如何创建写作风格指南 [+免费指南和示例]

写作风格指南对于任何企业都是必不可少的——尤其是在团队中有多个内容作者的情况下。

当您在网站和博客上创建越来越多的内容时，必然会出现不一致。原因之一是什么？ 对您想要写作的风格缺乏明确性。组织中众多内容创建者之间的脱节沟通也可能是罪魁祸首。

无论哪种方式，未能决定接受的编辑指南都是不一致的消息传递的秘诀。 这就是为什么在某些时候，大多数公司都需要制定写作风格指南。

写作风格指南指出了每个人都同意遵循的基本写作规则，以确保所有内容的一致性，比如你是否应该在冒号后面大写“a”。

注意：如果您为 HubSpot 编写内容，则不应将“a”大写。

但是等等……如果是这样的话，我为什么要把最后一个括号中的“If”大写？ 因为“如果你为 HubSpot 写内容，你应该……”是一个完整的句子，因此需要大写“如果”。

这些约定在我们的写作风格指南中指定。

如果您发现这种思路非常平庸，您可能会认为编写风格指南是世界上最无聊的事情，并且现在非常渴望点击。 Au contraire, mon frere。

为什么写作指南很重要

写作风格指南使您免于陷入关于是否应该在省略号前后有空格、是否在标题中大写“for”或何时必须完整写出数字的争论。

如果写作风格指南让你感到厌烦，想象一下这场辩论将是多么平淡无奇。 样式指南的存在意味着您可以简单地将样式指南作为您的小写作规则手册，而无需坐下来讨论关于块引用的辩论。

两种指南的内容不同，但功能相同。 它们在潜在消费者如何看待、互动和记住您的公司方面发挥着重要作用。

为了帮助您开始使用自己的风格指南，这篇博文将引导您了解如何创建写作风格指南以及您需要包含哪些基本元素。

在我们深入探讨您需要包含在您的写作风格指南中的重要元素之前，让我们来谈谈创建一个的步骤。 您的指南应反映您的业务、目标和目标受众。 首先，您需要：

1. 回顾您品牌的使命和价值观。

你为什么开始创业？ 它的目的是什么？ 这是您在开始规划和建立公司时问自己的两个重要问题。 如果你没有，现在问他们。 定义你的使命宣言。 概述您品牌的核心价值。 此信息将指导您如何与受众建立联系。 它将让您对计划如何与他们沟通形成一个想法。

您的品牌使命和价值观应指导您的决策，并确保您积极朝着自己的目标努力。 他们通过指导您的企业做出对公司和您的客户有利的决策来定义和影响公司文化。

请务必注意，此信息可能会发生变化。 事实上，它应该。 随着时间的推移和公司的发展，有必要审查和更新您的品牌使命和价值观，以准确反映您当前的业务模式和运营。

2. 为您的目标受众创建买家角色。

要创建您的写作风格指南，您需要知道您在与谁交谈。 想象一下与婴儿潮一代的对话和与千禧一代的对话。 您与他们交流的方式可能会有所不同。 这些细微差别说明了创建买家角色的重要性。

买方角色是您的目标客户的半虚构、基于研究的代表。 此信息应来自市场研究以及现有客户的实际数据。 在创建您的买家角色时，请设想您的理想客户。 他们的日子是怎样的？ 他们如何做出决定？ 他们面临哪些挑战？ 最终，您的买家角色应该着眼于客户人口统计、行为模式、动机和目标。

一旦你确定了你的目标受众和他们的买家角色，你就会更好地了解如何进行沟通。

3. 定义公司的声音和语气。

建立公司的声音和语气可能具有挑战性，因为这两个概念很容易混淆。

您的公司声音是您希望被观众感知的方式。 它包括您的品牌信息将如何传递。 你想给人以诙谐或友好的印象吗？ 例如，虽然星巴克的品牌声音富有表现力，但可口可乐的品牌声音却是积极的。 在定义你的声音时，请记住这在你的写作过程中不会改变。 如果您将公司建立为“友好”，则应将其纳入您的所有消息传递中。

尽管您的品牌声音应该保持不变，但您的语气可能会改变。 品牌语气是指您计划如何表达您的声音。 语气的微妙之处完全取决于你的听众是谁。 想象一个朋友问你是否想和他们一起吃晚饭，你回答“好的”。 文化暗示可能会让他们认为你不太热衷于参加。 但是，如果您回答“一定！” 他们可能会认为你很高兴去。 尽管两个回答都表明你愿意和他们一起吃晚饭，但单词之间的内涵是不同的。

当你建立你的声音和语气时，决定你希望你的写作呈现什么样的情感。 它是积极的、中性的、消极的还是介于两者之间的？ 同样，您的选择应该反映您的目标受众。

4. 概述品牌词和短语。

与您的业务相关的关键字和词组是什么？ 为了在您的整个业务中保持一致性，请为您的风格指南确定这些词。 这应该包括特定的拼写和大写。

以 MSNBC 为例。 有线频道有两个标志，一个是小写字母，另一个是大写字母。 但是，当频道以复制形式编写时，它始终是全大写的。 这将是写作风格指南中需要注意的一点。

这也应该包含在与您的公司相关的任何口号或短语中。 对于他们的口号“Betcha can't eat just one”，Lay's 需要确保他们的指南指定“Betcha”的拼写并且没有结尾标点符号。 为了看起来有凝聚力和专业性，在所有消息传递中保持这种一致性至关重要。

5. 建立格式化指南。

除了关注风格指南中的内容之外，您还必须关注它的编写方式。 您的写作风格指南应包括以下指南：

• 标头
• 超链接
• 粗体、斜体和常规文本
• 项目符号与编号列表

格式化将允许您的读者快速浏览和消化您的内容。 此外，当他们熟悉你的风格时，他们会期待你公司的组织崩溃。 每个企业都可以自主选择其内容的格式。 确保您开发的格式可以有效地为您的读者流动。

6. 使用风格指南模板。

下载您的免费入门模板

当您完成上述步骤来构建您的写作风格指南时，您可能会对如何格式化它一无所知。 使用模板。 许多公司都向公众提供他们的风格指南。 找到您想效仿的公司，以它们为起点，并自定义指南，直到它成为您业务的代表。 有关 Mailchimp、Google 和 NASA 等公司的风格指南，请参阅下面的“写作风格指南示例”部分。

写作风格指南中应包含的内容

您的风格指南中包含几个关键部分。

1.风格手册

风格手册是告诉作者如何处理语法、标点符号和任何特殊用例的参考书。 大多数企业采用 AP Stylebook 或 Chicago Manual of Style。 由您决定希望您的公司遵循哪个手册。

您可以购买这些手册的在线订阅以供您的员工参考，您还应该在编辑风格指南的这一部分中包含登录名，以使访问变得简单。 您可能会发现，当提供包含搜索功能的在线订阅而不是他们必须翻阅以找到答案的纸质书时，员工更有可能参考这些工具。

虽然这些风格指南为基本语法规则提供了一个很好的参考点，但为了品牌、语气和风格，您可能希望对规则做出一些例外。

使用您的编辑风格指南的这一部分来概述这些例外情况，并突出显示在为您的公司写作时通常出现的一些规则。 理想情况下，您的作者会将这些规则牢记在心，无论它是符合还是反对房屋风格。 例如：

• 你用什么大写？ 您是否将产品名称大写？ 尽管有样式书的建议，您是否希望在标题中大写某些介词？
• 你缩写什么？ 你如何标点这些缩写？ 你会输入“aka”还是“aka”？ “好”还是“好”？ 还是“好”？
• 你用牛津逗号吗？

在您的编辑风格指南的第一部分中列出此类常见问题的答案将为人们提供一个易于参考的资源，这将节省您的时间并鼓励一致性。 随着更多混淆的出现并在内容创建过程中得到解决，请随意继续添加到此列表中。 您正在创建自己的风格指南，因此请随意从不同的风格指南中借鉴不同的规则。 重要的是，您在创建的所有内容中始终使用相同的规则。

2. 常见的麻烦词

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大多数公司都有特定于其行业的术语，并且并非所有这些术语都具有普遍认可的拼写。 例如，如果您像我们在 HubSpot 所做的那样写很多关于数字营销的文章，您会发现这些单词的拼写和大小写有很多不一致之处：

• 电子书与电子书与电子书
• 电子商务与电子商务
• 互联网与互联网
• 网站与网站
• Facebook 喜欢与 Facebook 喜欢
• 转发与转发与转发与转发与转发

与其争论如何拼写、大写或连字符这些词，不如在你的风格指南中加入一个名为“常见的麻烦词”的部分，这样作者就可以根据你的风格指南轻松查找这些词的正确拼写。

给全球公司的建议

如果您拥有全球读者群并为特定的相同语言市场创建内容，您应该附上关于您是否更改这些市场的拼写或保留您的房屋风格的注释。

例如，如果 HubSpot 都柏林办事处的营销人员写了一篇博客文章，美国编辑是否应该将“favour”的拼写改为“favor”？ “国际化”到“国际化”？ 这些问题应该在你的风格指南中得到回答，而“常见的麻烦词”部分是这样做的合乎逻辑的位置。

同样，如果您要创建多种语言的内容，则应为每种语言创建样式指南。

3. 语音和语气

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编辑风格指南的这一部分应该解决一些不如语法规则具体但可以说更重要的内容，这就是你的内容应该如何让读者听上去。

作家可以使用第一人称吗？ 您如何看待行业术语的使用？ 想想你在理想世界中用来描述你的内容的词语。 您希望您的内容唤起哪些形容词？ 对话、教育、学术、有趣、有争议还是客观？

你可能认为你希望你的内容是以上所有，但强迫自己只优先考虑一些。 解释为什么在您的内容中实现这种风格和语气很重要，并提供成功的内容示例（摘录很好），特别是如果这些摘录已经存在于您自己的网站上。

如果您的内容绝对不应该具有风格特征，请也包含该信息。 同样，为了比较说明，这里不做什么的例子很有帮助。

在决定风格和语气时，请务必在此过程中考虑您的目标受众和买家角色。 哪种风格和语气最能引起他们的共鸣？ 这将我们带到下一节。

4. 人物角色

买家角色与风格和色调密不可分，因此在风格指南的“风格和色调”部分之前或之后包含此部分非常重要。 为什么包含角色如此重要？ 因为您采用的风格和语气应该由您的目标受众告知，即将阅读您所写的所有这些内容的人。

话虽如此，您的编辑风格指南中的角色不需要像您的销售和营销团队创建的角色那样深入。 （这些可能包括详细信息，例如销售过程中出现的反对意见以及如何克服这些反对意见，或者关于“在野外”识别这些角色或当你在电话中获得这些角色的提示。）

编辑风格指南中的人物角色应该更简短，简单地提炼出能够简明扼要地解释你的目标受众是谁、他们的痛点、他们喜欢如何沟通、你的公司提供的价值以及给作家的图片的亮点创建内容时要牢记的视觉效果。

当您与自由作家一起工作时，在您的风格指南中包含角色真的很方便。 如果您在自由作家管理方面做得很好，您将提供充足的上下文来告知他们正在编写的内容。 在开始一个新的自由作家项目时，应该始终包括一个角色，以及它如何影响语气和写作风格。

5. 图形和格式

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我知道，我之前告诉过你不要进入视觉指南的细节。 这仍然是正确的。 您的设计团队或代理机构应该创建一个单独的品牌设计风格指南，以解决更细微的视觉问题。 （你能说我不是设计师吗？）

但是，如果您的作家曾经负责创建视觉资产和/或编辑设计师创建的视觉资产，您应该在您的书面风格指南中添加一些信息。 以下是一些可能会影响作家或编辑的常见问题：

• 作家可以从哪里获取图像，以及他们如何正确地归因于它们？
• 图像何时应向右、向左或居中对齐？
• 文字应该环绕图像吗？
• 您的文本和标题的 RGB 和十六进制代码是什么？
• 可以使用哪些字体？
• 作者可以使用斜体、粗体或下划线吗？ 如果是这样，是否仅限于某些场合，例如粗体标题和超链接？
• 应该使用哪种类型的项目符号（方形、圆形或其他），它们应该如何与文本的其余部分对齐？
• 编号列表应如何显示：“1”、“1”。 还是“1.)”？

许多这些图形元素可以存在于您的内容管理系统中，但是当作者从其他地方复制和粘贴带有格式的内容时，或者被具有设计天赋的过分热心的作者所覆盖时，它们很容易被覆盖。 在您的编辑风格指南中概述这些期望，并将那些有更高级需求的人推荐给您的品牌风格指南。

6. 批准和未批准的内容

优秀的内容经常引用来自第三方来源的研究和数据。 通过提供他们可以借鉴的经批准的行业资源，更重要的是，提供他们无法借鉴的资源，让您的作家的工作更轻松。 将编辑风格指南的这一部分分为两部分：推荐和批准的行业资源，以及“不要提及”资源。

“请勿提及”部分的信息应包括竞争对手和不可靠的资源，还应提及应不惜一切代价避免的有争议的话题和观点。 例如，许多公司严格禁止在其内容中提及任何政治或宗教，或者有规定解释何时可以包含以及如何构建讨论。 同样，许多公司在某些法律限制下工作，在这种情况下，样式指南的这一部分可能会提供在发布内容之前获得法律批准的说明。

这是您的编辑风格指南的部分，用于解释与您的品牌相关的此类争议的复杂性，以便您可以防止声誉管理灾难。

7. 采购

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伟大的研究伴随着巨大的责任......不幸的是，还有很多选择。 通过决定一种方法并将其记录在您的编辑风格指南中，消除关于如何正确引用研究的困惑。 解释如何创建与您的公司相关的脚注、参考、外部网站链接，甚至是参考书目。

您的编辑风格指南的这一部分不需要很长。 只需写下规则并提供一些正确引用的示例，以便作者可以轻松地正确归因其来源。

8. 举例说明是非对错

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您的编辑风格指南的每一部分都可以从您所解释的概念的真实示例中受益，无论您将这些示例包含在同一页面上还是作为指南末尾的附录。

例如，在谈论正确的格式时，请包括一个格式良好的博客文章的视觉示例，其中包含详细说明元素成功原因的标注。 如果您正在讨论语法用法，请提供一个不正确的示例，然后将其标记以显示作者如何修复它以与您的编辑风格指南保持一致。

将您的要求与您的实际网站中的适当执行联系起来将有助于更清楚地说明这些概念，并减少后续问题和您制定的规则的例外情况。

什么不包括在你的风格指南中

创建有史以来最全面的风格指南可能很诱人。 但是，当文档变得非常长时，在日常使用中会变得有点困难。 通过有意削减某些部分来实现“全面但可用”的目标。 您应该从样式指南中省略的常见部分包括：

内容操作说明

虽然内容操作是内容创建过程的支柱，但有关过程的详细信息不应包含在写作风格指南中。 向您的编辑团队提交内容的行为是发布内容不可替代的一步； 但是，这不会为您的作家在创作中使用的风格增加价值。 可以从您的样式指南中省略的其他内容操作说明包括在编辑日历或修订周期上请求插槽。

次要视觉风格建议

许多团队没有意识到品牌徽标会影响 SEO。 对于那些了解此信息的人，您可能会想在您的写作风格指南中包含有关徽标使用或其他视觉风格指南元素的规则。 不。 除了一些基本的例外，这些将被保存为单独的品牌或视觉风格指南。

设计元素

如前所述，写作风格指南与品牌的视觉设计元素关系不大。 它们会影响写作的外观，但不会在创作时为您的作家服务。 以下设计元素应该被排除在你的写作风格指南之外。

排版

本部分列出了您的品牌将使用的字体以及可以访问它们的位置。 排版部分还提供有关何时何地使用不同字体的详细信息，以及可接受的大小和变化。

标志和变化

与您的徽标对您的品牌标识一样重要，它在您的作家眼中几乎没有重要性。 向您的作家提供您的徽标图像可以帮助他们与品牌的外观和感觉联系起来； 然而，关于变化以及何时在印刷或数字内容上使用它们的额外细节是无关紧要的。

调色板

在选择品牌颜色时，它们通常与品牌的感觉保持一致。 明亮的颜色用于象征“快乐”或“新鲜”的品牌，而较深的颜色可以使品牌看起来更大胆、更大胆。 虽然调色板可以帮助巩固品牌对作者的基调，但仍然没有必要。 当你定义公司的声音和语气时，他们需要知道的一切都应该表达出来。

您的编辑风格指南将通过提供一组标准来指导作者，他们在为您的网站创建内容时必须遵守这些标准。 它消除了语法和内容极客之间关于什么归结为编辑意见问题的混淆、猜测和辩论。

如果您不确定某些内容是否应该存在于您的书面风格指南中，请依靠使用来告知您的决定。 如果太长无法使用，则将其剪掉； 如果它太短而无法回答最常见的问题，请加强它。

如何让别人使用你的风格指南

如果您投入所有这些工作来创建一个全面的样式指南，那么如果没有人使用它，那将是一个真正的遗憾。

事实是这样的：有些人就是不会使用它，不管你让他们这样做有多容易。 所以，就接受吧。 但是在你悲伤过后，你可以做一些事情来增加被收养的可能性：

1. 从一开始就让其他人参与其创作。

与其规定整个公司在写作时必须使用的规则，不如让几个人一起帮助创建一个团队的风格指南。 理想情况下，这个小委员会将跨越多个部门，以增加被广泛采用的可能性。

2. 使其易于查找和使用。

我们的风格指南可在我们的内部存储库中找到，因此人们可以轻松查找、添加书签和 Ctrl+F 以快速获得问题的答案。 让您的同样易于访问和使用。

3.不断更新。

你的风格指南旨在成为一份活生生的文件。 随着新问题的出现，作者可以轻松地提出有关正确使用的问题并获得解决方案，并确保该解决方案反映在样式指南的更新版本中。

写作风格指南示例

如果您想查看实际的写作风格指南，请查看以下来自 Apple、Shopify 和 Intuit 等知名公司的示例。

1. 谷歌

在 Google 的风格指南中，他们非常明确地阐述了创建清晰、准确、简洁文本的原则。 该公司提供了明确的指令，以简单直接地编写，清楚地解决用户，等等。

他们还巧妙地展示了员工应该做什么和不应该做什么的例子。 例如，与其说“请参阅手机随附的文档以获取更多说明”，他们的作者应该写类似“阅读手机随附的说明”的内容。 借助本指南，Google 可确保其文本对任何人都具有包容性，无论他们的文化或语言差异如何。

2.直觉

您可能会在 TurboTax 和 Quickbooks 等程序中认出 Intuit。 虽然一些公司将其写作风格指南格式化为正式文档，但 Intuit 采用了不同的方法。 他们的指南显示为留言板。

在他们最近的一次更新中，他们分享了关于何时以及如何庆祝客户胜利的新指南。 当您滚动浏览他们的指南时，您会发现语音和语气示例、单词列表更新以及如何识别和替换有害语言的原则。

3. 购物

电子商务平台 Shopify 有一个内容广泛的内容风格指南，通过语音和语气、可访问和包容的语言、语法和机制以及命名来引导其作者。 当它详细阐述其语音指南时，它提醒作者，当以 Shopify 的声音说话时，他们应该“真实，但不要太强硬或过于熟悉”。

它通过向客户提供真诚的鼓励和实用的建议来指导作家积极主动而不是咄咄逼人。 除了这些指南之外，Shopify 还创建了一个可接受的词汇和缩写列表，以确保其消息对于商家来说是一致且清晰的。

4.微软

温暖而轻松，清晰明了，随时准备伸出援手：这就是微软为客户写作的方式。 微软是另一家对如何呈现其写作风格指南有不同看法的公司。 它以一个网页为中心，链接到有价值的信息，包括“掌握微软风格和声音的 10 大技巧”。

该页面列出了其他推荐的内容，例如关于无偏见沟通的信息和关于如何编写分步说明的指令。 无论内容是针对应用程序、网站还是白皮书，本指南都能使所有 Microsoft 通信保持清晰、简洁和一致。

5. 苹果

在 Apple 的写作风格指南中，他们立即表达了自己的使命。 考虑到客户的多样性，他们强调了指南的目的——有意识地、包容地写作。

苹果使用的设置也非常贴牌。 它的风格指南有“上一个”和“下一个”按钮，它模仿了熟悉 Apple 产品的人熟悉的分步教程。 Apple 还鼓励其作者返回以获取更新。 写作随着时间的推移而变化，因此它的作者需要适应苹果对其写作风格指南所做的改变。

6.Mailchimp

为品牌撰写文案可能会令人困惑。 当您在媒体之间切换时，您可能需要考虑某些细微差别。 Mailchimp 在其样式指南中很好地分解了这些组件。 它包括撰写技术内容、法律内容、电子邮件通讯和社交媒体的原则。

为了方便其作者的流程，Mailchimp 内容样式指南有一个超链接部分，允许用户快速浏览网页。

7. 美国国家航空航天局

美国国家航空航天局 (NASA) 以外层空间的复杂性而闻名。 在其风格指南中，它提到其目的是使其写作风格和用法保持一致，因此其读者避免因混淆术语和概念而分心。

该指南指导其作者使用《芝加哥风格手册》，但也提供了特定主题，包括对其编辑风格的概述以及有关特定性别的语言、缩写以及图形和表格的部分。

8. 本地人

这个例子来自 HubSpot 合作伙伴 Yokel Local。 在为客户编写和编辑营销内容时，他们的写作风格指南使他们的内部贡献者和自由职业者保持在同一页面上。

你会注意到它们也没有在杂草中走得太远。 整本指南有 15 页，字体大而吸引人，指南中未明确说明的任何内容都留给 AP Stylebook 和 Merriam-Webster 词典。 简单是有效的，他们显然很喜欢设计文档以使其与他们的品牌指南保持一致。

润色您的编辑和内容风格

在经营业务时，您可能会认为与您的产品或服务相比，您的言辞并不重要。 你会弄错的。 虽然您的产品对您的业务至关重要，但您如何共享信息（您使用的词语）对于获得新客户和维护现有客户至关重要。

一致性是管理成功企业的重要因素。 使用写作风格指南，您将减少不一致的内容和交流。 您将为您的团队配备工具和资源，以提供吸引目标受众的强大、有凝聚力的信息。 当您努力创建或完善您的写作风格指南时，本文将作为您实现目标的指南。

编者注：这篇文章最初发表于 2015 年 5 月，为了全面性而进行了更新。