 月，为了全面性已经更新。